Die digitale Transformation ist längst nicht mehr nur ein Thema für die Privatwirtschaft – auch der öffentliche Sektor sucht nach Lösungen, um Verwaltungsprozesse effizienter, transparenter und sicherer zu gestalten. Ein Beispiel für die erfolgreiche Implementierung solcher Technologien ist die Nutzung von Inhubber durch die Hafenbetriebe Worms GmbH und die Stadt Worms Beteiligungs-GmbH. In dieser Fallstudie zeigen wir, wie Inhubber dazu beigetragen hat, die Vertragsverwaltung in beiden Organisationen zu revolutionieren und die Digitalisierung voranzutreiben.

Lisa Köhler, Geschäftsführerin der Hafenbetriebe Worms GmbH sowie Personal- und Verwaltungsleiterin der Stadt Worms Beteiligungs-GmbH, beschreibt die Situation vor der Einführung von Inhubber:

„Bei den Hafenbetrieben lag ein großer Teil der Verträge noch in Papierform vor – viele davon stammten aus den 1950er- oder 1960er-Jahren. Es gab keine zentrale digitale Ablage, was die Suche und Verwaltung der Dokumente sehr erschwerte.“

Die Hafenbetriebe Worms betreiben den Wormser Hafen, an dem sowohl Güterumschlag über den Wasserweg als auch über das Schienennetz erfolgt. Trotz der relativ kleinen Belegschaft – sechs Mitarbeitende im operativen Bereich und zwei in der Geschäftsführung – sind die Verträge, die diese Geschäfte regeln, oft langfristig und komplex.

Bei der Stadt Worms Beteiligungs-GmbH sah die Lage etwas besser aus:

„Wir hatten die Verträge bereits digitalisiert, aber die vorhandenen Tools waren nicht auf das Vertragsmanagement spezialisiert. Besonders die Fristenüberwachung und die Aufgabenverwaltung konnten nicht effizient abgebildet werden“, so Köhler.

Für beide Organisationen war klar: Es musste eine umfassende Lösung gefunden werden, um die Arbeitsprozesse zu optimieren und langfristig mehr Effizienz in der Verwaltung zu erreichen.

Nach der Prüfung mehrerer Softwarelösungen fiel die Entscheidung auf Inhubber – nicht nur, weil es sich um eine webbasierte Lösung handelt, die somit von überall aus zugänglich ist, sondern auch aufgrund der hohen Flexibilität bei der Strukturierung der Verträge.

„Wir wollten die Möglichkeit haben, unsere Verträge in klar strukturierten Kategorien und Bereichen abzulegen, die genau zu unserer Organisation passen“, sagt Köhler. „Inhubber bot genau diese Anpassungsmöglichkeiten.“

Ein weiterer entscheidender Faktor war das Thema Sicherheit. Als kommunales Unternehmen unterliegt die Hafenbetriebe Worms GmbH strengen Datenschutzvorgaben.

„Da ich auch Datenschutzbeauftragte bin, war es mir wichtig, dass wir ein deutsches Unternehmen nutzen, das den hohen Sicherheitsstandards entspricht,“ erläutert Lisa Köhler.

Inhubber überzeugte durch eine Blockchain-basierte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die sämtliche Daten sicher und unveränderbar speichert.

Die Implementierung von Inhubber verlief reibungslos – schon nach kurzer Zeit zeigten sich erste positive Effekte.

„Die größte Verbesserung war, dass wir jetzt alle Verträge digital und zentral erfasst haben. Ich weiß genau, wo ich suchen muss, und finde die benötigten Informationen mit wenigen Klicks,“ erklärt Köhler.

Inhubber bietet den Hafenbetrieben Worms und der Stadt Worms Beteiligungs-GmbH nicht nur eine leistungsstarke Volltextsuche über alle Dokumente, sondern auch eine strukturierte Darstellung der Vertragsinformationen über benutzerdefinierte Felder.

„Wir haben die Vertragsinformationen so aufgebaut, dass sie für uns perfekt passen. Die Suchfunktion erleichtert die Arbeit enorm – besonders bei Verträgen, die schon lange bestehen,“ ergänzt Köhler.

Nachdem die Hafenbetriebe Worms von Inhubber überzeugt waren, entschied sich Lisa Köhler, die Lösung auch bei der Stadt Worms Beteiligungs-GmbH einzuführen.

„Wir hatten bereits ein Projektmanagement-Tool im Einsatz, aber es bot nicht die nötigen Funktionen für die Vertragsverwaltung. Mit Inhubber können wir die Verträge zentral ablegen, relevante Informationen extrahieren und eine automatische Fristenkontrolle etablieren – das war mit dem alten System nicht möglich,“ erläutert sie.

Die Standardisierung der Prozesse und die Möglichkeit, Verträge nun auch institutionenübergreifend effizient zu verwalten, führten zu weiteren Effizienzgewinnen.

Die enge Zusammenarbeit zwischen den beiden Gesellschaften erleichterte die Implementierung zusätzlich.

„Ich konnte den Kollegen bei der Einführung Tipps geben, die ich bereits bei den Hafenbetrieben gesammelt hatte. Das hat den Prozess erheblich beschleunigt,“ so Köhler.

Die Einführung von Inhubber bei den Hafenbetrieben Worms und der Stadt Worms Beteiligungs-GmbH führte zu signifikanten Effizienzsteigerungen und einer deutlichen Verbesserung der Vertragsverwaltung. Besonders im öffentlichen Sektor – wo viele Verträge langfristig angelegt und häufig mit komplexen Bedingungen verknüpft sind – konnten durch die Digitalisierung wesentliche Optimierungen erzielt werden.

Vor der Einführung von Inhubber lagen viele Verträge der Hafenbetriebe Worms noch in Papierform vor. Einige davon stammten aus den 1950er- oder 1960er-Jahren und waren nur schwer auffindbar – eine zentrale digitale Ablage fehlte vollständig. Mit der Einführung von Inhubber wurde dieses Problem unmittelbar behoben: Alle Verträge wurden digitalisiert und zentral gespeichert. Dadurch ließ sich die Suchzeit erheblich verkürzen. Heute können Nutzer schnell und effizient auf die benötigten Dokumente zugreifen – entweder über die Volltextsuche oder über die gezielte Navigation durch klar strukturierte Ordner.

