Die digitale Unterschrift spart Zeit. Sie verkürzt die Zeit zwischen der Vereinbarung der Mietvertragsbedingungen und der tatsächlichen Unterzeichnung des Mietvertrags. Elektronische Signaturen sind nicht nur eine gute Lösung, sie sind auch eine absolut sichere Möglichkeit den Vertrag zu unterzeichnen, denn die Prozesse werden von INHUBBER 100% kontrolliert. Bei Festmieten ist eine einfache oder fortgeschrittene digitale Unterschrift zulässig. Für Verträge mit Staffelmieten schreibt das Gesetz jedoch eine qualifizierte elektronische Signatur vor, die zur Zeit noch mit sehr hohen Kosten verbunden ist.

Nutzen Sie die digitale Signatur bei der Vermietung von Wohnungen oder Gewerbeimmobilien an Privat- oder Firmenkunden. Sicher sind Sie unserer Meinung: “Ausdrucken, unterschreiben und scannen“ ist lästig und man kann es besser machen. Deshalb ersetzt digitales Vertragsmanagement jetzt die Papierstapel auf dem Schreibtisch. Mit INHUBBER können Sie ihre Verträge und Anlagen einfach und rechtssicher digital verarbeiten, Ressourcen sparen und dabei auch noch etwas gutes für die Umwelt tun.

Digitale Signaturen – heutiger Stand bei vielen Vermietern

Ein möglicher Mieter  interessiert sich für eine Wohnung oder ein Firmenkunde für eine Gewerbeimmobilie. Der Mieter nimmt Kontakt auf und wird im nächsten Schritt befragt. Danach wird er die Immobilie besichtigen. Im Laufe des Gesprächs lassen Sie sich dann seinen Personalausweis geben, schreiben die notwendigen Daten ab, und verweisen darauf dass Sie sich bei ihm melden.

Digitale Signaturen – so könnte es mit INHUBBER zukünftig ablaufen:

Ein Kunde bekundet Interesse an einer Wohnung und erhält dann eine Aufforderung zu einer Selbstauskunft. Der Vermieter erhält die Information und entscheidet wann eine Besichtigung durchgeführt werden kann. Nach positiver Besichtigung gibt der Mitarbeiter der Vertragsabteilung den Auftrag den Vertrag in den digitalen Workflow des Kunden anzufügen, mit den vorher vom Kunden generierten Daten. Der neue Mieter unterschreibt digital mittels seiner digitalen Signatur, das alles kostet den Mieter nichts und durchgängig digital. Nach der Unterschrift bekommt die Buchhaltung die Info die SEPA Einzugsermächtigung einzuholen, ebenfalls über den Workflow, Kautionsregularien können im Prozess individuell festgelegt werden. Am Ende des digitalen Prozess erhält der Hausmeister die Aufgabe die Wohnung an den Mieter zu übergeben und übermittelt das digitale Übergabeprotokoll. All das kann der Mieter überall mittels einem Tablet welches der Vermieter ihm vorlegt oder seinem Handy oder PC ausfüllen. Abschließend werden der Vertragsteile rechtssicher elektronisch “unterschrieben”, nach dem gültigen elDAS Gesetz. Dieser Vorgang spart ihnen viel Zeit und Umstände und kostet den Kunden nichts!

INHUBBER garantiert Ihnen, dass die Daten im Nachhinein nicht mehr verändert werden können! Wir Ihnen eine hochsichere und cloudbasierte Lösung, in einem deutschen Rechenzentrum, und mit den erforderlichen Sicherheitszertifizierungen an. Das bedeutet für Ihr Unternehmen maximale Sicherheit und DSGVO Konformität. 

Der Vermieter hat ausserdem die Möglichkeit zu sehen, wann und wie oft der potentielle Mieter den Vertrag geöffnet hat, bis er ihn unterzeichnet hat. Hier könnte definiert werden, dass nach 3 Tagen nochmals eine automatische Aufforderung versendet wird, den Vertrag zu unterzeichnen.

