Digitales Vertragsmanagement bei den Stadtwerken Clausthal-Zellerfeld

Wer im Energiesektor arbeitet, weiß genau: Die Menge an Verträgen, Fristen und rechtlichen Vorgaben kann einen im Alltag schier erdrücken. Ob Stromlieferungen, Netznutzung oder Wasserversorgung – überall lauern Fristen, die man auf keinen Fall verpassen darf. Bei der Stadtwerke Clausthal-Zellerfeld GmbH sah die Realität lange Zeit so aus, как in vielen anderen Betrieben auch: Verträge lagen entweder ausgedruckt in dicken Ordnern oder verstreut auf irgendwelchen Abteilungs-Laufwerken. Ein echter Überblick? Fehlanzeige. Das führte regelmäßig zu verpassten Kündigungsterminen, doppelten Verträgen und unnötigen Kosten.

Franziska Riefling, die bei den Stadtwerken für das Vertragswesen zuständig ist, wollte sich damit nicht mehr abfinden. Sie suchte nach einem Weg, Ordnung in das Chaos zu bringen. Die Lösung war Inhubber. In diesem Erfahrungsbericht zeigt sie, wie die Umstellung auf ein modernes Vertragsmanagement für Energieunternehmen gelaufen ist und wie die Cloud-Plattform den Stadtwerken geholfen hat, verpasste Deadlines und teure Doppelbuchungen endgültig hinter sich zu lassen.

Vor der Nutzung von Inhubber war das Vertragsmanagement der Stadtwerke stark dezentralisiert. Verträge wurden entweder in Papierform in Aktenordnern oder in digitalen Ordnern über verschiedene Abteilungen verteilt abgelegt. Die Verwaltung dieser Verträge erfolgte manuell, und oft fehlte ein zentraler Überblick über die laufenden Verträge. Dies führte zu folgenden Problemen: 

1. Verpasste Fristen: Die manuelle Fristenüberwachung war unzuverlässig. Kündigungs- und Zahlungsfristen wurden häufig übersehen, was zu unnötigen Kosten durch verlängerte Verträge oder Zahlungsverzug führte. Das Unternehmen verpasste wichtige Deadlines und hatte keinen strukturierten Prozess, um Vertragsfristen automatisch zu überwachen. 
2. Fehlende Transparenz: Da jede Abteilung ihre eigenen Ablagen hatte, fehlte der Rechtsabteilung und der Geschäftsführung ein zentraler Überblick über alle Verträge. Verträge wurden in verschiedenen Ordnern und Formaten abgelegt, was zu einem unübersichtlichen Vertragsbestand führte. Die Suche nach bestimmten Verträgen war zeitaufwendig und oft frustrierend. 
3. Doppelverträge: Ohne einen zentralen Vertragsüberblick kam es häufiger zu Fehlern, bei denen Doppelverträge versehentlich abgeschlossen wurden. Dadurch entstanden unnötige Kosten und zusätzliche administrative Arbeit, um diese Fehler zu beheben. 
4. Hoher Zeitaufwand: Die manuelle Verwaltung der Verträge in Papierform und mit einfachen Word-Listen war nicht nur fehleranfällig, sondern auch extrem zeitaufwendig. Das Suchen und Durchforsten von Aktenordnern sowie die Kontrolle von Fristen kostete den Mitarbeitern viel Zeit, die sie produktiver hätten nutzen können. 

Franziska Riefling beschreibt die damalige Situation treffend: „Wir hatten ständig Probleme mit verpassten Fristen, Doppelverträgen und unnötigen Kosten, weil wir den Überblick über unsere Verträge verloren hatten. Es war klar, dass wir eine digitale Lösung brauchten, um diese ineffizienten Prozesse zu beseitigen.“ 

Nach einer umfassenden Evaluierung verschiedener Anbieter entschied sich die Stadtwerke Clausthal-Zellerfeld GmbH für Inhubber als zentrale Lösung für ihr Vertragsmanagement.
Die Gründe für diese Entscheidung waren vielfältig, doch vor allem überzeugten die Benutzerfreundlichkeit, die zentrale Dokumentenablage und die automatische Fristenüberwachung.

