Erfolgsgeschichte: Vertragsmanagement mit Inhubber bei MSB-Mobility Service Berlin GmbH

Wie msb-mobility service berlin GmbH das Vertragsmanagement mit Inhubber revolutionierte

Überblick über msb-mobility service berlin GmbH

msb-mobility service berlin GmbH ist eine Unternehmensgruppe, die verschiedene Dienstleistungen im Bereich Busverkehr anbietet. Das Leistungsspektrum reicht von Charterbussen über Stadtrundfahrten bis hin zur Bereitstellung von Buswerkstätten und Waschanlagen. Mit etwa 180 Mitarbeitern und einer Vielzahl von Verträgen, die sowohl die einzelnen Tochtergesellschaften als auch die Holding betreffen, stand das Unternehmen vor Herausforderungen im Vertragsmanagement. Das Fehlen einer zentralen Übersicht, verpasste Fristen und eine verteilte Ablage machten die Verwaltung komplex und zeitaufwendig.

Mit Inhubber hat sich das Vertragsmanagement von Msb-mobility service berlin GmbH radikal verändert und ermöglicht nun eine effizientere Organisation, bessere Kontrolle und mehr Übersichtlichkeit. Steffen Cordt, Vertriebsmanager der Unternehmensgruppe, erklärt, wie die Implementierung von Inhubber nicht nur die Suche nach Verträgen erleichtert, sondern auch die Terminkontrolle optimiert.

Herausforderung: Fragmentiertes Vertragsmanagement und manuelle Terminkontrolle

Vor der Einführung von Inhubber war das Vertragsmanagement bei msb-mobility service berlin GmbH dezentralisiert und stark fragmentiert. Die Verträge lagen bei den verschiedenen Tochtergesellschaften, häufig in physischen Aktenordnern oder isolierten Ablagesystemen. Das brachte eine Reihe von Herausforderungen mit sich:

• Fehlende zentrale Übersicht: Da jede Tochtergesellschaft eigene Verträge verwaltete, war es schwierig, schnell auf die benötigten Unterlagen zuzugreifen. Oft war nicht klar, bei welcher Abteilung oder in welchem Gebäude der jeweilige Vertrag abgelegt war. Steffen Cordt beschreibt, wie dies den Arbeitsaufwand erhöhte: „Wenn jemand einen Vertrag gesucht hat, ging es eher nach dem Motto ‚Versuch dein Glück‘ – und das führte zu langen Suchzeiten und Unsicherheiten, ob alle relevanten Dokumente auch wirklich vorhanden sind.“
• Verpasste Fristen und unsichere Terminkontrolle: Ein weiteres Problem bestand darin, dass Kündigungsfristen für Verträge häufig übersehen wurden. Besonders bei langfristigen Verträgen, die sich automatisch verlängerten, führte dies zu unerwarteten Kosten. Es fehlte eine automatisierte Erinnerung, um rechtzeitig über anstehende Kündigungsfristen informiert zu werden. „Wir haben mehrfach Kündigungsfristen verpasst, einfach weil niemand mehr daran dachte, dass der Vertrag noch existiert und gekündigt werden sollte. Das führte zu unnötigen Kosten, die wir vermeiden wollten,“ so Steffen Cordt.
• Probleme bei der Ablage und Auffindbarkeit: Verträge waren oft in Papierform abgelegt und wurden teilweise an verschiedenen Standorten aufbewahrt. Die Suche nach einem bestimmten Vertrag konnte daher mehrere Stunden in Anspruch nehmen, insbesondere wenn die Verantwortlichen die Struktur nicht kannten oder die Mitarbeiter, die die Verträge ursprünglich abgelegt hatten, das Unternehmen bereits verlassen hatten.

Diese Herausforderungen zeigten deutlich, dass Msb-mobility service berlin GmbH ein digitales Vertragsmanagementsystem benötigte, das eine zentrale Ablage und eine automatische Fristenüberwachung bietet.

