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Digitale Signatur und der Immobilienmarkt

Die digitale Unterschrift spart Zeit. Sie verkürzt die Zeit zwischen der Vereinbarung der Mietvertragsbedingungen und der tatsächlichen Unterzeichnung des Mietvertrags. Elektronische Signaturen sind nicht nur eine gute Lösung, sie sind auch eine absolut sichere Möglichkeit den Vertrag zu unterzeichnen, denn die Prozesse werden von INHUBBER 100% kontrolliert. Bei Festmieten ist eine einfache oder fortgeschrittene digitale Unterschrift zulässig. Für Verträge mit Staffelmieten schreibt das Gesetz jedoch eine qualifizierte elektronische Signatur vor, die zur Zeit noch mit sehr hohen Kosten verbunden ist.

Nutzen Sie die digitale Signatur bei der Vermietung von Wohnungen oder Gewerbeimmobilien an Privat- oder Firmenkunden. Sicher sind Sie unserer Meinung: “Ausdrucken, unterschreiben und scannen“ ist lästig und man kann es besser machen. Deshalb ersetzt digitales Vertragsmanagement jetzt die Papierstapel auf dem Schreibtisch. Mit INHUBBER können Sie ihre Verträge und Anlagen einfach und rechtssicher digital verarbeiten, Ressourcen sparen und dabei auch noch etwas gutes für die Umwelt tun.

Heutiger Stand bei vielen Vermietern

Ein möglicher Mieter  interessiert sich für eine Wohnung oder ein Firmenkunde für eine Gewerbeimmobilie. Der Mieter nimmt Kontakt auf und wird im nächsten Schritt befragt. Danach wird er die Immobilie besichtigen. Im Laufe des Gesprächs lassen Sie sich dann seinen Personalausweis geben, schreiben die notwendigen Daten ab, und verweisen darauf dass Sie sich bei ihm melden.

So könnte es mit der digitalen Signatur von INHUBBER zukünftig ablaufen:

Ein Kunde bekundet Interesse an einer Wohnung und erhält dann eine Aufforderung zu einer Selbstauskunft. Der Vermieter erhält die Information und entscheidet wann eine Besichtigung durchgeführt werden kann. Nach positiver Besichtigung gibt der Mitarbeiter der Vertragsabteilung den Auftrag den Vertrag in den digitalen Workflow des Kunden anzufügen, mit den vorher vom Kunden generierten Daten. Der neue Mieter unterschreibt digital mittels seiner digitalen Signatur, das alles kostet den Mieter nichts und durchgängig digital. Nach der Unterschrift bekommt die Buchhaltung die Info die SEPA Einzugsermächtigung einzuholen, ebenfalls über den Workflow, Kautionsregularien können im Prozess individuell festgelegt werden. Am Ende des digitalen Prozess erhält der Hausmeister die Aufgabe die Wohnung an den Mieter zu übergeben und übermittelt das digitale Übergabeprotokoll. All das kann der Mieter überall mittels einem Tablet welches der Vermieter ihm vorlegt oder seinem Handy oder PC ausfüllen. Abschließend werden der Vertragsteile rechtssicher elektronisch “unterschrieben”, nach dem gültigen elDAS Gesetz. Dieser Vorgang spart ihnen viel Zeit und Umstände und kostet den Kunden nichts!

INHUBBER garantiert Ihnen, dass die Daten im Nachhinein nicht mehr verändert werden können! Wir Ihnen eine hochsichere und cloudbasierte Lösung, in einem deutschen Rechenzentrum, und mit den erforderlichen Sicherheitszertifizierungen an. Das bedeutet für Ihr Unternehmen maximale Sicherheit und DSGVO Konformität. 

Der Vermieter hat ausserdem die Möglichkeit zu sehen, wann und wie oft der potentielle Mieter den Vertrag geöffnet hat, bis er ihn unterzeichnet hat. Hier könnte definiert werden, dass nach 3 Tagen nochmals eine automatische Aufforderung versendet wird, den Vertrag zu unterzeichnen.

INHUBBER bietet künstliche Intelligenz für Ihre Mietverträge

INHUBBER’s künstliche Intelligenz kann automatisch Informationen aus Verträgen erkennen und herausstellen wie zb. Fristen und Kündigungstermine. Sie vermeiden ggf. Übertragungsfehler und die Prozesskosten können stark reduziert werden, da die Mitarbeiter für das Erstellen, Versenden, Nachverfolgen, Zusammenführen und Handling von Dokumenten Zeit benötigen. So können sich ihre Mitarbeiter auf das konzentrieren was wirklich wichtig ist, den Kunden.

Hard- und Software

Oft scheitern Neueinführungen an organisatorischen Hürden, wie der Installation von neuer Software oder aber den Kauf von diversen Hardwarekomponenten. Dies ist bei unserer Lösung nicht nötig! INHUBBER bietet eine sofort verfügbare Lösung an! Egal ob vom Handy oder dem PC, man kann sofort loslegen.

