Wir machen’s einfach einfach.

Mehr Umsatz ist nicht alles… 

Die Baubranche ist in der Regel eine sattelfeste Branche. Natürlich machen Konjunkturschwankungen auch hier nicht halt. Dennoch funktioniert die Branche klassisch und stabil als auch weitgehend nicht digital. Doch in der Corona-Krise, vor allem während des Lockdowns, waren persönliche Treffen schwierig.  

Mit entsprechenden Schutzmaßnahmen standen die Baustellen dennoch nicht still. Ob nun Schutzmaßnahmen vor Ort auf der Baustelle, oder Maßnahmen welche die unternehmensinternen Prozesse digitalisierten, um sich auf die neuen Regelungen während des Lockdowns einzustellen. Beides ermöglicht ein effizientes Fortführen der Projekte. Gemäß des Digitalisierungsindexes Mittelstand 2020/2021. Der digitale Status quo im deutschen Baugewerbe, erhoben von techconsult im Auftrag der Deutschen Telekom hätten 46 Prozent der Befragten Bauunternehmen kurzfristig reagiert und ihr Geschäftsmodell, beziehungsweise die Produkte und Services aufgrund der Pandemie angepasst.

Wegen Corona hätten demnach 37 Prozent der Befragten Bauunternehmen kurzfristig betriebsrelevante bzw. wichtige Prozesse digitalisiert. Demgegenüber hätten 95 Prozent der Digital Leader des Baugewerbes bestätigt, dass sie durch digitale Lösungen schnell und flexibel auf die Krise hätten reagieren können. Die Studie zeigt, dass das Verständnis für eine Digitalisierung von Prozessen des eigenen Unternehmens innerhalb der Branche angekommen ist, um damit nicht nur mehr Umsatz zu generieren, sondern auch krisenfester aufgestellt zu sein. 

Digitalisierung schafft Chancen 

Unternehmen, die sich verstärkt digital aufstellen, verbessern ihre Kommunikation mit Lieferanten, Partnern und Kunden, in dem sie in die digitalen Prozesse des Unternehmens eingebunden werden. Das bestätigt ebenfalls die Studie im Auftrag der Telekom: 

• 88 Prozent verbessern Geschäftsprozesse, 
• 85 Prozent sparen Zeit und 
• 72 Prozent reduzieren Kosten. 

Bereits 24 Prozent der Bauunternehmen verwalten zudem die Baustellen digital, weitere 34 Prozent wollen folgen. Weiterhin führt die Studie aus, dass damit alle Daten – von der Planung und Organisation über Struktur und Ausführung bis hin zu Baufortschritt und Mängelanzeigen – digital erfasst und hinterlegt und damit für alle Projektbeteiligten jederzeit greifbar seien. Dank eines digitalen Baustellenmanagements gewinne der gesamte Bauprozess an Qualität.  

Die Folge: 

• 92 Prozent registrieren eine erhöhte Qualität 
• 96 Prozent halten Termine besser ein 
• 90 Prozent sparen Zeit und 
• 85 Prozent minimieren Fehler 

Mit der cloudbasierten Anwendung INHUBBER ist es möglich, diese Prozesse digital abzubilden. 

Im Folgenden werden wir uns praxisnah einen möglichen digitalisierten Prozess mit INHUBBER für den Neubau und die Bestandsverwaltung ansehen.  

Neubau digital erleben 

Selbstverständlich gibt es unzählige Dokumente, die bei einem Bau zu berücksichtigen sind. Das sind u. a. Planungsdokumente wie Gebäudeentwürfe und Grundrisse, verwaltungsrechtliche Dokumente wie Baugenehmigungen und Auflassungsvormerkungen oder auch Unterlagen zum Grundstück wie Bodengutachten. INHUBBER organisiert all die Dokumente und legt sie rechtssicher ab. Wir beleuchten im nächsten Schritt genauer wie INHUBBER uns die Koordination der Gewerke erleichtert: 

Vorlagen auf der Plattform erleichtern die Erstellung von Angeboten oder Auftragsbestätigungen. Gemeinsame Arbeitsbereiche sogenannte „Workspaces“ ermöglichen das Teilen der Dokumente mit den Vertragspartnern. Sind sich Auftraggeber und Auftragnehmer einig, kann der Vertrag aus der Plattform heraus rechtssicher, digital unterzeichnet werden. 

