Stell dir vor, dein Legal-Ops-Team verwaltet Tausende von Verträgen mit unterschiedlichsten Verpflichtungen – Verlängerungen, Leistungskennzahlen, Audits, Kündigungsfristen – alles wird in Tabellen, E-Mails oder im Gedächtnis einzelner Mitarbeiter nachverfolgt. Ein einziger Fehler, und das Unternehmen steckt in unerwünschten automatischen Verlängerungen oder riskiert Vertragsstrafen. Genau das ist die Belastung, die manuelles Obligation Tracking für Legal Ops bedeutet – insbesondere, da die regulatorischen Anforderungen stetig steigen.
Das Nachverfolgen von Verpflichtungen – also das Erkennen, Zuweisen und Überwachen von Pflichten, die in Verträgen und rechtlichen Rahmenbedingungen verankert sind – ist zentral für Compliance, Risikomanagement und finanziellen Schutz. Doch manuelle Systeme kommen hier schnell an ihre Grenzen. KI-gestützte Plattformen wie Inhubbers Software für Vertragsmanagement in der Rechtsabteilung verwandeln diese mühsame Arbeit in einen schlanken, proaktiven und strategischen Prozess für Legal Operations.
Die Herausforderung: die hohen Kosten manueller Nachverfolgung
Trotz aller Bemühungen bleibt das manuelle Obligation Tracking ein arbeitsintensiver, fehleranfälliger Prozess, der juristische Teams belastet und Organisationen Compliance-Risiken aussetzt. Die kumulierten Kosten verpasster Fristen, fragmentierter Transparenz und administrativer Ineffizienz untergraben sowohl den Wert als auch das Vertrauen in die Rechtsabteilung.
Typischer manueller Ablauf („der alte Weg“):
- Verteilte Tabellenkalkulationen pro Vertrag oder Team
- E-Mail-Ketten und Slack-Nachrichten zur Erinnerung an Verantwortliche
- Manuelle Kalendereinträge und Aufgabenverteilung
- Ad-hoc-Abgleiche und Versionsverwirrung
Schmerzpunkte (warum manuell nicht skaliert):
- Hohes Fehlerrisiko: verpasste Fristen, Non-Compliance, finanzielle oder Reputationsverluste
- Ressourcenverbrauch: Jurist:innen verbringen Zeit mit repetitiven Aufgaben
- Fehlende Transparenz: kein Echtzeit-Überblick über Verpflichtungen im gesamten Portfolio
- Skalierbarkeitsprobleme: Mit zunehmender Vertragsanzahl und -komplexität wird der Prozess unüberschaubar
Das Ergebnis? Organisationen verlieren Wert durch Prozesslücken. Führungskräfte erwarten von Legal Ops Daten, Sicherheit und Einblicke – keine Formulararbeit.
Der KI-Paradigmenwechsel: Erkenntnisse aus Vertragsdaten gewinnen (mit Inhubber)
Durch den Einsatz von KI in Vertragsworkflows ermöglicht Inhubber Legal Ops, unstrukturierte Vertragstexte „durchzusehen“ und sie in umsetzbare Verpflichtungen zu verwandeln.
Zentrale KI-Technologien:
- Natural Language Processing (NLP): liest Klauseln, versteht Verpflichtungen, Fristen und Ausnahmen
- Machine Learning (ML): lernt aus Korrekturen, passt sich individuellen Klauselvarianten an und verbessert kontinuierlich die Extraktion
Wie Inhubber KI im Obligation Tracking einsetzt:
- Automatische Klauselerkennung und -extraktion: Die KI von Inhubber analysiert jeden Vertrag, erkennt Verpflichtungen – Zahlungen, Lieferungen, Prüfungsrechte, Vertraulichkeit, Kündigungen usw. – und ordnet sie dem jeweiligen Vertrag, der Klausel und der verantwortlichen Person zu.
- Intelligente Metadatenstrukturierung: Extrahierte Verpflichtungen werden zu strukturierten Feldern (Datum, Partei, Auslöser, Leistung) in einer durchsuchbaren Datenbank, die mit Vertragsversionen und Änderungsverläufen verknüpft ist.
- Dynamische Benachrichtigungen und Workflow-Auslösung: Inhubber verwandelt Verpflichtungstermine in Aufgaben, Erinnerungen und Eskalationen. Wenn Fristen bevorstehen, werden automatisch Workflows gestartet und Verantwortliche informiert.
- Risikofrüherkennung: Die KI markiert Klauseln, die von Standards abweichen (z. B. kurze Kündigungsfristen, aggressive Verlängerungsklauseln, hohe Haftungsrisiken) – für eine gezielte Überprüfung.
Aktuelle Branchenstudien zeigen, dass der Einsatz von KI in der Rechtsabteilung rapide zunimmt. Laut dem Thomson Reuters Institute Legal Department Operations Index 2025 sehen 80 % der Jurist:innen KI als transformative Kraft. In Kombination mit E-Signatur und Workflow-Automatisierung entsteht ein vollständig digitaler Prozess von der Verpflichtungserfassung bis zur Vertragserfüllung und -verlängerung.
Messbare Vorteile: der ROI von KI im Obligation Tracking (mit Inhubber)
KI-gestütztes Obligation Tracking bringt messbare Verbesserungen bei Effizienz, Compliance und Kostenkontrolle. Was früher Tage manueller Arbeit erforderte, dauert jetzt nur Minuten – juristische Teams können sich auf Strategie statt Administration konzentrieren.
Zentrale Ergebnisse der KI-Nutzung:
- Zeitersparnis: Automatische Extraktion und Tagging reduzieren Vertragsprüfungszeiten um bis zu 60–70 %.
