Viele Unternehmen wissen nicht, wie sie Vertragsprüfungen durchführen sollen. Wir zeigen dir mit den nachfolgenden Tipps, wie du in kurzer Zeit all deine Verträge und Dokumente prüfen kannst. Zukünftig geht nichts mehr unter oder verloren! Zudem erläutern wir, was Vertragsprüfung ist, warum sie durchgeführt wird und wie künstliche Intelligenz dir dabei helfen kann.
Vertragsprüfungen sind für Unternehmen, die in der Globalisierungsphase stecken, von entscheidender Bedeutung. Das ist auch nicht verwunderlich, denn die Prüfungen erfordern viel Aufmerksamkeit und nehmen viel Zeit in Anspruch.
Die Beschäftigten in der Rechtsabteilung haben einen enormen Aufwand Inhalte und Auslegungen von Vertragsinhalten herauszufinden. Sie lesen sich Satz für Satz die Dokumente durch und suchen nach den wichtigsten Klauseln. Es wird in Gesetzbüchern und bekannten Rechtsurteilen recherchiert.
Es kann zu Recht angenommen werden, dass die Prüfung großer Mengen von Verträgen für die meisten Rechtsberater ein wahrer Albtraum ist.
Warum sollten sich Mitarbeitende im Zeitalter der innovativen Technologien und künstlicher Intelligenz, mit solchen zeitaufwendigen Prozessen beschäftigen?
Wir erklären, was bei Vertragsprüfungen heutzutage wichtig ist und was du wissen solltest, um die Prüfung effizienter zu machen. Zudem führen wir aus, wie die Implementierung eines Vertragstools wie INHUBBER deinen Vertragsprüfungsprozess verändern kann. Damit die Prüfung von Verträgen in großem Umfang schneller erfolgt.
Was ist eine Vertragsprüfung?
Im täglichen Geschäftsverkehr schließen wir unendlich viele Verträge oder erfüllen sie ordnungsgemäß. Manchmal kommt es jedoch vor, dass eine der Vertragsparteien sich im Anschluss an den Vertragsschluss ungerecht behandelt fühlt. Aus diesem Grund ist eine detaillierte Prüfung aller Inhalte des Vertrages wichtig.
Die Vertragsprüfung ist somit eine Analyse aller Vertragsdaten, um daraus Schlüsse zu ziehen und Entscheidungen zu treffen. Es sind besonders Themen wie regulatorische Änderungen, Finanztransaktionen oder aktuelle Ereignisse wie die Coronavirus-Krise. Es gibt viele Gründe, seine Verträge zu analysieren.
Je nach Vertragstyp müssen wir unterschiedliche Anforderungen erfüllen. Anforderungen die bei einer Verletzung zu einer Unwirksamkeit oder sogar Nichtigkeit des Vertrags führen. Grundsätzlich ist festzustellen:
Bei einer Vertragsprüfung wird beurteilt, wie erfolgreich die Verträge eines Unternehmens von den Vertragsparteien erfüllt und eingehalten wurden. Sie dient dazu, Probleme oder Risiken im Zusammenhang mit der Qualität, der Einhaltung oder der Erfüllung eines oder mehrerer Verträge zu ermitteln.
Vertragsprüfungen nutzen in der Regel der Qualitätssicherung und können je nach Zielsetzung in Umfang und Detailtiefe variieren.
Doch welche Arten von Vertragsprüfungen gibt es für wachsende Unternehmen? Wie kannst du den Prozess der Vertragsprüfung im Jahr 2022 effizienter gestalten? Das wollen wir herausfinden.
Verschiedene Arten von Vertragsprüfungen
Das Vorhaben und die Art einer Vertragsprüfung kann je nach den strategischen Prioritäten eines Unternehmens und den Umständen der Prüfung alternieren. Es gibt jedoch drei gängige Arten von Vertragsprüfungen, die in Unternehmen am häufigsten vorkommen. Diese sind:
Vertragserfüllungsaudits
Bei einer Vertragserfüllungsprüfung wird untersucht und geprüft, wie die Vertragsziele und -bedingungen von den Vertragsparteien eingehalten werden und ob jede Partei ihre Verpflichtungen tatsächlich erfüllt hat. Diese Prüfung von Verträgen dient auch dazu, die Einhaltung bestimmter Vorschriften wie Datenschutz- und Informationssicherheitsgesetze zu überprüfen.
Klausel-Audits
Bei der Prüfung von Klauseln, auch Klauselprüfung genannt, werden alle in den Verträgen verwendeten Begriffe und Klauseln bewertet. Dabei werden falsche oder veraltete Begriffe ermittelt. Auf diese Weise das Rechtsteam feststellen, wo Vertragsbedingungen im Einklang mit dem rechtlichen und wirtschaftlichen Umfeld sowie der Unternehmensstrategie aktualisiert werden müssen.
Kosten-Audits
Kostenprüfungen werden mit dem Ziel durchgeführt, sicherzustellen, dass alle Kosten und Preise korrekt abgerechnet werden. Damit du deinen Kunden nicht zu viel oder zu wenig Geld in Rechnung stellst.
Was ist der Zweck einer Vertragsprüfung?