Die digitale Speicherung der Verträge in Inhubber bietet den zusätzlichen Vorteil, dass zuvor manuelle Arbeitsschritte nun automatisiert erfolgen. Insbesondere die automatische Fristenüberwachung entlastet die Mitarbeitenden erheblich. Früher mussten Vertragsfristen manuell überwacht werden – ein aufwendiger Prozess, bei dem es leicht zu Versäumnissen kam. So konnten beispielsweise wichtige Deadlines übersehen oder Preisverhandlungen nicht rechtzeitig eingeleitet werden.

„Ohne eine automatische Fristenüberwachung wären uns wichtige Anpassungen entgangen, was sich finanziell negativ hätte auswirken können“, erläutert Köhler.

Heute sorgen automatisierte Erinnerungen und die transparente Nachverfolgbarkeit dafür, dass relevante Fristen rechtzeitig berücksichtigt und Vertragsbedingungen gezielt angepasst werden können. Gerade in der öffentlichen Verwaltung, in der langfristige Verträge häufig sind, erweist sich diese automatische Kontrolle als besonders wertvoll.

Neben der verbesserten Übersichtlichkeit trägt auch die integrierte E-Signatur maßgeblich zur Effizienzsteigerung bei und beschleunigt den gesamten Vertragsprozess erheblich. Vor der Einführung von Inhubber mussten Verträge ausgedruckt, manuell unterschrieben und anschließend per Post oder Hauspost an die jeweiligen Stellen weitergeleitet werden – ein zeitintensiver Ablauf, der häufig zu Verzögerungen führte. Mit Inhubber erfolgt die Unterzeichnung nun vollständig digital und rechtssicher. Verträge können unmittelbar an die zuständigen Personen weitergeleitet und bearbeitet werden. Dies hat nicht nur die Bearbeitungszeiten drastisch verkürzt, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Tochtergesellschaften deutlich effizienter gestaltet.

Neben der erheblichen Zeitersparnis sorgte Inhubber auch für deutlich mehr Transparenz in der Vertragsverwaltung. Durch die strukturierte Ablage und die Möglichkeit, alle relevanten Vertragsinformationen auf einen Blick zu erfassen, konnten bislang übersehene Verträge sowie ungenutzte Potenziale identifiziert werden. Besonders bei den Hafenbetrieben Worms erwies sich dies als großer Vorteil – einige Verträge waren über Jahrzehnte hinweg nicht mehr überprüft worden. Dank der systematischen Erfassung und Kategorisierung in Inhubber konnten diese Verträge wieder in den Verwaltungsprozess integriert werden, was zu einer spürbaren Optimierung der Vertragsübersicht und -kontrolle führte.

Die Sicherheit der Daten war ein zentraler Aspekt bei der Entscheidung für Inhubber. Als kommunale Unternehmen unterliegen sowohl die Hafenbetriebe Worms GmbH als auch die Stadt Worms Beteiligungs-GmbH strengen Datenschutzanforderungen.

„Da ich auch Datenschutzbeauftragte bin, war mir wichtig, dass wir ein deutsches Unternehmen nutzen, das den hohen Sicherheitsstandards entspricht“, erklärt Lisa Köhler.

Mit der blockchainbasierten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Inhubber konnte sichergestellt werden, dass alle sensiblen Vertragsdaten jederzeit geschützt und unveränderbar gespeichert sind. Das gab beiden Organisationen das Vertrauen, auch vertrauliche Verträge digital abzubilden – ohne Kompromisse bei der Datensicherheit einzugehen.

Ein weiterer Vorteil, den Lisa Köhler besonders hervorhebt, ist die Skalierbarkeit von Inhubber. Da die Lösung webbasiert ist und sich flexibel an unterschiedliche Anforderungen anpassen lässt, war es problemlos möglich, das System von den Hafenbetrieben auf die Stadt Worms Beteiligungs-GmbH zu übertragen.

„Die Erweiterung verlief nahtlos – genau so muss eine moderne Software funktionieren,“ so Köhler.

Diese Flexibilität macht Inhubber auch zu einer idealen Lösung für andere öffentliche Institutionen, die ihre Digitalisierungsstrategie schrittweise und bedarfsgerecht umsetzen möchten.

Die Einführung von Inhubber bei den Hafenbetrieben Worms und der Stadt Worms Beteiligungs-GmbH zeigt eindrucksvoll, wie wichtig eine moderne, digitale Vertragsverwaltung ist – insbesondere im öffentlichen Sektor, wo lange Vertragslaufzeiten und komplexe Strukturen zum Alltag gehören. Inhubber hat nicht nur die Arbeitsabläufe deutlich optimiert, sondern auch für mehr Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit gesorgt.

„Ich würde Inhubber jederzeit anderen öffentlichen Institutionen empfehlen“, sagt Lisa Köhler abschließend. „Es bietet alle Funktionen, die ein modernes Vertragsmanagement benötigt – von der Fristenkontrolle über die E-Signatur bis hin zur sicheren digitalen Akte. Und das Beste: Man kann von überall darauf zugreifen.“

Inhubber hat sich in der Praxis bewährt und ist die ideale Lösung für öffentliche Einrichtungen, die ihre Prozesse modernisieren und gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards einhalten möchten.

Mit Inhubber können auch andere öffentliche Institutionen von den Vorteilen einer digitalen Vertragsverwaltung profitieren und die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe nachhaltig steigern – sicher, flexibel und zukunftsfähig.

