INHUBBER hat sich  darauf spezialisiert, Verträge so zu verwalten, dass Prozesse systemeffizient gestaltet werden und  die Verträge eines Unternehmens zentral abgelegt werden können. Die Zugriffsrechte auf die  verschiedenen Datenebenen können dabei individuell angepasst werden und verhindern so, dass  ein unbefugter Zugriff auf Daten erfolgen kann. Im Zuge dessen stellen sich bezüglich der  Umsetzbarkeit verschiedene Herausforderungen auf welche im Einzelnen eingegangen werden  soll.

Die Herausforderungen einer modernen Vertragsverwaltung  

Die Herausforderungen im Bereich der Vertragsverwaltung lassen sich in sechs verschiedene  Teilbereiche untergliedern, die gleichzeitig so auch die Anforderungen an den Verwaltungsprozess  vorgeben und die Vorteile der von INHUBBER entwickelten digitalen Vertragsverwaltung  aufzeigen.

Die Lösung INHUBBER unterstützt Einkauf, Vertrieb und auch HR effizient im Bereich des  gesamten Vertragsmanagements. INHUBBER spielt seine Stärke dort aus, wo Vertragsdaten  anfallen, rechtsgültige digitale Unterschriften notwendig und Audit-Voraussetzungen zu erfüllen  sind. Die KI-basierte Software besticht durch ein optimales Management von Verträgen und rückt  alle wesentlichen Verpflichtungen, Fristen und Bedingungen im Zusammenhang mit Verträgen in  den Mittelpunkt. So behält INHUBBER den Überblick über sämtliche Verträge eines  Unternehmens, sodass Du schnell und effizient auf Nachfragen reagieren kannst und immer auf  dem aktuellen Stand des Vertragswesens innerhalb Deines Unternehmens bist.

Die Vertragsablage von INHUBBER  

Die Suche nach dem richtige Vertragsdokument  

Eine optimale Vertragsverwaltung folgt wie alle anderen Prozesse eines Unternehmens einer  klaren Zielsetzung: Effizienz! Ziel ist es, die Ressourcen ganz gleich in welchem Bereich eines  Unternehmens nachhaltig zu nutzen. Bezogen auf eine effiziente Vertragsverwaltung heißt diese  Ressource in erster Linie Zeit! Verwendet ein Mitarbeiter pro Tag 30 Minuten der Arbeitszeit auf die  Suche nach dem richtigen Vertrag, so summiert sich diese Ineffektivität über ein Jahr auf 15  Arbeitstage. Zeit, die bei der Suche nach dem richtigen Vertragsdokument verloren geht. Bei einer  Vielzahl an Mitarbeiter summiert sich diese Summe schnell auf und produziert vor allem eines:  Kosten!

Die Zugriffsmöglichkeit auf Vertragsdokumente  

Auch im Bereich des Zugriffs auf Vertragsdokumente geht es um Effizienz. Bei der dezentralen  Ablage von Vertragsdokumenten sind Verträge dem schnellen und zielgerichteten Zugriff  entzogen. Mitarbeiter anderer Abteilungen sind davon ebenso betroffen wie die Mitarbeiter, die im  Außendienst tätig sind. Die Ressource, die hier ebenso ins Gewicht fällt, ist wiederum Zeit!

In der Vertragsablage werden alle anfallenden Verträge eines Unternehmens gesammelt. Die  Verträge können je nach Anforderung nicht nur spezifisch abgelegt, sondern auch mit  entsprechenden Zugriffsrechten versehen werden. So lässt sich im Bedarfsfall nicht nur der  benötigte Vertrag schnell finden, sondern der Zugriff funktioniert von überall auf der Welt. Alles,  was hierfür benötigt wird, ist ein Internetzugang. Mit der Vertragsablage lassen sich Prozesse  effizient und sicher gestalten, damit Verträge dann zur Verfügung stehen, wenn sie benötigt  werden.

Das Unterschriften- Management  

Vertragsschluss unter Beteiligung mehrerer Parteien  

Eine dezentrale und nicht digitale Verwaltung von Vertragsdokumenten bedingt wiederum, dass  Verträge zum Unterschreiben des Vertrags umständlich hin- und her geschickt werden oder die  Parteien sich zur Unterzeichnung treffen müssen. Auch dieser Prozess erhöht, ganz gleich welche  der vorgenannten Verfahrensweisen zur Anwendung kommt, den Verbrauch einer Ressource: Zeit!  Da Zeit immer auch ein Kostenfaktor ist, ist die logische Konsequenz eines erhöhten Zeitfaktors  immer eine erhöhte Kostenstruktur, die aber vermieden werden kann.