Eine Vertragsprüfung erfüllt mehrere Zwecke, und eine regelmäßige Prüfung deiner Verträge kann zahlreiche Vorteile bringen. Du befähigst dein Unternehmen:
Kosten zu verwalten und zu bewerten
Ein großer Vorteil regelmäßiger Vertragsprüfungen besteht darin sicherzustellen, dass dein Unternehmen die vereinbarten Beträge nicht überzahlt und dass die Kosten vollständig überprüft werden. Die Prüfung kann auch für die Erstellung von Prognosen nützlich sein. Sie kann der Rechtsabteilung dabei helfen, die Finanzabteilung und andere kaufmännische Teams bei der effektiven Kostenkontrolle zu unterstützen.
Selbst die kleinsten Zahlendreher können große Fehler auslösen. Daher ist es wichtig, diese so früh wie möglich zu erkennen, um die finanzielle Leistung zu optimieren.
Diese Bewertung ermöglicht es dir auch, im Falle einer Vertragsverlängerung bessere Tarife auszuhandeln. Das gibt dir die Möglichkeit, deine Kosten von Fall zu Fall zu verwalten.
Extrahieren und Dokumentieren von Vertragsdaten
Nach und während der Vertragsprüfung stellen wir uns bereits die Frage, wo wir die Prüfungsergebnisse später speichern. Vor Allem sicher speichern. Bei manuellen Prüfungen werden die Vertragsdaten häufig in Excel-Tabellen geschrieben. Es wird häufig unterschätzt, wie ungeeignet Excel für die Verwaltung ist.
Excel ist jedoch nicht für die Verwaltung von Vertragsdaten ausgelegt. Das Programm erfordert nach wie vor einen hohen Anteil an manueller Dateneingabe. Da es sich bei Excel-Tabellen um statische Dateien handelt, lassen sich die Daten nicht ohne Weiteres auf andere Plattformen übertragen.
Welche Alternativen gibt es, um die Vertragsprüfung einfacher zu machen?
Nach ausgiebiger Durchforstung des Marktes, können wir von uns behaupten, dass wir mit Abstand den höchsten Standard an Sicherheit und Effizienz für die Vertragsverwaltung und Prüfung bieten.
Bei INHUBBER gestalten wir die Art und Weise, wie Verträge geprüft werden, völlig neu. Die auf Blockchain-Technologie basierte Lösung analysiert Verträge mit modernster KI. Unsere Kunden und Partner gelangen somit in kürzester Zeit und mit einer übersichtlichen Darstellung an ihre Ziele:
Rethink Consulting
ZST Security GmbH
mvolution GmbH
Unsere Mission ist es der sicherste und innovativste Softwareanbieter weltweit zu sein, welcher sich um die Verwaltung und Prüfung von Verträgen kümmert. Im Geschehen der Technologien Empathie und Vertrauen sind die Grundlage unseres Arbeitens. Unsere Philosophie ist es, den menschlichen Aspekt vor Daten, Prozessen oder Technologie zu berücksichtigen. Wir sind überzeugt davon, dass Unternehmen nur in enger Zusammenarbeit mit ihren Kunden erfolgreich sein können.
Aus diesem Grund entwickeln wir unsere Lösungen gemeinsam mit unseren Kunden.
Mit INHUBBER speicherst du alle Verträge deines Unternehmens sicher in einem organisierten Arbeitsbereich. Alle relevanten Verträge findest du an einem einzigen Ort. Damit entfällt für die Vertragsprüfer die Notwendigkeit, verschiedene gemeinsam genutzte Laufwerke nach bestimmten Verträgen zu durchsuchen. Es werden Probleme und Fehler im Zusammenhang mit der Versionskontrolle vermieden.
Leistungsstarke Suchfunktionalität
Die Anwenderoberfläche ist bewusst minimalistisch und intuitiv gestaltet. Die leistungsstarken Suchfunktionen, sowie individuell formbaren Arbeitsbereiche helfen, bestimmte Verträge abzufragen, Dokumente nach bestimmten Werten zu filtern und nach Abteilungen zu ordnen. Des Weiteren ist es möglich in diesen Arbeitsbereichen Zugriffsberechtigungen zu erteilen.
Analyse von Vertragsinhalten in Sekunden für eine punktgenaue Vertragsprüfung
Bei einer manuellen Vertragsprüfung besteht die Gefahr, dass bestimmte Fristen und Verpflichtungen übersehen oder vergessen werden. Bei INHUBBER ist dies ausgeschlossen. Denn Nutzer können wichtige Informationen, wie Fälligkeitsdaten und andere Vertragswerte in Felder eingeben, die als Metadaten angelegt sind.
Das bedeutet, dass du nicht nur Tabellenansichten einrichten und filtern kannst, um Vertragsverpflichtungen anzuzeigen. Du kannst auch wichtige Erinnerungen für bestimmte Verpflichtungen einrichten, um zu einem gewünschten Zeitpunkt erinnert zu werden bzw. Vertragspartner zu erinnern.
Demo vereinbaren →Für Unternehmen, die den Überblick über ihre Vertragsleistung, -einhaltung und -bedingungen behalten müssen, wird die Prüfung entspannter.
