Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigt auch die Komplexität des Vertragsmanagements – von Lieferantenvereinbarungen und NDAs bis hin zu Kundenverträgen und Rahmenabkommen. Das Versäumen von Verlängerungsfristen oder die Ablage veralteter Versionen kann zu kostspieligen Fehlern führen.
Genau hier kommt Inhubber (key2contract GmbH) ins Spiel – eine sichere, intelligente und benutzerfreundliche Lösung für das Vertragslebensmanagement (CLM) und digitale Signaturen.
Inhubber vereint deutsche Datensicherheitsstandards mit Automatisierung und modernen Kollaborationstools, die Unternehmen dabei unterstützen, Verträge effizient und transparent zu verwalten.
Im Folgenden beantworten wir die zehn am häufigsten gestellten Fragen zu Inhubber – basierend auf dem Feedback unserer Nutzer, Partner und Kunden aus verschiedenen Branchen.
1. Was genau ist Inhubber?
Inhubber ist eine in Deutschland entwickelte Plattform für Vertragsmanagement (CLM) und elektronische Signaturen. Sie ermöglicht es Organisationen, alle Arten von Verträgen in einer sicheren Umgebung zu erstellen, zu unterzeichnen, zu speichern, zu analysieren und zu verfolgen.
Im Gegensatz zu einfachen Dokumentenablagen geht Inhubber weit über die Archivierung hinaus. Die Plattform automatisiert Routineaufgaben wie das Erstellen von Vorlagen, die Verwaltung von Freigabeprozessen und das Einrichten automatischer Benachrichtigungen für Vertragsmeilensteine.
Ein Beispiel: Eine Einkaufsabteilung kann Lieferantenverträge überwachen und rechtzeitig vor Ablauf erinnert werden. Juristische Teams behalten vollständige Prüfpfade darüber, wer ein Dokument geöffnet oder geändert hat, während das Management in Echtzeit Einblicke in Vertragswerte und den Compliance-Status erhält.
Kurz gesagt: Inhubber hilft Unternehmen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, rechtliche Risiken zu minimieren und Geschäftsentscheidungen zu beschleunigen.
2. Welche Phasen des Vertragslebenszyklus deckt Inhubber ab?
Inhubber unterstützt den gesamten Vertragslebenszyklus von Anfang bis Ende:
- Erstellung: Erstelle Verträge mühelos aus Vorlagen, füge vorab genehmigte Klauseln ein und sorge für Konsistenz in Sprache und Format. Mit anpassbaren Formularen lassen sich Pflichtfelder, Standardklauseln und Freigabeprozesse vordefinieren, sodass jedes Dokument von Anfang an vollständig und konform ist. Die intelligenten Formulare von Inhubber helfen dabei, Vertragsdaten schnell und einheitlich einzugeben – das reduziert manuelle Fehler und stellt sicher, dass alle Dokumente den Standards deines Unternehmens entsprechen.
- Zusammenarbeit:
Lade Kolleg:innen oder externe Partner:innen ein, Dokumente sicher zu prüfen, zu kommentieren und zu bearbeiten – ohne endlose E-Mail-Anhänge. Externe Teilnehmer:innen müssen sich nicht registrieren: Sie erhalten eine sichere, zeitlich begrenzte E-Mail-Einladung, um direkt auf das Dokument zuzugreifen. Dieses Verfahren gewährleistet volle Kontrolle über Berechtigungen, Versionshistorie und Compliance – bei gleichzeitig einfacher und schneller Zusammenarbeit.
- Freigabe und Unterzeichnung:
Leite Dokumente an die richtigen Personen zur internen Freigabe weiter und schließe sie mit einer rechtsverbindlichen elektronischen Signatur ab. Die eSignatur-Lösung von Inhubber entspricht der EU-Verordnung eIDAS und unterstützt einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen. Jede Signatur wird verschlüsselt, mit einem Zeitstempel versehen und durch detaillierte Audit-Logs nachvollziehbar gemacht – für maximale Authentizität und Rechtsgültigkeit. Die Unterzeichnung kann auf jedem Gerät erfolgen, ohne zusätzliche Software oder Konten.