„Die Einführung von Inhubber hat unsere Arbeitsprozesse revolutioniert. Was früher Stunden oder sogar Tage gedauert hat – wie das Suchen nach Verträgen oder das manuelle Verfolgen von Fristen – erledigen wir jetzt mit nur wenigen Klicks. Besonders beeindruckt hat uns die Kombination aus Flexibilität, Sicherheit und einfacher Bedienbarkeit. Mit Inhubber haben wir eine Lösung gefunden, die perfekt auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten ist. Ich kann sie jeder Institution nur empfehlen, die auf der Suche nach einer modernen und sicheren Vertragsverwaltung ist.“ – Lisa Köhler, Geschäftsführerin der Hafenbetriebe Worms GmbH und Personal- und Verwaltungsleiterin der Stadt Worms Beteiligungs-GmbH

Die P3 Clinic ist eine private Akutklinik für Psychiatrie, Psychosomatik und Psychotherapie mit Sitz in Deutschland. Aktuell verfügt sie über 26 Betten und plant mittelfristig eine Erweiterung auf rund 100 Betten bis zum Jahr 2026. Mit etwa 55 Mitarbeitenden ist die P3 Clinic ein junges, wachsendes Unternehmen – erst seit vier Jahren am Markt. Prozesse befinden sich daher zum Teil noch im Aufbau oder in der Weiterentwicklung.

Als Yvonne Baumann vor zwei Jahren als Projektmanagerin in die P3 Clinic eintrat, existierte Inhubber bereits – wurde aber kaum genutzt. Nur ein einzelner Vertrag war angelegt worden, und es gab weder eine Einführung noch eine gelebte Nutzung im Alltag. Die Herausforderung: Verträge lagen dezentral auf Laufwerken, ohne Fristenkontrolle oder einheitliche Struktur.

Yvonne Baumann entschloss sich, das bestehende System direkt aktiv zu nutzen. Sie beschreibt ihre Erfahrung so:

„Ich habe es mir dann angeschaut und ziemlich schnell damit gearbeitet – ganz intuitiv.“

Ohne Schulung konnte sie direkt loslegen und empfand die Bedienung als selbsterklärend:

„Das meiste ist selbsterklärend. Selten musste ich etwas nachlesen.“

Die Benutzeroberfläche von Inhubber erwies sich als übersichtlich, flexibel und praxistauglich – gerade für kleinere Organisationen mit begrenzten Ressourcen.

Heute nutzt die P3 Clinic Inhubber aktiv zur Verwaltung von rund 60–70 Verträgen. Externe Verträge sind vollständig digital hinterlegt und mit Erinnerungen versehen. Damit ist sichergestellt, dass keine Fristen verpasst oder kritische Vertragsverlängerungen übersehen werden.

„Wenn ich es korrekt einpflege und die Erinnerungen einstelle, kann ich mich darauf verlassen – das Thema ist vom Tisch. Inhubber erinnert mich rechtzeitig.“

Besonders geeignet ist Inhubber laut Yvonne Baumann für kleine und mittelgroße Organisationen – wie Arztpraxen oder Steuerkanzleien:

„Inhubber ist keine riesige Investition und schnell implementierbar. Viele KMU haben ihre Verträge noch im Aktenschrank – für die wäre das eine echte Arbeitserleichterung.“

Die P3 Clinic plant, Vertragsmanagement künftig durch ein Dokumentenmanagementsystem zu erweitern. Auch hier sieht Yvonne Baumann großes Potenzial:

„Unsere Dokumente sind aktuell auf Laufwerken gespeichert, jeder kann sie verändern. Ein zentrales Dokumentenmanagement wäre für uns eine super Sache.“

Auch KI-gestützte Funktionen zur Risikoerkennung hält sie langfristig für denkbar:

„Man lässt sich ja auch gerne überraschen. Vielleicht würden Risiken sichtbar, an die wir noch gar nicht gedacht haben.“

„Wir sind sehr zufrieden. Ich arbeite sehr gerne mit dem Tool. Es ist eine Bereicherung.“

Die Fallstudie der P3 Clinic zeigt: Inhubber lässt sich schnell und ohne großen Schulungsaufwand implementieren – und bietet gerade für kleinere Unternehmen sofort einen spürbaren Mehrwert im digitalen Vertragsmanagement.

Maag Recycling, ein führendes Schweizer Unternehmen im Bereich Metallrecycling, hat seinen Sitz in Winterthur und beschäftigt rund 70 Mitarbeitende. Davon arbeiten zehn in der Verwaltung, die übrigen auf dem Betriebsgelände. Die Bedeutung von Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung wächst stetig – und damit auch die Rolle von Maag Recycling in der Kreislaufwirtschaft. Mit einer steigenden Anzahl an Verträgen und zunehmenden Anforderungen suchte das Unternehmen nach einer digitalen Lösung zur effizienten Vertragsverwaltung.

Vor Inhubber nutzte Maag Recycling Excel-Tabellen und physische Ordner. Vertragsdaten wurden manuell gepflegt, Fristen in Excel überwacht, Dokumente waren dezentral gespeichert. Das führte zu mehreren Problemen:

• Verteilte Ablage: Verträge lagen verstreut in verschiedenen Abteilungen – unübersichtlich und schwer zugänglich.
• Fehleranfällige Fristenkontrolle: Verpasste Kündigungstermine verursachten teure automatische Verlängerungen.
• Aufwendige Recherchen: Vertragsdokumente mussten bei internen Prüfungen oft mühsam zusammengesucht werden.

„Es war eine konstante Herausforderung, Fristen manuell zu überwachen und Verträge schnell zu finden. Besonders ärgerlich war ein Fall, in dem eine verpasste Kündigungsfrist zu hohen zusätzlichen Kosten führte. Das wollten wir unbedingt vermeiden.“ – Amanda Knecht.

Nach dem Vergleich verschiedener Tools entschied sich Maag Recycling für Inhubber. Die Plattform erfüllte alle Anforderungen und ermöglichte eine nachhaltige Verbesserung der internen Prozesse:

• Zentrale Ablage: Alle Verträge werden zentral gespeichert, individuell strukturiert und gefiltert – für mehr Übersicht und Effizienz.
• Automatische Fristenüberwachung: Inhubber informiert rechtzeitig über Fristen und minimiert Verlängerungsrisiken.
  „Mit Inhubber können wir sicherstellen, dass keine Frist mehr unbemerkt verstreicht. Das System benachrichtigt uns rechtzeitig, sodass wir die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können. Das ist ein großer Vorteil für uns und hat bereits unnötige Verlängerungen verhindert.“ – Amanda Knecht.
• Benutzerfreundlichkeit: Die intuitive Oberfläche erleichtert den Einstieg – auch ohne IT-Vorkenntnisse.
  „Die Struktur von Inhubber ist sehr übersichtlich und einfach zu bedienen. Man findet alles schnell und kann problemlos auf die verschiedenen Funktionen zugreifen. Für uns war das ein entscheidendes Kriterium, da wir keine zusätzliche Schulung benötigen wollten.“ – Amanda Knecht.
• Digitale Signatur: Verträge lassen sich rechtssicher digital unterschreiben – schneller, effizienter, papierlos.
• Datenschutz und Sicherheit: Inhubber speichert alle Daten verschlüsselt und DSGVO-konform in der EU.

