Wir machen’s einfach einfach.

Mehr Umsatz ist nicht alles… 

Die Baubranche ist in der Regel eine sattelfeste Branche. Natürlich machen Konjunkturschwankungen auch hier nicht halt. Dennoch funktioniert die Branche klassisch und stabil als auch weitgehend nicht digital. Doch in der Corona-Krise, vor allem während des Lockdowns, waren persönliche Treffen schwierig.  

Mit entsprechenden Schutzmaßnahmen standen die Baustellen dennoch nicht still. Ob nun Schutzmaßnahmen vor Ort auf der Baustelle, oder Maßnahmen welche die unternehmensinternen Prozesse digitalisierten, um sich auf die neuen Regelungen während des Lockdowns einzustellen. Beides ermöglicht ein effizientes Fortführen der Projekte. Gemäß des Digitalisierungsindexes Mittelstand 2020/2021. Der digitale Status quo im deutschen Baugewerbe, erhoben von techconsult im Auftrag der Deutschen Telekom hätten 46 Prozent der Befragten Bauunternehmen kurzfristig reagiert und ihr Geschäftsmodell, beziehungsweise die Produkte und Services aufgrund der Pandemie angepasst.

Wegen Corona hätten demnach 37 Prozent der Befragten Bauunternehmen kurzfristig betriebsrelevante bzw. wichtige Prozesse digitalisiert. Demgegenüber hätten 95 Prozent der Digital Leader des Baugewerbes bestätigt, dass sie durch digitale Lösungen schnell und flexibel auf die Krise hätten reagieren können. Die Studie zeigt, dass das Verständnis für eine Digitalisierung von Prozessen des eigenen Unternehmens innerhalb der Branche angekommen ist, um damit nicht nur mehr Umsatz zu generieren, sondern auch krisenfester aufgestellt zu sein. 

Digitalisierung schafft Chancen 

Unternehmen, die sich verstärkt digital aufstellen, verbessern ihre Kommunikation mit Lieferanten, Partnern und Kunden, in dem sie in die digitalen Prozesse des Unternehmens eingebunden werden. Das bestätigt ebenfalls die Studie im Auftrag der Telekom: 

• 88 Prozent verbessern Geschäftsprozesse, 
• 85 Prozent sparen Zeit und 
• 72 Prozent reduzieren Kosten. 

Bereits 24 Prozent der Bauunternehmen verwalten zudem die Baustellen digital, weitere 34 Prozent wollen folgen. Weiterhin führt die Studie aus, dass damit alle Daten – von der Planung und Organisation über Struktur und Ausführung bis hin zu Baufortschritt und Mängelanzeigen – digital erfasst und hinterlegt und damit für alle Projektbeteiligten jederzeit greifbar seien. Dank eines digitalen Baustellenmanagements gewinne der gesamte Bauprozess an Qualität.  

Die Folge: 

• 92 Prozent registrieren eine erhöhte Qualität 
• 96 Prozent halten Termine besser ein 
• 90 Prozent sparen Zeit und 
• 85 Prozent minimieren Fehler 

Mit der cloudbasierten Anwendung INHUBBER ist es möglich, diese Prozesse digital abzubilden. 

Im Folgenden werden wir uns praxisnah einen möglichen digitalisierten Prozess mit INHUBBER für den Neubau und die Bestandsverwaltung ansehen.  

Neubau digital erleben 

Selbstverständlich gibt es unzählige Dokumente, die bei einem Bau zu berücksichtigen sind. Das sind u. a. Planungsdokumente wie Gebäudeentwürfe und Grundrisse, verwaltungsrechtliche Dokumente wie Baugenehmigungen und Auflassungsvormerkungen oder auch Unterlagen zum Grundstück wie Bodengutachten. INHUBBER organisiert all die Dokumente und legt sie rechtssicher ab. Wir beleuchten im nächsten Schritt genauer wie INHUBBER uns die Koordination der Gewerke erleichtert: 

Vorlagen auf der Plattform erleichtern die Erstellung von Angeboten oder Auftragsbestätigungen. Gemeinsame Arbeitsbereiche sogenannte „Workspaces“ ermöglichen das Teilen der Dokumente mit den Vertragspartnern. Sind sich Auftraggeber und Auftragnehmer einig, kann der Vertrag aus der Plattform heraus rechtssicher, digital unterzeichnet werden. 

Alle Verträge, Nachträge, Mängelanzeigen  als auch weitere Dokumente, wie Abschlagsrechnungen werden dem entsprechenden Auftraggeber oder Auftragnehmer (je nach Sichtweise) via Labeling automatisch zugeordnet, so dass das Nachdenken über die richtige Dokumentenablage entfällt. Das Dokument wird hochgeladen und mit dem entsprechenden Label versehen. Um es plastischer zu gestalten: Es gibt ein Angebot der „Meyer Meister KG“. Das Angebot wurde auf der Plattform INHUBBER erstellt. Alle Beteiligten unterzeichen direkt auf der Plattform das Angebot. Das Angebot erhält das Label „Meyer Meister KG“. Der zugehörige Vertrag wird diesem Label via künstlicher Intelligenz automatisch zugewiesen.

Läuft automatisch…

Alle weiteren Dokumente der „Meyer Meister KG“, die auf diese Plattform geladen werden, werden ebenfalls dem entsprechenden Label zugeordnet. Zusätzliche Filter können entsprechend angelegt und zu sortiert werden (z. B. Vertrag, Nachträge, Abschlagsrechnungen, Mängelanzeigen). Damit kann sich der Nutzende entweder alle Verträge der „Meyer Meister KG“ anzeigen lassen oder nur die Nachträge oder Abschlagsrechnungen. Das Thema “Label” greifen wir, im Rahmen der Immobilienverwaltung, in einem separaten Blogbeitrag dezidierter auf. 