Das Schlagwort lautet: Digitale Signatur. Sie spart Zeit und verkürzt die Spanne zwischen den  vertraglichen Vereinbarungen und der Unterzeichnung des Vertrages. Digitale Signaturen sind vor  allem im Bereich der Immobilienwirtschaft von herausragendem Interesse. Bei einer Vielzahl an  Verträgen, die in dieser Branche üblich sind, mutet der herkömmliche Weg des „Ausdruckens,  Unterschreibens und Einscannens“ nicht nur antiquiert, sondern auch umständlich.

Die Voraussetzungen beachten

Die Nutzung digitaler Signaturen an gesetzliche Voraussetzungen gebunden. So ist bei Festmieten  eine einfache oder fortgeschrittene digitale Unterschrift zulässig, während der Gesetzgeber bei  Verträgen mit vereinbarter Staffelmiete eine qualifizierte elektronische Signatur vorschreibt. Mit  INHUBBER lassen sich Verträge und Anlagen komfortabel und rechtssicher digital verarbeiten.  Dies schont nicht nur die Umwelt, sondern vor allen Dingen eine wichtige Ressource: Zeit! Lass  Deine Mietverträge digital unterschreiben! Die digitale Vertragsverwaltung von INHUBBER schafft  die Möglichkeiten dazu.

Sicherheit und Datenschutz  

Datenschutz und Aufbewahrungspflichten  

Auch gesetzliche Anforderungen spielen im Bereich der Vertragsverwaltung eine entscheidende  Rolle. Hier ergeben sich vor allem erhebliche Datenschutzanforderungen, die im Zuge eines  Vertragsmanagements unbedingt zu beachten sind, da Verstöße gegen Datenschutzrichtlinien  kostenintensive Bußgelder nach sich ziehen können. Daneben unterliegen viele Unternehmen auch gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die ebenfalls einzuhalten sind. Dies gestaltet sich bei  der dezentralen Verwaltung von Verträgen nahezu unmöglich, da jede Abteilung und jeder Kollege  eine eigene Art der Ablage und der Archivierung pflegt. Auch hier hilft die digitale  Vertragsverwaltung von INHUBBER dabei, ein einheitliches Vorgehen zu implementieren und mit  einer zentralen Verwaltung aller Vertragsdaten im Unternehmen die Fehleranfälligkeit erheblich zu  senken.

Immer wenn mit sensiblen Daten gearbeitet wird, stellt sich die Frage der Datensicherheit und des  Datenschutzes. Gerade bei der digitalen Verarbeitung von Verträgen, welche eine Vielzahl an  hochsensiblen persönlichen Daten enthalten, ist dieses Thema für eine vertrauensvolle  Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartner essenziell. Gerade auch im Hinblick auf eine  beabsichtigte Zertifizierung ist der Bereich der Datensicherheit von großer Bedeutung. Die  Nichterfüllung von Datenschutzanforderungen steht einer Zertifizierung diametral entgegen und  verhindert so den erfolgreichen Abschluss der Zertifizierung.

Die Cloud als sicherer Datenspeicher  

Die Fehleranfälligkeit einer dezentralen Vertragsverwaltung  

Unternehmen entwickeln sich weiter, expandieren und wachsen. Damit einhergehend nimmt die  Anzahl geschlossener Verträge stetig zu und was für die Versionsstände der einzelnen Verträge  ebenfalls gilt. Hier ist die Versionshistorie eines digitalen Vertragsmanagements von  entscheidender Bedeutung für die signifikante Reduktion der Fehleranfälligkeit. Denn proportional  zu dem Fortschritt der einzelnen Versionen wächst auch die mögliche Fehlerquote, wenn die  Vertragsverwaltung dezentral und analog erfolgt. Wie den vorstehenden Ausführungen entnommen  werden kann, wird so die Ressource Zeit in erheblichem Maße verbraucht und damit einhergehend  steigt auch das Kostenrisiko deutlich an. In diesem Bereich hilft die zentrale digitale und  abteilungsübergreifende Verwaltung des Vertragsdatenbestandes von INHUBBER Fehlerquellen  zu eliminieren und vor allem Kosten einzusparen.

