Wie msb-mobility service berlin GmbH das Vertragsmanagement mit Inhubber revolutionierte

Überblick über msb-mobility service berlin GmbH

msb-mobility service berlin GmbH ist eine Unternehmensgruppe, die verschiedene Dienstleistungen im Bereich Busverkehr anbietet. Das Leistungsspektrum reicht von Charterbussen über Stadtrundfahrten bis hin zur Bereitstellung von Buswerkstätten und Waschanlagen. Mit etwa 180 Mitarbeitern und einer Vielzahl von Verträgen, die sowohl die einzelnen Tochtergesellschaften als auch die Holding betreffen, stand das Unternehmen vor Herausforderungen im Vertragsmanagement. Das Fehlen einer zentralen Übersicht, verpasste Fristen und eine verteilte Ablage machten die Verwaltung komplex und zeitaufwendig.

Mit Inhubber hat sich das Vertragsmanagement von Msb-mobility service berlin GmbH radikal verändert und ermöglicht nun eine effizientere Organisation, bessere Kontrolle und mehr Übersichtlichkeit. Steffen Cordt, Vertriebsmanager der Unternehmensgruppe, erklärt, wie die Implementierung von Inhubber nicht nur die Suche nach Verträgen erleichtert, sondern auch die Terminkontrolle optimiert.

Herausforderung: Fragmentiertes Vertragsmanagement und manuelle Terminkontrolle

Vor der Einführung von Inhubber war das Vertragsmanagement bei msb-mobility service berlin GmbH dezentralisiert und stark fragmentiert. Die Verträge lagen bei den verschiedenen Tochtergesellschaften, häufig in physischen Aktenordnern oder isolierten Ablagesystemen. Das brachte eine Reihe von Herausforderungen mit sich:

• Fehlende zentrale Übersicht: Da jede Tochtergesellschaft eigene Verträge verwaltete, war es schwierig, schnell auf die benötigten Unterlagen zuzugreifen. Oft war nicht klar, bei welcher Abteilung oder in welchem Gebäude der jeweilige Vertrag abgelegt war. Steffen Cordt beschreibt, wie dies den Arbeitsaufwand erhöhte: „Wenn jemand einen Vertrag gesucht hat, ging es eher nach dem Motto ‚Versuch dein Glück‘ – und das führte zu langen Suchzeiten und Unsicherheiten, ob alle relevanten Dokumente auch wirklich vorhanden sind.“
• Verpasste Fristen und unsichere Terminkontrolle: Ein weiteres Problem bestand darin, dass Kündigungsfristen für Verträge häufig übersehen wurden. Besonders bei langfristigen Verträgen, die sich automatisch verlängerten, führte dies zu unerwarteten Kosten. Es fehlte eine automatisierte Erinnerung, um rechtzeitig über anstehende Kündigungsfristen informiert zu werden. „Wir haben mehrfach Kündigungsfristen verpasst, einfach weil niemand mehr daran dachte, dass der Vertrag noch existiert und gekündigt werden sollte. Das führte zu unnötigen Kosten, die wir vermeiden wollten,“ so Steffen Cordt.
• Probleme bei der Ablage und Auffindbarkeit: Verträge waren oft in Papierform abgelegt und wurden teilweise an verschiedenen Standorten aufbewahrt. Die Suche nach einem bestimmten Vertrag konnte daher mehrere Stunden in Anspruch nehmen, insbesondere wenn die Verantwortlichen die Struktur nicht kannten oder die Mitarbeiter, die die Verträge ursprünglich abgelegt hatten, das Unternehmen bereits verlassen hatten.

Diese Herausforderungen zeigten deutlich, dass Msb-mobility service berlin GmbH ein digitales Vertragsmanagementsystem benötigte, das eine zentrale Ablage und eine automatische Fristenüberwachung bietet.

