Die mvolution GmbH setzt nun auf Sicherheit! Ich bin Stefan Wagner und CEO der mvolution GmbH.

Als Berater sind wir seit 13 Jahren für Unternehmen tätig, die digitale Lösungen suchen, um moderner und effizienter zu wirtschaften.

Als Experten für mobile Apps entwickeln wir für unsere Kunden mobile Anwendungen, mit einem optimalen, plattformübergreifenden Ansatz.

Die mvolution GmbH leistet mit ihrer Tätigkeit einen Beitrag zum digitalen Wandel.

Die strategische Beratung, vom Konzept und Design bis hin zur originären Entwicklung und Vermarktung gehört zu unseren täglichen Aufgaben.

Aus meinen 20 Jahren Berufserfahrung als Geschäftsführer habe ich das Wissen mitgenommen, dass eine sorgfältige Planung und Struktur aller Vorhaben, sowie die dazugehörige Dokumentenablage ein zentrales Element eines stabilen Unternehmens darstellen.

Da wir in den letzten Jahren stetig gewachsen sind, war der Aufwand enorm, die Übersicht über unsere Verträge im Blick zu behalten. Bis zu einem gewissen Zeitpunkt hatte ich alle Verträge im Kopf und wusste über die wesentlichen vertraglichen Eckpunkte Bescheid. Mit der Zeit sind jedoch Fehler passiert und wichtige Termine wurden verpasst.

Teilweise kam es auch vor, dass Vertragsabschlüsse mehrere Tage in Anspruch genommen haben, weil durch den Postweg oder das Einscannen von Unterschriften durch mehrere Personen viel Zeit verloren ging.

Ebenso existieren viele Fristen und Termine, die zu überwachen sind. Am Anfang bemerkt man nicht, wie viele Verträge nach und nach entstehen. Deshalb ist es von Vorteil, eine sinnvolle Struktur zu haben, die alles abdeckt. Diese Struktur habe ich bei Inhubber gefunden.

Für uns als Partner aus derselben Branche ist es klar, dass wir auch auf cloudbasierte, innovative Lösungen zurückgreifen, um unsere Arbeit sicher, schnell und organisiert zu erledigen. Ein agiles System zu nutzen, ist für Unternehmer, die sich weiterentwickeln wollen, unverzichtbar. Bei Inhubber schätze ich vor allem die einfache Bedienbarkeit und die Sicherheit der Lösung.

Nun habe ich Zugriff auf meinen Verträgen von überall auf der Welt. Ich werde sofort informiert, sobald ein Vertrag ausläuft oder eine bestimme Frist ansteht und kann natürlich auch Verträge digital unterzeichnen und unterzeichnen lassen. Dies erleichtert ebenfalls die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern erheblich.

Gerne nutze ich das Dashboard, um mir einen Überblick über alle Verträge und Aufgaben zu verschaffen.

Das Volumen unserer Verträge und Projekte nimmt stetig zu. Ich bin dankbar, dass wir uns rechtzeitig für Inhubber entschieden haben. Einige Monate später wäre der Aufwand der Umstellung wohl deutlich größer und kostenintensiver ausgefallen. Es ist beruhigend zu wissen, dass wir ein Unternehmen an unserer Seite haben, das sich mit innovativen Technologien, hoher Datensicherheit und Nachhaltigkeit beschäftigt.

Nachhaltigkeit wird heutzutage leider noch unterschätzt und wir werden, auch angestoßen durch Inhubber, in Zukunft noch mehr in nachhaltige, umweltfreundliche Projekte investieren. Wir sparen so viel Papierkram wie noch nie zuvor.

Durch die Zusammenarbeit mit Inhubber konnte die mvolution GmbH ihre Vertragsverwaltung deutlich sicherer und effizienter gestalten. Dank verschlüsselter Dokumentenverarbeitung, blockchain-basierter Signaturen und optimierter Workflows erhielt das Unternehmen eine zukunftssichere Lösung, die höchsten Anforderungen an Datenschutz und Compliance gerecht wird. Die Partnerschaft ermöglicht es mvolution, sich ganz auf Innovation und Wachstum zu konzentrieren – mit Inhubber als verlässlichem Partner für sichere Vertragsprozesse.