- Ausführung und Überwachung:
Behalte alle aktiven Verträge in Echtzeit im Blick – inklusive Status, Verpflichtungen und finanziellen Auswirkungen. Inhubber bietet Dashboards und Metadaten-Tracking, mit denen Teams wichtige Verpflichtungen, Leistungsindikatoren und Zahlungstermine verfolgen können. Automatische Benachrichtigungen und Berichte helfen dabei, Engpässe zu erkennen, den Fortschritt zu überwachen und Verantwortlichkeiten transparent zu gestalten.
- Verlängerung und Archivierung:
Bleibe mit automatischen Erinnerungen zu Verlängerungen und Kündigungsfristen stets auf dem Laufenden. Nutzer:innen können festlegen, wie viele Tage im Voraus Benachrichtigungen gesendet werden, und Aufgaben an zuständige Teammitglieder delegieren. Nach Abschluss eines Vertrags wird dieser automatisch in einem sicheren, durchsuchbaren Archiv mit vollständiger Versionshistorie gespeichert – für langfristige Compliance und einfache Nachweise bei Audits oder Prüfungen.
Jede Phase wird durch intelligente Automatisierung unterstützt und bietet volle Transparenz und Kontrolle – von der Verhandlung bis zur Archivierung.
3. Ist Inhubber cloudbasiert oder lokal installiert?
Inhubber ist eine cloudbasierte SaaS-Lösung, was bedeutet, dass keine Installation oder Wartung auf lokalen Servern erforderlich ist. Nutzer:innen melden sich einfach über einen Webbrowser an.
Dieses Design sorgt für maximale Flexibilität und Skalierbarkeit. Egal ob im Büro, im Homeoffice oder auf Geschäftsreise – alle Verträge und zugehörigen Daten bleiben an einem zentralen, sicheren Ort jederzeit zugänglich.
Die Server von Inhubber befinden sich in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Damit ist höchste Datensicherheit, Zuverlässigkeit und die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards gewährleistet.
4. Welche Dateiformate und Dokumenttypen werden unterstützt?
Inhubber unterstützt eine Vielzahl von Dateiformaten – nicht nur PDF- und Word-Dokumente, sondern auch Excel-Dateien, ZIP-Archive, Bilder und gescannte Dokumente.
Die integrierte OCR-Technologie (Optical Character Recognition) liest automatisch Text aus gescannten Bildern aus, sodass Volltextsuche und Metadatenerkennung möglich sind.
Diese Flexibilität ermöglicht es Organisationen, alle vertragsrelevanten Materialien – einschließlich Anhängen, Rechnungen, Spezifikationen und Zertifikaten – in einem zentralen Repository zu bündeln.
Jede Datei kann kategorisiert, mit Schlagwörtern versehen und mit den zugehörigen Verträgen verknüpft werden, was eine nahtlose Navigation und ein effizientes Reporting ermöglicht.
5. Wie gewährleistet Inhubber Datenschutz, Sicherheit und DSGVO-Compliance?
Sicherheit ist eines der größten Alleinstellungsmerkmale von Inhubber. Die Plattform geht über die Anforderungen der DSGVO hinaus und kombiniert europäische Datenschutzstandards mit unternehmensgerechter Verschlüsselung und transparenter Zugriffskontrolle. Sie ist speziell für Organisationen entwickelt, die höchsten Schutz sensibler Informationen verlangen – ohne dabei auf Benutzerfreundlichkeit zu verzichten.
Inhubber nutzt eine Zero-Knowledge-Architektur und AES-256-Verschlüsselung sowohl für Datenübertragungen als auch für gespeicherte Inhalte. Dadurch ist sichergestellt, dass keine unbefugte Drittpartei – nicht einmal Inhubber selbst – Zugriff auf deine Daten hat. Jede Datei, jedes Metadatum und jede Signatur ist durch mehrere Sicherheitsschichten und Authentifizierungsverfahren geschützt.
