Die Stadtwerke Clausthal-Zellerfeld GmbH sind ein kommunales Versorgungsunternehmen, das eine Vielzahl von Verträgen in den Bereichen Energie, Wasser und Infrastruktur verwaltet. In einem stark regulierten Sektor ist ein effizientes und transparentes Vertragsmanagement entscheidend, um Fristen einzuhalten, Risiken zu minimieren und Kosten zu kontrollieren.
Vor der Einführung von Inhubber stand das Unternehmen vor großen Herausforderungen bei der Verwaltung seiner Verträge.
Franziska Riefling, die bei den Stadtwerken für das Vertragsmanagement verantwortlich ist, schildert die Probleme, die das Unternehmen vor der Implementierung von Inhubber hatte und wie die Plattform dabei geholfen hat, diese zu lösen.
Die Einführung von Inhubber war für die Stadtwerke Clausthal-Zellerfeld ein Wendepunkt, um mehr Effizienz, Transparenz und Kontrolle über die Vielzahl an Verträgen zu gewinnen.
Vor der Nutzung von Inhubber war das Vertragsmanagement der Stadtwerke stark dezentralisiert. Verträge wurden entweder in Papierform in Aktenordnern oder in digitalen Ordnern über verschiedene Abteilungen verteilt abgelegt. Die Verwaltung dieser Verträge erfolgte manuell, und oft fehlte ein zentraler Überblick über die laufenden Verträge. Dies führte zu folgenden Problemen:
- Verpasste Fristen: Die manuelle Fristenüberwachung war unzuverlässig. Kündigungs- und Zahlungsfristen wurden häufig übersehen, was zu unnötigen Kosten durch verlängerte Verträge oder Zahlungsverzug führte. Das Unternehmen verpasste wichtige Deadlines und hatte keinen strukturierten Prozess, um Vertragsfristen automatisch zu überwachen.
- Fehlende Transparenz: Da jede Abteilung ihre eigenen Ablagen hatte, fehlte der Rechtsabteilung und der Geschäftsführung ein zentraler Überblick über alle Verträge. Verträge wurden in verschiedenen Ordnern und Formaten abgelegt, was zu einem unübersichtlichen Vertragsbestand führte. Die Suche nach bestimmten Verträgen war zeitaufwendig und oft frustrierend.
- Doppelverträge: Ohne einen zentralen Vertragsüberblick kam es häufiger zu Fehlern, bei denen Doppelverträge versehentlich abgeschlossen wurden. Dadurch entstanden unnötige Kosten und zusätzliche administrative Arbeit, um diese Fehler zu beheben.
- Hoher Zeitaufwand: Die manuelle Verwaltung der Verträge in Papierform und mit einfachen Word-Listen war nicht nur fehleranfällig, sondern auch extrem zeitaufwendig. Das Suchen und Durchforsten von Aktenordnern sowie die Kontrolle von Fristen kostete den Mitarbeitern viel Zeit, die sie produktiver hätten nutzen können.
Franziska Riefling beschreibt die damalige Situation treffend: „Wir hatten ständig Probleme mit verpassten Fristen, Doppelverträgen und unnötigen Kosten, weil wir den Überblick über unsere Verträge verloren hatten. Es war klar, dass wir eine digitale Lösung brauchten, um diese ineffizienten Prozesse zu beseitigen.“
Nach einer umfassenden Evaluierung verschiedener Anbieter entschied sich die Stadtwerke Clausthal-Zellerfeld GmbH für Inhubber als zentrale Lösung für ihr Vertragsmanagement.
Die Gründe für diese Entscheidung waren vielfältig, doch vor allem überzeugten die Benutzerfreundlichkeit, die zentrale Dokumentenablage und die automatische Fristenüberwachung.
- Zentrale und transparente Ablage
Ein entscheidender Vorteil von Inhubber war die Möglichkeit, alle Verträge an einem zentralen Ort zu speichern und zu verwalten. Statt Verträge dezentral in verschiedenen Abteilungen abzulegen, können nun alle Vertragsdokumente in einer strukturierten, digitalen Umgebung zentral abgelegt und verwaltet werden. Durch die klare Strukturierung in Arbeitsbereiche, Ordner und Unterordner ermöglicht Inhubber eine detaillierte Gliederung der Verträge nach Abteilungen, Vertragstypen oder Projekten.
Diese zentrale Ablage erleichtert den Zugriff auf alle Verträge. Franziska Riefling betont: „Mit Inhubber haben wir jetzt endlich den vollständigen Überblick über unsere Verträge. Es ist einfach zu bedienen und spart uns enorm viel Zeit, da wir nicht mehr in verschiedenen Ordnern suchen müssen.“
- Automatische Fristenüberwachung
Die automatische Fristenüberwachung ist eines der leistungsstärksten Features von Inhubber und löst eines der größten Probleme, das die Stadtwerke vor der Einführung der Plattform hatten. Mit Inhubber werden Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und Zahlungsfristen automatisch überwacht. Sobald eine Frist bevorsteht, erhalten die verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig eine Benachrichtigung, sodass notwendige Maßnahmen ergriffen werden können.
