Straffe deinen Dealflow. So wird die Due Diligence ein Kinderspiel.
Es steht ein Immobilienverkauf an und du möchtest für die anstehende Due Diligence nun die Stammakte und alle relevanten Immobilienunterlagen teilen?
Mit INHUBBER ist der Dealflow ganz einfach.
Doch zunächst schauen wir uns mal den Inhalt der Stammakte an.
Die Stammakte als Hüterin der Unterlagen
Gründungsunterlagen
In die Stammakte gehören sämtliche Unterlagen zur Gesellschaft, wie unter anderem die Gründungsunterlagen, also zum Beispiel die Gründungsurkunde, der Gesellschaftervertrag, und die Handelsregisteranmeldung.
Steuerunterlagen
Du erhältst Post vom Finanzamt, wenn du die Immobilie gekauft hast. Die entsprechenden Steuerbescheide gehören ebenfalls in die Stammakte. Dazu zählen zum Beispiel der Grunderwerbsteuerbescheid, oder die Bescheide zur Körperschafts- und Gewerbesteuer.
Buchhaltungs- und Finanzunterlagen
Denke stets daran, auch die folgenden Buchhaltungs- und Finanzunterlagen der Stammakte beizufügen. Wichtig ist hier die Eröffnungsbilanz. Diese weißt nach, dass das Stammkapital in hälftiger oder voller Höhe einbezahlt wurde. Füge auch alle Unterlagen zur Konteneröffnung bei, damit du deine Konditionen kennst. Selbstverständlich bewahrst du Zugänge für das OnlineBanking oder etwaige EC-/Kreditkarten separat auf. In die Akte gehören auch Bankvollmachten sofern du welche gewährt hast. So hast du stets im Blick, wer Zugriff auf das Konto hat und welche Person in welchem Umfang mit dem Konto agieren kann. Denkbar sind hier, dass bestimmte Personen nur Einsichtsrechte, aber keine Überweisungsrechte haben. Oder einzelne Personen haben ein Tages- oder Monatsüberweisungslimit. Das wird schnell unübersichtlich, wenn du Mitarbeitenden im Unternehmen differenzierten Zugriff gewährst und dann ebenfalls die Hausverwaltung 3-4 verschiedene Vollmachten für die Verwaltung und Verbuchung von Mieten oder der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung benötigt. Selbstverständlich gehören am Ende auch Jahresabschlüsse in die Stammakte.
Dienstleistungsverträge
Beauftragst du eine Hausverwaltung für die Verwaltung deiner Immobilie, dann wirst du sicherlich einen Husverwaltervertrag abgeschlossen haben. Auch dieser gehört selbstverständlich in die Stammakte. Solltest du Gewerbe- oder Wohnflächen vermieten wollen und beauftragst dazu ein Maklerbüro dann gehört der Vermittlungsvertrag auch in die Akte.
Immobilienunterlagen
Unterlagen zur Immobilie gibt es reichlich. Zunächst gehört der Immobilienkaufvertrag in die Stammakte. Natürlich auch Grundrisse und Architekturplanungen der Immobilie. Für den Eigentumsnachweis ebenfalls der Grundbuchauszug. Wurden Planungen beim Bauamt eingereicht und genehmigt, dann gehört die Baugenehmigung auch in die Akte. Eine stets aktuelle Mieterliste sowie die relevanten Versicherungen wie die Haus- und Grundbesitzerhaftpflichtversicherung und die Firmen-Wohngebäudeversicherung sollten auch in der Stammakte gesammelt werden.
Die Aufzählungen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sondern sollen ein Gefühl geben, wie umfangreich eine Stammakte ist. Nicht berücksichtigt sind hierbei zum Beispiel Mietverträge für Wohnen oder Gewerbe, oder auch Versorgerverträge zu Wasser, Strom und Müll.
Der Umfang solch einer Stammakte und die damit einhergehende Pflege der Dokumente, besonders der vielen Verträge, fällt natürlich digital leichter als in klassischer Papierform. Ein Datenraum mit unzähligen Unterordnern ist an der Tagesordnung. Ablagefehler können leicht entstehen und schon wird ein Dokument gesucht. Fatal bei einer Due Diligence. Wie INHUBBER die Ablage simple über Labels gestaltet, erfährst du in dem Blogbeitrag
Zeigen wir euch nun, wie INHUBBER in 5 übersichtlichen Schritten den Dealflow erheblich vereinfacht, so dass ihr wertvolle Ressourcen wie Zeit und Geld spart.
Schritt 1: Die Dokumente auf die Plattform laden
Alle Unterlagen zur Gesellschaft und zur Immobilie werden auf die blockchaingesicherte Plattform hochgeladen und mit einem entsprechenden Label versehen. Das übernimmt sogar die künstliche Intelligenz für dich. Mehr dazu findest du in unserem Blogbeitrag: Wie digital ist die Baubranche? Welche Vorteile habe ich? Ist digitales Vertragsmanagement kompliziert?
