Alle Vertragsfristen im Griff – automatisch

Ganz einfach: Jede Frist gehört zu ihrem Vertrag, und genau dort wird sie auch verwaltet. Kündigungsfristen, Laufzeiten, Verlängerungstermine tragen Sie einmal ein (oder lassen sie von der KI erkennen), und Inhubber meldet sich, wenn es so weit ist. Sie müssen also keine Excel-Liste mehr pflegen und keinen separaten Kalender führen, in dem irgendwann niemand mehr durchblickt. Ihr Team erfährt rechtzeitig, wann eine Entscheidung ansteht, und kann in Ruhe kündigen, verlängern oder nachverhandeln, statt in letzter Minute zu reagieren. Je mehr Verträge Sie haben, desto deutlicher spüren Sie den Unterschied.

Ja, das übernimmt die KI für Sie. Sie liest Laufzeiten, Kündigungstermine, Verlängerungsregelungen und andere wichtige Daten direkt aus Ihren Vertragsdokumenten heraus. Das Durchblättern jedes einzelnen Vertrags und das Abtippen in irgendeine Liste können Sie sich also sparen – gerade bei hunderten Verträgen ist das sonst eine Aufgabe für Tage. Die erkannten Daten landen direkt in Inhubber, wo Sie sie für automatische Erinnerungen nutzen können. Und keine Sorge: Das letzte Wort behalten Sie. Ihr Team kann alles prüfen und korrigieren, wenn mal etwas nicht stimmt.

Ja, und zwar genau dann, wann Sie es möchten. Sie legen den Zeitpunkt fest, Inhubber kümmert sich um den Rest. Der Punkt dabei: Sie erfahren nicht erst drei Tage vor Fristablauf, dass da noch ein Vertrag ist, sondern haben genug Zeit, ihn in Ruhe anzuschauen. Kündigen? Verlängern? Neu verhandeln? Das entscheiden Sie dann ohne Zeitdruck. Besonders bei Verträgen mit langen Kündigungsfristen macht dieser Vorlauf den Unterschied. Und noch etwas: Die Fristen hängen nicht mehr am Kalender einer einzelnen Person. Wenn jemand das Team wechselt oder gerade im Urlaub ist, geht trotzdem nichts unter.

Kennen Sie das? Ein Vertrag verlängert sich automatisch, und keiner hat es kommen sehen. Meistens liegt es nicht daran, dass niemand Bescheid wusste – die Frist ist einfach im Tagesgeschäft untergegangen. Genau da setzt Inhubber an: Kündigungs- und Verlängerungstermine sind mit dem Vertrag verknüpft, und Sie bekommen rechtzeitig Bescheid. So bleibt genug Zeit, sich Vertrag und Konditionen anzuschauen und bewusst zu entscheiden, wie es weitergeht. Das lohnt sich vor allem bei Abos, Lieferanten-, Miet- und Dienstleistungsverträgen, die sich gern still und leise verlängern. Statt sich hinterher zu ärgern, entscheiden Sie vorher.

So früh, wie Sie möchten – das legen Sie selbst fest. Wie viel Vorlauf sinnvoll ist, hängt vom Vertrag ab: Bei einer Kündigungsfrist, die noch eine interne Abstimmung oder Neuverhandlung nach sich zieht, sind ein paar Monate oft realistisch. Bei anderen Terminen reicht vielleicht eine Woche. Das Schöne daran: Aus einer Deadline, die plötzlich vor der Tür steht, wird ein Prozess, den Sie planen können. Niemand muss täglich Vertragslisten durchgehen – Inhubber meldet sich, wenn es Zeit wird, sich zu kümmern.

Ja, und bei wichtigen Fristen ist das auch eine gute Idee. Eine einzelne Erinnerung geht im vollen Postfach schnell mal unter, oder die Entscheidung wird aufgeschoben und dann vergessen. Deshalb können Sie mehrere Erinnerungen staffeln: eine frühe, die das Thema auf den Tisch bringt, und weitere, wenn der Termin näher rückt. So bleibt die Frist präsent, bis wirklich entschieden ist. Gerade bei Verträgen, die erst durch eine Prüfung oder Freigabe müssen, nimmt Ihnen das viel Druck – ohne dass jemand ständig nachhaken muss.