Diese Funktion hat den Stadtwerken bereits geholfen, unnötige Vertragsverlängerungen zu vermeiden und so Kosten zu sparen. „Die automatische Fristenüberwachung ist besonders wichtig für uns. Früher haben wir uns auf manuelle Listen verlassen, die oft nicht korrekt waren. Jetzt können wir sicher sein, dass keine Frist mehr übersehen wird,“ berichtet Riefling.
- Schneller Zugriff und Effizienzgewinne
Dank der leistungsstarken Such- und Filterfunktionen von INHUBBER können die Stadtwerke Clausthal-Zellerfeld Verträge innerhalb von Sekunden finden, die zuvor viel Zeit in Anspruch nahmen. Die Plattform bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, mit der Mitarbeiter Verträge nach verschiedenen Kriterien durchsuchen können, was den Prozess erheblich beschleunigt. Besonders die technische Abteilung, die Buchhaltung und die Geschäftsführung profitieren von dieser neuen Effizienz.
Franziska Riefling erläutert: „Die Effizienzsteigerung ist enorm. Früher mussten wir stundenlang nach Verträgen suchen. Heute dauert es nur noch wenige Sekunden, um den richtigen Vertrag zu finden und die notwendigen Informationen abzurufen„
- Sicherheit und Kontrolle
Ein weiterer wichtiger Aspekt von INHUBBER ist die Sicherheit. Da alle Verträge in der Cloud gespeichert sind, können die Stadtwerke sicherstellen, dass Vertragsdokumente auch im Falle eines Serverausfalls oder eines lokalen Datenverlusts geschützt sind. Durch die zentrale und digitale Verwaltung wird die Sicherheit der Daten gewährleistet, und der Zugriff kann klar gesteuert werden. INHUBBER bietet flexible Berechtigungsstufen, sodass nur autorisierte Mitarbeiter bestimmte Verträge einsehen oder bearbeiten können.
- Kostenersparnis durch Vermeidung von Fehlern
Durch die Einführung von Inhubber konnte das Unternehmen nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch direkte Kostenersparnisse erzielen. Fehler wie das versehentliche Abschließen von Doppelverträgen gehören der Vergangenheit an. Zudem verhindert die automatische Fristenüberwachung unnötige Vertragsverlängerungen, die dem Unternehmen zusätzliche Kosten verursachen würden.
- Benutzerfreundlichkeit und schnelle Implementierung
Ein weiterer Vorteil von INHUBBER war die einfache Implementierung und die benutzerfreundliche Oberfläche. Die Stadtwerke benötigten keine aufwändige IT-Integration, und die Mitarbeiter konnten nach einer kurzen Schulung schnell mit dem System arbeiten. „Die Implementierung von INHUBBER war schnell und unkompliziert. Unsere Mitarbeiter haben sich sofort zurechtgefunden und konnten die Plattform innerhalb kürzester Zeit nutzen,“ so Riefling.
Obwohl die Stadtwerke Clausthal-Zellerfeld Inhubber bereits intensiv nutzen, sieht Franziska Riefling noch weiteres Potenzial, um die Plattform in Zukunft noch umfassender einzusetzen. Vor allem die Integration weiterer Geschäftsbereiche und die systematische Digitalisierung von Altverträgen werden als nächste Schritte in Betracht gezogen. „Wir nutzen Inhubber sicherlich noch nicht in vollem Umfang. Aber wir planen, das System in Zukunft noch stärker zu integrieren und auch ältere Verträge zu digitalisieren,“ sagt Riefling.
Die Einführung von Inhubber hat das Vertragsmanagement der Stadtwerke Clausthal-Zellerfeld revolutioniert. Die Stadtwerke profitieren von einer zentralen, transparenten Vertragsverwaltung, die Fehler minimiert, Fristen zuverlässig überwacht und den Arbeitsalltag deutlich erleichtert. Die Plattform hat es dem Unternehmen ermöglicht, Zeit und Kosten zu sparen, indem sie die Effizienz in der Verwaltung erheblich gesteigert hat.
„Inhubber hat uns geholfen, unser Vertragsmanagement auf eine neue Ebene zu heben. Die zentrale Ablage und die automatische Fristenüberwachung sind für uns unverzichtbar geworden. Wir würden Inhubber jedem Unternehmen empfehlen, das seine Vertragsverwaltung optimieren möchte,“ fasst Franziska Riefling die Erfahrung zusammen.
Für die Stadtwerke Clausthal-Zellerfeld GmbH ist Inhubber die optimale Lösung, um den Herausforderungen eines komplexen Vertragsmanagements erfolgreich zu begegnen und gleichzeitig die Effizienz im Unternehmen nachhaltig zu steigern.
„Mit Inhubber haben wir unser Vertragsmanagement komplett transformiert. Die zentrale Ablage und die automatische Fristenüberwachung haben uns nicht nur geholfen, den Überblick über unsere Verträge zu behalten, sondern auch unnötige Kosten durch verpasste Fristen zu vermeiden. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die tägliche Arbeit enorm, und wir können unsere Verträge nun schnell und effizient verwalten. Inhubber ist für uns unverzichtbar geworden und ich kann die Lösung jedem Unternehmen empfehlen, das seine Prozesse optimieren möchte.“ – Franziska Riefling, Stadtwerke Clausthal-Zellerfeld GmbH
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