Die Lösung: Einführung von Inhubber als umfassendes Vertragsmanagement-Tool

Nach der Prüfung verschiedener Anbieter entschied sich Msb-mobility service berlin GmbH für Inhubber. Dabei gab es mehrere Gründe, warum Inhubber die ideale Lösung für das Unternehmen war:

1. Zentrale und transparente Ablage: Inhubber ermöglicht die zentrale Speicherung aller Verträge und bietet durch Arbeitsbereiche, Ordner und Unterordner eine flexible Struktur, die individuell auf die Bedürfnisse von Msb-mobility service berlin GmbH angepasst werden kann. Die verschiedenen Geschäftsbereiche des Unternehmens erhielten ihre eigenen Arbeitsbereiche, in denen die Verträge thematisch oder nach Abteilungen organisiert werden. „Mit Inhubber haben wir jetzt alles an einem Ort und können über die Such- und Filterfunktionen schnell auf die benötigten Verträge zugreifen. Die Struktur ist übersichtlich und leicht zu navigieren,“ erklärt Steffen.
2. Automatische Fristenüberwachung und Erinnerungsfunktion: Eine der entscheidenden Funktionen von Inhubber ist die automatische Fristenüberwachung. Diese Funktion benachrichtigt die Verantwortlichen rechtzeitig per E-Mail, wenn eine Kündigungsfrist ansteht. „Wir haben die Fristenüberwachung besonders im Bereich der Betriebshaftpflicht und bei Leasingverträgen für Fahrzeuge im Einsatz. Die automatische Erinnerung spart uns viel Zeit und verhindert, dass wir ungewollt Verträge verlängern,“ beschreibt Steffen.
3. Flexibilität bei der Vertragsnutzung und neue Anwendungsbereiche: Durch Inhubber hat das Unternehmen neue Anwendungsfälle entdeckt. So verwendet Msb-mobility service berlin GmbH das System nicht nur für klassische Vertragsverwaltung, sondern auch zur Verwaltung von Schulungszertifikaten und Führerscheinen. Das Unternehmen lädt die entsprechenden Dokumente in das System hoch und nutzt die Erinnerungsfunktion, um rechtzeitig über anstehende Schulungen oder Führerscheinverlängerungen informiert zu werden. „Wir nutzen Inhubber inzwischen auch für unsere Brandschutz- und Erste-Hilfe-Schulungen. Sobald die Schulung erneut fällig wird, erhalten wir automatisch eine Benachrichtigung – das erleichtert die Organisation ungemein,“ so Steffen.
4. Intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche: Inhubber zeichnet sich durch eine einfache und intuitive Bedienung aus. Die Mitarbeiter konnten schnell mit der Software arbeiten, ohne eine intensive Schulung zu benötigen. Um das System besser kennenzulernen, erstellte das Team Testverträge mit kurzen Laufzeiten, um die Erinnerung und die Fristenüberwachung in der Praxis zu testen. „Die Benutzerfreundlichkeit ist hervorragend. Die Funktionen sind selbsterklärend und die E-Mail-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass nichts vergessen wird,“ beschreibt Steffen die Akzeptanz des Systems.
5. Sicherheit und Zugänglichkeit: Da Inhubber cloudbasiert ist, haben die Mitarbeiter jederzeit und von jedem Standort aus Zugriff auf die Verträge. Dies sorgt dafür, dass wichtige Dokumente auch im Falle eines Serverausfalls oder anderer technischer Probleme sicher aufbewahrt und abrufbar sind. „Unsere Server sind alle im selben Gebäude, und falls einmal etwas passieren sollte, können wir sicher sein, dass unsere Dokumente nicht verloren gehen, weil sie extern gesichert sind,“ erklärt Steffen.

Der Implementierungsprozess: Schnelle und einfache Einführung

Die Implementierung von Inhubber verlief reibungslos. Steffen und sein Team waren in der Lage, die Verträge innerhalb weniger Wochen in das System zu übertragen und eine Struktur zu schaffen, die zu ihren Anforderungen passt. Die drei Schritte des Implementierungsprozesses bestanden aus:

1. Übertragung der Verträge: Alle bestehenden Verträge wurden in das Inhubber-System hochgeladen und digitalisiert. Das Team erstellte spezifische Ordnerstrukturen, die den verschiedenen Abteilungen und Themenbereichen entsprachen. So wurden beispielsweise Verträge für Fahrzeugleasing in einem eigenen Ordner abgelegt, während Schulungszertifikate und Führerscheindokumente in einem separaten Bereich gespeichert wurden.
2. Strukturierung und Optimierung: Nach der initialen Übertragung passte das Team die Struktur weiter an und fügte Unterordner hinzu, um die Übersichtlichkeit zu verbessern. Außerdem wurden wichtige Eckdaten für jeden Vertrag erfasst, damit diese schnell gefiltert und durchsucht werden können.
3. Test und Feinschliff: Schließlich testete das Team die Erinnerung- und Suchfunktionen, um sicherzustellen, dass die Benachrichtigungen wie gewünscht funktionierten. Die Mitarbeiter erhielten eine kurze Einführung in das System und konnten sich schnell mit der Handhabung vertraut machen.

Vorteile und Effizienzgewinne durch Inhubber

Seit der Einführung von Inhubber hat sich das Vertragsmanagement bei Msb-mobility service berlin GmbH in mehrfacher Hinsicht verbessert. Die zentralisierte Ablage, die automatische Fristenüberwachung und die intuitive Bedienung haben den Arbeitsaufwand reduziert und gleichzeitig die Kontrolle und Übersichtlichkeit erhöht. Einige der wichtigsten Vorteile, die Steffen und sein Team erlebt haben, sind:

1. Zeitersparnis bei der Vertragssuche: Die zentrale Ablage ermöglicht es den Mitarbeitern, Verträge schnell zu finden. Die Such- und Filterfunktionen machen langwieriges Durchsuchen von Ordnern überflüssig. Steffen schätzt, dass allein die Suchfunktion monatlich über zwei Stunden pro Mitarbeiter spart, insbesondere bei Verträgen, die nur selten benötigt werden.
2. Vermeidung von Vertragsverlängerungen und Kosteneinsparungen: Durch die automatische Fristenüberwachung verpasst das Team keine Kündigungsfristen mehr. Dies verhindert unnötige Vertragsverlängerungen und hilft dabei, Kosten zu sparen. Obwohl das Unternehmen derzeit überwiegend langfristige Verträge hat, rechnet Steffen damit, dass sich die Fristenüberwachung besonders bei jährlich erneuerbaren Verträgen auszahlen wird.
3. Effiziente Verwaltung von Zertifikaten und Schulungen: Inhubber wird nicht nur für Verträge verwendet, sondern auch zur Verwaltung von Schulungszertifikaten und Führerscheinen. Die automatische Erinnerung stellt sicher, dass alle Dokumente rechtzeitig erneuert werden, was den organisatorischen Aufwand verringert. „Früher mussten wir regelmäßig manuell prüfen, wann eine Schulung ansteht oder ein Führerschein erneuert werden muss. Jetzt erledigt das Inhubber für uns,“ erklärt Steffen.
4. Sicherheit und Verfügbarkeit: Die Speicherung in der Cloud gibt dem Unternehmen Sicherheit, dass alle wichtigen Dokumente extern gesichert und jederzeit abrufbar sind. „Egal, was vor Ort passiert – wir haben jederzeit Zugriff auf unsere Verträge und Dokumente. Das gibt uns ein gutes Gefühl und spart uns die Sorgen bei unvorhergesehenen Vorfällen,“ betont Steffen.
5. Einfache Nutzung und hohe Akzeptanz: Die Benutzerfreundlichkeit von Inhubber sorgt für eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Die Möglichkeit, Testverträge zu erstellen und die Funktionen auszuprobieren, hat die Einführung erleichtert. Steffen merkt an, dass die meisten Mitarbeiter das System schnell zu schätzen lernten und es als eine echte Erleichterung empfinden.

Fazit: Inhubber als unverzichtbares Tool für effizientes Vertragsmanagement

Die Implementierung von Inhubber hat Msb-mobility service berlin GmbH geholfen, das Vertragsmanagement zu zentralisieren und Prozesse zu automatisieren. Die transparente Struktur, die benutzerfreundliche Oberfläche und die flexiblen Funktionen haben dazu beigetragen, das System nicht nur für Verträge, sondern auch für Schulungszertifikate und Führerscheine zu nutzen.