Alle Verträge, Nachträge, Mängelanzeigen  als auch weitere Dokumente, wie Abschlagsrechnungen werden dem entsprechenden Auftraggeber oder Auftragnehmer (je nach Sichtweise) via Labeling automatisch zugeordnet, so dass das Nachdenken über die richtige Dokumentenablage entfällt. Das Dokument wird hochgeladen und mit dem entsprechenden Label versehen. Um es plastischer zu gestalten: Es gibt ein Angebot der „Meyer Meister KG“. Das Angebot wurde auf der Plattform INHUBBER erstellt. Alle Beteiligten unterzeichen direkt auf der Plattform das Angebot. Das Angebot erhält das Label „Meyer Meister KG“. Der zugehörige Vertrag wird diesem Label via künstlicher Intelligenz automatisch zugewiesen.

Läuft automatisch…

Alle weiteren Dokumente der „Meyer Meister KG“, die auf diese Plattform geladen werden, werden ebenfalls dem entsprechenden Label zugeordnet. Zusätzliche Filter können entsprechend angelegt und zu sortiert werden (z. B. Vertrag, Nachträge, Abschlagsrechnungen, Mängelanzeigen). Damit kann sich der Nutzende entweder alle Verträge der „Meyer Meister KG“ anzeigen lassen oder nur die Nachträge oder Abschlagsrechnungen. Das Thema “Label” greifen wir, im Rahmen der Immobilienverwaltung, in einem separaten Blogbeitrag dezidierter auf. 

Die Corona-Krise hat gezeigt, dass schnelles Reagieren wichtig ist. Eine erfolgreiche Verhandlung führt zu einem schnellen Abschluss und zu Zeitnahmen Baubeginn. Besonders brisant wird es, wenn zu einer weltweiten Krise auch ein Materialmangel in der Branche dazu kommt. Wie z. B. das Holz, welches derzeit knapp ist. Da können Postwege entscheidend sein. Mit einer rechtssicheren digitalen Signatur können Vertragspartner sogar just-in-time unterzeichnen und damit den Dealflow am Laufen halten. Wird ein digitales Vertragsmanagement eingesetzt in dem Lieferanten, Partner oder Kunden eingebunden werden, sorgt das nicht nur für einen reibungslosen Geschäftsablauf, sondern auch für Zufriedenheit. Dies bestätigt auch die Studie im Auftrag der Deutschen Telekom. Rund 86 Prozent der Befragten sprächen von zufriedenen Partnern und Kunden, aufgrund beschleunigter Entscheidungsverfahren. 

Bestandsverwaltung kann so einfach sein 

Jedes Immobilienunternehmen hat häufig auch einen Bestand. Die Stammakte bündelt zu jeder Immobilie die Informationen. Diese umfasst Informationen zur Immobilie und zur Objektgesellschaft. Zur Immobilie können das u. a. Unterlagen wie der Kaufvertrag, Lageplan, Grundriss und Vertrag der Hausverwaltung sein. Zur Objektgesellschaft gehören u. a. Dokumente wie der Gesellschaftervertrag, die Handelsregisteranmeldung oder auch Steuerbescheide. 

Die Stammakte muss klassisch analog, oder auch digital vollständig und gepflegt sein. Auch eine gute digitale Ablage ist nur so gut, wie sie ordentlich nachgehalten wird. Hier setzt wiederum INHUBBER an. Die Dokumente werden ebenfalls mit einem entsprechenden Label versehen und können damit flexibel angezeigt werden. Sofern verschiedene Mitarbeitende Zugriff auf die Unterlagen haben sollen, kann dies mittels eines eingerichteten Workspaces auf INHUBBER geschehen. Der Workspace eint das kollaborierende Arbeiten untereinander, ohne dass lange nach entsprechenden Unterlagen gesucht werden muss.