Schritt 2: Teile die Unterlagen mit deinem Vertragspartner
Mit INHUBBER hast du eine einfach Möglichkeit alle Dokumente mit deinem Vertragspartner zu teilen. Du legst einfach einen gemeinsamen Workspace an. Auf die im Workspace enthaltenen Dokumente haben beide Seiten Zugriff. Den Zugriffsumfang bestimmst du (Lese-, Schreib-, Unterschriftenrechte). Da die Plattform über die Blockchain läuft, wird jede Aktion wie z. B. das Ansehen oder Herunterladen eines Dokumentes in der Blockchain manipulationssicher festgehalten. So kann bei Streitigkeiten genau nachgewiesen werden, welche Dokumente geteilt und welche angesehen wurden. Das schafft Sicherheit, Vertrauen und Transparenz zwischen den Vertragsparteien.
Schritt 3: Lasse dir wichtige Dealflow-Unterlagen per digitaler Unterschrift bestätigen
INHUBBER nutzt die Blockchain nicht nur für das Verschlüsseln der Verträge, sondern auch für das rechts- und fälschungssichere Unterzeichnen von Dokumenten jeden Formats wie z. B. PDF, jpeg, wav, xls, doc, odt. Der Vertragspartner möchte eine Mieterliste und die gibt’s nur im Excel-Format? Perfekt, teile sie und lasse dir per digitaler Unterschrift den Erhalt und die Abnahme bestätigen.
Schritt 4: Nach der Due Diligence folgt der Kaufvertragsentwurf
Ist die Due Diligence abgeschlossen, wird ein Kaufvertrag aufgesetzt. Je nach Art und Umfang des Deals, umfasst dieser mehrere Hundert Seiten. Der Vertrag muss nun gelesen und relevante Termine und Fristen fixiert werden. Hierbei kann dich die künstliche Intelligenz von INHUBBER unterstützen.
Schritt 5: Die künstliche Intelligenz ist deine digitale Assistentin
Die künstliche Intelligenz von INHUBBER analysiert aus dem Kaufvertrag Termine und Fristen, um sie dir anschließend übersichtlich anzuzeigen. Du kannst bequem zu jedem angezeigten Termin springen, da dieser im Kaufvertrag farblich hervorgehoben ist. Die entsprechende Klausel kann noch mal nachgelesen werden und es wird von der KI automatisch eine Erinnerung angelegt, dass dieser Termin oder die Frist nicht verpasst werden. Diese Erinnerung kannst du über den Microsoft SharePoint teilen. Die rechtzeitige Erinnerung zu dem Termin erhältst du automatisch per Mail. So hast du wichtige Bullet Points im Blick ohne, dass du wichtige Klauseln manuell herausarbeiten und nachhalten musst.
Dealvariante 1: Der Share Deal
Der Share Deal ist eine beliebte Dealvariante im Immobilienbereich. Dabei wird nicht die Immobilie als solche gekauft, sondern der Käufer kauft die Gesellschaft, welche die Immobilie im Anlagevermögen verbucht hat. Die Gesellschaft wird auch „Objektgesellschaft“ genannt, da dort lediglich die Immobilie als solche gehalten wird und sonst keine weitere Geschäftstätigkeit stattfindet. Der Share Deal ist beliebt, weil hier der Käufer die erneute Grunderwerbsteuer spart, die zwar von Bundesland zu Bundesland variiert, aber zum Beispiel in Berlin bei 6 Prozent vom Kaufpreis liegt. Dieser steuerliche Vorteil spiegelt sich häufig in dem Kaufpreis des Verkäufers wider insofern, dass der Kaufpreis etwas höher liegt als es bei einem Asset Deal der Fall wäre.
Seit dem 1. Juli 2021 gelten für den Share Deal neue gesetzliche Vorgaben. Ab diesem Datum treten die die Änderungen zum Grunderwerbsteuergesetz in Kraft. Damit sinkt die steuerauslösende Grenze beim Erwerb einer Immobilie über Geschäftsanteile von 95 auf 90 Prozent. Das heißt, die Grunderwerbsteuer kann nur noch gespart werden, wenn Unternehmen 90 Prozent an der Objektgesellschaft erwerben. Gleichzeitig wird auch die Haltefrist für den Minderheitsgesellschafter von fünf auf zehn Jahre erhöht. Damit fällt die Steuer an, wenn der Minderheitsgesellschafter innerhalb der zehn Jahre mehr als 90 Prozent der Anteile an der Objektgesellschaft erwirbt.
Dealvariante 2: Der Asset Deal
Beim Asset Deal erwirbt der Käufer die Immobilie direkt und unmittelbar. Er erwirbt daher keine Geschäftsanteile an der Objektgesellschaft wie beim Share Deal. Der Käufer wird damit unmittelbar nach Nutzen-Lasten-Wechsel Eigentümer der Immobilie. Dieser Vorgang löst erneut Grunderwerbsteuer aus.