Steffen Cordt fasst die Vorteile zusammen: „Inhubber ist für uns die perfekte Lösung. Wir haben jetzt alles zentral an einem Ort, verpassen keine Fristen mehr und können unsere Verträge effizient verwalten. Das System bietet Sicherheit und Flexibilität, die in unserem täglichen Geschäft unverzichtbar sind. Ich kann Inhubber jedem Unternehmen empfehlen, das Wert auf Übersichtlichkeit, Kontrolle und Zeitersparnis legt.“

Ab dem 1. Januar 2025 tritt die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) auch für bilanzrechtlich große Unternehmen mit über 250 Mitarbeitern in Kraft und erweitert die Verpflichtungen für viele Unternehmen in der EU. Diese neue Regelung hat weitreichende Auswirkungen auf die Unternehmensberichterstattung, insbesondere im Hinblick auf Nachhaltigkeit und ESG-Kriterien (Environmental, Social, Governance). Unternehmen müssen künftig detaillierte Berichte über ihre Nachhaltigkeitsstrategien und -praktiken vorlegen.

Die CSRD 2025 betrifft alle bilanzrechtlich großen Unternehmen, die mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllen:

• Mehr als 250 Mitarbeiter im Jahresdurchschnitt,
• Eine Bilanzsumme von mehr als 20 Millionen Euro,
• Ein Umsatz von mehr als 40 Millionen Euro.

Ab 2025 müssen diese Unternehmen genauso wie die großen öffentlichen Unternehmen detaillierte Nachhaltigkeitsberichte erstellen, die nicht nur die Geschäftsergebnisse, sondern auch die Auswirkungen ihrer Unternehmensaktivitäten auf die Umwelt und Gesellschaft transparent machen. Die neue Regelung erfordert, dass Unternehmen ihre ESG-Strategien und -Maßnahmen klar und nachvollziehbar darlegen.

Warum die CSRD 2025 wichtig ist

Mit der CSRD 2025 wird die EU eine umfassendere und stringente Nachhaltigkeitsberichterstattung durchsetzen. Für viele mittelständische Unternehmen, die bisher keine detaillierte Berichterstattungspflicht hatten, bedeutet dies einen erheblichen Umstieg. Ab 2025 müssen Unternehmen ihre ESG-Ziele und -Maßnahmen offenlegen, was in vielen Fällen neue Prozesse und Tools erforderlich macht. INHUBBER bietet eine maßgeschneiderte Lösung, um Unternehmen bei dieser Umstellung zu unterstützen.

Wie INHUBBER Unternehmen bei der CSRD unterstützt

1. Zentrale Dokumentation von Verträgen und Nachhaltigkeitsnachweisen

Die CSRD verlangt eine umfassende Dokumentation der ESG-Ziele und -Maßnahmen. INHUBBER ermöglicht es Unternehmen, Verträge und andere relevante Nachhaltigkeitsdokumente zentral zu verwalten und jederzeit abrufbar zu machen. So können Unternehmen sicherstellen, dass alle relevanten Verträge, die Nachhaltigkeitsaspekte betreffen, korrekt und transparent dokumentiert sind. Dies betrifft unter anderem:

• Verträge mit Nachhaltigkeitszielen oder Umweltvorgaben, z.B. CO2-Reduktionspläne oder CSR-Initiativen,
• Zertifikate und Nachweise über die Einhaltung von Umweltstandards oder sozialen Bestimmungen.

Die zentrale Ablage dieser Dokumente erleichtert die fristgerechte und vollständige Berichterstattung gemäß der CSRD.

2. Automatisierte Fristen- und Aufgabenverwaltung

Ein wesentlicher Bestandteil der CSRD 2025 ist die regelmäßige Bereitstellung von ESG-Daten und Nachhaltigkeitsberichten. INHUBBER hilft Unternehmen, Fristen für die Berichterstattung zu überwachen und sicherzustellen, dass alle relevanten Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Wichtige Fristen, wie z.B.:

• Vertragsprüfungsfristen,
• Berichtstermine,
• Audit-Termine,
• ESG-Datenlieferungen.

werden automatisch überwacht. Mit automatisierten Erinnerungen und Benachrichtigungen sorgt INHUBBER dafür, dass keine wichtigen Termine übersehen werden und Unternehmen ihre Verpflichtungen gemäß der CSRD 2025 fristgerecht einhalten können.