Die Implementierung von Inhubber verlief reibungslos. Maag Recycling setzte eine Praktikantin ein, die die Struktur der Vertragsverwaltung aufsetzte und alle Verträge in das neue System übertrug. Dieser Prozess dauerte insgesamt etwa zehn Arbeitstage und wurde in drei Schritten durchgeführt:

1. Übertragung der Verträge: Zunächst wurden alle bestehenden Verträge in das Inhubber-System hochgeladen und digitalisiert. Die Praktikantin richtete die Vertragsstruktur entsprechend den Anforderungen von Maag Recycling ein und legte die verschiedenen Vertragstypen in passenden Kategorien an.
2. Strukturierung und Optimierung: Nach der initialen Übertragung optimierte das Team die Struktur, um die Such- und Filterfunktionen von Inhubber optimal nutzen zu können. Dabei wurden neue Unterordner erstellt und wichtige Eckdaten für jeden Vertrag erfasst, sodass alle relevanten Informationen in der Beschreibung enthalten waren.
3. Überprüfung und Feinschliff: Abschließend überprüfte Amanda Knecht alle Verträge, um sicherzustellen, dass sämtliche Informationen korrekt und vollständig waren. Durch die Implementierung konnten alle Verträge zentral abgelegt und einheitlich strukturiert werden.

Die Nutzung von Inhubber brachte messbare Vorteile:

• Transparenz und Zugriff: Verträge sind nun zentral gespeichert, jederzeit auffindbar und filterbar.
  „Früher haben wir oft Zeit damit verbracht, bestimmte Verträge in verschiedenen Ordnern zu suchen. Heute können wir alles über die Suchfunktion von Inhubber finden und sofort darauf zugreifen. Das spart uns nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Frustration.“ – Amanda Knecht.
• Reduziertes Risiko: Automatisierte Fristenkontrolle verhindert kostenintensive Vertragsverlängerungen.
• Digitale Signatur: Der gesamte Prozess von der Vertragserstellung bis zur Unterzeichnung ist beschleunigt.
• Revisionssicherheit: Jahresrevisionen lassen sich nun schnell und effizient vorbereiten.
• Hohe Nutzerfreundlichkeit: Das System ist selbsterklärend und ohne Schulungsaufwand einsetzbar.
  „Die Handhabung von Inhubber ist selbsterklärend. Unsere Mitarbeiter finden sich schnell zurecht und wir hatten bisher keine Probleme mit der Nutzung.“ – Amanda Knecht.

Inhubber hat das Vertragsmanagement bei Maag Recycling auf ein neues Niveau gehoben. Zentrale Ablage, automatische Fristenüberwachung und digitale Signaturfunktionen führen zu mehr Effizienz und Transparenz.

„Inhubber ist für uns die ideale Lösung. Wir haben jetzt alles an einem Ort, können Fristen überwachen und Verträge digital unterzeichnen. Das spart uns viel Zeit und bietet eine enorme Arbeitserleichterung. Ich kann Inhubber jedem Unternehmen empfehlen, das eine zentrale, intuitive und zukunftssichere Lösung für sein Vertragsmanagement sucht. Inhubber hat unser Vertragsmanagement vollständig transformiert. Alle Verträge sind jetzt zentral und übersichtlich an einem Ort gespeichert, und die automatische Fristenüberwachung sorgt dafür, dass wir keine wichtigen Termine mehr verpassen – das spart uns nicht nur Zeit, sondern auch erhebliche Kosten. Das System ist intuitiv und einfach zu bedienen, und die flexible Struktur ermöglicht es uns, die Ablage perfekt an unsere Bedürfnisse anzupassen. Inhubber ist die ideale Lösung für Unternehmen, die Effizienz und Übersichtlichkeit im Vertragswesen suchen.“ – Amanda Knecht

Die mvolution GmbH setzt nun auf Sicherheit! Ich bin Stefan Wagner und CEO der mvolution GmbH.

Als Berater sind wir seit 13 Jahren für Unternehmen tätig, die digitale Lösungen suchen, um moderner und effizienter zu wirtschaften.

Als Experten für mobile Apps entwickeln wir für unsere Kunden mobile Anwendungen, mit einem optimalen, plattformübergreifenden Ansatz.

Die mvolution GmbH leistet mit ihrer Tätigkeit einen Beitrag zum digitalen Wandel.

Die strategische Beratung, vom Konzept und Design bis hin zur originären Entwicklung und Vermarktung gehört zu unseren täglichen Aufgaben.

Aus meinen 20 Jahren Berufserfahrung als Geschäftsführer habe ich das Wissen mitgenommen, dass eine sorgfältige Planung und Struktur aller Vorhaben, sowie die dazugehörige Dokumentenablage ein zentrales Element eines stabilen Unternehmens darstellen.

Da wir in den letzten Jahren stetig gewachsen sind, war der Aufwand enorm, die Übersicht über unsere Verträge im Blick zu behalten. Bis zu einem gewissen Zeitpunkt hatte ich alle Verträge im Kopf und wusste über die wesentlichen vertraglichen Eckpunkte Bescheid. Mit der Zeit sind jedoch Fehler passiert und wichtige Termine wurden verpasst.

Teilweise kam es auch vor, dass Vertragsabschlüsse mehrere Tage in Anspruch genommen haben, weil durch den Postweg oder das Einscannen von Unterschriften durch mehrere Personen viel Zeit verloren ging.

Ebenso existieren viele Fristen und Termine, die zu überwachen sind. Am Anfang bemerkt man nicht, wie viele Verträge nach und nach entstehen. Deshalb ist es von Vorteil, eine sinnvolle Struktur zu haben, die alles abdeckt. Diese Struktur habe ich bei Inhubber gefunden.

