Verträge schnell und effizient verwalten

INHUBBER spezialisiert sich auf das effiziente und sichere Management von Unternehmensverträgen. Unsere Lösung ermöglicht die zentrale Ablage von Verträgen mit individuell anpassbaren Zugriffsrechten, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Unsere Plattform unterstützt Einkauf, Vertrieb und HR durch ein optimales Vertragsmanagement, das alle wichtigen Verpflichtungen, Fristen und Bedingungen im Blick behält. INHUBBER erleichtert die Verwaltung durch rechtsgültige digitale Unterschriften und erfüllt Audit-Anforderungen, sodass Sie stets schnell und effizient auf Anfragen reagieren können.

Die Herausforderungen einer modernen Vertragsverwaltung

Moderne Vertragsverwaltung stellt Unternehmen vor diverse Herausforderungen, die wir in sechs Hauptbereiche unterteilen. Diese definieren die Anforderungen an den Verwaltungsprozess und verdeutlichen die Vorteile unserer digitalen Lösung:

• Zentrale Ablage: Alle Verträge an einem Ort.
• Zugriffsrechte: Individuelle Anpassung zur Verhinderung unbefugter Zugriffe.
• Effizienz: Unterstützung für Einkauf, Vertrieb und HR.
• Digitale Unterschriften: Rechtsgültigkeit und Sicherheit.
• Audit-Anforderungen: Erfüllung aller rechtlichen Vorgaben.
• Überblick behalten: Stets aktueller Stand der Vertragslage.

Wie unterstützt INHUBBER durch KI?

INHUBBER nutzt fortschrittliche KI-Technologien, um Ihr Vertragsmanagement zu optimieren:

• Intelligente Datenanalyse: Unsere KI durchsucht Ihre Verträge und extrahiert relevante Informationen, um Ihnen einen schnellen Überblick über Verpflichtungen, Fristen und Bedingungen zu geben.
• Automatische Benachrichtigungen: Sie werden rechtzeitig an wichtige Termine und Fristen erinnert, sodass Sie keine Verpflichtungen verpassen.
• Suchfunktion: Finden Sie relevante Vertragsinformationen in Sekundenschnelle dank unserer leistungsstarken KI-gestützten Suchfunktion.

Mit der KI-basierten Software von INHUBBER behalten Sie immer den Überblick und können schnell und effizient auf alle Vertragsangelegenheiten reagieren.

Die Vertragsablage von INHUBBER

Die Suche nach dem richtigen Vertragsdokument
Eine optimale Vertragsverwaltung folgt, wie alle anderen Prozesse eines Unternehmens, einer klaren Zielsetzung: Effizienz! Ziel ist es, die Ressourcen, ganz gleich in welchem Bereich eines Unternehmens, nachhaltig zu nutzen. Bezogen auf eine effiziente Vertragsverwaltung heißt diese Ressource in erster Linie Zeit! Verwendet ein Mitarbeiter pro Tag 30 Minuten der Arbeitszeit auf die Suche nach dem richtigen Vertrag, so summiert sich diese Ineffektivität über ein Jahr auf 15 Arbeitstage. Zeit, die bei der Suche nach dem richtigen Vertragsdokument verloren geht. Bei einer Vielzahl an Mitarbeitern summiert sich diese Summe schnell auf und produziert vor allem eines: Kosten!

Die Zugriffsmöglichkeit auf Vertragsdokumente
Auch im Bereich des Zugriffs auf Vertragsdokumente geht es um Effizienz. Bei der dezentralen Ablage von Vertragsdokumenten sind Verträge dem schnellen und zielgerichteten Zugriff entzogen. Mitarbeiter anderer Abteilungen sind davon ebenso betroffen wie die Mitarbeiter, die im Außendienst tätig sind. Die Ressource, die hier ebenso ins Gewicht fällt, ist wiederum Zeit!

In der Vertragsablage werden alle anfallenden Verträge eines Unternehmens gesammelt. Die Verträge können je nach Anforderung nicht nur spezifisch abgelegt, sondern auch mit entsprechenden Zugriffsrechten versehen werden. So lässt sich im Bedarfsfall nicht nur der benötigte Vertrag schnell finden, sondern der Zugriff funktioniert von überall auf der Welt. Alles, was hierfür benötigt wird, ist ein Internetzugang. Mit der Vertragsablage lassen sich Prozesse effizient und sicher gestalten, damit Verträge dann zur Verfügung stehen, wenn sie benötigt werden.

