Die digitale Transformation ist längst nicht mehr nur ein Thema für die Privatwirtschaft – auch der öffentliche Sektor sucht nach Lösungen, um Verwaltungsprozesse effizienter, transparenter und sicherer zu gestalten. Ein Beispiel für die erfolgreiche Implementierung solcher Technologien ist die Nutzung von Inhubber durch die Hafenbetriebe Worms GmbH und die Stadt Worms Beteiligungs-GmbH. In dieser Fallstudie zeigen wir, wie Inhubber dazu beigetragen hat, die Vertragsverwaltung in beiden Organisationen zu revolutionieren und die Digitalisierung voranzutreiben.
Lisa Köhler, Geschäftsführerin der Hafenbetriebe Worms GmbH sowie Personal- und Verwaltungsleiterin der Stadt Worms Beteiligungs-GmbH, beschreibt die Situation vor der Einführung von Inhubber:
„Bei den Hafenbetrieben lag ein großer Teil der Verträge noch in Papierform vor – viele davon stammten aus den 1950er- oder 1960er-Jahren. Es gab keine zentrale digitale Ablage, was die Suche und Verwaltung der Dokumente sehr erschwerte.“
Die Hafenbetriebe Worms betreiben den Wormser Hafen, an dem sowohl Güterumschlag über den Wasserweg als auch über das Schienennetz erfolgt. Trotz der relativ kleinen Belegschaft – sechs Mitarbeitende im operativen Bereich und zwei in der Geschäftsführung – sind die Verträge, die diese Geschäfte regeln, oft langfristig und komplex.
Bei der Stadt Worms Beteiligungs-GmbH sah die Lage etwas besser aus:
„Wir hatten die Verträge bereits digitalisiert, aber die vorhandenen Tools waren nicht auf das Vertragsmanagement spezialisiert. Besonders die Fristenüberwachung und die Aufgabenverwaltung konnten nicht effizient abgebildet werden“, so Köhler.
Für beide Organisationen war klar: Es musste eine umfassende Lösung gefunden werden, um die Arbeitsprozesse zu optimieren und langfristig mehr Effizienz in der Verwaltung zu erreichen.
Nach der Prüfung mehrerer Softwarelösungen fiel die Entscheidung auf Inhubber – nicht nur, weil es sich um eine webbasierte Lösung handelt, die somit von überall aus zugänglich ist, sondern auch aufgrund der hohen Flexibilität bei der Strukturierung der Verträge.
„Wir wollten die Möglichkeit haben, unsere Verträge in klar strukturierten Kategorien und Bereichen abzulegen, die genau zu unserer Organisation passen“, sagt Köhler. „Inhubber bot genau diese Anpassungsmöglichkeiten.“
Ein weiterer entscheidender Faktor war das Thema Sicherheit. Als kommunales Unternehmen unterliegt die Hafenbetriebe Worms GmbH strengen Datenschutzvorgaben.
„Da ich auch Datenschutzbeauftragte bin, war es mir wichtig, dass wir ein deutsches Unternehmen nutzen, das den hohen Sicherheitsstandards entspricht,“ erläutert Lisa Köhler.
Inhubber überzeugte durch eine Blockchain-basierte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die sämtliche Daten sicher und unveränderbar speichert.
Die Implementierung von Inhubber verlief reibungslos – schon nach kurzer Zeit zeigten sich erste positive Effekte.
„Die größte Verbesserung war, dass wir jetzt alle Verträge digital und zentral erfasst haben. Ich weiß genau, wo ich suchen muss, und finde die benötigten Informationen mit wenigen Klicks,“ erklärt Köhler.
Inhubber bietet den Hafenbetrieben Worms und der Stadt Worms Beteiligungs-GmbH nicht nur eine leistungsstarke Volltextsuche über alle Dokumente, sondern auch eine strukturierte Darstellung der Vertragsinformationen über benutzerdefinierte Felder.
„Wir haben die Vertragsinformationen so aufgebaut, dass sie für uns perfekt passen. Die Suchfunktion erleichtert die Arbeit enorm – besonders bei Verträgen, die schon lange bestehen,“ ergänzt Köhler.