Für uns als Partner aus derselben Branche ist es klar, dass wir auch auf cloudbasierte, innovative Lösungen zurückgreifen, um unsere Arbeit sicher, schnell und organisiert zu erledigen. Ein agiles System zu nutzen, ist für Unternehmer, die sich weiterentwickeln wollen, unverzichtbar. Bei Inhubber schätze ich vor allem die einfache Bedienbarkeit und die Sicherheit der Lösung.

Nun habe ich Zugriff auf meinen Verträgen von überall auf der Welt. Ich werde sofort informiert, sobald ein Vertrag ausläuft oder eine bestimme Frist ansteht und kann natürlich auch Verträge digital unterzeichnen und unterzeichnen lassen. Dies erleichtert ebenfalls die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern erheblich.

Gerne nutze ich das Dashboard, um mir einen Überblick über alle Verträge und Aufgaben zu verschaffen.

Das Volumen unserer Verträge und Projekte nimmt stetig zu. Ich bin dankbar, dass wir uns rechtzeitig für Inhubber entschieden haben. Einige Monate später wäre der Aufwand der Umstellung wohl deutlich größer und kostenintensiver ausgefallen. Es ist beruhigend zu wissen, dass wir ein Unternehmen an unserer Seite haben, das sich mit innovativen Technologien, hoher Datensicherheit und Nachhaltigkeit beschäftigt.

Nachhaltigkeit wird heutzutage leider noch unterschätzt und wir werden, auch angestoßen durch Inhubber, in Zukunft noch mehr in nachhaltige, umweltfreundliche Projekte investieren. Wir sparen so viel Papierkram wie noch nie zuvor.

Durch die Zusammenarbeit mit Inhubber konnte die mvolution GmbH ihre Vertragsverwaltung deutlich sicherer und effizienter gestalten. Dank verschlüsselter Dokumentenverarbeitung, blockchain-basierter Signaturen und optimierter Workflows erhielt das Unternehmen eine zukunftssichere Lösung, die höchsten Anforderungen an Datenschutz und Compliance gerecht wird. Die Partnerschaft ermöglicht es mvolution, sich ganz auf Innovation und Wachstum zu konzentrieren – mit Inhubber als verlässlichem Partner für sichere Vertragsprozesse.

Die Stadtwerke Clausthal-Zellerfeld GmbH sind ein kommunales Versorgungsunternehmen, das eine Vielzahl von Verträgen in den Bereichen Energie, Wasser und Infrastruktur verwaltet. In einem stark regulierten Sektor ist ein effizientes und transparentes Vertragsmanagement entscheidend, um Fristen einzuhalten, Risiken zu minimieren und Kosten zu kontrollieren.
Vor der Einführung von Inhubber stand das Unternehmen vor großen Herausforderungen bei der Verwaltung seiner Verträge.

Franziska Riefling, die bei den Stadtwerken für das Vertragsmanagement verantwortlich ist, schildert die Probleme, die das Unternehmen vor der Implementierung von Inhubber hatte und wie die Plattform dabei geholfen hat, diese zu lösen.
Die Einführung von Inhubber war für die Stadtwerke Clausthal-Zellerfeld ein Wendepunkt, um mehr Effizienz, Transparenz und Kontrolle über die Vielzahl an Verträgen zu gewinnen.

Vor der Nutzung von Inhubber war das Vertragsmanagement der Stadtwerke stark dezentralisiert. Verträge wurden entweder in Papierform in Aktenordnern oder in digitalen Ordnern über verschiedene Abteilungen verteilt abgelegt. Die Verwaltung dieser Verträge erfolgte manuell, und oft fehlte ein zentraler Überblick über die laufenden Verträge. Dies führte zu folgenden Problemen: 

1. Verpasste Fristen: Die manuelle Fristenüberwachung war unzuverlässig. Kündigungs- und Zahlungsfristen wurden häufig übersehen, was zu unnötigen Kosten durch verlängerte Verträge oder Zahlungsverzug führte. Das Unternehmen verpasste wichtige Deadlines und hatte keinen strukturierten Prozess, um Vertragsfristen automatisch zu überwachen. 
2. Fehlende Transparenz: Da jede Abteilung ihre eigenen Ablagen hatte, fehlte der Rechtsabteilung und der Geschäftsführung ein zentraler Überblick über alle Verträge. Verträge wurden in verschiedenen Ordnern und Formaten abgelegt, was zu einem unübersichtlichen Vertragsbestand führte. Die Suche nach bestimmten Verträgen war zeitaufwendig und oft frustrierend. 
3. Doppelverträge: Ohne einen zentralen Vertragsüberblick kam es häufiger zu Fehlern, bei denen Doppelverträge versehentlich abgeschlossen wurden. Dadurch entstanden unnötige Kosten und zusätzliche administrative Arbeit, um diese Fehler zu beheben. 
4. Hoher Zeitaufwand: Die manuelle Verwaltung der Verträge in Papierform und mit einfachen Word-Listen war nicht nur fehleranfällig, sondern auch extrem zeitaufwendig. Das Suchen und Durchforsten von Aktenordnern sowie die Kontrolle von Fristen kostete den Mitarbeitern viel Zeit, die sie produktiver hätten nutzen können. 

Franziska Riefling beschreibt die damalige Situation treffend: „Wir hatten ständig Probleme mit verpassten Fristen, Doppelverträgen und unnötigen Kosten, weil wir den Überblick über unsere Verträge verloren hatten. Es war klar, dass wir eine digitale Lösung brauchten, um diese ineffizienten Prozesse zu beseitigen.“ 

Nach einer umfassenden Evaluierung verschiedener Anbieter entschied sich die Stadtwerke Clausthal-Zellerfeld GmbH für Inhubber als zentrale Lösung für ihr Vertragsmanagement.
Die Gründe für diese Entscheidung waren vielfältig, doch vor allem überzeugten die Benutzerfreundlichkeit, die zentrale Dokumentenablage und die automatische Fristenüberwachung.