Auch hier hat die Studie im Auftrag der Telekom ermittelt, dass 87 Prozent effizienter und produktiver arbeiten würden. Ein digitales, flexibles und kollaborierendes Vertragsmanagement ermöglicht genau dies. Zufriedenheit zwischen Partnern und Lieferanten als auch den Mitarbeitenden im Unternehmen. Die Workspaces bieten Raum für gemeinsames Arbeiten und einen geschützten Bereich. Geschützt deshalb, weil jede Transaktion, jede Aktion eines Workspace-Nutzers in der Blockchain festgeschrieben wird. Dies ermöglicht, dass genau nachvollzogen werden kann, welche Person was gemacht hat. Wer hat einen Vertrag herunter- oder hochgeladen? Wer hat eine Excel oder JPG Datei signiert? All diese Handlungen lassen sich transparent nachverfolgen. 

Und was nehmen wir mit? Ein Fazit 

Gerade die Krise hat gezeigt, dass Digitalisierung nicht „nice to have“, sondern Pflicht für jedes Unternehmen ist. Digitalisierte Prozesse im Unternehmen sorgen nicht nur für Effizienz und einen schnelleren Entscheidungsprozess, sondern lassen durch das schnelle Reagieren eine Umsatzsteigerung erwarten. Laut Telekom-Studie gehen 74 Prozent der Befragten Unternehmen von einer Umsatzsteigerung um durchschnittlich 14 Prozent aus. 

Die Software as a Service (SaaS) Lösung INHUBBER ermöglicht Unternehmen einen schnellen und einfachen Einstieg in die digitale Welt. INHUBBER ist cloudbasiert und sichert alle Dokumente über die Blockchain ab. Das heißt, die Verträge können ohne entsprechenden Blockchain Schlüssel (Hash-Wert) nicht gelesen werden. Das Unternehmen und der Nutzende bestimmt, wer Zugriff auf den Vertrag hat und was die Person mit diesem Vertrag machen kann (Lese-, oder Schreib-, Unterschriftenrechte). Die Datenhoheit liegt damit vollständig im Unternehmen. Selbstverständlich können die Verträge geteilt werden. In der Blockchain wird dabei jede Aktion nachvollziehbar und nicht manipulierbar festgehalten. Damit ist INHUBBER vollständig DSGVO-konform.

Technologie der Zukunft!

Gemäß der Telekom-Studie haben 38 Prozent der Unternehmen geplant, in diese Technologie zu investieren. Die rechtssichere digitale Unterschrift flankiert das über Label organisierte Vertragsmanagement und ermöglicht zeitnahe Unterschriften ohne Druck und Postweg. Die Workspaces erlauben das gemeinsame Portfolio-Management der Mitarbeitenden, ohne das Unterlagen jemals wieder gesucht werden müssen. Der einzige Schritt ist, das Hochladen auf die Plattform. An Bord ist ebenfalls eine künstliche Intelligenz und ermöglicht das effektive Managen von Verträgen. Dazu gehen wir in einem unserer kommenden Blogbeiträge zum Thema Dealflow – So geht einfache Due Diligence heute näher ein, indem wir uns vor allem dem Share Deal widmen. Wir unterstützen dich bei der Digitalisierung! 

Gerne stehen wir dir für eine Beratung und eine Live-Demo zur Verfügung. Selbstverständlich gibt es auch einen kostenlosen Testzeitraum. Schreib uns an, wir freuen uns auf deine Nachricht! 

​​Was ist Digitalisierung? Können Unternehmen nicht auf ein digitales Vertragsmanagement-Tool zurückgreifen, arbeiten sie womöglich mit manuellen und zeitaufwendigen Datenmanagement- und Dokumentationsprozessen: 

• Wiederholte Dateneingabe
• Manuelle Erfassung großer Mengen von Bestellungen
• Langer Prozessablauf im Rahmen der Vertragserstellung
• Verzögerte Freigabe durch einen komplizierten Unterschriftenvorgang
• Manuelle Vertragsanpassung und entsprechende Nachbearbeitung, um die aktuellen Konditionen einzupflegen u. a. aufgrund einer Kostenerhöhung bei jeder zweiten oder dritten Bestellung beim Lieferanten

Kommt dir das Hamsterrad bekannt vor? Lass uns gemeinsam aktiv werden! Wir erörtern 6 wichtige Themenfelder, die du im Fokus haben solltest und geben dir praktische Digitalisierungstipps, damit sich dein Team auf die Kernaufgaben konzentrieren kann. 