Die Lösung: Einführung von Inhubber als umfassendes Vertragsmanagement-Tool

Nach der Prüfung verschiedener Anbieter entschied sich Msb-mobility service berlin GmbH für Inhubber. Dabei gab es mehrere Gründe, warum Inhubber die ideale Lösung für das Unternehmen war:

1. Zentrale und transparente Ablage: Inhubber ermöglicht die zentrale Speicherung aller Verträge und bietet durch Arbeitsbereiche, Ordner und Unterordner eine flexible Struktur, die individuell auf die Bedürfnisse von Msb-mobility service berlin GmbH angepasst werden kann. Die verschiedenen Geschäftsbereiche des Unternehmens erhielten ihre eigenen Arbeitsbereiche, in denen die Verträge thematisch oder nach Abteilungen organisiert werden. „Mit Inhubber haben wir jetzt alles an einem Ort und können über die Such- und Filterfunktionen schnell auf die benötigten Verträge zugreifen. Die Struktur ist übersichtlich und leicht zu navigieren,“ erklärt Steffen.
2. Automatische Fristenüberwachung und Erinnerungsfunktion: Eine der entscheidenden Funktionen von Inhubber ist die automatische Fristenüberwachung. Diese Funktion benachrichtigt die Verantwortlichen rechtzeitig per E-Mail, wenn eine Kündigungsfrist ansteht. „Wir haben die Fristenüberwachung besonders im Bereich der Betriebshaftpflicht und bei Leasingverträgen für Fahrzeuge im Einsatz. Die automatische Erinnerung spart uns viel Zeit und verhindert, dass wir ungewollt Verträge verlängern,“ beschreibt Steffen.
3. Flexibilität bei der Vertragsnutzung und neue Anwendungsbereiche: Durch Inhubber hat das Unternehmen neue Anwendungsfälle entdeckt. So verwendet Msb-mobility service berlin GmbH das System nicht nur für klassische Vertragsverwaltung, sondern auch zur Verwaltung von Schulungszertifikaten und Führerscheinen. Das Unternehmen lädt die entsprechenden Dokumente in das System hoch und nutzt die Erinnerungsfunktion, um rechtzeitig über anstehende Schulungen oder Führerscheinverlängerungen informiert zu werden. „Wir nutzen Inhubber inzwischen auch für unsere Brandschutz- und Erste-Hilfe-Schulungen. Sobald die Schulung erneut fällig wird, erhalten wir automatisch eine Benachrichtigung – das erleichtert die Organisation ungemein,“ so Steffen.
4. Intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche: Inhubber zeichnet sich durch eine einfache und intuitive Bedienung aus. Die Mitarbeiter konnten schnell mit der Software arbeiten, ohne eine intensive Schulung zu benötigen. Um das System besser kennenzulernen, erstellte das Team Testverträge mit kurzen Laufzeiten, um die Erinnerung und die Fristenüberwachung in der Praxis zu testen. „Die Benutzerfreundlichkeit ist hervorragend. Die Funktionen sind selbsterklärend und die E-Mail-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass nichts vergessen wird,“ beschreibt Steffen die Akzeptanz des Systems.
5. Sicherheit und Zugänglichkeit: Da Inhubber cloudbasiert ist, haben die Mitarbeiter jederzeit und von jedem Standort aus Zugriff auf die Verträge. Dies sorgt dafür, dass wichtige Dokumente auch im Falle eines Serverausfalls oder anderer technischer Probleme sicher aufbewahrt und abrufbar sind. „Unsere Server sind alle im selben Gebäude, und falls einmal etwas passieren sollte, können wir sicher sein, dass unsere Dokumente nicht verloren gehen, weil sie extern gesichert sind,“ erklärt Steffen.

Der Implementierungsprozess: Schnelle und einfache Einführung

Die Implementierung von Inhubber verlief reibungslos. Steffen und sein Team waren in der Lage, die Verträge innerhalb weniger Wochen in das System zu übertragen und eine Struktur zu schaffen, die zu ihren Anforderungen passt. Die drei Schritte des Implementierungsprozesses bestanden aus:

1. Übertragung der Verträge: Alle bestehenden Verträge wurden in das Inhubber-System hochgeladen und digitalisiert. Das Team erstellte spezifische Ordnerstrukturen, die den verschiedenen Abteilungen und Themenbereichen entsprachen. So wurden beispielsweise Verträge für Fahrzeugleasing in einem eigenen Ordner abgelegt, während Schulungszertifikate und Führerscheindokumente in einem separaten Bereich gespeichert wurden.
2. Strukturierung und Optimierung: Nach der initialen Übertragung passte das Team die Struktur weiter an und fügte Unterordner hinzu, um die Übersichtlichkeit zu verbessern. Außerdem wurden wichtige Eckdaten für jeden Vertrag erfasst, damit diese schnell gefiltert und durchsucht werden können.
3. Test und Feinschliff: Schließlich testete das Team die Erinnerung- und Suchfunktionen, um sicherzustellen, dass die Benachrichtigungen wie gewünscht funktionierten. Die Mitarbeiter erhielten eine kurze Einführung in das System und konnten sich schnell mit der Handhabung vertraut machen.