1. Zentrale und transparente Ablage
   Ein entscheidender Vorteil von Inhubber war die Möglichkeit, alle Verträge an einem zentralen Ort zu speichern und zu verwalten. Statt Verträge dezentral in verschiedenen Abteilungen abzulegen, können nun alle Vertragsdokumente in einer strukturierten, digitalen Umgebung zentral abgelegt und verwaltet werden. Durch die klare Strukturierung in Arbeitsbereiche, Ordner und Unterordner ermöglicht Inhubber eine detaillierte Gliederung der Verträge nach Abteilungen, Vertragstypen oder Projekten.
   Diese zentrale Ablage erleichtert den Zugriff auf alle Verträge. Franziska Riefling betont: „Mit Inhubber haben wir jetzt endlich den vollständigen Überblick über unsere Verträge. Es ist einfach zu bedienen und spart uns enorm viel Zeit, da wir nicht mehr in verschiedenen Ordnern suchen müssen.“ 
2. Automatische Fristenüberwachung
   Die automatische Fristenüberwachung ist eines der leistungsstärksten Features von Inhubber und löst eines der größten Probleme, das die Stadtwerke vor der Einführung der Plattform hatten. Mit Inhubber werden Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und Zahlungsfristen automatisch überwacht. Sobald eine Frist bevorsteht, erhalten die verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig eine Benachrichtigung, sodass notwendige Maßnahmen ergriffen werden können.
   Diese Funktion hat den Stadtwerken bereits geholfen, unnötige Vertragsverlängerungen zu vermeiden und so Kosten zu sparen. „Die automatische Fristenüberwachung ist besonders wichtig für uns. Früher haben wir uns auf manuelle Listen verlassen, die oft nicht korrekt waren. Jetzt können wir sicher sein, dass keine Frist mehr übersehen wird,“ berichtet Riefling. 
3. Schneller Zugriff und Effizienzgewinne
   Dank der leistungsstarken Such- und Filterfunktionen von Inhubber können die Stadtwerke Clausthal-Zellerfeld Verträge innerhalb von Sekunden finden, die zuvor viel Zeit in Anspruch nahmen. Die Plattform bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, mit der Mitarbeiter Verträge nach verschiedenen Kriterien durchsuchen können, was den Prozess erheblich beschleunigt. Besonders die technische Abteilung, die Buchhaltung und die Geschäftsführung profitieren von dieser neuen Effizienz.
   Franziska Riefling erläutert: „Die Effizienzsteigerung ist enorm. Früher mussten wir stundenlang nach Verträgen suchen. Heute dauert es nur noch wenige Sekunden, um den richtigen Vertrag zu finden und die notwendigen Informationen abzurufen„ 
4. Sicherheit und Kontrolle
   Ein weiterer wichtiger Aspekt von Inhubber ist die Sicherheit. Da alle Verträge in der Cloud gespeichert sind, können die Stadtwerke sicherstellen, dass Vertragsdokumente auch im Falle eines Serverausfalls oder eines lokalen Datenverlusts geschützt sind. Durch die zentrale und digitale Verwaltung wird die Sicherheit der Daten gewährleistet, und der Zugriff kann klar gesteuert werden. Inhubber bietet flexible Berechtigungsstufen, sodass nur autorisierte Mitarbeiter bestimmte Verträge einsehen oder bearbeiten können.
5. Kostenersparnis durch Vermeidung von Fehlern
   Durch die Einführung von Inhubber konnte das Unternehmen nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch direkte Kostenersparnisse erzielen. Fehler wie das versehentliche Abschließen von Doppelverträgen gehören der Vergangenheit an. Zudem verhindert die automatische Fristenüberwachung unnötige Vertragsverlängerungen, die dem Unternehmen zusätzliche Kosten verursachen würden.
6. Benutzerfreundlichkeit und schnelle Implementierung
   Ein weiterer Vorteil von Inhubber war die einfache Implementierung und die benutzerfreundliche Oberfläche. Die Stadtwerke benötigten keine aufwändige IT-Integration, und die Mitarbeiter konnten nach einer kurzen Schulung schnell mit dem System arbeiten. „Die Implementierung von Inhubber war schnell und unkompliziert. Unsere Mitarbeiter haben sich sofort zurechtgefunden und konnten die Plattform innerhalb kürzester Zeit nutzen,“ so Riefling. 

Obwohl die Stadtwerke Clausthal-Zellerfeld Inhubber bereits intensiv nutzen, sieht Franziska Riefling noch weiteres Potenzial, um die Plattform in Zukunft noch umfassender einzusetzen. Vor allem die Integration weiterer Geschäftsbereiche und die systematische Digitalisierung von Altverträgen werden als nächste Schritte in Betracht gezogen. „Wir nutzen Inhubber sicherlich noch nicht in vollem Umfang. Aber wir planen, das System in Zukunft noch stärker zu integrieren und auch ältere Verträge zu digitalisieren,“ sagt Riefling. 

Die Einführung von Inhubber hat das Vertragsmanagement der Stadtwerke Clausthal-Zellerfeld revolutioniert. Die Stadtwerke profitieren von einer zentralen, transparenten Vertragsverwaltung, die Fehler minimiert, Fristen zuverlässig überwacht und den Arbeitsalltag deutlich erleichtert. Die Plattform hat es dem Unternehmen ermöglicht, Zeit und Kosten zu sparen, indem sie die Effizienz in der Verwaltung erheblich gesteigert hat. 

„Inhubber hat uns geholfen, unser Vertragsmanagement auf eine neue Ebene zu heben. Die zentrale Ablage und die automatische Fristenüberwachung sind für uns unverzichtbar geworden. Wir würden Inhubber jedem Unternehmen empfehlen, das seine Vertragsverwaltung optimieren möchte,“ fasst Franziska Riefling die Erfahrung zusammen. 

Für die Stadtwerke Clausthal-Zellerfeld GmbH ist Inhubber die optimale Lösung, um den Herausforderungen eines komplexen Vertragsmanagements erfolgreich zu begegnen und gleichzeitig die Effizienz im Unternehmen nachhaltig zu steigern. 