Ja. Einmal eingerichtet, verschickt Inhubber die Benachrichtigungen von selbst, pünktlich zum geplanten Zeitpunkt. Niemand muss dafür regelmäßig Verträge öffnen oder eine eigene Kalenderliste führen. Das klingt nach einer Kleinigkeit, macht in der Praxis aber einen großen Unterschied: Fristen hängen nicht mehr davon ab, dass eine bestimmte Person daran denkt. Wechselt die Zuständigkeit oder fällt jemand länger aus, läuft die Erinnerung trotzdem. Vor allem bei größeren Vertragsbeständen ist das die einzige Art, den Überblick zu behalten, ohne dass daraus eine Vollzeitaufgabe wird.

Ja. Statt Informationen aus Verträgen, Tabellen, E-Mails und diversen Kalendern zusammenzusuchen, sehen Sie in Inhubber zentral, was ansteht: Wo läuft eine Kündigungsfrist? Welcher Vertrag endet bald? Wo droht eine automatische Verlängerung? Gerade wenn Sie viele Verträge betreuen, hilft das enorm beim Priorisieren. Sie kümmern sich zuerst um die Verträge, bei denen wirklich etwas zu entscheiden ist, und lassen den Rest in Ruhe weiterlaufen. Zusammen mit den automatischen Erinnerungen haben Sie so beides: den aktuellen Überblick und genug Vorlauf für alles, was kommt.

Im Grunde alle, die für Sie eine Rolle spielen: Kündigungsfristen, Vertragsbeginn und -ende, Laufzeiten, Verlängerungstermine – und was für einen bestimmten Vertrag sonst noch wichtig ist. Denn jeder Vertrag tickt anders: Bei einem Mietvertrag zählen andere Termine als bei einem Lizenz- oder Lieferantenvertrag. Worauf es am Ende ankommt: dass die Termine nicht verstreut in Kalendern und Tabellen liegen, sondern direkt beim Vertrag, zu dem sie gehören. So arbeitet Ihr ganzes Team mit denselben Informationen, und die automatischen Erinnerungen kommen von allein dazu.

Ja. Die wenigsten Unternehmen starten mit einem perfekt digitalen Vertragsbestand – meistens gibt es einen Mix aus neuen Verträgen, älteren PDFs und eingescannten Dokumenten aus dem Aktenschrank. Inhubber kommt damit klar. Die KI-gestützte Analyse holt auch aus Bestandsdokumenten die wichtigen Informationen heraus: Laufzeiten, Kündigungstermine und mehr. Diese Daten verknüpfen Sie mit dem jeweiligen Vertrag und nutzen sie ganz normal für die Fristenkontrolle und Erinnerungen. So bringen Sie nach und nach auch einen über Jahre gewachsenen Vertragsbestand in Ordnung – ohne alles von Hand abzutippen.

Das kommt auf den Vertrag an. Eine verpasste Kündigungsfrist bedeutet oft, dass sich der Vertrag automatisch verlängert oder eine Kündigung erst deutlich später greift – und das kostet im Zweifel Geld, das niemand ausgeben wollte. Ganz ehrlich: Eine Frist, die schon abgelaufen ist, kann auch Inhubber nicht zurückholen. Deshalb setzen wir früher an. Alle wichtigen Termine liegen zentral beim Vertrag, die Erinnerungen kommen rechtzeitig – und damit auch die Zeit, um zu reagieren. So passiert es gar nicht erst, dass eine Frist nur im Kalender einer einzelnen Person steht und dort in Vergessenheit gerät.

An zwei Stellen. Die offensichtliche: Verpasste Kündigungsfristen kosten Geld. Ein Vertrag läuft ein weiteres Jahr, obwohl die Leistung längst nicht mehr gebraucht wird oder es woanders bessere Konditionen gäbe – das summiert sich schnell. Mit rechtzeitigen Erinnerungen bleibt genug Zeit, zu prüfen, zu kündigen oder nachzuverhandeln. Die weniger offensichtliche: die Arbeitszeit. Excel-Listen pflegen, Kalender abgleichen, regelmäßig nachschauen, ob irgendwo etwas ansteht – all das fällt weg. Unterm Strich sparen Sie also doppelt: bei den Vertragskosten selbst und bei der Zeit, die Ihr Team bisher in die manuelle Kontrolle gesteckt hat.