Das Unterschriften-Management

Vertragsschluss unter Beteiligung mehrerer Parteien
Eine dezentrale und nicht digitale Verwaltung von Vertragsdokumenten bedingt, dass Verträge zum Unterschreiben umständlich hin- und her geschickt werden oder die Parteien sich zur Unterzeichnung treffen müssen. Dieser Prozess erhöht, ganz gleich welche der vorgenannten Verfahrensweisen zur Anwendung kommt, den Verbrauch einer Ressource: Zeit! Da Zeit immer auch ein Kostenfaktor ist, führt ein erhöhter Zeitfaktor zu höheren Kosten, die jedoch vermieden werden können.

Das Schlagwort lautet: Digitale Signatur. Sie spart Zeit und verkürzt die Spanne zwischen den vertraglichen Vereinbarungen und der Unterzeichnung des Vertrages. Digitale Signaturen sind vor allem im Bereich der Immobilienwirtschaft von herausragendem Interesse. Bei der Vielzahl an Verträgen, die in dieser Branche üblich sind, ist der herkömmliche Weg des „Ausdruckens, Unterschreibens und Einscannens“ nicht nur antiquiert, sondern auch umständlich.

Die Voraussetzungen beachten
Die Nutzung digitaler Signaturen ist an gesetzliche Voraussetzungen gebunden. So ist bei Festmieten eine einfache oder fortgeschrittene digitale Unterschrift zulässig, während der Gesetzgeber bei Verträgen mit vereinbarter Staffelmiete eine qualifizierte elektronische Signatur vorschreibt. Mit INHUBBER lassen sich Verträge und Anlagen komfortabel und rechtssicher digital verarbeiten. Dies schont nicht nur die Umwelt, sondern vor allen Dingen eine wichtige Ressource: Zeit! Lassen Sie Ihre Mietverträge digital unterschreiben! Die digitale Vertragsverwaltung von INHUBBER schafft die Möglichkeiten dazu.

Ja, INHUBBER ist vollständig konform mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Wir haben umfangreiche Maßnahmen implementiert, um sicherzustellen, dass alle personenbezogenen Daten, die in unseren Systemen verarbeitet werden, den höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards entsprechen. Unsere Plattform bietet Funktionen wie End-to-End-Verschlüsselung und detaillierte Zugriffsrechte, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten. Für weitere Informationen besuchen Sie bitte unsere Seite über die Sicherheit.

Sicherheit und Datenschutz
Auch gesetzliche Anforderungen spielen im Bereich der Vertragsverwaltung eine entscheidende Rolle. Hier ergeben sich vor allem erhebliche Datenschutzanforderungen, die im Zuge eines Vertragsmanagements unbedingt zu beachten sind, da Verstöße gegen Datenschutzrichtlinien kostspielige Bußgelder nach sich ziehen können. Daneben unterliegen viele Unternehmen auch gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die ebenfalls einzuhalten sind. Dies gestaltet sich bei der dezentralen Verwaltung von Verträgen nahezu unmöglich, da jede Abteilung und jeder Kollege eine eigene Art der Ablage und der Archivierung pflegt. Auch hier hilft die digitale Vertragsverwaltung von INHUBBER dabei, ein einheitliches Vorgehen zu implementieren und mit einer zentralen Verwaltung aller Vertragsdaten im Unternehmen die Fehleranfälligkeit erheblich zu senken.

Immer wenn mit sensiblen Daten gearbeitet wird, stellt sich die Frage der Datensicherheit und des Datenschutzes. Besonders bei der digitalen Verarbeitung von Verträgen, die eine Vielzahl an hochsensiblen persönlichen Daten enthalten, ist dieses Thema für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern essenziell. Gerade auch im Hinblick auf eine beabsichtigte Zertifizierung ist der Bereich der Datensicherheit von großer Bedeutung. Die Nichterfüllung von Datenschutzanforderungen steht einer Zertifizierung diametral entgegen und verhindert so den erfolgreichen Abschluss der Zertifizierung.

Die Cloud als sicherer Datenspeicher

Die Fehleranfälligkeit einer dezentralen Vertragsverwaltung
Unternehmen entwickeln sich weiter, expandieren und wachsen. Damit einhergehend nimmt die Anzahl geschlossener Verträge stetig zu, was auch für die Versionsstände der einzelnen Verträge gilt. Hier ist die Versionshistorie eines digitalen Vertragsmanagements von entscheidender Bedeutung für die signifikante Reduktion der Fehleranfälligkeit. Denn proportional zu dem Fortschritt der einzelnen Versionen wächst auch die mögliche Fehlerquote, wenn die Vertragsverwaltung dezentral und analog erfolgt. Die Ressource Zeit wird so in erheblichem Maße verbraucht und damit einhergehend steigt auch das Kostenrisiko deutlich an. In diesem Bereich hilft die zentrale, digitale und abteilungsübergreifende Verwaltung des Vertragsdatenbestandes von INHUBBER, Fehlerquellen zu eliminieren und vor allem Kosten einzusparen.