Tipp 1: Achte auf ein flexibles Vertragsmanagement mit simplem Tracking | Digitalisierung Deutschland

Die Dokumentation von Bestellungen und Verträgen ist in der Regel ein Problem für viele kleine, mittlere oder große Organisationen. Ein digitales Vertragsmanagementsystem ermöglicht es, alle Verträge an einem Ort aufzubewahren und bietet damit einen zentralen Ort, in dem alle Verträge kategorien- und lieferantenspezifisch mit einfachem Zugriff gespeichert werden können.  

Das automatisierte Vertragssystem von INHUBBER bietet einen zentralen Speicherort für Verträge, an dem von jedem Ort aus schnell auf die Verträge zugegriffen werden kann.  

Tipp 2: Eliminiere komplizierte und langwierige Genehmigungsflüsse | Einkaufsabteilung der Unternehmen

Fehlen Rahmenbeschaffungsverträge werden für größere Bestellungen spezifische Anforderungsprofile erstellt, und jedes Anforderungsprofil durchläuft stets den gleichen Genehmigungsablauf. Dieser zeitintensive Abstimmungsprozess führt ebenfalls zu aufwendigem Nachfassen innerhalb des Genehmigungsablaufes. Häufige Folgen daraus sind unnötige Bestellverzögerungen, eine aufwendige physische Dokumentation des Genehmigungsablaufs und schlussendlich Mahnungen wegen zu langer Prozessschleifen.  

Dieser hohe manuelle Aufwand kann durch die einfache Prozessautomatisierung ersetzt werden. Es ist nicht mehr notwendig, eine große Anzahl von Bestellungen auszuführen, da für jeden Lieferanten ein konsolidierter Vertrag existiert. Der Genehmigungsfluss ist gestrafft, da die Kompetenzen klar geregelt sind. Mit einem Klick können Verträge überprüft, genehmigt und unterschrieben werden. Das System stellt Vorgesetzten eine Historie zur Verfügung, so dass die Daten in sekundenschnelle selbst überprüft werden können.  

Tipp 3: Befreie deinen Schreibtisch von Papier und atme auf | Definition Digitalisierung

Physische Verträge erfordern zahlreiche und zeitintensive, papiergebundene Aktivitäten. Ein Vertrag wird gedruckt, unterzeichnet und wieder gescannt; im schlimmsten Fall vorher noch mit einem Barcode versehen. Die hohen Opportunitätskosten haben einen starken Einfluss auf die Unternehmensleistung. Eine Automatisierung nach DSGVO ermöglicht es, eine papierlose Umgebung im Unternehmen einzuführen. Zeitgleich kann eine entsprechende Vertragsverwaltungssoftware den Anforderungen an die gesetzliche Aufbewahrungsfrist Rechnung tragen. Der gute Nebeneffekt? Du schonst die Umwelt durch die Reduzierung der Kohlendioxidemissionen.  

Das Ziel von INHUBBER ist es, ein elektronisches Vertragsmanagementsystem zu implementieren, damit Organisationen und Unternehmen künftig papierlos arbeiten können, um die Umwelt durch unnötige Rodung von Wäldern zu schützen. 

Tipp 4: Kosten runter? Sichere dir deinen Wettbewerbsvorteil 

Automatisierung spart häufig Geld; die Kosten für Geschäftsprozesse lassen sich im Durchschnitt um 25 % bis 40 % senken. Automatisierung hilft Unternehmen, die entsprechenden Workflows zu verbessern, sorgt für eine höhere Produktivität und schlussendlich für eine Reduzierung der Gemein- und Opportunitätskosten durch Wegfall von unnötigem Ausdrucken, einscannen und ablegen.  

Die Covid-19-Pandemie hat die Weltwirtschaft schwer getroffen. Sie sorgte für einen Preisanstieg von Waren. Die Havarie der Ever Given im März 2021 blockierte mehrere Tage den Suezkanal und sorgte so ebenfalls für Lieferengpässe und Preissteigerungen durch Verknappung. Eine Beschaffungs-Kontaktautomatisierung bewahrt dich vor höheren Material-Stückpreisen, da mithilfe einer intelligenten Vertragsmanagementsoftware kombiniert mit einer rechtssicheren digitalen Signatur, Verträge just-in-time weltweit abgeschlossen werden können. Die schnelle Reaktionszeit ist ein klarer Wettbewerbsvorteil.  

