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Vergiss nicht diese 6 Tipps bei der Digitalisierung deiner Einkaufsabteilung

​​Können Unternehmen nicht auf ein digitales Vertragsmanagement-Tool zurückgreifen, arbeiten sie womöglich mit manuellen und zeitaufwendigen Datenmanagement- und Dokumentationsprozessen: 

Kommt dir das Hamsterrad bekannt vor? Lass uns gemeinsam aktiv werden! Wir erörtern 6 wichtige Themenfelder, die du im Fokus haben solltest und geben dir praktische Digitalisierungstipps, damit sich dein Team auf die Kernaufgaben konzentrieren kann. 

Tipp 1: Achte auf ein flexibles Vertragsmanagement mit simplem Tracking 

Die Dokumentation von Bestellungen und Verträgen ist in der Regel ein Problem für viele kleine, mittlere oder große Organisationen. Ein digitales Vertragsmanagementsystem ermöglicht es, alle Verträge an einem Ort aufzubewahren und bietet damit einen zentralen Ort, in dem alle Verträge kategorien- und lieferantenspezifisch mit einfachem Zugriff gespeichert werden können.  

Das automatisierte Vertragssystem von INHUBBER bietet einen zentralen Speicherort für Verträge, an dem von jedem Ort aus schnell auf die Verträge zugegriffen werden kann.  

Tipp 2: Eliminiere komplizierte und langwierige Genehmigungsflüsse  

Fehlen Rahmenbeschaffungsverträge werden für größere Bestellungen spezifische Anforderungsprofile erstellt, und jedes Anforderungsprofil durchläuft stets den gleichen Genehmigungsablauf. Dieser zeitintensive Abstimmungsprozess führt ebenfalls zu aufwendigem Nachfassen innerhalb des Genehmigungsablaufes. Häufige Folgen daraus sind unnötige Bestellverzögerungen, eine aufwendige physische Dokumentation des Genehmigungsablaufs und schlussendlich Mahnungen wegen zu langer Prozessschleifen.  

Dieser hohe manuelle Aufwand kann durch die einfache Prozessautomatisierung ersetzt werden. Es ist nicht mehr notwendig, eine große Anzahl von Bestellungen auszuführen, da für jeden Lieferanten ein konsolidierter Vertrag existiert. Der Genehmigungsfluss ist gestrafft, da die Kompetenzen klar geregelt sind. Mit einem Klick können Verträge überprüft, genehmigt und unterschrieben werden. Das System stellt Vorgesetzten eine Historie zur Verfügung, so dass die Daten in sekundenschnelle selbst überprüft werden können.  

Tipp 3: Befreie deinen Schreibtisch von Papier und atme auf 

Physische Verträge erfordern zahlreiche und zeitintensive, papiergebundene Aktivitäten. Ein Vertrag wird gedruckt, unterzeichnet und wieder gescannt; im schlimmsten Fall vorher noch mit einem Barcode versehen. Die hohen Opportunitätskosten haben einen starken Einfluss auf die Unternehmensleistung. Eine Automatisierung nach DSGVO ermöglicht es, eine papierlose Umgebung im Unternehmen einzuführen. Zeitgleich kann eine entsprechende Vertragsverwaltungssoftware den Anforderungen an die gesetzliche Aufbewahrungsfrist Rechnung tragen. Der gute Nebeneffekt? Du schonst die Umwelt durch die Reduzierung der Kohlendioxidemissionen.  

Das Ziel von INHUBBER ist es, ein elektronisches Vertragsmanagementsystem zu implementieren, damit Organisationen und Unternehmen künftig papierlos arbeiten können, um die Umwelt durch unnötige Rodung von Wäldern zu schützen. 

Tipp 4: Kosten runter? Sichere dir deinen Wettbewerbsvorteil 

Automatisierung spart häufig Geld; die Kosten für Geschäftsprozesse lassen sich im Durchschnitt um 25 % bis 40 % senken. Automatisierung hilft Unternehmen, die entsprechenden Workflows zu verbessern, sorgt für eine höhere Produktivität und schlussendlich für eine Reduzierung der Gemein- und Opportunitätskosten durch Wegfall von unnötigem Ausdrucken, einscannen und ablegen.  

Die Covid-19-Pandemie hat die Weltwirtschaft schwer getroffen. Sie sorgte für einen Preisanstieg von Waren. Die Havarie der Ever Given im März 2021 blockierte mehrere Tage den Suezkanal und sorgte so ebenfalls für Lieferengpässe und Preissteigerungen durch Verknappung. Eine Beschaffungs-Kontaktautomatisierung bewahrt dich vor höheren Material-Stückpreisen, da mithilfe einer intelligenten Vertragsmanagementsoftware kombiniert mit einer rechtssicheren digitalen Signatur, Verträge just-in-time weltweit abgeschlossen werden können. Die schnelle Reaktionszeit ist ein klarer Wettbewerbsvorteil.  