Vorteile und Effizienzgewinne durch Inhubber

Seit der Einführung von Inhubber hat sich das Vertragsmanagement bei Msb-mobility service berlin GmbH in mehrfacher Hinsicht verbessert. Die zentralisierte Ablage, die automatische Fristenüberwachung und die intuitive Bedienung haben den Arbeitsaufwand reduziert und gleichzeitig die Kontrolle und Übersichtlichkeit erhöht. Einige der wichtigsten Vorteile, die Steffen und sein Team erlebt haben, sind:

1. Zeitersparnis bei der Vertragssuche: Die zentrale Ablage ermöglicht es den Mitarbeitern, Verträge schnell zu finden. Die Such- und Filterfunktionen machen langwieriges Durchsuchen von Ordnern überflüssig. Steffen schätzt, dass allein die Suchfunktion monatlich über zwei Stunden pro Mitarbeiter spart, insbesondere bei Verträgen, die nur selten benötigt werden.
2. Vermeidung von Vertragsverlängerungen und Kosteneinsparungen: Durch die automatische Fristenüberwachung verpasst das Team keine Kündigungsfristen mehr. Dies verhindert unnötige Vertragsverlängerungen und hilft dabei, Kosten zu sparen. Obwohl das Unternehmen derzeit überwiegend langfristige Verträge hat, rechnet Steffen damit, dass sich die Fristenüberwachung besonders bei jährlich erneuerbaren Verträgen auszahlen wird.
3. Effiziente Verwaltung von Zertifikaten und Schulungen: Inhubber wird nicht nur für Verträge verwendet, sondern auch zur Verwaltung von Schulungszertifikaten und Führerscheinen. Die automatische Erinnerung stellt sicher, dass alle Dokumente rechtzeitig erneuert werden, was den organisatorischen Aufwand verringert. „Früher mussten wir regelmäßig manuell prüfen, wann eine Schulung ansteht oder ein Führerschein erneuert werden muss. Jetzt erledigt das Inhubber für uns,“ erklärt Steffen.
4. Sicherheit und Verfügbarkeit: Die Speicherung in der Cloud gibt dem Unternehmen Sicherheit, dass alle wichtigen Dokumente extern gesichert und jederzeit abrufbar sind. „Egal, was vor Ort passiert – wir haben jederzeit Zugriff auf unsere Verträge und Dokumente. Das gibt uns ein gutes Gefühl und spart uns die Sorgen bei unvorhergesehenen Vorfällen,“ betont Steffen.
5. Einfache Nutzung und hohe Akzeptanz: Die Benutzerfreundlichkeit von Inhubber sorgt für eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Die Möglichkeit, Testverträge zu erstellen und die Funktionen auszuprobieren, hat die Einführung erleichtert. Steffen merkt an, dass die meisten Mitarbeiter das System schnell zu schätzen lernten und es als eine echte Erleichterung empfinden.

Fazit: Inhubber als unverzichtbares Tool für effizientes Vertragsmanagement

Die Implementierung von Inhubber hat Msb-mobility service berlin GmbH geholfen, das Vertragsmanagement zu zentralisieren und Prozesse zu automatisieren. Die transparente Struktur, die benutzerfreundliche Oberfläche und die flexiblen Funktionen haben dazu beigetragen, das System nicht nur für Verträge, sondern auch für Schulungszertifikate und Führerscheine zu nutzen.

Steffen Cordt fasst die Vorteile zusammen: „Inhubber ist für uns die perfekte Lösung. Wir haben jetzt alles zentral an einem Ort, verpassen keine Fristen mehr und können unsere Verträge effizient verwalten. Das System bietet Sicherheit und Flexibilität, die in unserem täglichen Geschäft unverzichtbar sind. Ich kann Inhubber jedem Unternehmen empfehlen, das Wert auf Übersichtlichkeit, Kontrolle und Zeitersparnis legt.“