Die digitale Signatur – Als Gründer von bukinist.de (online Verkaufsplattform für neuе und gebrauchte Bücher) und Mitgründer von pressa.de (Magazine & Zeitschriften im Abonnement in russischer Sprache) haben sich bei uns im Laufe der letzten Jahre viele Verträge angesammelt. Viele Verträge mit Kunden und Lieferanten mussten oft per Post zum Unterzeichnen verschickt werden. Dies hat viel Geld aber vor Allem Zeit gekostet. Eine Lösung zum digitalen Unterzeichnen und für eine übersichtliche Struktur der Verträge musste her! Von einem Bekannten wurde mir Inhubber empfohlen.

Mir gefiel schon seit mehreren Jahren der Prozess der Unterschriftenerstellung nicht. Die Verträge mussten ausgedruckt und an die Lieferanten versendet werden. Teilweise wurden Verträge von einigen Unterzeichnern eingescannt und per E-Mail versendet und von einigen per Post verschickt und handschriftlich signiert. Somit hatten wir erhebliche Zeitverluste und wir hatten keine Übersicht, bei wem sich der Vertrag gerade befand und wie lange es noch dauern würde, bis dieser unterschrieben zurückkommt.

Das heißt, wir hatten zwei Hauptprobleme: fehlende Übersicht über alle Dokumente, sowie langwierige Signierprozesse.

Nach einer Demo, haben wir uns für den Einsatz von Inhubber entschieden. Nun ist der Vertragsabschluss mit Inhubber äußerst einfach. Nicht nur die Einfachheit und die Schnelligkeit der Signaturvorgänge sind eine Bereicherung, sondern auch die Reflexion meiner Person als Unternehmer.

Die digitale Signatur, also der digitale Stempel ist für mich von innovativer und ästhetischer Bedeutung. Ich bin offen für Innovationen und nutze sie gerne, um meinem persönlichen und beruflichen Auftreten eine individuelle Note zu geben.

Ebenso ist die Terminverwaltung auf Inhubber eine sehr wertvolle Funktion für uns, denn es existieren eine Menge Fristen und Termine, die zu überwachen sind. Ich suchte nach einer datenschutzsicheren, sowie geordneten Plattform. Diese Struktur habe ich zur richtigen Zeit bei Inhubber gefunden.

Den persönlichen vertrauensvollen Support von Inhubber weiß ich auch sehr zu schätzen. Ebenfalls wird das Kundenfeedback sehr ernst genommen und auch zeitnah im Produkt umgesetzt, was sehr spannend ist.

Ich bin als internationaler Unternehmer einhundert Prozent überzeugt Inhubber zu nutzen und kann es guten Gewissens weiterempfehlen.

Rebuy ist ein führendes Unternehmen der Kreislaufwirtschaft, das sich auf den Verkauf von Secondhand-Elektronik und Medien spezialisiert hat. Seit der Gründung im Jahr 2009 in Berlin hat das Unternehmen mit inzwischen über 650 Mitarbeitenden seine Marktposition kontinuierlich gestärkt. Es bietet nachhaltige und kostengünstige Alternativen zu neuen Elektronikprodukten, indem gebrauchte Geräte angekauft, geprüft und weiterverkauft werden.

Trotz seines Erfolgs stand rebuy in den letzten Jahren vor Herausforderungen im Vertragsmanagement. Mit dem kontinuierlichen Wachstum des Geschäftsvolumens stiegen auch Anzahl und Komplexität der Verträge. Dies veranlasste das Unternehmen, nach einer digitalen Lösung für das Vertragsmanagement zu suchen.