3. Unterstützung bei der Erstellung von Nachhaltigkeitsberichten

Die CSRD verlangt von Unternehmen nicht nur, dass sie ESG-Daten sammeln, sondern diese auch klar und verständlich darstellen. INHUBBER bietet die nötige Flexibilität, um alle relevanten Vertragsinformationen, die für die Erstellung des Nachhaltigkeitsberichts erforderlich sind, zu kategorisieren und schnell zu extrahieren. So können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Nachhaltigkeitskennzahlen korrekt und gemäß den Anforderungen der CSRD 2025 aufbereitet werden.

4. Automatisierung von Workflows zur Einhaltung der CSRD

Die CSRD 2025 fordert von Unternehmen, dass sie ihre ESG-Ziele in ihre bestehenden Geschäftsprozesse integrieren. INHUBBER ermöglicht es Unternehmen, maßgeschneiderte Workflows zu definieren, die sicherstellen, dass Nachhaltigkeitsziele in alle Geschäftsprozesse integriert werden. Dies umfasst unter anderem:

• Automatisierte Benachrichtigungen über Änderungen an Verträgen, die Nachhaltigkeitsaspekte betreffen,
• Integration von ESG-Kriterien bei der Vertragsprüfung und -freigabe.

Mit INHUBBER können Unternehmen sicherstellen, dass sie den Compliance-Vorgaben der CSRD 2025 gerecht werden und gleichzeitig die Effizienz ihrer internen Prozesse steigern.

5. Sicherheit und Transparenz

Die CSRD 2025 verlangt nicht nur eine ordnungsgemäße Dokumentation und Berichterstattung, sondern auch die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit aller verwendeten Daten. INHUBBER gewährleistet durch modernste Technologien und End-to-End-Verschlüsselung, dass alle Vertragsdaten und Nachhaltigkeitsdokumente sicher und unveränderbar gespeichert werden. Dies stellt sicher, dass Unternehmen jederzeit ihre Datenintegrität nachweisen können, was für die Einhaltung der CSRD 2025 unerlässlich ist.

Fazit: CSRD 2025 – Mit INHUBBER bestens vorbereitet

Die CSRD 2025 bringt neue Herausforderungen, aber auch zahlreiche Chancen für Unternehmen, sich als Nachhaltigkeitsvorreiter zu positionieren. INHUBBER bietet eine Lösung, die nicht nur den Anforderungen der CSRD gerecht wird, sondern auch die Effizienz interner Prozesse steigert, Risiken minimiert und kostenintensive Fehlerquellen vermeidet. Wenn Sie sich auf die CSRD 2025 vorbereiten möchten, bietet INHUBBER Ihnen die perfekte SaaS-Lösung, die Nachhaltigkeitsziele integriert, Fristen einhält und die ordnungsgemäße Dokumentation gewährleistet.

Nutzen Sie INHUBBER, um Ihr Unternehmen auf die Anforderungen der CSRD 2025 vorzubereiten und gleichzeitig Ihre internen Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten.

Wie Inhubber die digitale Transformation vorantreibt – Effizientes Vertragsmanagement bei Rebuy mit Inhubber

Über Rebuy

Rebuy ist ein führendes Unternehmen in der Kreislaufwirtschaft und spezialisiert sich auf den Verkauf von Secondhand-Elektronik und Medien. Seit der Gründung im Jahr 2009 in Berlin hat das Unternehmen mit mittlerweile über 650 Mitarbeitern seine Marktposition kontinuierlich gestärkt. Rebuy bietet seinen Kunden nachhaltige und erschwingliche Alternativen zu neuen Elektronikprodukten, indem es gebrauchte Waren ankauft, überprüft und wieder verkauft.