Nachdem die Hafenbetriebe Worms von Inhubber überzeugt waren, entschied sich Lisa Köhler, die Lösung auch bei der Stadt Worms Beteiligungs-GmbH einzuführen.
„Wir hatten bereits ein Projektmanagement-Tool im Einsatz, aber es bot nicht die nötigen Funktionen für die Vertragsverwaltung. Mit Inhubber können wir die Verträge zentral ablegen, relevante Informationen extrahieren und eine automatische Fristenkontrolle etablieren – das war mit dem alten System nicht möglich,“ erläutert sie.
Die Standardisierung der Prozesse und die Möglichkeit, Verträge nun auch institutionenübergreifend effizient zu verwalten, führten zu weiteren Effizienzgewinnen.
Die enge Zusammenarbeit zwischen den beiden Gesellschaften erleichterte die Implementierung zusätzlich.
„Ich konnte den Kollegen bei der Einführung Tipps geben, die ich bereits bei den Hafenbetrieben gesammelt hatte. Das hat den Prozess erheblich beschleunigt,“ so Köhler.
Die Einführung von Inhubber bei den Hafenbetrieben Worms und der Stadt Worms Beteiligungs-GmbH führte zu signifikanten Effizienzsteigerungen und einer deutlichen Verbesserung der Vertragsverwaltung. Besonders im öffentlichen Sektor – wo viele Verträge langfristig angelegt und häufig mit komplexen Bedingungen verknüpft sind – konnten durch die Digitalisierung wesentliche Optimierungen erzielt werden.
Vor der Einführung von Inhubber lagen viele Verträge der Hafenbetriebe Worms noch in Papierform vor. Einige davon stammten aus den 1950er- oder 1960er-Jahren und waren nur schwer auffindbar – eine zentrale digitale Ablage fehlte vollständig. Mit der Einführung von Inhubber wurde dieses Problem unmittelbar behoben: Alle Verträge wurden digitalisiert und zentral gespeichert. Dadurch ließ sich die Suchzeit erheblich verkürzen. Heute können Nutzer schnell und effizient auf die benötigten Dokumente zugreifen – entweder über die Volltextsuche oder über die gezielte Navigation durch klar strukturierte Ordner.
Die digitale Speicherung der Verträge in Inhubber bietet den zusätzlichen Vorteil, dass zuvor manuelle Arbeitsschritte nun automatisiert erfolgen. Insbesondere die automatische Fristenüberwachung entlastet die Mitarbeitenden erheblich. Früher mussten Vertragsfristen manuell überwacht werden – ein aufwendiger Prozess, bei dem es leicht zu Versäumnissen kam. So konnten beispielsweise wichtige Deadlines übersehen oder Preisverhandlungen nicht rechtzeitig eingeleitet werden.
„Ohne eine automatische Fristenüberwachung wären uns wichtige Anpassungen entgangen, was sich finanziell negativ hätte auswirken können“, erläutert Köhler.
Heute sorgen automatisierte Erinnerungen und die transparente Nachverfolgbarkeit dafür, dass relevante Fristen rechtzeitig berücksichtigt und Vertragsbedingungen gezielt angepasst werden können. Gerade in der öffentlichen Verwaltung, in der langfristige Verträge häufig sind, erweist sich diese automatische Kontrolle als besonders wertvoll.
Neben der verbesserten Übersichtlichkeit trägt auch die integrierte E-Signatur maßgeblich zur Effizienzsteigerung bei und beschleunigt den gesamten Vertragsprozess erheblich. Vor der Einführung von Inhubber mussten Verträge ausgedruckt, manuell unterschrieben und anschließend per Post oder Hauspost an die jeweiligen Stellen weitergeleitet werden – ein zeitintensiver Ablauf, der häufig zu Verzögerungen führte. Mit Inhubber erfolgt die Unterzeichnung nun vollständig digital und rechtssicher. Verträge können unmittelbar an die zuständigen Personen weitergeleitet und bearbeitet werden. Dies hat nicht nur die Bearbeitungszeiten drastisch verkürzt, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Tochtergesellschaften deutlich effizienter gestaltet.