Sicherheit durch Cloud-Speicher
Die verschiedenen Anbieter von Cloud-Speicher-Lösungen haben in den vergangenen Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen. Hier ist INHUBBER insoweit keine Ausnahme. Die Ausnahme ist jedoch die durchgängige Verschlüsselung der Daten bei der Verwendung von INHUBBER. So können Sie sicher sein, dass die Daten von Nutzer zu Nutzer durchgängig verschlüsselt werden und der Schutz der abgelegten Vertragsdaten zu jedem Zeitpunkt sichergestellt ist. Verträge zu digitalisieren wird so nicht nur sicher, sondern vor allem eines: ein Kinderspiel! Die Zeiten des Excel-Vertragsmanagements gehören damit der Vergangenheit an.

Durch das innovative Cloudsystem hilft INHUBBER dabei, Ihre Verträge und alle dazugehörigen Dokumente sicher in der Cloud zu speichern. Sie können Passagen des Vertrages freigeben, teilen und ganz einfach festlegen, wer wann und wo Zugriff auf welche Vertragsdaten haben soll. So können Sie Ihren Partnern gegenüber für die bei uns gespeicherten Daten absolute Sicherheit garantieren. Zudem sind unsere Cloud-Server nach ISO 27001 zertifiziert und somit auch DSGVO-konform.

Datensicherheit durch Blockchain-Technologie

Durch ihre Unveränderlichkeit ist die Blockchain-Technologie die ideale Möglichkeit, ein vertrauenswürdiges Protokoll zu führen und Ihre Daten zu schützen. Die INHUBBER-Blockchain protokolliert alle Vorgänge und Aktionen in Bezug auf die abgelegten Dokumente und Prozesse. Verknüpft mit einem Zeitstempel und bestätigt durch die Identität des Urhebers lässt sich so eindeutig nachvollziehen, wann welche Veränderungen an einem Vertrag vorgenommen wurden.

Den datenschutzrechtlichen Bedenken in Bezug auf die Privacy- und Löschproblematik der Blockchain im Sinne der DSGVO wird dabei Rechnung getragen, indem die INHUBBER-Blockchain keine originären Daten, sondern lediglich deren „Fingerprints“ enthält. So bleiben die ursprünglichen Daten geschützt und nur deren Prüfsummen werden in der Blockchain gespeichert, wodurch eine maximale Sicherheit und Konformität mit der DSGVO gewährleistet wird.

Datenanalyse

Fristen und Fristenmanagement
Fehler im Bereich des Fristenmanagements sind häufig sehr kostenintensiv. Fehler bezüglich des Fristenmanagements schlagen sich sofort in den Kosten nieder und sind aus diesem Grund unbedingt zu vermeiden. Überschneidungen von zu kündigenden Verträgen mit bereits angestoßenen Ausschreibungen können schnell zu einer doppelten Kostenbelastung führen, wenn beispielsweise die Kündigungsfristen der alten Verträge verpasst werden und sich so die Laufzeit des entsprechenden Vertrages verlängert. Mit dem digitalen Vertragsmanagement von INHUBBER und der darin implementierten Fristenkontrolle können Fehler vermieden und Mehrkosten in erheblichem Maße verhindert werden.

Das Vertragsmanagement von INHUBBER bietet nicht nur eine zentrale Stelle zum Ablegen und Speichern von Vertragsdaten, sondern analysiert auch die wichtigsten Informationen der gespeicherten Verträge in Sekunden. Die immer weiter fortschreitende Technologie der Künstlichen Intelligenz (KI) bietet erhebliche Möglichkeiten, die stetig weiterentwickelt werden und in naher Zukunft viele Analyseprozesse vollständig automatisieren werden. So lassen sich Fristen überwachen, die Einhaltung von vertraglichen Regelungen nachvollziehen und INHUBBER hilft Ihnen dabei, keine wesentlichen Informationen zu übersehen. Sie können sich jederzeit auf den wesentlichen Teil Ihrer Arbeit konzentrieren: Ihren Kunden!

Mit INHUBBER lassen sich Anfragen zeitnah und ohne langwieriges Suchen beantworten. Der Austausch mit dem Kunden rückt in den Vordergrund und zeitintensive Recherchen gehören der Vergangenheit an. Besonders in der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit ist eine zentrale und digitale Vertragsverwaltung ein entscheidender Vorteil und schont die Ressourcen von Unternehmen.