- Bessere Compliance: Echtzeitüberwachung und Erinnerungen sorgen dafür, dass über 95 % der Verpflichtungen fristgerecht erfüllt werden – gegenüber weniger als 70 % bei manueller Nachverfolgung.
- Kostenvermeidung: Durch die Reduzierung verpasster Fristen, Strafgebühren und Vertragsverluste wird materieller Wert zurückgewonnen. Studien zeigen, dass der „Value Leakage“ durch Automatisierung signifikant sinkt.
- Transparenz und Verantwortlichkeit: Alle Beteiligten erhalten sofortige Einblicke in Zuständigkeiten, Fristen und Status – das stärkt das Vertrauen in die Rechtsabteilung.
Das Analyse-Dashboard von Inhubber verwandelt diese Kennzahlen in verwertbare Erkenntnisse. Führungskräfte können Portfolioleistungen visualisieren, Risikobereiche identifizieren und den finanziellen Nutzen der Automatisierung belegen – ein entscheidender Faktor, da Legal-Tech-Budgets zunehmend hinterfragt werden.
Praxisbeispiel: rebuy’s digitale Transformation mit Inhubber
Ein anschauliches Beispiel ist rebuy, ein führendes Berliner E-Commerce-Unternehmen für gebrauchte Elektronik. Mit dem schnellen Wachstum stieg die Zahl und Komplexität der Verträge stark an, während dezentrale Ablagen und verpasste Kündigungsfristen zu Kosten führten.
Nach der Einführung von Inhubbers zentralisierter, KI-gestützter Vertragsmanagement-Plattform gelang rebuy die Wende: Alle Verträge wurden an einem sicheren, cloudbasierten Ort zusammengeführt, wodurch die Rechtsabteilung sofortigen Zugriff erhielt. Die automatische Fristenüberwachung ersetzte manuelle Excel-Tabellen, verhinderte verpasste Kündigungen und sparte dem Unternehmen jährlich Tausende Euro.
Frank Kurzer, Leiter der Rechtsabteilung bei rebuy, beschreibt den Effekt:
„Die automatische Fristenüberwachung ist für uns ein echter Game-Changer. Früher haben wir Fristen manuell in Excel verwaltet – das war natürlich fehleranfällig. Jetzt sorgt Inhubber dafür, dass wir rechtzeitig benachrichtigt werden. Das hat uns bereits unnötige Kosten erspart.“
Neben Kosteneinsparungen profitiert rebuy von mehr Transparenz, besserer bereichsübergreifender Zusammenarbeit und einer deutlich schnelleren Vertragssuche. Künftig will das Unternehmen auch Inhubbers KI-basierte Risikoanalyse einsetzen – ein weiterer Schritt hin zu proaktivem, datengetriebenem Vertragsmanagement.
Implementierung & Ausblick
Der Übergang zu KI-gestütztem Obligation Management muss nicht störend sein. Erfolgreiche Implementierungen folgen einem schrittweisen, kollaborativen Ansatz, der Automatisierung und Kontrolle in Einklang bringt.
Schritt 1: Verträge zentralisieren und digitalisieren
Verträge aus unterschiedlichen Ablagen konsolidieren und in eine sichere, durchsuchbare Plattform wie Inhubber hochladen. Bestehende Workflows für Vertragsmanagement und E-Signatur integrieren – für eine durchgängige Abdeckung des gesamten Lebenszyklus.
Schritt 2: KI-Modelle und Workflows konfigurieren
Inhubbers KI anhand unternehmensspezifischer Vorlagen, Klauselbibliotheken und Risikoschwellen trainieren. So lernt das System den individuellen Sprachgebrauch und die Compliance-Standards kennen.
Schritt 3: Benachrichtigungen und Dashboards aktivieren
Automatische Erinnerungen für Verlängerungen, Leistungsnachweise und Compliance-Termine einrichten. Dashboards nutzen, um Erfüllungsquoten zu überwachen und Risiken nach Vertragstyp zu analysieren.
Schritt 4: Skalieren und optimieren
Mit wachsender Genauigkeit und Nutzervertrauen die Automatisierung auf weitere Vertragstypen und Abteilungen ausweiten. Inhubbers selbstlernende Modelle verfeinern ihre Ergebnisse kontinuierlich – für immer effizientere Zyklen.
Viele Rechtsabteilungen berichten derzeit von steigenden Arbeitsvolumen bei stagnierenden Budgets – Automatisierung wird damit zur Notwendigkeit.
Die Zukunft von Legal Operations: proaktiv, datengetrieben und KI-gestützt
Laut IBISWorld wuchs die US-amerikanische Kanzleibranche zwischen 2020 und 2025 jährlich um durchschnittlich 2,2 %. Der Bedarf an rechtlicher Expertise bleibt also hoch. Durch den Einsatz von KI, Workflow-Automatisierung und E-Signatur-Tools können Legal Ops ihre Rolle neu definieren – weg vom Kostenfaktor, hin zum Wertschöpfungszentrum.
Die Entwicklung des Obligation Tracking verdeutlicht die umfassende Transformation, die derzeit in den Rechtsabteilungen stattfindet. Mit KI und den führenden Programmen für künstliche Intelligenz wird das, was früher reaktiv und fragmentiert war, zu einem prädiktiven, integrierten und wertschöpfenden Prozess. Plattformen wie Inhubber zeigen, dass künstliche Intelligenz menschliche Expertise nicht ersetzt, sondern sie verstärkt – und Jurist:innen befähigt, sich von administrativer Verwaltung hin zu strategischer Steuerung zu entwickeln.