INHUBBER bietet künstliche Intelligenz für Ihre Mietverträge

INHUBBER’s künstliche Intelligenz kann automatisch Informationen aus Verträgen erkennen und herausstellen wie zb. Fristen und Kündigungstermine. Sie vermeiden ggf. Übertragungsfehler und die Prozesskosten können stark reduziert werden, da die Mitarbeiter für das Erstellen, Versenden, Nachverfolgen, Zusammenführen und Handling von Dokumenten Zeit benötigen. So können sich ihre Mitarbeiter auf das konzentrieren was wirklich wichtig ist, den Kunden.

Hard- und Software für die Digitale Signaturen

Oft scheitern Neueinführungen an organisatorischen Hürden, wie der Installation von neuer Software oder aber den Kauf von diversen Hardwarekomponenten. Dies ist bei unserer Lösung nicht nötig! INHUBBER bietet eine sofort verfügbare Lösung an! Egal ob vom Handy oder dem PC, man kann sofort loslegen.

• Kompletter Prozess kann abgebildet werden
• Einfache Methode eine rechtsgültige digitale Unterschrift zu erstellen
• Rechtssicherheit für deine/Ihre digitale Signatur
• Digitale Speicherung für mehrere Jahre
• Zertifikat als Beleg für den unterschriebenen Vertrag
• Rechtssichere Belege für eventuelle Streitigkeiten

Digitaler Mietvertrag ein weiterer Schritt auf dem Weg zur vollständigen, digitalen Vermietung

Die Digitalisierung der Prozesse im Immobiliengewerbe ist in den vergangenen Jahren stark vorangeschritten und hat zu schnelleren und komfortableren Arbeitsprozessen bei Bestandshaltern und Immobilienverwaltern geführt. Auch der Vermietungsprozess ist bei den meisten Wohnungsunternehmen bereits eingehend digitalisiert – jedoch meistens nicht durchgängig.

Während Arbeitsschritte wie das Vermarkten der Wohnung, das Koordinieren von Besichtigungsterminen sowie die Kommunikation mit den Interessenten bereits häufig digital ablaufen, so wird der Mietvertrag bisher auf dem traditionellen Weg geschlossen. Zwar ist der digitale Vertragsabschluss die logische Fortführung eines digitalen und effizienten Vermietungsprozesses, doch waren es rechtliche Hürden, die den Einsatz einer elektronischen Signatur für den Mietvertrag verhinderten. 

Die handschriftliche Unterschrift unter einem Mietvertrag ist schnell erledigt, jedoch bindet die Vertragsvorbereitung und Terminkoordination wertvolle Personalressourcen. Auch für den Termin der Vertragsunterzeichnung selbst muss der zuständige Mitarbeiter mindestens 30 Minuten seiner Zeit blocken. So greifen schon heute einige Vermieter zum Postversand, um ihren Aufwand zu minimieren. Jedoch birgt auch der Postversand seine Tücken.

Einerseits besteht das Risiko des Vertrags Widerrufs, da es ein Fernabsatzgeschäft sein kann. Andererseits dauert der Prozess in der Regel 11 bis 14 Tage – von der Erstellung des Mietvertrags, über die Signatur mehrerer Parteien bis hin zur Archivierung. 

Rechtlichen Hürden | die Digitale Signaturen

Die Vorteile der digitalen Signatur von Mietverträgen sind eindeutig, jedoch haben rechtliche Probleme den Einsatz bisher verhindert. Zwar brauchen Mietverträge per Gesetz nicht der Schriftform und sind somit mit einer einfachen elektronischen Signatur bereits rechtsbindend. Dies wäre zum Beispiel der Fall, wenn der Vertrag als PDF versandt wird und der Mieter seine Signatur als Bild einfügt. Jedoch hält diese einfache elektronische Signatur vor Gericht in der Regel nicht als Beweismittel stand.

Um ein der handschriftlichen Unterschrift vergleichbares Sicherheitsniveau zu erlangen, ist eine sogenannte fortgeschrittene elektronische Signatur notwendig wie sie INHUBBER bietet. Diese führt zu einer Beweislastumkehr und, wenn Sie mit einem starken Identifizierungsverfahren verbunden ist, stellt die fortgeschrittene elektronische Signatur ein sicheres Beweismittel dar.