INHUBBER verdeutlicht, dass ein Unternehmen mit dem Vertragsmanagement-System von INHUBBER effektiv bis zu 50 % der Kosten für das Vertragsmanagement und bis zu 10 % der jährlichen Gesamtausgaben einsparen kann. 

Tipp 5: Eine entsprechende Software sollte höchste Sicherheit und Transparenz gewährleisten 

Physische Verträge sind häufig für viele Personen innerhalb eines Unternehmens leicht zugänglich. Ebenso können alle Informationen leicht ohne Nachweis aus dem Unternehmen entfernt werden. Ursache hierfür ist die übermäßige Papierflut gepaart mit aufwendigen Vertragsablage -Managementprozessen und der Abhängigkeit menschlicher Fehleranfälligkeit.  

INHUBBER bietet deiner Organisation ein sicheres und transparentes, elektronisches Dokument in Form eines digitalen Vertrags. Alle Daten und jede Kommunikation sind Ende-zu-Ende verschlüsselt. Es besteht ein jederzeit sicherer Zugang über die Zwei-Faktor-Authentifizierung und gehostet wird auf deutschen Servern, zertifiziert nach ISO 27001. Du bestimmst, wer, wann, wie lange Zugriff auf ein Dokument hat. 

Tipp 6: Erleichtere den Dealflow mit der digitalen Unterschrift | Förderung Digitalisierung

Du kennst sicher den mühsamen und äußerst zeitaufwendigen Vertragsgenehmigungsprozess: Häufig sind mehrere Personen am Genehmigungs- und Unterzeichnungsprozess beteiligt. Flüchtigkeitsfehler und Verzögerungen sind dabei keine Seltenheit. In der Regel sieht der manuelle Ablauf der Vertragsabwicklung und -Genehmigung wie folgt aus: 

Verhandlung > Manuelle Ausarbeitung > Vertragserstellung > Überprüfung > Bearbeiten > AM-Genehmigung und Unterschrift > LM-Genehmigung und Unterschrift > Unterschrift des Lieferanten  

Wenn die Vertragssumme einen bestimmten Wert übersteigt, ist die Genehmigung und Unterschrift des Vice Präsidenten vor der Unterschrift und die Annahme durch den Lieferanten erforderlich.  

Der gesamte analoge Prozess erzeugt unnötigen Arbeitsaufwand. Dazu kommt, dass du bei jedem neuen Vertrag oder Nachtrag stets von vorne beginnen musst. Alle Schritte im physischen Vertragsmanagement erfordern umfangreiche Nachverfolgungen, Zeitinvestitionen und den Einsatz von Ressourcen.  

Digitale Signaturen beschleunigen den Vertragsgenehmigungsprozess und verkürzen die Zeit durch das Vermeiden von umfangreichem Nachfassen. Die Implementierung des Automatisierungstools ermöglicht es, Verträge rechtsgültig, digital zu unterzeichnen. Alle Beteiligten sind dadurch mit dem Prozess vertraut. Das Nachfassen hat ein Ende und der Zeit- und Ressourcenaufwand verringert sich.   

Fazit: Investiere strategisch, um auf disruptive Veränderungen eines dynamischen Marktes vorbereitet zu sein  

Implementiere in deinem Unternehmen ein Vertragsautomatisierungssystem, das deinen Beschaffungsprozess vereinfacht und sämtliche manuellen Prozesse gegenstandslos macht.   

INHUBBER bietet eine Vertragsmanagementsoftware ohne, Gebühren für Installation oder Onboarding der Nutzenden. INHUBBER ist ein flexibles und fassbares Vertragsmanagementsystem, das den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht. 

Die Zukunft der Beschaffung erfordert fortschrittliche Technologien und Prozesse. Durch die Automatisierung wird das Lieferantenmanagement deutlich verbessert und die Beschaffung lässt sich strategischer ausrichten. In den letzten Jahren hat sich der Beschaffungsprozess in vielerlei Hinsicht verändert. Digitale Technologien haben typische manuelle Prozesse transformiert sowie automatisiert und Unternehmen sind dabei ihr Geschäft mit Hilfe von Digitalisierung und Innovation zu stärken. 