Vor der Einführung von Inhubber wurden die Verträge bei rebuy dezentral verwaltet, was zu erheblichen Ineffizienzen führte. Die Verträge befanden sich in unterschiedlichen Abteilungen, die jeweils eigene Methoden zur Organisation und Fristenüberwachung verwendeten. Besonders die Rechtsabteilung, die idealerweise zentralen Zugriff auf alle Verträge haben sollte, hatte häufig keinen vollständigen Überblick. Dies führte unter anderem dazu, dass Kündigungsfristen übersehen wurden, was vermeidbare Kosten verursachte. Frank Kurzer, Leiter der Rechtsabteilung bei rebuy, erklärt:

„Wir hatten häufiger Fälle, in denen Kündigungsfristen verpasst wurden, weil die Verantwortlichen in den Abteilungen nicht daran gedacht haben. Das hat uns finanziell geschadet, weil wir in einigen Fällen Verträge fortführen mussten, die wir eigentlich beenden wollten. Diese Probleme wollten wir durch ein zentrales Vertragsmanagementsystem beheben.“

Ein weiteres Problem war die fragmentierte Ablagestruktur. Verträge wurden nicht nur in der Rechtsabteilung, sondern auch in den jeweils zuständigen Abteilungen gespeichert. Diese Unübersichtlichkeit erschwerte die Arbeit erheblich und führte zu zeitaufwändigen und ineffizienten Suchprozessen.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, begann rebuy mit der Suche nach einem geeigneten Tool für das Vertragsmanagement. Nach einer intensiven Evaluierung verschiedener Optionen entschied sich das Unternehmen für Inhubber. Die Gründe für diese Entscheidung waren vielfältig, aber insbesondere die Benutzerfreundlichkeit, die cloudbasierte Struktur und die EU-konforme Speicherung der Daten spielten eine zentrale Rolle. Effizientes Vertragsmanagement bei rebuy mit Inhubber.

Frank Kurzer beschreibt den Auswahlprozess wie folgt:

„Wir haben uns mehrere Vertragsmanagement-Lösungen angesehen, darunter auch größere Anbieter wie Adobe. Letztlich haben wir uns für Inhubber entschieden, weil es eine einfache, intuitive Benutzeroberfläche bietet und genau die Funktionen bereitstellt, die wir als mittelständisches Unternehmen benötigen. Zudem ist es eine Cloud-Lösung, was uns den Aufwand erspart, eigene Server für die Vertragsablage zu nutzen.“

Ein weiterer entscheidender Vorteil von Inhubber war die Möglichkeit, alle Verträge zentral an einem Ort zu speichern und zu managen. Damit war sichergestellt, dass die Rechtsabteilung jederzeit Zugriff auf alle Verträge hatte, und gleichzeitig wurden die Ablagestrukturen der einzelnen Abteilungen vereinheitlicht.

Die Implementierung von Inhubber bei rebuy verlief problemlos. Dank der cloudbasierten SaaS-Lösung musste keine komplexe IT-Infrastruktur eingerichtet werden. Frank Kurzer hebt hervor, dass Inhubber sofort einsatzbereit war und das Team lediglich eine kürze Schulung benötigte, um die Grundfunktionen der Plattform zu verstehen.

„Die Einführung von Inhubber war wirklich unkompliziert. Das Inhubber-Team hat uns umfassend unterstützt und Schulungen für unsere Mitarbeiter angeboten. Innerhalb kurzer Zeit konnten wir unsere Arbeitsbereiche erstellen, Rechte vergeben und die Software in den täglichen Arbeitsablauf integrieren. Was uns besonders gut gefallen hat, war die Möglichkeit, die Rechtevergabe flexibel zu gestalten, sodass nicht jeder Mitarbeiter vollen Zugriff auf alle Verträge hat, aber dennoch die relevanten Dokumente einsehen kann.“

Diese Flexibilität war für rebuy von besonderer Bedeutung, da es verschiedene Abteilungen gibt, die auf unterschiedliche Vertragsarten zugreifen müssen. Gleichzeitig mussten jedoch Zugriffsrechte so vergeben werden, dass nur autorisierte Personen Änderungen an Verträgen vornehmen können.

Seit der Einführung von Inhubber konnte rebuy signifikante Verbesserungen im Vertragsmanagement verzeichnen. Vor allem die Rechtsabteilung profitiert von der neuen Transparenz und Übersichtlichkeit. Die vormals zeitaufwändige Suche nach Verträgen wurde erheblich vereinfacht. Dank der zentralen Speicherung und der leistungsfähigen Suchfunktion von Inhubber kann die Rechtsabteilung nun in Sekundenschnelle auf alle relevanten Verträge zugreifen.