Die verschiedenen Anbieter von Cloud-Speicher-Lösungen haben in den vergangenen Jahren  immer mehr an Bedeutung gewonnen. Hier ist INHUBBER insoweit keine Ausnahme. Die  Ausnahme ist jedoch die durchgängige Verschlüsselung der Daten bei der Verwendung von  INHUBBER. So kannst Du sicher sein, dass die Daten von Nutzer zu Nutzer durchgängig  verschlüsselt werden und der Schutz der abgelegten Vertragsdaten zu jedem Zeitpunkt  sichergestellt ist. Verträge digitalisieren wird so nicht nur sicher, sondern vor allem eines: Ein  Kinderspiel! Die Zeiten des Excel Vertragsmanagement gehören so der Vergangenheit an.

Durch das innovative Cloudsystem hilft INHUBBER dabei, Deine Verträge und alle dazugehörigen  Dokumente sicher in der Cloud zu speichern. Du kannst Passagen des Vertrages freigeben, teilen  und ganz einfach festlegen, wer wann und wo Zugriff auf welche Vertragsdaten haben soll. So  kannst Du für die bei Dir gespeicherten Daten absolute Sicherheit garantieren. Zudem sind unsere  Cloud-Server zertifiziert nach ISO 27001 und somit auch DSGVO complaint.

Datensicherheit durch Blockchain-Technologie  

Durch ihre Unveränderlichkeit ist die Blockchain-Technologie die ideale Möglichkeit, ein  vertrauenswürdiges Protokoll zu führen und Deine Daten zu schützen. Die INHUBBER-Blockchain  protokolliert alle Vorgänge und Aktionen in Bezug auf die abgelegten Dokumente und Prozesse.  Verknüpft mit einem Zeitstempel und bestätigt durch die Identität des Urhebers lässt sich so  eindeutig nachvollziehen, wann welche Veränderung an einem Vertrag vorgenommen wurden.

Den datenschutzrechtlichen Bedenken in Bezug auf die Privacy- und Löschproblematik der  Blockchain im Sinne der DSGVO wird dabei Rechnung getragen, indem die INHUBBER Blockchain keine originären Daten, sondern lediglich deren „Fingerprints“ enthält.

Datenanalyse  

Fristen und Fristenmanagement  

Fehler im Bereich des Fristenmanagements sind häufig sehr kostenintensiv. Fehler bezüglich des  Fristenmanagements schlagen sich sofort in den Kosten nieder und sind aus diesem Grund  unbedingt zu vermeiden. Hier können Überschneidungen von zu kündigenden Verträgen mit  bereits angestoßenen Ausschreibungen schnell zu einer doppelten Kostenbelastung führen, wenn  beispielsweise die Kündigungsfristen der alten Verträge verpasst werden und sich so die Laufzeit  des entsprechenden Vertrages verlängert. Hier können mit dem digitalen Vertragsmanagement  von INHUBBER und der darin implementierten Fristenkontrolle Fehler vermieden und Mehrkosten  in erheblichem Maße verhindert werden.

Das Vertragsmanagement von INHUBBER gibt Vertragsdaten nicht nur eine zentrale Stelle zum  Ablegen und Speichern, sondern analysiert auch die wichtigsten Informationen der gespeicherten  Verträge in Sekunden. Die immer weiter fortschreitende Technologie der Künstlichen Intelligenz  (KI) bietet erhebliche Möglichkeiten, die stetig weiterentwickelt werden und die in naher Zukunft  viele Analyseprozesse vollständig automatisieren werden. So lassen sich Fristen überwachen, die  Einhaltung von vertraglichen Regelungen nachvollziehen und INHUBBER hilft Dir dabei, keine  wesentlichen Informationen zu übersehen. Du kannst dich zu jederzeit auf den wesentlichen Teil  Deiner Arbeit konzentrieren: Deinen Kunden!

Mit INHUBBER lassen sich Anfragen zeitnah und ohne langwieriges Suchen beantworten. Der  Austausch mit dem Kunden rückt in den Vordergrund und zeitintensive Recherchen gehören der  Vergangenheit an. Gerade in der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit ist eine zentrale und  digitale Vertragsverwaltung ein entscheidender Vorteil und schon Ressourcen von Unternehmen.