Die Corona-Krise hat gezeigt, dass schnelles Reagieren wichtig ist. Eine erfolgreiche Verhandlung führt zu einem schnellen Abschluss und zu Zeitnahmen Baubeginn. Besonders brisant wird es, wenn zu einer weltweiten Krise auch ein Materialmangel in der Branche dazu kommt. Wie z. B. das Holz, welches derzeit knapp ist. Da können Postwege entscheidend sein. Mit einer rechtssicheren digitalen Signatur können Vertragspartner sogar just-in-time unterzeichnen und damit den Dealflow am Laufen halten. Wird ein digitales Vertragsmanagement eingesetzt in dem Lieferanten, Partner oder Kunden eingebunden werden, sorgt das nicht nur für einen reibungslosen Geschäftsablauf, sondern auch für Zufriedenheit. Dies bestätigt auch die Studie im Auftrag der Deutschen Telekom. Rund 86 Prozent der Befragten sprächen von zufriedenen Partnern und Kunden, aufgrund beschleunigter Entscheidungsverfahren. 

Bestandsverwaltung kann so einfach sein 

Jedes Immobilienunternehmen hat häufig auch einen Bestand. Die Stammakte bündelt zu jeder Immobilie die Informationen. Diese umfasst Informationen zur Immobilie und zur Objektgesellschaft. Zur Immobilie können das u. a. Unterlagen wie der Kaufvertrag, Lageplan, Grundriss und Vertrag der Hausverwaltung sein. Zur Objektgesellschaft gehören u. a. Dokumente wie der Gesellschaftervertrag, die Handelsregisteranmeldung oder auch Steuerbescheide. 

Die Stammakte muss klassisch analog, oder auch digital vollständig und gepflegt sein. Auch eine gute digitale Ablage ist nur so gut, wie sie ordentlich nachgehalten wird. Hier setzt wiederum INHUBBER an. Die Dokumente werden ebenfalls mit einem entsprechenden Label versehen und können damit flexibel angezeigt werden. Sofern verschiedene Mitarbeitende Zugriff auf die Unterlagen haben sollen, kann dies mittels eines eingerichteten Workspaces auf INHUBBER geschehen. Der Workspace eint das kollaborierende Arbeiten untereinander, ohne dass lange nach entsprechenden Unterlagen gesucht werden muss.

Auch hier hat die Studie im Auftrag der Telekom ermittelt, dass 87 Prozent effizienter und produktiver arbeiten würden. Ein digitales, flexibles und kollaborierendes Vertragsmanagement ermöglicht genau dies. Zufriedenheit zwischen Partnern und Lieferanten als auch den Mitarbeitenden im Unternehmen. Die Workspaces bieten Raum für gemeinsames Arbeiten und einen geschützten Bereich. Geschützt deshalb, weil jede Transaktion, jede Aktion eines Workspace-Nutzers in der Blockchain festgeschrieben wird. Dies ermöglicht, dass genau nachvollzogen werden kann, welche Person was gemacht hat. Wer hat einen Vertrag herunter- oder hochgeladen? Wer hat eine Excel oder JPG Datei signiert? All diese Handlungen lassen sich transparent nachverfolgen. 

Und was nehmen wir mit? Ein Fazit 

Gerade die Krise hat gezeigt, dass Digitalisierung nicht „nice to have“, sondern Pflicht für jedes Unternehmen ist. Digitalisierte Prozesse im Unternehmen sorgen nicht nur für Effizienz und einen schnelleren Entscheidungsprozess, sondern lassen durch das schnelle Reagieren eine Umsatzsteigerung erwarten. Laut Telekom-Studie gehen 74 Prozent der Befragten Unternehmen von einer Umsatzsteigerung um durchschnittlich 14 Prozent aus. 

Die Software as a Service (SaaS) Lösung INHUBBER ermöglicht Unternehmen einen schnellen und einfachen Einstieg in die digitale Welt. INHUBBER ist cloudbasiert und sichert alle Dokumente über die Blockchain ab. Das heißt, die Verträge können ohne entsprechenden Blockchain Schlüssel (Hash-Wert) nicht gelesen werden. Das Unternehmen und der Nutzende bestimmt, wer Zugriff auf den Vertrag hat und was die Person mit diesem Vertrag machen kann (Lese-, oder Schreib-, Unterschriftenrechte). Die Datenhoheit liegt damit vollständig im Unternehmen. Selbstverständlich können die Verträge geteilt werden. In der Blockchain wird dabei jede Aktion nachvollziehbar und nicht manipulierbar festgehalten. Damit ist INHUBBER vollständig DSGVO-konform.

Technologie der Zukunft!

Gemäß der Telekom-Studie haben 38 Prozent der Unternehmen geplant, in diese Technologie zu investieren. Die rechtssichere digitale Unterschrift flankiert das über Label organisierte Vertragsmanagement und ermöglicht zeitnahe Unterschriften ohne Druck und Postweg. Die Workspaces erlauben das gemeinsame Portfolio-Management der Mitarbeitenden, ohne das Unterlagen jemals wieder gesucht werden müssen. Der einzige Schritt ist, das Hochladen auf die Plattform. An Bord ist ebenfalls eine künstliche Intelligenz und ermöglicht das effektive Managen von Verträgen. Dazu gehen wir in einem unserer kommenden Blogbeiträge zum Thema Dealflow – So geht einfache Due Diligence heute näher ein, indem wir uns vor allem dem Share Deal widmen. Wir unterstützen dich bei der Digitalisierung! 

Gerne stehen wir dir für eine Beratung und eine Live-Demo zur Verfügung. Selbstverständlich gibt es auch einen kostenlosen Testzeitraum. Schreib uns an, wir freuen uns auf deine Nachricht!