Trotz des Erfolgs sah sich Rebuy in den letzten Jahren mit Herausforderungen bei der Verwaltung seiner Verträge konfrontiert. Mit einem ständig wachsenden Geschäftsvolumen nahm auch die Anzahl und Komplexität der Verträge zu, was das Unternehmen dazu veranlasste, nach einer digitalen Lösung für sein Vertragsmanagement zu suchen.

Herausforderung: Dezentrale Ablage und mangelnde Transparenz

Vor der Einführung von Inhubber verwaltete Rebuy seine Verträge dezentral, was zu erheblichen Ineffizienzen führte. Die Verträge lagen in verschiedenen Abteilungen, und jede Abteilung hatte ihre eigene Methode, Verträge zu organisieren und Fristen zu überwachen. Insbesondere die Rechtsabteilung, die zentralen Zugriff auf alle Verträge haben sollte, hatte oftmals keinen vollständigen Überblick. Dies führte zu Problemen wie übersehenen Kündigungsfristen, die dem Unternehmen unnötige Kosten verursachten. Frank Kurzer, Leiter der Rechtsabteilung bei Rebuy, erklärt:

„Wir hatten häufiger Fälle, in denen Kündigungsfristen verpasst wurden, weil die Verantwortlichen in den Abteilungen nicht daran gedacht haben. Das hat uns finanziell geschadet, weil wir in einigen Fällen Verträge fortführen mussten, die wir eigentlich beenden wollten. Diese Probleme wollten wir durch ein zentrales Vertragsmanagementsystem beheben.“

Ein weiteres Problem war die Fragmentierung der Ablage. Verträge wurden nicht nur in der Rechtsabteilung, sondern auch in den jeweiligen Abteilungen gespeichert, die für deren Abschluss verantwortlich waren. Diese unübersichtliche Ablagestruktur erschwerte die Arbeit erheblich und führte zu wiederholten Suchaktionen nach Verträgen, die oft zeitaufwändig und ineffizient waren.

Die Lösung: Einführung von Inhubber

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, begann Rebuy mit der Suche nach einem geeigneten Vertragsmanagement-Tool. Nach einer intensiven Evaluierung verschiedener Optionen entschied sich das Unternehmen für Inhubber. Die Gründe für diese Entscheidung waren vielfältig, aber insbesondere die Benutzerfreundlichkeit, die Cloud-basierte Struktur und die EU-konforme Datenspeicherung spielten eine zentrale Rolle. Effizientes Vertragsmanagement bei Rebuy mit Inhubber –

Frank Kurzer beschreibt den Auswahlprozess wie folgt:

„Wir haben uns mehrere Vertragsmanagement-Lösungen angesehen, darunter auch größere Anbieter wie Adobe. Letztlich haben wir uns für Inhubber entschieden, weil es eine einfache, intuitive Benutzeroberfläche bietet und genau die Funktionen bereitstellt, die wir als mittelständisches Unternehmen benötigen. Zudem ist es eine Cloud-Lösung, was uns den Aufwand erspart, eigene Server für die Vertragsablage zu nutzen.“

Ein weiterer entscheidender Vorteil von Inhubber war die Möglichkeit, alle Verträge zentral an einem Ort zu speichern und zu managen. Damit war sichergestellt, dass die Rechtsabteilung jederzeit Zugriff auf alle Verträge hatte, und gleichzeitig wurden die Ablagestrukturen der einzelnen Abteilungen vereinheitlicht.

Die Implementierung: Reibungsloser Übergang zur digitalen Vertragsverwaltung

Die Implementierung von Inhubber bei Rebuy verlief problemlos. Dank der Cloud-basierten SaaS-Lösung musste keine komplexe IT-Infrastruktur eingerichtet werden. Frank Kurzer hebt hervor, dass Inhubber sofort einsatzbereit war und das Team lediglich eine kürzere Schulung benötigte, um die Grundfunktionen der Plattform zu verstehen.