Ein weiteres Highlight ist die automatische Fristenüberwachung, die verhindert, dass wichtige Kündigungsfristen übersehen werden. Dies hat rebuy bereits dabei geholfen, unnötige Vertragsverlängerungen zu vermeiden und somit tausende Euro einzusparen.

Frank Kurzer erläutert: „Die automatische Fristenüberwachung ist ein echter Game-Changer für uns. Früher haben wir Fristen manuell in Excel-Tabellen verwaltet, was natürlich fehleranfällig war. Jetzt sorgt Inhubber dafür, dass wir rechtzeitig über bevorstehende Kündigungsfristen informiert werden. Das hat uns bereits vor unnötigen Kosten bewahrt.“

Auch die Benutzerfreundlichkeit von Inhubber wird von den Mitarbeitern bei rebuy hoch geschätzt. Obwohl einige Kollegen wenig Erfahrung im Umgang mit Vertragsmanagementsystemen hatten, konnten sie dank der intuitiven Oberfläche schnell und problemlos mit der Plattform arbeiten. Ein effizientes Vertragsmanagement ließ sich mit Inhubber bei rebuy reibungslos realisieren.

Rebuy plant, die Nutzung von Inhubber in Zukunft weiter auszubauen. Ein spannendes neues Feature, das bereits geplant ist, ist die Integration eines Dokumentenmanagementsystems. Dies wird es rebuy ermöglichen, nicht nur Verträge, sondern auch andere geschäftsrelevante Dokumente zentral zu verwalten. Frank Kurzer sieht hierin großes Potenzial:

„Wir haben einen steigenden Bedarf an einer zentralen Ablage für alle Arten von Dokumenten, nicht nur für Verträge. Wenn Inhubber diese Funktionalität bieten kann, wäre das für uns ein weiterer Schritt hin zu mehr Effizienz.“

Zusätzlich erwägt rebuy den Einsatz der KI-gestützten Risikoanalysefunktionen von Inhubber, um potenzielle Risiken in Verträgen automatisch zu erkennen. Obwohl die Rechtsabteilung bisher alle Verträge manuell prüft, sieht Frank Kurzer die Vorteile einer solchen Technologie:

„Die Idee, dass eine KI uns bei der Identifizierung von Risiken unterstützen kann, klingt interessant. Ich könnte mir gut vorstellen, dass dies in bestimmten Fällen unsere Arbeit erleichtert, insbesondere wenn es darum geht, große Mengen an Verträgen schnell zu analysieren.“

Die Implementierung von Inhubber bei rebuy zeigt eindrucksvoll, wie mittelständische Unternehmen von einer zentralen, cloudbasierten Lösung für das Vertragsmanagement profitieren können. Inhubber bietet nicht nur eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche, sondern auch maßgeschneiderte Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind, die über keine großen Rechtsabteilungen verfügen.

Für rebuy hat sich Inhubber als unverzichtbares Werkzeug erwiesen, das nicht nur die Transparenz und Effizienz im Vertragsmanagement erhöht hat, sondern auch Kosten eingespart und Risiken deutlich reduziert hat.

Effizientes Vertragsmanagement bei rebuy – eine Erfolgsgeschichte mit Inhubber: Frank Kurzer fasst die Erfahrung so zusammen:

„Ich würde Inhubber jederzeit anderen Unternehmen empfehlen. Besonders für mittelständische Unternehmen ist das Preis-Leistungs-Verhältnis unschlagbar. Die Software ist leicht zu bedienen, die Implementierung war einfach, und wir haben bereits deutliche Verbesserungen in unserem Arbeitsablauf festgestellt.“

MSB-Mobility Service Berlin GmbH ist eine Unternehmensgruppe, die verschiedene Dienstleistungen im Bereich Busverkehr anbietet. Das Leistungsspektrum reicht von Charterbussen über Stadtrundfahrten bis hin zur Bereitstellung von Buswerkstätten und Waschanlagen. Mit etwa 180 Mitarbeitenden und einer Vielzahl von Verträgen, die sowohl die einzelnen Tochtergesellschaften als auch die Holding betreffen, stand das Unternehmen vor Herausforderungen im Vertragsmanagement. Das Fehlen einer zentralen Übersicht, verpasste Fristen und eine dezentrale Ablage machten die Verwaltung komplex und zeitaufwendig.

