Wenn Unternehmen keinen Zugang zu einem digitalen Vertragsmanagement-Tool haben, arbeiten sie oft mit manuellen und zeitaufwendigen Prozessen für Datenmanagement und Dokumentation:
Wiederholte Dateneingabe
- Manuelle Erfassung großer Mengen von Bestellungen
- Langer Prozessablauf bei der Vertragserstellung
- Verzögerte Genehmigungen aufgrund eines komplizierten Unterschriftsprozesses
- Manuelle Vertragsanpassungen und Nachbearbeitungen, um aktuelle Konditionen einzupflegen – beispielsweise bei Preiserhöhungen bei jedem zweiten oder dritten Auftrag mit einem Lieferanten
Kommt dir das Hamsterrad bekannt vor? Dann lass uns gemeinsam handeln! Wir zeigen dir 6 wichtige Themen, auf die du dich konzentrieren solltest, und geben dir praktische Tipps zur Digitalisierung, damit dein Team sich wieder auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann.
Tipp 1: Flexibles Vertragsmanagement mit einfacher Nachverfolgung sicherstellen
Die Dokumentation von Bestellungen und Verträgen stellt für viele kleine, mittlere und große Organisationen ein Problem dar. Ein digitales Vertragsmanagementsystem ermöglicht es, alle Verträge an einem zentralen Ort zu speichern – übersichtlich nach Kategorie und Lieferant sortiert und jederzeit leicht zugänglich.
Das automatisierte Vertragssystem von Inhubber bietet einen zentralen Speicherort, an dem Verträge von überall aus schnell aufgerufen werden können.
Neben der Zentralisierung unterstützt Inhubber Einkaufsteams mit Metadatensuche, KI-gestützter Vertragserkennung und automatischem Fristen-Tracking. Diese Funktionen machen es möglich, Lieferbedingungen, Verlängerungsdaten oder Zahlungspflichten sofort zu identifizieren – ohne hunderte Dokumente manuell prüfen zu müssen. Dadurch erhalten Einkaufsleiter vollständige Transparenz über Verpflichtungen, Compliance und finanzielle Risiken.
Tipp 2: Komplizierte und langwierige Freigabeprozesse eliminieren
Fehlen Rahmenverträge im Einkauf, müssen für größere Bestellungen spezifische Anforderungsprofile erstellt werden – und jedes davon durchläuft denselben Genehmigungsprozess. Dieser aufwendige Abstimmungsprozess führt zu Verzögerungen, unnötigen Nachfragen und zeitintensiver Dokumentation. Häufige Folgen sind überflüssige Auftragsverzögerungen, manuelle Nachbearbeitung und Erinnerungen durch zu lange Prozessschleifen.
Dieser hohe manuelle Aufwand lässt sich durch einfache Prozessautomatisierung ersetzen.Es ist nicht mehr nötig, eine Vielzahl einzelner Bestellungen durchzuführen, da für jeden Lieferanten ein konsolidierter Vertrag besteht. Der Genehmigungsprozess wird gestrafft, da Verantwortlichkeiten klar definiert sind. Verträge können mit einem Klick geprüft, genehmigt und unterschrieben werden. Führungskräfte erhalten Zugriff auf den gesamten Verlauf und können Daten in Sekunden einsehen.
Mit Inhubber lassen sich automatisierte Workflows individuell an die interne Hierarchie eines Unternehmens anpassen. Das bedeutet: Anstatt tagelang auf Abteilungsfreigaben zu warten, leitet das System den Vertrag automatisch an die zuständige Person weiter. E-Mail-Benachrichtigungen und In-App-Alerts stellen sicher, dass keine Freigabe verloren geht – selbst bei mehreren Beteiligten. Diese transparente Nachverfolgung spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Compliance-Risiken durch unautorisierte Signaturen oder fehlende Dokumente.
Tipp 3: Befreie deinen Schreibtisch vom Papier und atme auf
Physische Verträge erfordern zahlreiche, zeitaufwendige Papierarbeiten. Ein Vertrag wird gedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt – im schlimmsten Fall vorher noch mit einem Barcode versehen. Die hohen Opportunitätskosten beeinträchtigen die Unternehmensleistung erheblich.