„Die Einführung von Inhubber war wirklich unkompliziert. Inhubber Team hat uns umfassend unterstützt und Schulungen für unsere Mitarbeiter angeboten. Innerhalb kurzer Zeit konnten wir unsere Arbeitsbereiche erstellen, Rechte vergeben und die Software in den täglichen Arbeitsablauf integrieren. Was uns besonders gut gefallen hat, war die Möglichkeit, die Rechtevergabe flexibel zu gestalten, sodass nicht jeder Mitarbeiter vollen Zugriff auf alle Verträge hat, aber dennoch die relevanten Dokumente einsehen kann.“

Diese Flexibilität war für Rebuy von besonderer Bedeutung, da es verschiedene Abteilungen gibt, die auf unterschiedliche Vertragsarten zugreifen müssen. Gleichzeitig mussten jedoch Zugriffsrechte so vergeben werden, dass nur autorisierte Personen Änderungen an Verträgen vornehmen können.

Vorteile: Mehr Effizienz, weniger Risiken und optimierte Zusammenarbeit

Seit der Einführung von Inhubber konnte Rebuy deutliche Verbesserungen im Vertragsmanagement verzeichnen. Insbesondere die Rechtsabteilung profitiert von der neuen Transparenz und Übersichtlichkeit. Die Suche nach Verträgen, die zuvor viel Zeit in Anspruch nahm, wurde erheblich vereinfacht. Dank der zentralen Speicherung und der leistungsstarken Suchfunktion von Inhubber kann die Rechtsabteilung nun in Sekundenschnelle auf alle relevanten Verträge zugreifen.

Ein weiteres Highlight ist die automatische Fristenüberwachung, die verhindert, dass wichtige Kündigungsfristen übersehen werden. Dies hat Rebuy bereits dabei geholfen, unnötige Vertragsverlängerungen zu vermeiden und somit Tausende von Euro einzusparen.

Frank Kurzer erläutert: „Die automatische Fristenüberwachung ist ein echter Gamechanger für uns. Früher haben wir Fristen manuell in Excel-Tabellen verwaltet, was natürlich fehleranfällig war. Jetzt sorgt Inhubber dafür, dass wir rechtzeitig über bevorstehende Kündigungsfristen informiert werden. Das hat uns bereits vor unnötigen Kosten bewahrt.“

Auch die Benutzerfreundlichkeit von Inhubber wird von den Mitarbeitern bei Rebuy hoch geschätzt. Obwohl einige Kollegen wenig Erfahrung im Umgang mit Vertragsmanagementsystemen hatten, konnten sie dank der intuitiven Oberfläche schnell und problemlos mit der Plattform arbeiten. Effizientes Vertragsmanagement bei Rebuy konnte mit Inhubber reibungslos umgesetzt werden.

Zukunftspläne: Ausbau der Nutzung von Inhubber und Einführung neuer Funktionen

Rebuy plant, die Nutzung von Inhubber in Zukunft weiter auszubauen. Ein spannendes neues Feature, das bereits in der Pipeline ist, ist die Integration eines Dokumentenmanagementsystems. Dies wird es Rebuy ermöglichen, nicht nur Verträge, sondern auch andere geschäftliche Dokumente zentral zu verwalten. Frank Kurzer sieht hierin großes Potenzial:

„Wir haben einen steigenden Bedarf an einer zentralen Ablage für alle Arten von Dokumenten, nicht nur für Verträge. Wenn Inhubber diese Funktionalität bieten kann, wäre das für uns ein weiterer Schritt in Richtung Effizienzsteigerung.“

Zusätzlich erwägt Rebuy den Einsatz der KI-gestützten Risikoanalyse von Inhubber, um potenzielle Risiken in Verträgen automatisch zu erkennen. Obwohl die Rechtsabteilung bisher manuell Verträge prüft, sieht Frank Kurzer die Vorteile einer solchen Technologie:

„Die Idee, dass eine KI uns bei der Identifizierung von Risiken unterstützen kann, klingt interessant. Ich könnte mir gut vorstellen, dass dies in bestimmten Fällen unsere Arbeit erleichtert, insbesondere wenn es darum geht, große Mengen an Verträgen schnell zu analysieren.“

Fazit: Warum Inhubber die ideale Lösung für mittelständische Unternehmen ist

Die Implementierung von Inhubber bei Rebuy zeigt eindrucksvoll, wie mittelständische Unternehmen von einer zentralen, cloudbasierten Vertragsmanagementlösung profitieren können. Inhubber bietet nicht nur eine benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche, sondern auch maßgeschneiderte Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind, die keine großen Rechtsabteilungen haben.

