Dokumenttypen, die zu Ihrem Unternehmen passen

Document Types sind vordefinierte, aber vollständig anpassbare Kategorien von Dokumenten, die weit über eine einfache Klassifizierung hinausgehen. Sie legen fest, wie sich verschiedene Dokumentarten im gesamten Lebenszyklus verhalten – von der Erstellung über die Genehmigung bis zur Archivierung. Beispiele für Document Types sind Verträge, NDAs, Rechnungen, Richtlinien oder Genehmigungsformulare. Jeder Typ kann mit eigenen Pflichtfeldern, Metadaten, Workflows und Zugriffsrechten ausgestattet werden. Dadurch entsteht eine klare Struktur, die gleichzeitig flexibel genug ist, um unterschiedliche Geschäftsbereiche abzubilden.
Inhubber unterstützt dabei alle Arten von Dokumenten – von Verträgen bis hin zu Richtlinien oder Formularen.

Ja, und genau das macht Document Types so mächtig. Unternehmen können festlegen, welche Felder zwingend ausgefüllt werden müssen, bevor ein Dokument weitergeleitet wird. Typische Beispiele sind Lieferantendaten, Kostenstellen, Projektcodes oder Vertragslaufzeiten. Darüber hinaus lassen sich benutzerdefinierte Metadaten konfigurieren, die speziell auf die internen Reporting- oder Compliance-Anforderungen zugeschnitten sind. Diese Metadaten sorgen dafür, dass Dokumente nicht nur archiviert, sondern auch später leicht gefunden, gefiltert und für Analysen genutzt werden können.

Absolut. Jeder Document Type bringt eine eingebaute Logik mit, die definiert, wer ein Dokument in welcher Reihenfolge prüfen, freigeben oder unterschreiben muss. Dadurch entfallen manuelle Weiterleitungen und das Risiko, dass Stakeholder übersehen werden. Ein praktisches Beispiel: Ein Arbeitsvertrag durchläuft automatisch HR zur Prüfung, dann die Abteilungsleitung zur Genehmigung und schließlich den neuen Mitarbeiter zur Unterschrift – alles gesteuert vom System, ohne dass jemand daran denken muss, das Dokument weiterzuleiten.

Ja. Ein wesentlicher Vorteil ist die Möglichkeit, Document Types mit finanziellen Prozessen zu verknüpfen. Unternehmen können Schwellenwerte und Regeln definieren, etwa: „Alle Verträge über 50.000 € müssen zusätzlich vom CFO genehmigt werden.“ Diese Logik verbindet rechtliche Dokumente direkt mit Budgetverantwortung und Kostenstellen. Auf diese Weise werden Finance und Legal nicht isoliert, sondern arbeiten Hand in Hand. Das Ergebnis: bessere Transparenz, weniger manuelle Abstimmungen und ein direkter Bezug zwischen Verträgen und Finanzplanung.

Ja, und genau darin liegt einer der größten Mehrwerte. Anstatt jeden Prozess individuell aufzubauen oder generische Workflows zu erzwingen, lassen sich spezifische Regeln pro Dokumentart hinterlegen. So können beispielsweise NDAs automatisch mit einer Ablaufzeit versehen werden, während hochriskante Verträge zusätzliche Prüfungen durch die Rechtsabteilung erfordern. Eskalationsregeln, Erinnerungen und Rollenrechte lassen sich je nach Typ unterschiedlich konfigurieren. Das reduziert Komplexität für die Nutzer, da sie nur mit den für ihren Fall relevanten Schritten und Feldern konfrontiert werden.

Compliance-Anforderungen werden durch Document Types direkt in den Prozess eingebaut. Pflichtfelder verhindern, dass essenzielle Angaben fehlen. Standardisierte Workflows stellen sicher, dass immer die richtigen Instanzen eingebunden werden – zum Beispiel die Rechtsabteilung, wenn sensible Daten verarbeitet werden. Alle Aktionen werden revisionssicher protokolliert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann welche Änderungen oder Freigaben vorgenommen hat. Das erleichtert interne Audits ebenso wie externe Prüfungen. Unternehmen reduzieren damit das Risiko von Regelverstößen erheblich und gewinnen gleichzeitig Vertrauen bei Kunden und Partnern.

Die Vorteile sind nicht nur theoretisch, sondern auch klar messbar. Unternehmen, die Document Types einsetzen, berichten von bis zu 35 % weniger Fehlern in Dokumenten, da fehlende Felder oder falsche Zuständigkeiten ausgeschlossen werden. Genehmigungszyklen verkürzen sich um bis zu 28 %, weil automatische Weiterleitungen Verzögerungen verhindern. Zusätzlich steigt die Konsistenz über Abteilungen hinweg um bis zu 32 %, da alle nach denselben Regeln arbeiten. Diese Verbesserungen wirken sich direkt auf die Produktivität, die Geschwindigkeit von Geschäftsabschlüssen und die Risikominimierung aus.

Ja. Inhubber ist nicht auf bestimmte Formate oder Kategorien beschränkt. Sie können mit klassischen Verträgen, NDAs und Rechnungen ebenso arbeiten wie mit internen Richtlinien, Genehmigungsformularen oder Compliance-Dokumenten. Jeder Dokumenttyp kann individuell angepasst werden – mit eigenen Pflichtfeldern, Metadaten und Workflows. So behalten Sie die volle Flexibilität, unabhängig davon, welche Abteilung oder welcher Prozess betroffen ist.

Inhubber unterstützt alle gängigen Dokumentformate wie PDF, Word und Excel. Auch eingescannte Dokumente können problemlos importiert, angezeigt und in Workflows eingebunden werden. Dadurch können Unternehmen ihre bestehenden Unterlagen nahtlos weiterverwenden, ohne diese neu aufbereiten zu müssen.