„Mit Inhubber haben wir unser Vertragsmanagement komplett transformiert. Die zentrale Ablage und die automatische Fristenüberwachung haben uns nicht nur geholfen, den Überblick über unsere Verträge zu behalten, sondern auch unnötige Kosten durch verpasste Fristen zu vermeiden. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die tägliche Arbeit enorm, und wir können unsere Verträge nun schnell und effizient verwalten. Inhubber ist für uns unverzichtbar geworden und ich kann die Lösung jedem Unternehmen empfehlen, das seine Prozesse optimieren möchte.“ – Franziska Riefling, Stadtwerke Clausthal-Zellerfeld GmbH.

Die digitale Signatur – Als Gründer von bukinist.de (online Verkaufsplattform für neuе und gebrauchte Bücher) und Mitgründer von pressa.de (Magazine & Zeitschriften im Abonnement in russischer Sprache) haben sich bei uns im Laufe der letzten Jahre viele Verträge angesammelt. Viele Verträge mit Kunden und Lieferanten mussten oft per Post zum Unterzeichnen verschickt werden. Dies hat viel Geld aber vor Allem Zeit gekostet. Eine Lösung zum digitalen Unterzeichnen und für eine übersichtliche Struktur der Verträge musste her! Von einem Bekannten wurde mir Inhubber empfohlen.

Mir gefiel schon seit mehreren Jahren der Prozess der Unterschriftenerstellung nicht. Die Verträge mussten ausgedruckt und an die Lieferanten versendet werden. Teilweise wurden Verträge von einigen Unterzeichnern eingescannt und per E-Mail versendet und von einigen per Post verschickt und handschriftlich signiert. Somit hatten wir erhebliche Zeitverluste und wir hatten keine Übersicht, bei wem sich der Vertrag gerade befand und wie lange es noch dauern würde, bis dieser unterschrieben zurückkommt.

Das heißt, wir hatten zwei Hauptprobleme: fehlende Übersicht über alle Dokumente, sowie langwierige Signierprozesse.

Nach einer Demo, haben wir uns für den Einsatz von Inhubber entschieden. Nun ist der Vertragsabschluss mit Inhubber äußerst einfach. Nicht nur die Einfachheit und die Schnelligkeit der Signaturvorgänge sind eine Bereicherung, sondern auch die Reflexion meiner Person als Unternehmer.

Die digitale Signatur, also der digitale Stempel ist für mich von innovativer und ästhetischer Bedeutung. Ich bin offen für Innovationen und nutze sie gerne, um meinem persönlichen und beruflichen Auftreten eine individuelle Note zu geben.

Ebenso ist die Terminverwaltung auf Inhubber eine sehr wertvolle Funktion für uns, denn es existieren eine Menge Fristen und Termine, die zu überwachen sind. Ich suchte nach einer datenschutzsicheren, sowie geordneten Plattform. Diese Struktur habe ich zur richtigen Zeit bei Inhubber gefunden.

Den persönlichen vertrauensvollen Support von Inhubber weiß ich auch sehr zu schätzen. Ebenfalls wird das Kundenfeedback sehr ernst genommen und auch zeitnah im Produkt umgesetzt, was sehr spannend ist.

Ich bin als internationaler Unternehmer einhundert Prozent überzeugt Inhubber zu nutzen und kann es guten Gewissens weiterempfehlen.

Rebuy ist ein führendes Unternehmen der Kreislaufwirtschaft, das sich auf den Verkauf von Secondhand-Elektronik und Medien spezialisiert hat. Seit der Gründung im Jahr 2009 in Berlin hat das Unternehmen mit inzwischen über 650 Mitarbeitenden seine Marktposition kontinuierlich gestärkt. Es bietet nachhaltige und kostengünstige Alternativen zu neuen Elektronikprodukten, indem gebrauchte Geräte angekauft, geprüft und weiterverkauft werden.

Trotz seines Erfolgs stand rebuy in den letzten Jahren vor Herausforderungen im Vertragsmanagement. Mit dem kontinuierlichen Wachstum des Geschäftsvolumens stiegen auch Anzahl und Komplexität der Verträge. Dies veranlasste das Unternehmen, nach einer digitalen Lösung für das Vertragsmanagement zu suchen.

Vor der Einführung von Inhubber wurden die Verträge bei rebuy dezentral verwaltet, was zu erheblichen Ineffizienzen führte. Die Verträge befanden sich in unterschiedlichen Abteilungen, die jeweils eigene Methoden zur Organisation und Fristenüberwachung verwendeten. Besonders die Rechtsabteilung, die idealerweise zentralen Zugriff auf alle Verträge haben sollte, hatte häufig keinen vollständigen Überblick. Dies führte unter anderem dazu, dass Kündigungsfristen übersehen wurden, was vermeidbare Kosten verursachte. Frank Kurzer, Leiter der Rechtsabteilung bei rebuy, erklärt:

„Wir hatten häufiger Fälle, in denen Kündigungsfristen verpasst wurden, weil die Verantwortlichen in den Abteilungen nicht daran gedacht haben. Das hat uns finanziell geschadet, weil wir in einigen Fällen Verträge fortführen mussten, die wir eigentlich beenden wollten. Diese Probleme wollten wir durch ein zentrales Vertragsmanagementsystem beheben.“

Ein weiteres Problem war die fragmentierte Ablagestruktur. Verträge wurden nicht nur in der Rechtsabteilung, sondern auch in den jeweils zuständigen Abteilungen gespeichert. Diese Unübersichtlichkeit erschwerte die Arbeit erheblich und führte zu zeitaufwändigen und ineffizienten Suchprozessen.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, begann rebuy mit der Suche nach einem geeigneten Tool für das Vertragsmanagement. Nach einer intensiven Evaluierung verschiedener Optionen entschied sich das Unternehmen für Inhubber. Die Gründe für diese Entscheidung waren vielfältig, aber insbesondere die Benutzerfreundlichkeit, die cloudbasierte Struktur und die EU-konforme Speicherung der Daten spielten eine zentrale Rolle. Effizientes Vertragsmanagement bei rebuy mit Inhubber.