Eine elektronische Signatur kann den Signaturprozess auf wenige Stunden reduzieren. Gleichzeitig werden Druck- und Portokosten gespart und auch noch die Umwelt geschont. Besonders für die Vermieter  bietet die elektronische Signatur Vorteile. Hier entfallen die Druckkosten und das vollständig digitale Dokument kann ohne Scan in optimaler Qualität digital archiviert werden.

Der rechtssichere digitale Mietvertrag mit INHUBBER

Die digitale Mietvertragssignatur von INHUBBER hat diese rechtlichen Hürden erfolgreich überwunden und stellt eine rechtssichere elektronische Signatur für Mietverträge dar.

Einfache Nutzung , INHUBBER erklärt wie

Auf Vermieterseite wurde höchste Priorität auf eine einfache Nutzung ohne zusätzliche Logins gelegt. Sobald alle Mieter den Vertrag unterschrieben haben, erhalten die Zeichnungsberechtigten eine E-Mail mit der Aufforderung zur Signatur. Der Prozess kann per Klick aus der E-Mail gestartet werden und benötigt auch keine Identifizierung. Auf Wunsch können Vermieter auch einstellen, dass sie vor den Mietern signieren wollen. Nachdem jede Partei unterschrieben hat, wird das fertige Vertragsdokument per E-Mail-Link an alle Unterzeichner versandt.

Integration in bestehende Infrastruktur

Aufgebaut ist die digitale Mietvertragssignatur von INHUBBER als unabhängiges Modul, so dass auch Vermieter, die nicht die INHUBBER Software im Einsatz haben bzw. nie damit in Kontakt waren, den digitalen Mietvertrag nutzen können. Die Signaturplattform von Inhubber stellt keine Vertragsvorlagen bereit, sondern ermöglicht es dem Vermieter seine eigenen Verträge hochzuladen und digital zu signieren und signieren zu lassen.

Mit INHUBBER ist es nun möglich, den  Vermietungsprozess end-to-end digital verschlüsselt abzubilden, ohne Abstriche bei der Rechtssicherheit hinnehmen zu müssen.

Sichere, schnelle und einfache digitale Vertragsunterzeichnungen mit Hilfe der Blockchain-Technologie erleichtern fortan Ihren Arbeits-Alltag. Unabhängig vom Dateiformat gewährleistet die Blockchain-Technologie maximale Revisionssicherheit und Transparenz während des kompletten Signaturprozesses. Zeichnen Sie beliebig viele Verträge und behalten immer den Überblick, da jede Vertragsänderung vollautomatisiert dokumentiert wird.

Kostenlose Vertragsmanagement Excel Vorlage – was brauche ich wirklich?

Share Point, Vertragsmanagement Excel Vorlage oder Inhubber? Was brauche ich wirklich?
Vertragsmanagement mit Excel ist auch 2021 noch gängige Praxis. Microsoft SharePoint und Office bieten eine gute Alternative, ist jedoch für viele wiederum zu aufwendig.

Wir von Inhubber haben deshalb aus Erfahrung eine Plattform entwickelt, welche intuitiv, übersichtlich und dennoch groß genug ist, um als allein ausreichende Vertragsmanagement mit Excel Vorlagen Lösungen zu agieren. Ende 2020 haben wir  Share Point integriert und unseren Nutzern somit eine ideale Lösung bereitgestellt, Ihre Daten zu übertragen und stetig auszutauschen. So ist der Einsatz von Inhubber sehr vielseitig.

SharePoint lässt sich nutzen für Prozessmanagement, Teamzusammenarbeit und ebenso als Web Content Manager. SharePoint und Office 365 werden aus diesem Grund in vielen Unternehmen als Plattform zur Unterstützung bei der Umsetzung verschiedener Digitalisierungsstrategien eingesetzt.

Nach wie vor wird gerne für das Vertragsmanagement Excel Vorlagen genutzt. Wenn Ihre Organisation jedoch bereits SharePoint oder Office 365 einsetzt, dann ergibt es Sinn, auch das Vertragsmanagement kompatibel damit zu nutzen. Denn aus einem Einsatz einer Vertragsmanagement Software resultieren nicht nur Vorteile für Anwender und für die Kunden, sondern auch für die IT.