Die Automatisierung gemäß DSGVO ermöglicht eine papierlose Arbeitsumgebung. Gleichzeitig kann passende Vertragsmanagement-Software die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen sicherstellen. Der angenehme Nebeneffekt: Du schützt die Umwelt, indem du CO₂-Emissionen reduzierst.
Das Ziel von Inhubber ist es, ein elektronisches Vertragsmanagementsystem zu implementieren, das Organisationen hilft, vollständig papierlos zu arbeiten und Wälder zu schützen.
Ein hervorragendes Beispiel für eine erfolgreiche papierlose Transformation ist unser Kunde rebuy, ein führendes Recommerce-Unternehmen. Durch die Digitalisierung des Vertragsmanagements mit Inhubber konnte rebuy den administrativen Aufwand um 60 % reduzieren und manuelle Dokumentationsprozesse vollständig abschaffen. Ihr Einkaufsteam verwaltet nun hunderte Lieferantenverträge sicher und transparent online – mit vollständiger Nachvollziehbarkeit und positiven Umweltauswirkungen durch den Wegfall von Papier. Dieses Beispiel zeigt, wie Vertragsdigitalisierung sowohl Effizienz als auch Nachhaltigkeit fördert.
Tipp 4: Kosten senken? Sichere dir deinen Wettbewerbsvorteil
Automatisierung spart oft Geld – Prozesskosten können im Durchschnitt um 25 % bis 40 % reduziert werden. Automatisierte Abläufe erhöhen die Produktivität, senken Gemeinkosten und eliminieren unnötiges Drucken, Scannen und Archivieren.
Die Covid-19-Pandemie hat die Weltwirtschaft stark getroffen und die Preise vieler Güter steigen lassen. Das Ever-Given-Unglück im März 2021, bei dem der Suezkanal blockiert wurde, führte ebenfalls zu Lieferengpässen und Preiserhöhungen. Durch automatisiertes Vertragsmanagement im Einkauf kannst du solchen Preisschwankungen entgegenwirken – Verträge lassen sich weltweit in Echtzeit und rechtskonform digital abschließen. Die schnelle Reaktionszeit verschafft einen klaren Wettbewerbsvorteil.
Inhubber zeigt: Mit dem Vertragsmanagementsystem von Inhubber können Unternehmen bis zu 50 % der Vertragsmanagementkosten und bis zu 10 % der jährlichen Gesamtausgaben einsparen.
Darüber hinaus decken automatisierte Analysen versteckte Einsparpotenziale auf. Einkaufsabteilungen können Lieferantenleistungen vergleichen, Verlängerungskosten verfolgen und wiederkehrende Überzahlungen erkennen, die durch veraltete Konditionen entstehen. Echtzeit-Dashboards machen Kostenkontrolle proaktiv statt reaktiv. Besonders in Branchen wie dem Einzelhandel – siehe unsere Seite Contract Management im Handel – können solche Einblicke Margen schützen und langfristige Vorteile schaffen.
Tipp 5: Die richtige Software muss maximale Sicherheit und Transparenz gewährleisten
Physische Verträge sind oft für viele Personen im Unternehmen zugänglich. Ebenso können Informationen leicht und ohne Nachweis entnommen werden. Ursache sind Papiermengen, teure Archivierung und menschliche Fehlerquellen.
Inhubber bietet deiner Organisation sichere, transparente elektronische Verträge. Alle Daten und Kommunikationen sind Ende-zu-Ende verschlüsselt. Der Zugriff ist jederzeit über Zwei-Faktor-Authentifizierung möglich und erfolgt über deutsche Server, zertifiziert nach ISO 27001. Du entscheidest, wer wann und wie lange Zugriff auf ein Dokument hat.
Zusätzlich stellt Inhubber blockchain-gesicherte Audit-Trails bereit, die jede Signatur, jeden Kommentar und jede Dokumentversion erfassen. Dies gewährleistet vollständige Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit bei Audits oder Streitfällen. KI-gestützte Risikoerkennung warnt zudem vor fehlenden Signaturen, abgelaufenen Klauseln oder nicht konformen Bedingungen – und sorgt für rechtssichere Beschaffungsvorgänge.