Die Gestaltung von Workflows
Mit INHUBBER lassen sich Workflows ganz auf die Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen. So können Prozesse entwickelt werden, die festlegen, welche Beteiligten wann unterschreiben oder genehmigen sollen. Dies ermöglicht es, Systemprozesse einzuhalten, ohne dass hierfür ein aufwendiges Controlling implementiert werden muss. Der Workflow gibt den Prozess vor und stellt sicher, dass die notwendigen Vertragsdaten immer dann zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden. Dadurch können Unternehmen effizienter arbeiten und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

INHUBBER als Vorteil für Unternehmen
Die Vorteile des Einsatzes von INHUBBER als vollständig digitale Dokumenten- und Verwaltungslösung zur Automatisierung der Vertragsverwaltung sind zahlreich und klar ersichtlich.

• Zeitersparnis: Mit INHUBBER können Sie von jedem Ort der Welt und zu jeder Zeit auf Ihre Vertragsdaten zugreifen. Das mühsame Durchsuchen von Aktenschränken und Ordnern entfällt, wodurch wertvolle Arbeitszeit eingespart wird.


• Optimierte Zusammenarbeit: Die digitale Plattform von INHUBBER erleichtert die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten. Jeder, der am Prozess beteiligt ist, kann problemlos auf die benötigten Daten zugreifen, was die Effizienz und Produktivität erhöht.


• Erhöhte Sicherheit: INHUBBER gewährleistet zu jedem Zeitpunkt des Prozesses die Sicherheit Ihrer Daten vor unbefugtem Zugriff. Die Plattform bietet eine detaillierte Zugriffsrechteverwaltung, die DSGVO-konform ist und somit höchste Sicherheitsstandards erfüllt.


• Automatisiertes Fristenmanagement: INHUBBER überwacht automatisch alle relevanten Fristen und erinnert Sie rechtzeitig an wichtige Termine. So vermeiden Sie kostspielige Fehler und Vertragsverlängerungen, die durch verpasste Fristen entstehen können.


• Integrierte eSignatur-Funktion: Mit INHUBBER können Verträge elektronisch und rechtsverbindlich unterschrieben werden. Dies beschleunigt den Vertragsabschluss und reduziert den Papieraufwand erheblich.


• Künstliche Intelligenz für Datenanalyse: Die KI-basierten Analysetools von INHUBBER ermöglichen eine schnelle und präzise Auswertung Ihrer Vertragsdaten. So erhalten Sie wertvolle Einblicke und können fundierte Entscheidungen treffen.


• Flexibilität und Mobilität: Egal ob im Homeoffice, im Außendienst oder im Büro – mit INHUBBER haben Sie immer und überall Zugriff auf Ihre Vertragsdaten. Dies unterstützt eine moderne und flexible Arbeitsweise.


• Umweltfreundlichkeit: Durch die Digitalisierung der Vertragsverwaltung reduzieren Sie den Papierverbrauch und tragen aktiv zum Umweltschutz bei.

INHUBBER – Die Lösung für digitale Vertragsverwaltung und eSignatur
INHUBBER ist die vollständige und umfassende digitale Dokumenten- und Verwaltungslösung zur Vertragsverwaltung. Enthalten sind integrierte eSignaturmöglichkeiten und die Einbindung von KI-Lösungen zur umfassenden Analyse der gespeicherten Daten.

Sichern Sie sich Ihren Vorteil in der täglichen Abwicklung von Vertragsprozessen und schonen Sie Ihre wichtigsten Ressourcen: Ihre Mitarbeiter!

Durch INHUBBER verfügen Sie über die Komplettlösung für die sichere Zusammenarbeit, die Verwaltung von Verträgen, die Analyse von Verträgen und deren Nachverfolgung. So lassen sich Zeit und Kosten einsparen, die für die nachhaltige Weiterentwicklung Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind. Lassen Sie sich von den Vorteilen von INHUBBER überzeugen und implementieren Sie Ihre persönliche Komplettlösung für das Verwalten von Vertragsdaten. Passen Sie INHUBBER auf Ihre persönlichen Bedürfnisse an und profitieren Sie von unserer Entwicklungserfahrung. Die Flexibilität des Systems ist Ihr Vorteil bei der täglichen Arbeit.

Sprechen Sie uns an und vereinbaren Sie einen Termin mit unseren Experten. Wir analysieren den Bedarf Ihres Unternehmens und entwickeln gemeinsam eine individuelle Lösung, die ganz auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Nutzen Sie unser Demo-System, um die Vorzüge einer digitalen Vertragsverwaltung, eines digitalen Unterschriftensystems und der Vertragsanalyse in der Praxis kennenzulernen.