Kostenlose Excel Vertragsmanagement Vorlagen – INHUBBER stellt die Lösung

Das Inhubber Vertragsmanagement stellt somit eine zusätzliche Ausbaustufe dar. Mit einer professionellen Lösung können Verträge hier intelligent abgelegt und verknüpft werden.

Verträge sind oft sehr abstimmungsintensiv. Sie bedürfen Freigaben an unterschiedlichsten Stellen im Unternehmen oder der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten. Durch den Zugang zu SharePoint ergibt sich eine sehr enge Integration in Anwendungen wie z.B. Word. Das bedeutet, dass Anwender in gewohnter Umgebung auch parallel an Vertragsdokumenten arbeiten können.

Auch für die IT ergeben sich Vorteile: Wenn statt vieler Einzelprodukte eine zentrale Plattform genutzt werden kann, wächst das Know-How der IT-Abteilung im Bereich der strategischen Plattform. Schulungs- und Wartungsarbeiten fallen somit geringer aus.

Durch die Nutzung einer einheitlichen SaaS Lösung, wie Inhubber benötigt man keine weiteren Anwendungen, denn Inhubber bringt bereits essentielle Funktionalitäten für ein Vertragsmanagement mit. Diese Funktionen werden genutzt, um Vertragseigenschaften, ähnlich wie in einer zentralen Excel Liste, zu pflegen. Zudem können Dokumente in Labels abgelegt werden. Damit ergibt sich schon eine optimale Handhabung laufender Verträge. 

Da SharePoint und Microsoft 365 nicht alle Probleme lösen, ist es trügerisch zu glauben, dass man seine Verträge allein hierüber verwalten kann. Denn folgende Funktionen fehlen hier:

• Keine automatischen Erinnerungsfunktionen für Fristen
• Inhalte sind schwierig wiederzufinden
• Kosten, Notizen, Aufgaben und Fristen aus einer Vertragsakte können nicht auf einen Blick eingesehen werden, sondern müssen mühsam aus Einzeldokumenten extrahiert werden
• Grafische Berichte sind nicht abbildbar

Schnell ist klar: eine “Excel Tabellen -Vorlage ”, SharePoint oder die Ordner auf dem eigenen Server können auf Dauer nicht die Vorteile einer vollumfänglichen cloudbasierten Vertragsmanagement-Lösung bieten.

Inhubber deckt diese Funktionen elegant ab:

• Individuelle Pflege von Notizen, Aufgaben und Fristen
• Automatische Erinnerung an Kündigungen und Fristen
• Navigation zwischen Labels und Vertragsakten
• Ablage neuer Dokumente
• Digitale Signatur aller Dateiformate
• Durchgängiges Audit Trail
• Ganzheitlicher 360° Blick auf alle Dokumente und Vertragsakten
• Einfache Struktur und Suchfunktion, um Verträge und Informationen schnell zu finden
• Abteilungs- oder nutzergerechte Zugriffsberechtigungen
• Möglichkeit, übersichtlich alle Dokumente als CSV-Tabelle zu ziehen

Fazit:

Inhubber ist somit die erweiterte Lösung von Excel Tabellen und Microsoft, wenn es um das alleinige Vertragsmanagement geht.

6 überzeugende Argumente für die digitale Vertragsverwaltung

Argument Nr. 1: Digitale Vertragsverwaltung spart Zeit

D digitale Vertragsverwaltung können Sie zu jedem Zeitpunkt, von jedem Ort und über jedes Endgerät direkt auf die gewünschten Unterlagen zugreifen. Das Suche in Aktenschränken oder Ordnern Ihres  PCs ist mühsam und kostet Zeit.

Argument Nr. 2: Menschen arbeiten besser zusammen mit einer digitalen Vertragsverwaltung

Eine digitale Vertragsverwaltung bringt Struktur in die Prozesse. Es erleichtert die Zusammenarbeit, Verträge und Dokumente sind von jedem der die Rechte besitzt aufrufbar.