Tipp 6: Beschleunige deine Vertragsabschlüsse mit digitalen Signaturen
Du kennst sicher den mühsamen, langwierigen Genehmigungsprozess: Oft sind mehrere Personen in die Freigabe und Unterzeichnung eines Vertrags eingebunden – Fehler und Verzögerungen sind an der Tagesordnung.
Typischer Ablauf im analogen Prozess: Verhandlung > manuelle Erstellung > Vertragsvorbereitung > Prüfung > Bearbeitung > Freigabe & Unterschrift AM > Freigabe & Unterschrift LM > Lieferantenunterschrift
Überschreitet der Vertragswert eine bestimmte Grenze, ist zusätzlich die Freigabe der Geschäftsleitung erforderlich.
Dieser analoge Prozess verursacht überflüssige Arbeit. Zudem muss bei jedem neuen Vertrag oder Nachtrag der gesamte Ablauf erneut durchlaufen werden. Jeder Schritt erfordert umfangreiche Nachverfolgung, Zeit und Ressourcen.
Digitale Signaturen beschleunigen den Genehmigungsprozess erheblich, indem sie manuelle Nacharbeit überflüssig machen. Mit einem Automatisierungstool lassen sich Verträge rechtssicher digital unterzeichnen. Dadurch sind alle Beteiligten stets im Prozess eingebunden, und der Aufwand wird deutlich reduziert. Inhubber unterstützt mehrere Signaturstufen – einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) – und gewährleistet damit die Einhaltung aller gesetzlichen Standards. Die Integration in automatisierte Workflows sorgt dafür, dass ein Vertrag nach Unterzeichnung automatisch in die nächste Prozessphase übergeht. Benachrichtigungen und Dashboards geben Einkaufs- und Rechtsteams vollständige Transparenz über unterzeichnete, offene und abgelaufene Verträge.
Digitalisierung des Vertragsmanagements: Der Schlüssel zu einer zukunftssicheren Beschaffung
Die Digitalisierung des Vertragsmanagements ist längst kein Wettbewerbsvorteil mehr, sondern eine Überlebensstrategie in einer sich schnell wandelnden Geschäftswelt. Unternehmen, die weiterhin auf Excel-Tabellen und E-Mail-Anhänge setzen, riskieren steigende Betriebskosten, verpasste Fristen und Prüfungsprobleme.
Digitalisierung schafft Transparenz, Automatisierung und Verantwortlichkeit in allen vertragsbezogenen Prozessen. Ob im Einkauf, Vertrieb oder Finanzwesen – digitales Vertragsmanagement sorgt dafür, dass jede Vereinbarung zugänglich, sicher und nachvollziehbar bleibt. Mit Tools wie Inhubber wird selbst ein komplexes Lieferantennetzwerk überschaubar, messbar und konform.
Fazit: Investiere strategisch, um auf Marktveränderungen vorbereitet zu sein
Implementiere ein Vertragsautomatisierungssystem in deinem Unternehmen, das Einkaufsprozesse vereinfacht und manuelle Tätigkeiten überflüssig macht.
Inhubber bietet eine Vertragsmanagement-Software ohne Installations- oder Einrichtungsgebühren.
Sie ist flexibel, benutzerfreundlich und auf die Bedürfnisse deines Unternehmens zugeschnitten.
Die Zukunft des Einkaufs verlangt fortschrittliche Technologien und automatisierte Prozesse. Automatisierung verbessert das Lieferantenmanagement und stärkt die strategische Rolle des Einkaufs.
Digitale Technologien haben manuelle Prozesse revolutioniert und helfen Unternehmen, ihr Geschäft mit Innovation und Effizienz zu stärken.
Inhubber bietet kleinen und großen Unternehmen eine Plattform, um alle digitalen Anforderungen der Zukunft zu erfüllen. Mit nur einer Implementierung ermöglicht Inhubber Automatisierung, Vertragsarchivierung, digitale Signaturen, Sicherheit, Transparenz, Dokumentenanalyse und künstliche Intelligenz.
Inhubber schafft eine ökonomische und ökologische Zukunft. Lass uns automatisieren, lass uns digitalisieren – lass uns gemeinsam in die neue Welt der Automatisierung eintreten.
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