INHUBBER verdeutlicht, dass ein Unternehmen mit dem Vertragsmanagement-System von INHUBBER effektiv bis zu 50 % der Kosten für das Vertragsmanagement und bis zu 10 % der jährlichen Gesamtausgaben einsparen kann. 

Tipp 5: Eine entsprechende Software sollte höchste Sicherheit und Transparenz gewährleisten 

Physische Verträge sind häufig für viele Personen innerhalb eines Unternehmens leicht zugänglich. Ebenso können alle Informationen leicht ohne Nachweis aus dem Unternehmen entfernt werden. Ursache hierfür ist die übermäßige Papierflut gepaart mit aufwendigen Vertragsablage -Managementprozessen und der Abhängigkeit menschlicher Fehleranfälligkeit.  

INHUBBER bietet deiner Organisation ein sicheres und transparentes, elektronisches Dokument in Form eines digitalen Vertrags. Alle Daten und jede Kommunikation sind Ende-zu-Ende verschlüsselt. Es besteht ein jederzeit sicherer Zugang über die Zwei-Faktor-Authentifizierung und gehostet wird auf deutschen Servern, zertifiziert nach ISO 27001. Du bestimmst, wer, wann, wie lange Zugriff auf ein Dokument hat. 

Tipp 6: Erleichtere den Dealflow mit der digitalen Unterschrift  

Du kennst sicher den mühsamen und äußerst zeitaufwendigen Vertragsgenehmigungsprozess: Häufig sind mehrere Personen am Genehmigungs- und Unterzeichnungsprozess beteiligt. Flüchtigkeitsfehler und Verzögerungen sind dabei keine Seltenheit. In der Regel sieht der manuelle Ablauf der Vertragsabwicklung und -Genehmigung wie folgt aus: 

Verhandlung > Manuelle Ausarbeitung > Vertragserstellung > Überprüfung > Bearbeiten > AM-Genehmigung und Unterschrift > LM-Genehmigung und Unterschrift > Unterschrift des Lieferanten  

Wenn die Vertragssumme einen bestimmten Wert übersteigt, ist die Genehmigung und Unterschrift des Vice Präsidenten vor der Unterschrift und die Annahme durch den Lieferanten erforderlich.  

Der gesamte analoge Prozess erzeugt unnötigen Arbeitsaufwand. Dazu kommt, dass du bei jedem neuen Vertrag oder Nachtrag stets von vorne beginnen musst. Alle Schritte im physischen Vertragsmanagement erfordern umfangreiche Nachverfolgungen, Zeitinvestitionen und den Einsatz von Ressourcen.  

Digitale Signaturen beschleunigen den Vertragsgenehmigungsprozess und verkürzen die Zeit durch das Vermeiden von umfangreichem Nachfassen. Die Implementierung des Automatisierungstools ermöglicht es, Verträge rechtsgültig, digital zu unterzeichnen. Alle Beteiligten sind dadurch mit dem Prozess vertraut. Das Nachfassen hat ein Ende und der Zeit- und Ressourcenaufwand verringert sich.   

Fazit: Investiere strategisch, um auf disruptive Veränderungen eines dynamischen Marktes vorbereitet zu sein  

Implementiere in deinem Unternehmen ein Vertragsautomatisierungssystem, das deinen Beschaffungsprozess vereinfacht und sämtliche manuellen Prozesse gegenstandslos macht.   

INHUBBER bietet eine Vertragsmanagementsoftware ohne, Gebühren für Installation oder Onboarding der Nutzenden. INHUBBER ist ein flexibles und fassbares Vertragsmanagementsystem, das den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht. 

Die Zukunft der Beschaffung erfordert fortschrittliche Technologien und Prozesse. Durch die Automatisierung wird das Lieferantenmanagement deutlich verbessert und die Beschaffung lässt sich strategischer ausrichten. In den letzten Jahren hat sich der Beschaffungsprozess in vielerlei Hinsicht verändert. Digitale Technologien haben typische manuelle Prozesse transformiert sowie automatisiert und Unternehmen sind dabei ihr Geschäft mit Hilfe von Digitalisierung und Innovation zu stärken. 

INHUBBER bietet allen großen und kleinen Unternehmen eine Plattform, um den digitalen Anforderungen in der Zukunft gerecht zu werden. INUBBER ermöglicht alle notwendigen Weiterentwicklungen mit nur einer Implementierung. Automatisierung, Vertragsablage, schnelle digitale Unterschriften, Sicherheitsvereinbarungen, Informationstransparenz, Dokumentenanalyse, künstliche Intelligenz. INHUBBER schafft ein ökonomisches und ökologisches Umfeld. Lasse uns automatisieren, lasse uns digitalisieren, lasse uns in eine neue Welt der Automatisierung eintreten.  

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