INHUBBER bietet allen großen und kleinen Unternehmen eine Plattform, um den digitalen Anforderungen in der Zukunft gerecht zu werden. INUBBER ermöglicht alle notwendigen Weiterentwicklungen mit nur einer Implementierung. Automatisierung, Vertragsablage, schnelle digitale Unterschriften, Sicherheitsvereinbarungen, Informationstransparenz, Dokumentenanalyse, künstliche Intelligenz. INHUBBER schafft ein ökonomisches und ökologisches Umfeld. Lasse uns automatisieren, lasse uns digitalisieren, lasse uns in eine neue Welt der Automatisierung eintreten.  

Die Digitale Signatur – Als Gründer von bukinist.de (online Verkaufsplattform für neuе und gebrauchte Bücher) und Mitgründer von pressa.de (Magazine & Zeitschriften im Abonnement in russischer Sprache) haben sich bei uns im Laufe der letzten Jahre viele Verträge angesammelt. Viele Verträge mit Kunden und Lieferanten mussten oft per Post zum Unterzeichnen verschickt werden. Dies hat viel Geld aber vor Allem Zeit gekostet. Eine Lösung zum digitalen Unterzeichnen und für eine übersichtliche Struktur der Verträge musste her! Von einem Bekannten wurde mir INHUBBER empfohlen.

Problem:

Mir gefiel schon seit mehreren Jahren der Prozess der Unterschriften-Generierung nicht. Die Verträge mussten ausgedruckt und an die Lieferanten versendet werden. Teilweise wurden Verträge von einigen Unterzeichnern eingescannt und per E-Mail versendet und von einigen per Post verschickt und signiert. Somit hatten wir erhebliche Zeitverluste und wir hatten keine Übersicht, bei wem sich der Vertrag gerade befand und wie lange es noch dauern würde, bis dieser unterschrieben zurückkommt.

Das heißt, wir hatten zwei Hauptprobleme: fehlende Übersicht über alle Dokumente, sowie langwierige Signierprozesse.

Lösung: Digitale Signatur

Nach einer Demo, haben wir uns für den Einsatz von INHUBBER entschieden. Nun ist der Vertragsabschluss mit INHUBBER äußerst einfach. Nicht nur die Einfachheit und die Schnelligkeit der Signaturvorgänge sind eine Bereicherung, sondern auch die Widerspiegelung meiner Person als Unternehmer.

Die digitale Signatur, also der digitale Stempel ist für mich von innovativer und ästhetischer Bedeutung. Ich bin offen für Innovationen und nutze sie gerne, um meinem persönlichen und beruflichen Auftreten eine individuelle Note zu geben.

Ebenso ist die Terminverwaltung auf INHUBBER eine sehr wertvolle Funktion für uns, denn es existieren eine Menge Fristen und Termine, die zu überwachen sind. Ich suchte nach einer datenschutzsicheren, sowie geordneten Plattform. Diese Struktur habe ich zur richtigen Zeit bei INHUBBER gefunden. 

Den persönlichen vertrauensvollen Support von INHUBBER weiß ich auch sehr zu schätzen. Ebenfalls wird das Kundenfeedback sehr ernst genommen und auch zeitnah im Produkt umgesetzt, was sehr spannend ist.

Ich bin als internationaler Unternehmer einhundert Prozent überzeugt INHUBBER zu nutzen und kann es guten Gewissens weiterempfehlen.

Smart Contracts –   ZST Security Service Consulting and Technology GmbH

Wir sind ein breit aufgestelltes Sicherheitsunternehmen, welches sich seit 2004 immer weiterentwickelt und stets auf der Suche nach zukunftsweisenden Entwicklungen ist. Unsere Arbeitsbereiche sind breit gestreut – von der vollständigen Bewachung von Events, über Objektschutz bis hin zum Personenschutz. Ebenfalls bilden wir seit 2013 Sicherheits- und Militärkräfte aus.