Zentrale Sicherheitsfunktionen:
- Vollständige DSGVO-Konformität mit detaillierten Audit-Trails und transparenter Datenverarbeitung
- ISO 27001-zertifizierte Infrastruktur, gehostet ausschließlich in Deutschland
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für autorisierten Zugriff
- Zero-Knowledge-Architektur: Die Schlüssel bleiben immer unter der Kontrolle deiner Organisation
- Granulares rollenbasiertes Berechtigungsmanagement (RBAC) und Multi-Faktor-Authentifizierung
- Detaillierte Audit-Logs für jede Aktion, Version und Signatur
- Optionale Blockchain-Fingerprints als unveränderlicher Echtheitsnachweis
Durch die Kombination aus Verschlüsselungsstandards, zertifiziertem Hosting und präzisem Zugriffsmanagement bietet Inhubber ein Sicherheitsniveau, das weit über klassische Cloud-Compliance hinausgeht – ideal für Branchen wie Finanzwesen, Gesundheitswesen, Energie, Verwaltung und öffentliche Institutionen.
6. Kann Inhubber Nutzer automatisch an Fristen und Aufgaben erinnern?
Ja – Inhubber verfügt über ein intelligentes Erinnerungssystem, das alle wichtigen Termine wie Verlängerungen, Zahlungsfristen und Kündigungsfristen überwacht.
Mit der KI-Vertragsanalyse (AI Contract Review) erkennt die Plattform automatisch relevante Daten und Verpflichtungen in Dokumenten – beispielsweise Vertragsbeginn und -ende, Kündigungsfristen, Meilensteine oder Zahlungspläne – und schlägt auf Basis dieser Informationen passende Erinnerungen und Aufgaben vor. Administrator:innen können diese Vorschläge prüfen und freigeben, bevor sie aktiv werden, um Genauigkeit und Compliance sicherzustellen.
Nutzer:innen können Erinnerungen individuell pro Vertrag oder Ordner konfigurieren, den Benachrichtigungszeitraum festlegen und Verantwortlichkeiten bestimmten Teammitgliedern zuweisen.
Dieses automatisierte System verhindert teure Versäumnisse – etwa das Übersehen von Kündigungsfristen oder unbeabsichtigte Vertragsverlängerungen. Die KI-gesteuerten Erinnerungen können zudem Workflows auslösen, sodass Folgeaktionen wie Nachverhandlungen, Genehmigungen oder Budgetprüfungen rechtzeitig erfolgen.
7. Wie verwaltet Inhubber Rollen, Berechtigungen und mandantenfähige Strukturen?
Inhubber wurde mit Fokus auf Zusammenarbeit und Compliance entwickelt. Das rollenbasierte Berechtigungssystem sorgt dafür, dass jede Person nur Zugriff auf die Informationen erhält, die sie tatsächlich benötigt.
Berechtigungen können auf vier Ebenen konfiguriert werden: Organisation, Arbeitsbereich, Ordner und Dokument. So kann beispielsweise das Vertriebsteam vollen Zugriff auf Kundenverträge haben, während die Finanzabteilung nur Lesezugriff auf Rechnungsdokumente erhält.
Auch externe Partner wie Wirtschaftsprüfer oder Anwaltskanzleien können mit eingeschränkten Rechten eingeladen werden – so bleibt der Datenschutz jederzeit gewährleistet. Für größere Organisationen unterstützt Inhubber mandantenfähige (multi-tenant) Strukturen. Dadurch können mehrere Tochtergesellschaften oder Abteilungen unabhängig voneinander innerhalb derselben sicheren Infrastruktur arbeiten – mit klarer Daten- und Zugriffsabgrenzung.
8. Wie unterstützt Inhubber Audit-Trails und internes Controlling?
Inhubber bietet umfassende Audit-Trails, die jede Aktivität innerhalb der Plattform dokumentieren – vom Hochladen und Bearbeiten bis hin zur Freigabe, Signatur und Archivierung.
Jeder Vorgang wird automatisch mit einem Zeitstempel versehen und dem verantwortlichen Nutzer zugeordnet. So entsteht ein manipulationssicherer Nachweis aller Handlungen während des gesamten Vertragslebenszyklus.
Diese Audit-Trails sind entscheidend für internes Controlling, Compliance-Prüfungen und rechtliche Nachweise. Unternehmen können jederzeit nachvollziehen, wer auf ein Dokument zugegriffen, welche Änderungen vorgenommen und wann etwas genehmigt oder unterzeichnet wurde.