Für Rebuy hat sich Inhubber als unverzichtbares Werkzeug erwiesen, das nicht nur die Transparenz und Effizienz im Vertragsmanagement erhöht hat, sondern auch Kosten eingespart und Risiken minimiert hat. Effizientes Vertragsmanagement bei Rebuy mit Inhubber: Frank Kurzer fasst die Erfahrung so zusammen:

„Ich würde Inhubber jederzeit anderen Unternehmen empfehlen. Besonders für mittelständische Unternehmen ist das Preis-Leistungs-Verhältnis unschlagbar. Die Software ist leicht zu bedienen, die Implementierung war einfach, und wir haben bereits deutliche Verbesserungen in unserem Arbeitsablauf festgestellt.“

Sicherheit und Effizienz in der Vertragsverwaltung

In der heutigen digitalen Wirtschaft ist die Sicherstellung einer GoBD-konformen Ablage nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein zentraler Bestandteil des Risikomanagements in jedem Unternehmen. Inhubber, eine führende Vertragsverwaltung Software, bietet eine optimale Lösung, um die Anforderungen der GoBD-konformen Ablage effizient und sicher zu erfüllen.

Was bedeutet GoBD-konforme Ablage?wordpress „advanced custom fields“ FAQ

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sind Vorschriften des deutschen Bundesfinanzministeriums, die die Archivierung von Dokumenten regeln. Sie fordern, dass elektronische Dokumente wie Verträge, Rechnungen und Buchhaltungsbelege so gespeichert werden, dass sie jederzeit verfügbar, unveränderbar und nachvollziehbar sind.

Sicherheit und Compliance mit Inhubber

Inhubber bietet eine sichere Plattform zur Vertragsverwaltung, die speziell darauf ausgelegt ist, den GoBD-Anforderungen gerecht zu werden. Die wichtigsten Funktionen umfassen:

1. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Inhubber verwendet fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien, um sicherzustellen, dass alle gespeicherten Vertragsdaten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Diese Sicherheitsmaßnahme gewährleistet die Vertraulichkeit und Integrität der Daten gemäß GoBD.
2. Automatisierte Dokumentenverwaltung: Inhubber erleichtert die zentrale Verwaltung aller Vertragsdokumente. Die Plattform ermöglicht es, Verträge systematisch zu speichern und schnell auf diese zuzugreifen, was die Nachvollziehbarkeit und Ordnungsmäßigkeit gemäß GoBD sicherstellt.
3. Revisionssichere Archivierung: Mit Inhubber können Unternehmen sicherstellen, dass alle Veränderungen an Dokumenten nachvollziehbar sind. Die Software protokolliert jede Änderung mit Zeitstempel und Benutzeridentifikation, sodass die Historie jedes Dokuments lückenlos dokumentiert ist.
4. Zugriffskontrollen: Durch individuell konfigurierbare Zugriffsrechte stellt Inhubber sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Vertragsdaten haben. Dies minimiert das Risiko von Datenlecks und unterstützt die Compliance-Anforderungen.
5. Automatische Erinnerungen: Inhubber hilft Unternehmen, niemals wichtige Fristen oder Vertragsverlängerungen zu übersehen. Die Software sendet automatische Benachrichtigungen, die sicherstellen, dass alle Termine eingehalten werden und somit keine rechtlichen oder finanziellen Nachteile entstehen.

Fazit

Die Einhaltung der GoBD ist für deutsche Unternehmen unerlässlich. Inhubber bietet eine Vertragsverwaltung Software, die nicht nur die Einhaltung dieser Richtlinien sicherstellt, sondern auch die Vertragsverwaltung effizienter und sicherer macht. GoBD-konforme Ablage mit Inhubber bietet Funktionen wie automatisierte Workflows, sichere Datenverschlüsselung und umfassende Compliance-Tools. Somit ist Inhubber die ideale Wahl für Unternehmen, die ihre Vertragsprozesse modernisieren und gleichzeitig regulatorische Anforderungen erfüllen möchten.

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