Mit Inhubber hat sich das Vertragsmanagement von MSB-Mobility Service Berlin GmbH radikal verändert und ermöglicht nun eine effizientere Organisation, bessere Kontrolle und mehr Übersichtlichkeit. Steffen Cordt, Vertriebsmanager der Unternehmensgruppe, erklärt, wie die Implementierung von Inhubber nicht nur die Suche nach Verträgen erleichtert, sondern auch die Fristenkontrolle optimiert.

Vor der Einführung von Inhubber war das Vertragsmanagement bei MSB-Mobility Service Berlin GmbH dezentralisiert und stark fragmentiert. Die Verträge lagen bei den verschiedenen Tochtergesellschaften, häufig in physischen Aktenordnern oder isolierten Ablagestrukturen. Das brachte eine Reihe von Herausforderungen mit sich:

• Fehlende zentrale Übersicht:
  Da jede Tochtergesellschaft eigene Verträge verwaltete, war es schwierig, schnell auf die benötigten Unterlagen zuzugreifen. Oft war nicht klar, bei welcher Abteilung oder in welchem Gebäude der jeweilige Vertrag abgelegt war.
  Steffen Cordt beschreibt, wie dies den Arbeitsaufwand erhöhte:
  „Wenn jemand einen Vertrag gesucht hat, ging es eher nach dem Motto ‚Versuch dein Glück‘ – und das führte zu langen Suchzeiten und Unsicherheiten, ob alle relevanten Dokumente auch wirklich vorhanden waren.“
• Verpasste Fristen und unsichere Fristenkontrolle:
  Ein weiteres Problem bestand darin, dass Kündigungsfristen für Verträge häufig übersehen wurden. Besonders bei langfristigen Verträgen, die sich automatisch verlängerten, führte dies zu unerwarteten Kosten. Es fehlte eine automatisierte Erinnerung, um rechtzeitig über anstehende Kündigungsfristen informiert zu werden.
  „Wir haben mehrfach Kündigungsfristen verpasst, einfach weil niemand mehr daran dachte, dass der Vertrag noch existiert und gekündigt werden sollte. Das führte zu unnötigen Kosten, die wir vermeiden wollten,“ so Steffen Cordt.
• Probleme bei der Ablage und Auffindbarkeit:
  Verträge waren oft in Papierform abgelegt und wurden teilweise an verschiedenen Standorten aufbewahrt. Die Suche nach einem bestimmten Vertrag konnte daher mehrere Stunden in Anspruch nehmen, insbesondere wenn die Verantwortlichen die Struktur nicht kannten oder die Mitarbeitenden, die die Verträge ursprünglich abgelegt hatten, das Unternehmen bereits verlassen hatten.

Diese Herausforderungen zeigten deutlich, dass MSB-Mobility Service Berlin GmbH ein digitales Vertragsmanagementsystem benötigte, das eine zentrale Ablage und eine automatische Fristenüberwachung bietet.

Nach der Prüfung verschiedener Anbieter entschied sich MSB-Mobility Service Berlin GmbH für Inhubber. Dabei gab es mehrere Gründe, warum Inhubber die ideale Lösung für das Unternehmen war:

1. Zentrale und transparente Ablage:
   Inhubber ermöglicht die zentrale Speicherung aller Verträge und bietet durch Arbeitsbereiche, Ordner und Unterordner eine flexible Struktur, die individuell auf die Bedürfnisse von MSB-Mobility Service Berlin GmbH angepasst werden kann. Die verschiedenen Geschäftsbereiche des Unternehmens erhielten ihre eigenen Arbeitsbereiche, in denen die Verträge thematisch oder nach Abteilungen organisiert werden.
   „Mit Inhubber haben wir jetzt alles an einem Ort und können über die Such- und Filterfunktionen schnell auf die benötigten Verträge zugreifen. Die Struktur ist übersichtlich und leicht zu navigieren,“ erklärt Steffen.
2. Automatische Fristenüberwachung und Erinnerungsfunktion:
   Eine der entscheidenden Funktionen von Inhubber ist die automatische Fristenüberwachung. Diese Funktion benachrichtigt die Verantwortlichen rechtzeitig per E-Mail, wenn eine Kündigungsfrist ansteht.
   „Wir haben die Fristenüberwachung besonders im Bereich der Betriebshaftpflicht und bei Leasingverträgen für Fahrzeuge im Einsatz. Die automatische Erinnerung spart uns viel Zeit und verhindert, dass wir ungewollt Verträge verlängern,“ beschreibt Steffen.
3. Flexibilität bei der Vertragsnutzung und neue Anwendungsbereiche:
   Durch Inhubber hat das Unternehmen neue Anwendungsfälle entdeckt. So verwendet MSB-Mobility Service Berlin GmbH das System nicht nur für klassische Vertragsverwaltung, sondern auch zur Verwaltung von Schulungszertifikaten und Führerscheinen. Das Unternehmen lädt die entsprechenden Dokumente in das System hoch und nutzt die Erinnerungsfunktion, um rechtzeitig über anstehende Schulungen oder Führerscheinverlängerungen informiert zu werden.
   „Wir nutzen Inhubber inzwischen auch für unsere Brandschutz- und Erste-Hilfe-Schulungen. Sobald die Schulung erneut fällig wird, erhalten wir automatisch eine Benachrichtigung – das erleichtert die Organisation ungemein,“ so Steffen.
4. Intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche:
   Inhubber zeichnet sich durch eine einfache und intuitive Bedienung aus. Die Mitarbeitenden konnten schnell mit der Software arbeiten, ohne eine intensive Schulung zu benötigen. Um das System besser kennenzulernen, erstellte das Team Testverträge mit kurzen Laufzeiten, um die Erinnerung und die Fristenüberwachung in der Praxis zu testen.
   „Die Benutzerfreundlichkeit ist hervorragend. Die Funktionen sind selbsterklärend und die E-Mail-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass nichts vergessen wird,“ beschreibt Steffen die Akzeptanz des Systems.
5. Sicherheit und Zugänglichkeit:
   Da Inhubber cloudbasiert ist, haben die Mitarbeitenden jederzeit und von jedem Standort aus Zugriff auf die Verträge. Dies sorgt dafür, dass wichtige Dokumente auch im Falle eines Serverausfalls oder anderer technischer Probleme sicher aufbewahrt und abrufbar sind.
   „Unsere Server sind alle im selben Gebäude, und falls einmal etwas passieren sollte, können wir sicher sein, dass unsere Dokumente nicht verloren gehen, weil sie extern gesichert sind,“ erklärt Steffen.

Die Implementierung von Inhubber verlief reibungslos. Steffen und sein Team waren in der Lage, die Verträge innerhalb weniger Wochen in das System zu übertragen und eine Struktur zu schaffen, die zu ihren Anforderungen passt. Die drei Schritte des Implementierungsprozesses bestanden aus:

1. Übertragung der Verträge
   Alle bestehenden Verträge wurden in das Inhubber-System hochgeladen und digitalisiert. Das Team erstellte spezifische Ordnerstrukturen, die den verschiedenen Abteilungen und Themenbereichen entsprachen. So wurden beispielsweise Verträge für Fahrzeugleasing in einem eigenen Ordner abgelegt, während Schulungszertifikate und Führerscheindokumente in einem separaten Bereich gespeichert wurden.
2. Strukturierung und Optimierung
   Nach der initialen Übertragung passte das Team die Struktur weiter an und fügte Unterordner hinzu, um die Übersichtlichkeit zu verbessern. Außerdem wurden wichtige Eckdaten für jeden Vertrag erfasst, damit diese schnell gefiltert und durchsucht werden konnten.
3. Test und Feinschliff
   Schließlich testete das Team die Erinnerungs- und Suchfunktionen, um sicherzustellen, dass die Benachrichtigungen wie gewünscht funktionierten. Die Mitarbeitenden erhielten eine kurze Einführung in das System und konnten sich schnell mit der Handhabung vertraut machen.