Zentrale Vorteile:
- Volle Transparenz über alle vertragsbezogenen Aktivitäten
- Automatische Nachverfolgung von Bearbeitungen, Freigaben, Signaturen und Downloads
- Schutz vor Manipulation und Sicherstellung der Datenintegrität
- Compliance-konforme Dokumentation für DSGVO, ISO 27001 und interne Audits
- Vereinfachtes Reporting für Finanz- und Rechtsabteilungen
Mit Inhubber wird Vertragsmanagement zu einem vollständig nachvollziehbaren und kontrollierten Prozess – Compliance wird damit mühelos und jederzeit überprüfbar.
9. Wer nutzt Inhubber und in welchen Branchen wird es eingesetzt?
Inhubber wird von einer Vielzahl von Organisationen genutzt – von globalen Konzernen über mittelständische Unternehmen bis hin zu öffentlichen Einrichtungen – und das in unterschiedlichen Branchen.
Zu unseren Kund:innen gehören unter anderem:
- Unternehmen wie Sharp/NEC, rebuy und Deutsche Investment
- Öffentliche Institutionen wie die OECD, Kommunalverwaltungen und Stadtwerke
- Handels- und Logistikunternehmen wie EDEKA Foodservice, Fahrrad XXL und Ansorge Logistik
Darüber hinaus wird Inhubber in Branchen wie Fertigung, Gesundheitswesen, Hotellerie, Energie, Beratung, Einkauf & Lieferkette, Immobilienwirtschaft und professionelle Dienstleistungen eingesetzt.
Dank seines modularen und skalierbaren Aufbaus eignet sich die Plattform sowohl für KMU als auch für Großunternehmen. Jede Organisation kann Inhubber an ihre spezifischen Workflows anpassen – von Lieferantenmanagement und Vertragsfreigaben bis hin zu Auditkontrolle und Finanzberichterstattung.
Unternehmen entscheiden sich für Inhubber, weil es Datensouveränität, KI-gestützte Automatisierung und benutzerfreundliches Design in einem sicheren, in Deutschland gehosteten System vereint.
10. Wie können Unternehmen mit Inhubber starten?
Der Einstieg in Inhubber ist einfach, flexibel und individuell auf die Bedürfnisse jedes Unternehmens zugeschnitten.
Der Prozess beginnt in der Regel mit einem persönlichen Demo-Gespräch, in dem unser Team gemeinsam mit dir die spezifischen Ziele des Vertragsmanagements, Benutzerrollen und Compliance-Anforderungen definiert. Anschließend kannst du die Plattform mit deinem Team praxisnah testen – alle interessierten Abteilungen können teilnehmen.
Während der Testphase steht unser Onboarding-Support auf Abruf zur Verfügung. Unsere Expert:innen helfen bei der Einrichtung individueller Dokumenttypen, Workflows und Geschäftsprozesse, die die Struktur deiner Organisation widerspiegeln.
Bestehende Verträge können mithilfe der KI-gestützten Datenerkennung automatisch importiert werden, wodurch die Migration schnell und effizient verläuft. Für Unternehmen, die von Altsystemen umsteigen, bietet Inhubber zudem einen strukturierten Migrationsprozess.
Nach Abschluss der Konfiguration können deine Nutzer:innen sofort mit der Vertragsverwaltung beginnen. Die intuitive Benutzeroberfläche und das geführte Onboarding sorgen dafür, dass sich auch neue Anwender:innen innerhalb weniger Tage sicher zurechtfinden.
Darüber hinaus bietet das Customer Success Team von Inhubber kontinuierliche Unterstützung, Schulungen und regelmäßige Funktionsupdates.
Warum diese FAQs wichtig sind
Diese zehn Fragen spiegeln die zentralen Anforderungen wider, die Unternehmen bei der Bewertung einer CLM-Plattform haben: Transparenz, Compliance, Automatisierung und Benutzerfreundlichkeit. Inhubber beantwortet all diese Anforderungen mit einer ausgewogenen Kombination aus Sicherheit und Einfachheit – und hilft Organisationen dabei, ihre Vertragsprozesse zu digitalisieren, ohne die Kontrolle über ihre Daten zu verlieren. Mit Inhubber erhalten Unternehmen weit mehr als nur ein digitales Archiv.
Sie gewinnen ein strategisches System für Risikomanagement, Zusammenarbeit und nachhaltiges Wachstum.
