Die eigene Bude digital auf Vordermann zu bringen, ist oft ein verdammt zähes Pflaster. Eigentlich will man ja nur Tools, die ohne großes Drama laufen und den Alltag nicht noch komplizierter machen. Die TTI Group hat sich über zwei Jahre lang damit abgemüht, den lästigen Papierkram endlich loszuwerden. Das Ziel: schnellere Abläufe und dass die Daten da bleiben, wo sie hingehören. Als das Team dann die Blockchain-Lösung von Inhubber entdeckte, sind sie nicht direkt kopfüber reingesprungen. Sie haben klein angefangen, mit einem kleinen Test-Team. Aber nach einem richtig guten, ehrlichen Gespräch mit Dr. Elena Mechik von Inhubber hat es einfach Klick gemacht. Die Plattform war genau das Puzzleteil, das der Unternehmensgruppe gefehlt hat, um den täglichen Trott im Büro glattzuziehen.
In diesem kurzen Erfahrungsbericht erzählt Jan Taschlizki, CEO der TTI Group, wie aus dem kleinen Testlauf am Ende ein fetter Erfolg für das ganze Unternehmen wurde. Er packt aus, wie die Plattform der täglichen Produktivität einen ordentlichen Schub verpasst hat und warum die maßgeschneiderte Brücke direkt zu Microsoft SharePoint der eigentliche Schlüssel war, um das gesamte Team an Bord zu holen.
Mithilfe der Software können unsere Mitarbeiter:innen Verträge und alle zugehörigen Informationen jederzeit einsehen. Die Funktion zur automatischen Fristerinnerung unterstützt uns dabei, dass wir keine wichtigen Stichtage oder Fristen versäumen. Die Anwender:innen haben die Option sich Termine und Notizen individuell zu hinterlegen. Die ganze Bedienung ist sehr schematisch aufgeteilt und leicht zu erschließen. Dies ist ebenso einer der Hauptgründe, weshalb sich immer mehr Mitarbeiter:innen und Abteilungen nach und nach dafür begeistert haben. Das überschaubare Handling der Anwendung ermöglicht unserer gesamten Belegschaft das zügige einarbeiten. Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes wird damit in den Fokus gerückt und unterstützt unsere Mitarbeiter:innen dabei, weitgehend ohne Papier und übersichtlich arbeiten zu können.
Wir setzen Inhubber erfolgreich in unserer Unternehmensgruppe ein und konnten so unsere Produktivität spürbar steigern und sparen gleichzeitig Papier.
Die Inhubber Vertragsmanagement Lösung unterstützt uns beim Unterzeichnen und Verwalten von Unternehmensverträgen sowie beim Teilen von Verträgen mit unseren Mitarbeiter:innen – hier entsteht der digitale Mietvertrag zum unterschreiben. Sicherheit wird gewährleistet, in dem jeder Vorgang in der Blockchain dokumentiert ist. Die Blockchain garantiert uns eine sichere Vertragsorganisation bei gleichzeitig einfacher Handhabung. Die smart Contract Lösung – Mietverträge Digital unterschreiben – schützt unsere Verträge vor unberechtigten Zugriffen und hilft uns, alle Schritte der Vertragsverarbeitung zurückzuverfolgen, sofern nötig.
Individuell definierte Berechtigungen ermöglichen separierte Zugriffsrechte für einzelne Mitarbeiter:innen. Falls jedoch ausnahmsweise doch mal ein Dokument an eine andere Abteilung versendet werden soll, ist es durch den Versand dieses Dokuments direkt aus der eigenen Ablage möglich.
Vor der Implementierung von Inhubber stützten wir uns innerhalb der TTI einerseits auf kostenintensive und andererseits papierlastige Prozesse. Dank Inhubber sind die Kosten für Druck und Papier bereits in der Einführungsphase mit dem kleinen Team um 35 % gesunken und die Zeit bis zum Vertragsabschluss wurde um 55 % verkürzt. Kunden:innen, Agenten:innen und Mitarbeiter:innen sind begeistert – Mietvertrag digital unterschreiben.
Eine entscheidende Funktion hatte uns zu Beginn gefehlt: Eine Verbindung zum Microsoft Sharepoint, damit wir aus allen Bereichen auf die – mithilfe der Inhubber Plattform unterzeichneten – Verträge zugreifen können. Das Thema der Integration eines Sharepoint und weiteren Systemen stand bei Inhubber in der Pipeline, sodass die Umsetzung und der Bau einer Sharepoint-Integration für uns priorisiert wurde. Kaum zwei Monate später war das Ganze umgesetzt und ein großflächiger Roll-out im Unternehmen wurde geplant.
Normalerweise wird keine große Einführung oder Schulung benötigt, jedoch wurden auf unseren Wunsch für manche Nutzer unseres Unternehmens kurze Schulungen als auch kurze Videos als Einschulungsmaterial angeboten.
Vielen Dank Inhubber für das tolle Produkt!
Die Story der TTI Group zeigt eine Sache ganz deutlich: Business-Software muss sich verdammt noch mal an die Leute anpassen, die damit arbeiten – und nicht umgekehrt. Wenn ein Tool unkompliziert ist und sofort verstanden wird, muss man niemanden zum Mitmachen zwingen. Die Leute nutzen es dann einfach von ganz alleine. Digitale Akten bringen schließlich gar nichts, wenn sie nur für neuen IT-Kopfschmerz sorgen, statt den täglichen Stress zu reduzieren.
Für TTI war die Partnerschaft mit Inhubber ein echter Volltreffer. Die Papierkosten wurden mal eben halbiert und Verträge hängen nicht mehr wochenlang in der Warteschleife, sondern sind ruckzuck unterschrieben. Was man auch nicht oft sieht: Einen Software-Partner zu haben, der die Ärmel hochkrempelt und in weniger als zwei Monaten eine SharePoint-Anbindung baut, ist in dieser Branche eine absolute Seltenheit. Die TTI Group beweist, dass der Schritt zum papierlosen Büro kein Albtraum sein muss. Man braucht bloß einen Mix aus bombensicherer Verschlüsselung und einer Oberfläche, die einfach Spaß macht. So unterschreibt man Mietverträge heute ganz entspannt digital und baut sich nebenbei eine extrem flexible Blaupause für das Vertragsmanagement für den Einzelhandel oder jedes andere Unternehmen mit vielen Standorten.
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