1. Zentrale und transparente Ablage
   Ein entscheidender Vorteil von Inhubber war die Möglichkeit, alle Verträge an einem zentralen Ort zu speichern und zu verwalten. Statt Verträge dezentral in verschiedenen Abteilungen abzulegen, können nun alle Vertragsdokumente in einer strukturierten, digitalen Umgebung zentral abgelegt und verwaltet werden. Durch die klare Strukturierung in Arbeitsbereiche, Ordner und Unterordner ermöglicht Inhubber eine detaillierte Gliederung der Verträge nach Abteilungen, Vertragstypen oder Projekten.
   Diese zentrale Ablage erleichtert den Zugriff auf alle Verträge. Franziska Riefling betont: „Mit Inhubber haben wir jetzt endlich den vollständigen Überblick über unsere Verträge. Es ist einfach zu bedienen und spart uns enorm viel Zeit, da wir nicht mehr in verschiedenen Ordnern suchen müssen.“ 
2. Automatische Fristenüberwachung
   Die automatische Fristenüberwachung ist eines der leistungsstärksten Features von Inhubber und löst eines der größten Probleme, das die Stadtwerke vor der Einführung der Plattform hatten. Mit Inhubber werden Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und Zahlungsfristen automatisch überwacht. Sobald eine Frist bevorsteht, erhalten die verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig eine Benachrichtigung, sodass notwendige Maßnahmen ergriffen werden können.
   Diese Funktion hat den Stadtwerken bereits geholfen, unnötige Vertragsverlängerungen zu vermeiden und so Kosten zu sparen. „Die automatische Fristenüberwachung ist besonders wichtig für uns. Früher haben wir uns auf manuelle Listen verlassen, die oft nicht korrekt waren. Jetzt können wir sicher sein, dass keine Frist mehr übersehen wird,“ berichtet Riefling. 
3. Schneller Zugriff und Effizienzgewinne
   Dank der leistungsstarken Such- und Filterfunktionen von Inhubber können die Stadtwerke Clausthal-Zellerfeld Verträge innerhalb von Sekunden finden, die zuvor viel Zeit in Anspruch nahmen. Die Plattform bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, mit der Mitarbeiter Verträge nach verschiedenen Kriterien durchsuchen können, was den Prozess erheblich beschleunigt. Besonders die technische Abteilung, die Buchhaltung und die Geschäftsführung profitieren von dieser neuen Effizienz.
   Franziska Riefling erläutert: „Die Effizienzsteigerung ist enorm. Früher mussten wir stundenlang nach Verträgen suchen. Heute dauert es nur noch wenige Sekunden, um den richtigen Vertrag zu finden und die notwendigen Informationen abzurufen„ 
4. Sicherheit und Kontrolle
   Ein weiterer wichtiger Aspekt von Inhubber ist die Sicherheit. Da alle Verträge in der Cloud gespeichert sind, können die Stadtwerke sicherstellen, dass Vertragsdokumente auch im Falle eines Serverausfalls oder eines lokalen Datenverlusts geschützt sind. Durch die zentrale und digitale Verwaltung wird die Sicherheit der Daten gewährleistet, und der Zugriff kann klar gesteuert werden. Inhubber bietet flexible Berechtigungsstufen, sodass nur autorisierte Mitarbeiter bestimmte Verträge einsehen oder bearbeiten können.
5. Kostenersparnis durch Vermeidung von Fehlern
   Durch die Einführung von Inhubber konnte das Unternehmen nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch direkte Kostenersparnisse erzielen. Fehler wie das versehentliche Abschließen von Doppelverträgen gehören der Vergangenheit an. Zudem verhindert die automatische Fristenüberwachung unnötige Vertragsverlängerungen, die dem Unternehmen zusätzliche Kosten verursachen würden.
6. Benutzerfreundlichkeit und schnelle Implementierung
   Ein weiterer Vorteil von Inhubber war die einfache Implementierung und die benutzerfreundliche Oberfläche. Die Stadtwerke benötigten keine aufwändige IT-Integration, und die Mitarbeiter konnten nach einer kurzen Schulung schnell mit dem System arbeiten. „Die Implementierung von Inhubber war schnell und unkompliziert. Unsere Mitarbeiter haben sich sofort zurechtgefunden und konnten die Plattform innerhalb kürzester Zeit nutzen,“ so Riefling. 

Obwohl die Stadtwerke Clausthal-Zellerfeld Inhubber bereits intensiv nutzen, sieht Franziska Riefling noch weiteres Potenzial, um die Plattform in Zukunft noch umfassender einzusetzen. Vor allem die Integration weiterer Geschäftsbereiche und die systematische Digitalisierung von Altverträgen werden als nächste Schritte in Betracht gezogen. „Wir nutzen Inhubber sicherlich noch nicht in vollem Umfang. Aber wir planen, das System in Zukunft noch stärker zu integrieren und auch ältere Verträge zu digitalisieren,“ sagt Riefling. 

Der Case der Stadtwerke Clausthal-Zellerfeld macht eines ganz deutlich: Digitalisierung macht den Kopf frei für die wichtigen Aufgaben. Ein smartes Vertragswesen ist für moderne Versorger kein Luxus, sondern die absolute Basis, um im Alltag keine teuren Fehler zu machen. Wer seine Dokumente immer noch in Excel-Listen oder Aktenordnern verwaltet, verliert irgendwann unweigerlich den Überblick.

Durch die Partnerschaft mit Inhubber hat das Team in Clausthal-Zellerfeld die Kurve kriegt. Heute sind alle Verträge zentral an einem Ort gespeichert und mit wenigen Klicks durchsuchbar. Die automatische Erinnerungsfunktion läuft im Hintergrund wie ein digitales Sicherheitsnetz – verpasste Fristen gehören damit der Vergangenheit an. Das Schöne an der Lösung ist ihre Einfachheit: Die Software kommt ohne komplizierte IT-Projekte aus und lässt sich flexibel an jede Abteilung anpassen. Egal, ob es um ein Vertragsmanagement für öffentliche Verwaltung oder die speziellen Anforderungen von Stadtwerken geht – das Beispiel zeigt, dass der Schritt in die digitale Zukunft unkompliziert sein kann und sich ab dem ersten Tag barfuß in barer Münze auszahlt.