Argument Nr. 3: Ihre Informationen sind sicher

Zugriffsrechte sind unverzichtbar für eine sichere Speicherung von Verträgen. Eine gute digitale Vertragsverwaltung ist standardmäßig mit den entsprechenden Sicherheiten ausgestattet. Zudem bieten die Systeme, die Ihre Dateien auf Servern an deutschen Standorten speichern, DSGVO-Konformität und damit ein Maximum an Datensicherheit.

Argument Nr. 4: Eine digitale Vertragsverwaltung schafft optimale Arbeitsbedingungen

Die Arbeit im Home Office oder von unterwegs wird durch eine digitale Vertragsverwaltung und den flexiblen Zugriff auf Dokumente wesentlich einfacher – und kann damit merklich zur Familienfreundlichkeit im Unternehmen und einer ausgewogenen Work-Life-Balance beitragen.

Viele Beschäftigte sehen in einer digitalen Vertragsverwaltung eine Chance, flexibler zu arbeiten.

Argument Nr. 5: Dokumente werden leicht gefunden

Dank Textsuche und individueller Struktur mit der Hilfe von Labels finden Sie in einer digitalen Vertragsablage jedes beliebige Dokument sehr schnell. Eine anwenderfreundliche Funktion, die Ihnen Zeit einspart und Ihre Nerven schont.

Argument Nr. 6: Sie sparen an Papier und schonen die Nerven

Mit einer digitalen Vertragsverwaltung reduzieren Sie nicht nur den Verbrauch von Papier, auch durch die Reduzierung der Druckkosten sparen Sie eine stattliche Summe Geld ein. In Zeiten einer nachhaltigen Unternehmensführung helfen Sie dabei, die Natur zu schützen und unsere Bäume.

Eine effiziente digitale Vertragsablage hält Ihnen und Ihren Mitarbeitern den Rücken frei – damit Sie sich nicht mit einem lästigen Vertragschaos herumschlagen müssen, sondern voll und ganz Ihr Kerngeschäft im Auge behalten können.

„Wir setzen INHUBBER erfolgreich in unserer Unternehmensgruppe ein und konnten so unsere Produktivität spürbar steigern und sparen gleichzeitig Papier.“

— Jan Taschlizki, Geschäftsführer, TTI Group

Inhubber als die Lösung für digitale Vertragsverwaltung und еSignatur

Inhubber ist eine vollständige digitale Dokument- und Verwaltungslösung zur Automatisierung Ihres Vertragsverwaltung Prozesses. Die Software enthält integrierte e-Signaturen und zahlreiche Integrationen wie KI zur Vertragsanalyse und Blockchain-Technologie für ein ständiges Audit Trail.

Preisspanne: Die Kosten reichen von 25 Euro für Einzelpersonen bis zu 5 Euro pro Nutzer für große Unternehmen. Alle E-Signaturen sind dabei kostenlos inbegriffen.​

Warum sollten Sie sich für Inhubber entscheiden? Es ist eine Komplettlösung für die sichere Zusammenarbeit, Verwaltung und Vertrags Verfolgung. Es handelt sich um eine vollständige Lösung für das Management des Vertragslebenszyklus, mit der sie viel Zeit und Kosten sparen im Unternehmen. Die Einfachheit des Systems macht keine Schulung notwendig und es kann sofort eingesetzt werden. ​

Die Flexibilität der Plattform bedeutet, dass sie nahezu alle Geschäftsprozesse unterstützen kann, für die Dokumentenverwaltung und elektronische Signaturen erforderlich sind.​

Mietvertrag Digital unterschreiben – Smart Contract Lösung

Die Papierkosten wurden um 50 % reduziert und die Zeit bis zum Vertragsabschluss immens verkürzt. Im Zeitalter der Digitalisierung haben wir uns bereits seit über zwei Jahren mit dem Thema Digitalisierung und dem Thema: Mietvertrag Digital unterschreiben – im Unternehmen beschäftigt. Als INHUBBER mit ihrer smart Contract Lösung, ihrer digitalen Signatur und der Auswertung von Verträgen mittels KI auf uns zu kam, wurde die cloudbasierte Anwendung bei uns mit einem kleinen Team getestet. 