Was sind smart Contracts? | Das Problem:

Als wir 2004 ZST Security gründeten, waren wir ganz klassisch mit Papier und Stift unterwegs. Alle Verträge wurden mit der Hand signiert und  in Ordnern abgelegt. Es war nach ein, zwei Jahren bereits auffällig, dass wir digitalisieren müssen. So fingen wir an Excel-Tabellen zu führen, sowie PDF-Dateien zu faxen und einzuscannen. Um die Sicherheit haben wir uns damals nicht so große Gedanken gemacht, da es noch nicht so häufige Hackerangriffe bzw. Sicherheitsvorfälle gab. Heute ist es uns besonders wichtig, dass auch unsere Daten und Verträge hochsicher abgelegt sind. 

Zu der lückenbehafteten Sicherheit kommt auch noch die Unübersichtlichkeit dazu. Mit den Jahren und wechselnden Mitarbeitern haben wir es verpasst eine ordentliche Dokumentenstruktur zu organisieren. Es hat sich eine eigene Dynamik entwickelt, dass jeder Mitarbeiter seine eigene Struktur und Ordnung hergestellt hat. or knapp zwei Jahren standen wir vor der Herausforderung, dass sich unsere Geschäftsfelder Verwaltungstechnisch zu weit voneinander entfernt hatten. Wir standen vor der Aufgabe alle unsere Dokumenten-Management-Systeme zusammenzuführen und Ordnerstrukturen zu gestalten, welche für jeden Bereich einfach zugänglich sind. Wir hatten uns von einigen CRM Systemen verabschiedet und allen Mitarbeitern gesicherte Zugänge zu den Servern gegeben. Als uns Elena Mechik, die Mitgründerin von INHUBBER im Juni 2020 über LinkedIn kontaktierte waren wir direkt hellhörig. Nach zwei Wochen Nutzung haben wir uns entschieden allen Mitarbeitern aus der Verwaltung einen Account zu erstellen. Mittlerweile haben wir 16 Nutzer-Accounts bei INHUBBER.

Smart Contracts Beispiele | Die Lösung: 

Für die Entscheidung, INHUBBER einzukaufen hat vor allem die einfache Handhabung und die Sicherheitsstufe für die Vertragsablage für uns eine Rolle gespielt. Als Sicherheitsunternehmen, spielt dieser Aspekt natürlich auch bei der Arbeit mit Dokumenten eine entscheidende Rolle. Vor allem wenn es um Cloud Anbieter geht, wird der Aspekt der Sicherheit oft vernachlässigt. Aufgrund der Ende zu Ende Verschlüsselung braucht man sich bei INHUBBER diesbezüglich keine Sorgen zu machen. 

Seit Juni 2020 laden wir bei INHUBBER nach und nach unsere Verträge hoch. So schaffen wir eine Übersicht über alle aktiven Verträge im Unternehmen und setzen uns entsprechende Fristen, so dass keine wichtigen Kündigungsfristen oder Meilensteine verpasst werden. Wir finden sofort den benötigten Vertrag, was besonders während der Home-Office Zeit eine große Rolle gespielt hat. So konnten unsere Mitarbeiter direkt über die INHUBBER Plattform auf die Verträge zugreifen. Eine Installation oder Schulung der Mitarbeiter war nicht notwendig, weil die Plattform sehr benutzerfreundlich aufgebaut ist. Nach der einfachen Registrierung über den Browser kann weltweit auf INHUBBER zugegriffen werden.

Nun fangen wir ebenfalls an unsere Aufträge, NDA’s, Ausbildungs-, Kauf-, Beraterverträge usw. über INHUBBER zu unterzeichnen. Die digitale Signatur macht vieles einfacher und so sind wir nicht mehr auf Papier angewiesen. 

Unser Fazit:

Der Workflow unseres gesamten Unternehmens ist deutlich besser geworden. Wir haben die komplette Übersicht über unsere Verträge, finden schnell den benötigten Vertrag und werden rechtzeitig über Kündigungsfristen informiert. Ebenfalls betreut INHUBBER’s Support uns jederzeit, falls Fragen oder Wünsche aufkommen.

Vielen Dank an INHUBBER für die Zeit und Kraft, die sie in die Zusammenarbeit mit uns, sowie in die weitere Entwicklung ihrer Software hineinstecken.

Metriken:

-100 % digitale Verträge

-100% Fristenverwaltung

-80% mehr Zeit für strategische Aufgaben

-90% weniger Platzverbrauch (keine analogen Ordner usw.)

-70% schnellere Abschlüsse