Neben der erheblichen Zeitersparnis sorgte Inhubber auch für deutlich mehr Transparenz in der Vertragsverwaltung. Durch die strukturierte Ablage und die Möglichkeit, alle relevanten Vertragsinformationen auf einen Blick zu erfassen, konnten bislang übersehene Verträge sowie ungenutzte Potenziale identifiziert werden. Besonders bei den Hafenbetrieben Worms erwies sich dies als großer Vorteil – einige Verträge waren über Jahrzehnte hinweg nicht mehr überprüft worden. Dank der systematischen Erfassung und Kategorisierung in Inhubber konnten diese Verträge wieder in den Verwaltungsprozess integriert werden, was zu einer spürbaren Optimierung der Vertragsübersicht und -kontrolle führte.
Die Sicherheit der Daten war ein zentraler Aspekt bei der Entscheidung für Inhubber. Als kommunale Unternehmen unterliegen sowohl die Hafenbetriebe Worms GmbH als auch die Stadt Worms Beteiligungs-GmbH strengen Datenschutzanforderungen.
„Da ich auch Datenschutzbeauftragte bin, war mir wichtig, dass wir ein deutsches Unternehmen nutzen, das den hohen Sicherheitsstandards entspricht“, erklärt Lisa Köhler.
Mit der blockchainbasierten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Inhubber konnte sichergestellt werden, dass alle sensiblen Vertragsdaten jederzeit geschützt und unveränderbar gespeichert sind. Das gab beiden Organisationen das Vertrauen, auch vertrauliche Verträge digital abzubilden – ohne Kompromisse bei der Datensicherheit einzugehen.
Ein weiterer Vorteil, den Lisa Köhler besonders hervorhebt, ist die Skalierbarkeit von Inhubber. Da die Lösung webbasiert ist und sich flexibel an unterschiedliche Anforderungen anpassen lässt, war es problemlos möglich, das System von den Hafenbetrieben auf die Stadt Worms Beteiligungs-GmbH zu übertragen.
„Die Erweiterung verlief nahtlos – genau so muss eine moderne Software funktionieren,“ so Köhler.
Diese Flexibilität macht Inhubber auch zu einer idealen Lösung für andere öffentliche Institutionen, die ihre Digitalisierungsstrategie schrittweise und bedarfsgerecht umsetzen möchten.
Die Einführung von Inhubber bei den Hafenbetrieben Worms und der Stadt Worms Beteiligungs-GmbH zeigt eindrucksvoll, wie wichtig eine moderne, digitale Vertragsverwaltung ist – insbesondere im öffentlichen Sektor, wo lange Vertragslaufzeiten und komplexe Strukturen zum Alltag gehören. Inhubber hat nicht nur die Arbeitsabläufe deutlich optimiert, sondern auch für mehr Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit gesorgt.
„Ich würde Inhubber jederzeit anderen öffentlichen Institutionen empfehlen“, sagt Lisa Köhler abschließend. „Es bietet alle Funktionen, die ein modernes Vertragsmanagement benötigt – von der Fristenkontrolle über die E-Signatur bis hin zur sicheren digitalen Akte. Und das Beste: Man kann von überall darauf zugreifen.“
Inhubber hat sich in der Praxis bewährt und ist die ideale Lösung für öffentliche Einrichtungen, die ihre Prozesse modernisieren und gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards einhalten möchten.
Mit Inhubber können auch andere öffentliche Institutionen von den Vorteilen einer digitalen Vertragsverwaltung profitieren und die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe nachhaltig steigern – sicher, flexibel und zukunftsfähig.
„Die Einführung von Inhubber hat unsere Arbeitsprozesse revolutioniert. Was früher Stunden oder sogar Tage gedauert hat – wie das Suchen nach Verträgen oder das manuelle Verfolgen von Fristen – erledigen wir jetzt mit nur wenigen Klicks. Besonders beeindruckt hat uns die Kombination aus Flexibilität, Sicherheit und einfacher Bedienbarkeit. Mit Inhubber haben wir eine Lösung gefunden, die perfekt auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten ist. Ich kann sie jeder Institution nur empfehlen, die auf der Suche nach einer modernen und sicheren Vertragsverwaltung ist.“ – Lisa Köhler, Geschäftsführerin der Hafenbetriebe Worms GmbH und Personal- und Verwaltungsleiterin der Stadt Worms Beteiligungs-GmbH
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