Digitaler Mietvertrag ein weiterer Schritt auf dem Weg zur vollständigen, digitalen Vermietung

Die Digitalisierung der Prozesse im Immobiliengewerbe ist in den vergangenen Jahren stark vorangeschritten und hat zu schnelleren und komfortableren Arbeitsprozessen bei Bestandshaltern und Immobilienverwaltern geführt. Auch der Vermietungsprozess ist bei den meisten Wohnungsunternehmen bereits eingehend digitalisiert – jedoch meistens nicht durchgängig.

Während Arbeitsschritte wie das Vermarkten der Wohnung, das Koordinieren von Besichtigungsterminen sowie die Kommunikation mit den Interessenten bereits häufig digital ablaufen, so wird der Mietvertrag bisher auf dem traditionellen Weg geschlossen. Zwar ist der digitale Vertragsabschluss die logische Fortführung eines digitalen und effizienten Vermietungsprozesses, doch waren es rechtliche Hürden, die den Einsatz einer elektronischen Signatur für den Mietvertrag verhinderten. 

Die handschriftliche Unterschrift unter einem Mietvertrag ist schnell erledigt, jedoch bindet die Vertragsvorbereitung und Terminkoordination wertvolle Personalressourcen. Auch für den Termin der Vertragsunterzeichnung selbst muss der zuständige Mitarbeiter mindestens 30 Minuten seiner Zeit blocken. So greifen schon heute einige Vermieter zum Postversand, um ihren Aufwand zu minimieren. Jedoch birgt auch der Postversand seine Tücken.

Einerseits besteht das Risiko des Vertrags Widerrufs, da es ein Fernabsatzgeschäft sein kann. Andererseits dauert der Prozess in der Regel 11 bis 14 Tage – von der Erstellung des Mietvertrags, über die Signatur mehrerer Parteien bis hin zur Archivierung. 

Rechtlichen Hürden

Die Vorteile der digitalen Signatur von Mietverträgen sind eindeutig, jedoch haben rechtliche Probleme den Einsatz bisher verhindert. Zwar brauchen Mietverträge per Gesetz nicht der Schriftform und sind somit mit einer einfachen elektronischen Signatur bereits rechtsbindend. Dies wäre zum Beispiel der Fall, wenn der Vertrag als PDF versandt wird und der Mieter seine Signatur als Bild einfügt. Jedoch hält diese einfache elektronische Signatur vor Gericht in der Regel nicht als Beweismittel stand.

Um ein der handschriftlichen Unterschrift vergleichbares Sicherheitsniveau zu erlangen, ist eine sogenannte fortgeschrittene elektronische Signatur notwendig wie sie INHUBBER bietet. Diese führt zu einer Beweislastumkehr und, wenn Sie mit einem starken Identifizierungsverfahren verbunden ist, stellt die fortgeschrittene elektronische Signatur ein sicheres Beweismittel dar.

Eine elektronische Signatur kann den Signaturprozess auf wenige Stunden reduzieren. Gleichzeitig werden Druck- und Portokosten gespart und auch noch die Umwelt geschont. Besonders für die Vermieter  bietet die elektronische Signatur Vorteile. Hier entfallen die Druckkosten und das vollständig digitale Dokument kann ohne Scan in optimaler Qualität digital archiviert werden.

Der rechtssichere digitale Mietvertrag mit INHUBBER

Die digitale Mietvertragssignatur von INHUBBER hat diese rechtlichen Hürden erfolgreich überwunden und stellt eine rechtssichere elektronische Signatur für Mietverträge dar.

Einfache Nutzung

Auf Vermieterseite wurde höchste Priorität auf eine einfache Nutzung ohne zusätzliche Logins gelegt. Sobald alle Mieter den Vertrag unterschrieben haben, erhalten die Zeichnungsberechtigten eine E-Mail mit der Aufforderung zur Signatur. Der Prozess kann per Klick aus der E-Mail gestartet werden und benötigt auch keine Identifizierung. Auf Wunsch können Vermieter auch einstellen, dass sie vor den Mietern signieren wollen. Nachdem jede Partei unterschrieben hat, wird das fertige Vertragsdokument per E-Mail-Link an alle Unterzeichner versandt.

Integration in bestehende Infrastruktur

Aufgebaut ist die digitale Mietvertragssignatur von INHUBBER als unabhängiges Modul, so dass auch Vermieter, die nicht die INHUBBER Software im Einsatz haben bzw. nie damit in Kontakt waren, den digitalen Mietvertrag nutzen können. Die Signaturplattform von Inhubber stellt keine Vertragsvorlagen bereit, sondern ermöglicht es dem Vermieter seine eigenen Verträge hochzuladen und digital zu signieren und signieren zu lassen.

Mit INHUBBER ist es nun möglich, den  Vermietungsprozess end-to-end digital verschlüsselt abzubilden, ohne Abstriche bei der Rechtssicherheit hinnehmen zu müssen.

Sichere, schnelle und einfache digitale Vertragsunterzeichnungen mit Hilfe der Blockchain-Technologie erleichtern fortan Ihren Arbeits-Alltag. Unabhängig vom Dateiformat gewährleistet die Blockchain-Technologie maximale Revisionssicherheit und Transparenz während des kompletten Signaturprozesses. Zeichnen Sie beliebig viele Verträge und behalten immer den Überblick, da jede Vertragsänderung vollautomatisiert dokumentiert wird.

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