Frank Kurzer beschreibt den Auswahlprozess wie folgt:

„Wir haben uns mehrere Vertragsmanagement-Lösungen angesehen, darunter auch größere Anbieter wie Adobe. Letztlich haben wir uns für Inhubber entschieden, weil es eine einfache, intuitive Benutzeroberfläche bietet und genau die Funktionen bereitstellt, die wir als mittelständisches Unternehmen benötigen. Zudem ist es eine Cloud-Lösung, was uns den Aufwand erspart, eigene Server für die Vertragsablage zu nutzen.“

Ein weiterer entscheidender Vorteil von Inhubber war die Möglichkeit, alle Verträge zentral an einem Ort zu speichern und zu managen. Damit war sichergestellt, dass die Rechtsabteilung jederzeit Zugriff auf alle Verträge hatte, und gleichzeitig wurden die Ablagestrukturen der einzelnen Abteilungen vereinheitlicht.

Die Implementierung von Inhubber bei rebuy verlief problemlos. Dank der cloudbasierten SaaS-Lösung musste keine komplexe IT-Infrastruktur eingerichtet werden. Frank Kurzer hebt hervor, dass Inhubber sofort einsatzbereit war und das Team lediglich eine kürze Schulung benötigte, um die Grundfunktionen der Plattform zu verstehen.

„Die Einführung von Inhubber war wirklich unkompliziert. Das Inhubber-Team hat uns umfassend unterstützt und Schulungen für unsere Mitarbeiter angeboten. Innerhalb kurzer Zeit konnten wir unsere Arbeitsbereiche erstellen, Rechte vergeben und die Software in den täglichen Arbeitsablauf integrieren. Was uns besonders gut gefallen hat, war die Möglichkeit, die Rechtevergabe flexibel zu gestalten, sodass nicht jeder Mitarbeiter vollen Zugriff auf alle Verträge hat, aber dennoch die relevanten Dokumente einsehen kann.“

Diese Flexibilität war für rebuy von besonderer Bedeutung, da es verschiedene Abteilungen gibt, die auf unterschiedliche Vertragsarten zugreifen müssen. Gleichzeitig mussten jedoch Zugriffsrechte so vergeben werden, dass nur autorisierte Personen Änderungen an Verträgen vornehmen können.

Seit der Einführung von Inhubber konnte rebuy signifikante Verbesserungen im Vertragsmanagement verzeichnen. Vor allem die Rechtsabteilung profitiert von der neuen Transparenz und Übersichtlichkeit. Die vormals zeitaufwändige Suche nach Verträgen wurde erheblich vereinfacht. Dank der zentralen Speicherung und der leistungsfähigen Suchfunktion von Inhubber kann die Rechtsabteilung nun in Sekundenschnelle auf alle relevanten Verträge zugreifen.

Ein weiteres Highlight ist die automatische Fristenüberwachung, die verhindert, dass wichtige Kündigungsfristen übersehen werden. Dies hat rebuy bereits dabei geholfen, unnötige Vertragsverlängerungen zu vermeiden und somit tausende Euro einzusparen.

Frank Kurzer erläutert: „Die automatische Fristenüberwachung ist ein echter Game-Changer für uns. Früher haben wir Fristen manuell in Excel-Tabellen verwaltet, was natürlich fehleranfällig war. Jetzt sorgt Inhubber dafür, dass wir rechtzeitig über bevorstehende Kündigungsfristen informiert werden. Das hat uns bereits vor unnötigen Kosten bewahrt.“

Auch die Benutzerfreundlichkeit von Inhubber wird von den Mitarbeitern bei rebuy hoch geschätzt. Obwohl einige Kollegen wenig Erfahrung im Umgang mit Vertragsmanagementsystemen hatten, konnten sie dank der intuitiven Oberfläche schnell und problemlos mit der Plattform arbeiten. Ein effizientes Vertragsmanagement ließ sich mit Inhubber bei rebuy reibungslos realisieren.

Rebuy plant, die Nutzung von Inhubber in Zukunft weiter auszubauen. Ein spannendes neues Feature, das bereits geplant ist, ist die Integration eines Dokumentenmanagementsystems. Dies wird es rebuy ermöglichen, nicht nur Verträge, sondern auch andere geschäftsrelevante Dokumente zentral zu verwalten. Frank Kurzer sieht hierin großes Potenzial:

„Wir haben einen steigenden Bedarf an einer zentralen Ablage für alle Arten von Dokumenten, nicht nur für Verträge. Wenn Inhubber diese Funktionalität bieten kann, wäre das für uns ein weiterer Schritt hin zu mehr Effizienz.“

Zusätzlich erwägt rebuy den Einsatz der KI-gestützten Risikoanalysefunktionen von Inhubber, um potenzielle Risiken in Verträgen automatisch zu erkennen. Obwohl die Rechtsabteilung bisher alle Verträge manuell prüft, sieht Frank Kurzer die Vorteile einer solchen Technologie:

„Die Idee, dass eine KI uns bei der Identifizierung von Risiken unterstützen kann, klingt interessant. Ich könnte mir gut vorstellen, dass dies in bestimmten Fällen unsere Arbeit erleichtert, insbesondere wenn es darum geht, große Mengen an Verträgen schnell zu analysieren.“

Die Implementierung von Inhubber bei rebuy zeigt eindrucksvoll, wie mittelständische Unternehmen von einer zentralen, cloudbasierten Lösung für das Vertragsmanagement profitieren können. Inhubber bietet nicht nur eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche, sondern auch maßgeschneiderte Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind, die über keine großen Rechtsabteilungen verfügen.

Für rebuy hat sich Inhubber als unverzichtbares Werkzeug erwiesen, das nicht nur die Transparenz und Effizienz im Vertragsmanagement erhöht hat, sondern auch Kosten eingespart und Risiken deutlich reduziert hat.

Effizientes Vertragsmanagement bei rebuy – eine Erfolgsgeschichte mit Inhubber: Frank Kurzer fasst die Erfahrung so zusammen:

„Ich würde Inhubber jederzeit anderen Unternehmen empfehlen. Besonders für mittelständische Unternehmen ist das Preis-Leistungs-Verhältnis unschlagbar. Die Software ist leicht zu bedienen, die Implementierung war einfach, und wir haben bereits deutliche Verbesserungen in unserem Arbeitsablauf festgestellt.“