Seit der Einführung von Inhubber hat sich das Vertragsmanagement bei MSB-Mobility Service Berlin GmbH in mehrfacher Hinsicht verbessert. Die zentralisierte Ablage, die automatische Fristenüberwachung und die intuitive Bedienung haben den Arbeitsaufwand reduziert und gleichzeitig die Kontrolle und Übersichtlichkeit erhöht. Einige der wichtigsten Vorteile, die Steffen und sein Team erlebt haben, sind:

1. Zeitersparnis bei der Vertragssuche: Die zentrale Ablage ermöglicht es den Mitarbeitenden, Verträge schnell zu finden. Die Such- und Filterfunktionen machen langwieriges Durchsuchen von Ordnern überflüssig. Steffen schätzt, dass allein die Suchfunktion monatlich über zwei Stunden pro Mitarbeitendem spart, insbesondere bei Verträgen, die nur selten benötigt werden.
2. Vermeidung von Vertragsverlängerungen und Kosteneinsparungen: Durch die automatische Fristenüberwachung verpasst das Team keine Kündigungsfristen mehr. Dies verhindert unnötige Vertragsverlängerungen und hilft dabei, Kosten zu sparen. Obwohl das Unternehmen derzeit überwiegend langfristige Verträge hat, rechnet Steffen damit, dass sich die Fristenüberwachung besonders bei jährlich erneuerbaren Verträgen auszahlen wird.
3. Effiziente Verwaltung von Zertifikaten und Schulungen: Inhubber wird nicht nur für Verträge verwendet, sondern auch zur Verwaltung von Schulungszertifikaten und Führerscheinen. Die automatische Erinnerung stellt sicher, dass alle Dokumente rechtzeitig erneuert werden, was den organisatorischen Aufwand verringert. „Früher mussten wir regelmäßig manuell prüfen, wann eine Schulung ansteht oder ein Führerschein erneuert werden muss. Jetzt erledigt das Inhubber für uns,“ erklärt Steffen.
4. Sicherheit und Verfügbarkeit: Die Speicherung in der Cloud gibt dem Unternehmen Sicherheit, dass alle wichtigen Dokumente extern gesichert und jederzeit abrufbar sind. „Egal, was vor Ort passiert – wir haben jederzeit Zugriff auf unsere Verträge und Dokumente. Das gibt uns ein gutes Gefühl und spart uns die Sorgen bei unvorhergesehenen Vorfällen,“ betont Steffen.
5. Einfache Nutzung und hohe Akzeptanz: Die Benutzerfreundlichkeit von Inhubber sorgt für eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Die Möglichkeit, Testverträge zu erstellen und die Funktionen auszuprobieren, hat die Einführung erleichtert. Steffen merkt an, dass die meisten Mitarbeitenden das System schnell zu schätzen lernten und es als eine echte Erleichterung empfinden.

Die Implementierung von Inhubber hat MSB-Mobility Service Berlin GmbH geholfen, das Vertragsmanagement zu zentralisieren und Prozesse zu automatisieren. Die transparente Struktur, die benutzerfreundliche Oberfläche und die flexiblen Funktionen haben dazu beigetragen, das System nicht nur für Verträge, sondern auch für Schulungszertifikate und Führerscheine zu nutzen.

Steffen Cordt fasst die Vorteile zusammen: „Inhubber ist für uns die perfekte Lösung. Wir haben jetzt alles zentral an einem Ort, verpassen keine Fristen mehr und können unsere Verträge effizient verwalten. Das System bietet Sicherheit und Flexibilität, die in unserem täglichen Geschäft unverzichtbar sind. Ich kann Inhubber jedem Unternehmen empfehlen, das Wert auf Übersichtlichkeit, Kontrolle und Zeitersparnis legt.“