Zunächst erfolgte ein erstes Koordinierungs- und Kennlerngespräch. Als wir Frau Dr. Elena Mechik, COO von INHUBBER, kennenlernten, hatten wir nach dem ersten, detaillierten Gespräch ein gutes Gefühl und wussten, dass uns diese Anwendung den Arbeitsalltag und die Arbeitsorganisation erleichtern können. Frau Mechik hat uns verständlich und nachvollziehbar den Aufbau der Plattform erklärt. Besonders hervorzuheben ist, dass die Anwendung sehr plausibel und dank der Blockchain-Technologie dennoch sicher ist und damit die Anforderungen der DSGVO vollumfassend erfüllt.

Mithilfe der Software können unsere Mitarbeiter:innen Verträge und alle zugehörigen Informationen jederzeit einsehen. Die Funktion zur automatischen Fristerinnerung unterstützt uns dabei, dass wir keine wichtigen Stichtage oder Fristen versäumen. Die Anwender:innen haben die Option sich Termine und Notizen individuell zu hinterlegen. Die ganze Bedienung ist sehr schematisch aufgeteilt und leicht zu erschließen. Dies ist ebenso einer der Hauptgründe, weshalb sich immer mehr Mitarbeiter:innen und Abteilungen nach und nach dafür begeistert haben. Das überschaubare Handling der Anwendung ermöglicht unserer gesamten Belegschaft das zügige einarbeiten. Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes wird damit in den Fokus gerückt und unterstützt unsere Mitarbeiter:innen dabei, weitgehend ohne Papier und übersichtlich arbeiten zu können.

Wir setzen INHUBBER erfolgreich in unserer Unternehmensgruppe ein und konnten so unsere Produktivität spürbar steigern und sparen gleichzeitig Papier.

— Jan Taschlizki, Geschäftsführer, TTI Group

Digitaler Mietvertrag – die smart Contract Lösung

Die INHUBBER Vertragsmanagement Lösung unterstützt uns beim Unterzeichnen und Verwalten von Unternehmensverträgen sowie beim Teilen von Verträgen mit unseren Mitarbeiter:innen – hier entsteht der digitale Mietvertrag zum unterschreiben. Sicherheit wird gewährleistet, in dem jeder Vorgang in der Blockchain dokumentiert ist. Die Blockchain garantiert uns eine sichere Vertragsorganisation bei gleichzeitig einfacher Handhabung. Die smart Contract Lösung – Mietverträge Digital unterschreiben – schützt unsere Verträge vor unberechtigten Zugriffen und hilft uns, alle Schritte der Vertragsverarbeitung zurückzuverfolgen, sofern nötig.

Individuell definierte Berechtigungen ermöglichen separierte Zugriffsrechte für einzelne Mitarbeiter:innen. Falls jedoch ausnahmsweise doch mal ein Dokument an eine andere Abteilung versendet werden soll, ist es durch den Versand dieses Dokuments direkt aus der eigenen Ablage möglich.

Vor der Implementierung von INHUBBER stützten wir uns innerhalb der TTI einerseits auf kostenintensive und andererseits papierlastige Prozesse. Dank INHUBBER sind die Kosten für Druck und Papier bereits in der Einführungsphase mit dem kleinen Team um 35 % gesunken und die Zeit bis zum Vertragsabschluss wurde um 55 % verkürzt. Kunden:innen, Agenten:innen und Mitarbeiter:innen sind begeistert – Mietvertrag digital unterschreiben.

Eine entscheidende Funktion hatte uns zu Beginn gefehlt: Eine Verbindung zum Microsoft Sharepoint, damit wir aus allen Bereichen auf die – mithilfe der INHUBBER Plattform unterzeichneten – Verträge zugreifen können. Das Thema der Integration eines Sharepoint und weiteren Systemen stand bei INHUBBER in der Pipeline, sodass die Umsetzung und der Bau einer Sharepoint-Integration für uns priorisiert wurde. Kaum zwei Monate später war das Ganze umgesetzt und ein großflächiger Roll-out im Unternehmen wurde geplant.

Normalerweise wird keine große Einführung oder Schulung benötigt, jedoch wurden auf unseren Wunsch für manche Nutzer unseres Unternehmens kurze Schulungen als auch kurze Videos als Einschulungsmaterial angeboten.

Vielen Dank INHUBBER für das tolle Produkt!