Die Gestaltung von Workflows  

Die Workflows lassen sich ganz auf die Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen. So lassen  sich Prozesse entwickeln, welche Beteiligten wann unterschreiben oder genehmigen sollen. So  können Systemprozesse eingehalten werden, ohne dass hierfür ein aufwendiges Controlling  implementiert werden muss. Der Workflow gibt den Prozess vor und stellt sicher, dass immer dann  die notwendigen Vertragsdaten zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden.

INHUBBER als Vorteil von Unternehmen  

Wenn man die dargestellten Vorteile des Einsatzes von INHUBBER zusammenfasst, so liegen die  Vorteile des Einsatzes von INHUBBER als vollständig digitale Dokumenten- und  Verwaltungslösung zur Automatisierung der Vertragsverwaltung auf der Hand.

Die digitale Vertragsverwaltung spart Zeit. Von jedem Ort dieser Welt zu jedem gewünschten  Zeitpunkt kannst Du auf die benötigten Daten zugreifen. Das Durchsuchen von Aktenschränken  und Ordnern entfällt und gehört der Vergangenheit an.

Die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten eines Prozesses vereinfacht sich deutlich und  jeder der am Prozess beteiligt ist kann auf die benötigten Daten problemlos zugreifen.

Zu jedem Zeitpunkt des Prozesses sind die verwendeten Daten vor unbefugten Zugriffen  sicher. Die Vergabe von Zugriffsrechten ist für einen reibungslosen Prozess elementar und  verlangt zu dem die DSGVO- Konformität.

Flexibilität ist der Vorteil jeden Prozesses. Ganz gleich, ob Homeoffice, Außendienst oder Büro,  der flexible Zugriff auf die benötigten Daten ist immer gewährleistet. So leitet INHUBBER letztlich

auch einen wichtigen Beitrag zu einer familienfreundlichen Personalpolitik, denn auch von  Zuhause ist der sichere Zugriff kein Problem.

Du schaffst optimale Arbeitsbedingungen und Excel Vorlagen zur Vertragsverwaltung, das  mühsame Durchsuchen großer Ordnerstrukturen und die Durchforstung von physischen  Aktenordnern gehören von nun an der Vergangenheit an. Die Teamarbeit lässt sich durch diese  neu geschaffenen Arbeitsbedingungen auf ein ganz neues Niveau bringen und steigert die  Produktivität Deiner Unternehmensprozesse.

INHUBBER – Die Lösung für digitale Vertragsverwaltung und eSignatur 

INHUBBER ist die vollständige und umfassende digitale Dokument- und Verwaltungslösung zur  Vertragsverwaltung. Enthalten sind integrierte e-Signaturmöglichkeiten und die Einbindung von KI Lösungen zur umfassenden Analyse der gespeicherten Daten.

Sicher Dir deinen Vorteil in der täglichen Abwicklung von Vertragsprozessen und schone Deine  wichtigsten Ressourcen: Die Mitarbeiter!  

Durch INHUBBER verfügst Du über die Komplettlösung für die sichere Zusammenarbeit, für die  Verwaltung von Verträgen, die Analyse von Verträgen und deren Nachverfolgung. So lassen sich  Zeit und Kosten einsparen, die für die nachhaltige Weiterentwicklung Deines Unternehmens von  entscheidender Bedeutung sind. Lass Dich von den Vorteilen von INHUBBER überzeugen und  implementiere Deine persönliche Komplettlösung für das Verwalten von Vertragsdaten. Pass  INHUBBER auf Deine persönlichen Bedürfnisse an und profitiere von unserer  Entwicklungserfahrung. Die Flexibilität des Systems ist Dein Vorteil bei der täglichen Arbeit.

Sprich uns an und vereinbare einen Termin mit unseren Experten. Wir analysieren den Bedarf  Deines Unternehmens und entwickeln gemeinsam eine individuelle Lösung, die ganz auf deine  Bedürfnisse zugeschnitten ist. Nutze unser Demo-System, um die Vorzüge einer digitalen  Vertragsverwaltung, eines digitalen Unterschriftensystems und der Vertragsanalyse in der Praxis  kennen zu lernen.