Rebuy ist ein führendes Unternehmen der Kreislaufwirtschaft, das sich auf den Verkauf von Secondhand-Elektronik und Medien spezialisiert hat. Seit der Gründung im Jahr 2009 in Berlin hat das Unternehmen mit inzwischen über 650 Mitarbeitenden seine Marktposition kontinuierlich gestärkt. Es bietet nachhaltige und kostengünstige Alternativen zu neuen Elektronikprodukten, indem gebrauchte Geräte angekauft, geprüft und weiterverkauft werden.
Trotz seines Erfolgs stand rebuy in den letzten Jahren vor Herausforderungen im Vertragsmanagement. Mit dem kontinuierlichen Wachstum des Geschäftsvolumens stiegen auch Anzahl und Komplexität der Verträge. Dies veranlasste das Unternehmen, nach einer digitalen Lösung für das Vertragsmanagement zu suchen.
Vor der Einführung von Inhubber wurden die Verträge bei rebuy dezentral verwaltet, was zu erheblichen Ineffizienzen führte. Die Verträge befanden sich in unterschiedlichen Abteilungen, die jeweils eigene Methoden zur Organisation und Fristenüberwachung verwendeten. Besonders die Rechtsabteilung, die idealerweise zentralen Zugriff auf alle Verträge haben sollte, hatte häufig keinen vollständigen Überblick. Dies führte unter anderem dazu, dass Kündigungsfristen übersehen wurden, was vermeidbare Kosten verursachte. Frank Kurzer, Leiter der Rechtsabteilung bei rebuy, erklärt:
„Wir hatten häufiger Fälle, in denen Kündigungsfristen verpasst wurden, weil die Verantwortlichen in den Abteilungen nicht daran gedacht haben. Das hat uns finanziell geschadet, weil wir in einigen Fällen Verträge fortführen mussten, die wir eigentlich beenden wollten. Diese Probleme wollten wir durch ein zentrales Vertragsmanagementsystem beheben.“
Ein weiteres Problem war die fragmentierte Ablagestruktur. Verträge wurden nicht nur in der Rechtsabteilung, sondern auch in den jeweils zuständigen Abteilungen gespeichert. Diese Unübersichtlichkeit erschwerte die Arbeit erheblich und führte zu zeitaufwändigen und ineffizienten Suchprozessen.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, begann rebuy mit der Suche nach einem geeigneten Tool für das Vertragsmanagement. Nach einer intensiven Evaluierung verschiedener Optionen entschied sich das Unternehmen für Inhubber. Die Gründe für diese Entscheidung waren vielfältig, aber insbesondere die Benutzerfreundlichkeit, die cloudbasierte Struktur und die EU-konforme Speicherung der Daten spielten eine zentrale Rolle. Effizientes Vertragsmanagement bei rebuy mit Inhubber.
Frank Kurzer beschreibt den Auswahlprozess wie folgt:
„Wir haben uns mehrere Vertragsmanagement-Lösungen angesehen, darunter auch größere Anbieter wie Adobe. Letztlich haben wir uns für Inhubber entschieden, weil es eine einfache, intuitive Benutzeroberfläche bietet und genau die Funktionen bereitstellt, die wir als mittelständisches Unternehmen benötigen. Zudem ist es eine Cloud-Lösung, was uns den Aufwand erspart, eigene Server für die Vertragsablage zu nutzen.“
Ein weiterer entscheidender Vorteil von Inhubber war die Möglichkeit, alle Verträge zentral an einem Ort zu speichern und zu managen. Damit war sichergestellt, dass die Rechtsabteilung jederzeit Zugriff auf alle Verträge hatte, und gleichzeitig wurden die Ablagestrukturen der einzelnen Abteilungen vereinheitlicht.
Die Implementierung von Inhubber bei rebuy verlief problemlos. Dank der cloudbasierten SaaS-Lösung musste keine komplexe IT-Infrastruktur eingerichtet werden. Frank Kurzer hebt hervor, dass Inhubber sofort einsatzbereit war und das Team lediglich eine kürze Schulung benötigte, um die Grundfunktionen der Plattform zu verstehen.
„Die Einführung von Inhubber war wirklich unkompliziert. Das Inhubber-Team hat uns umfassend unterstützt und Schulungen für unsere Mitarbeiter angeboten. Innerhalb kurzer Zeit konnten wir unsere Arbeitsbereiche erstellen, Rechte vergeben und die Software in den täglichen Arbeitsablauf integrieren. Was uns besonders gut gefallen hat, war die Möglichkeit, die Rechtevergabe flexibel zu gestalten, sodass nicht jeder Mitarbeiter vollen Zugriff auf alle Verträge hat, aber dennoch die relevanten Dokumente einsehen kann.“
Diese Flexibilität war für rebuy von besonderer Bedeutung, da es verschiedene Abteilungen gibt, die auf unterschiedliche Vertragsarten zugreifen müssen. Gleichzeitig mussten jedoch Zugriffsrechte so vergeben werden, dass nur autorisierte Personen Änderungen an Verträgen vornehmen können.
Seit der Einführung von Inhubber konnte rebuy signifikante Verbesserungen im Vertragsmanagement verzeichnen. Vor allem die Rechtsabteilung profitiert von der neuen Transparenz und Übersichtlichkeit. Die vormals zeitaufwändige Suche nach Verträgen wurde erheblich vereinfacht. Dank der zentralen Speicherung und der leistungsfähigen Suchfunktion von Inhubber kann die Rechtsabteilung nun in Sekundenschnelle auf alle relevanten Verträge zugreifen.
Ein weiteres Highlight ist die automatische Fristenüberwachung, die verhindert, dass wichtige Kündigungsfristen übersehen werden. Dies hat rebuy bereits dabei geholfen, unnötige Vertragsverlängerungen zu vermeiden und somit tausende Euro einzusparen.
Frank Kurzer erläutert: „Die automatische Fristenüberwachung ist ein echter Game-Changer für uns. Früher haben wir Fristen manuell in Excel-Tabellen verwaltet, was natürlich fehleranfällig war. Jetzt sorgt Inhubber dafür, dass wir rechtzeitig über bevorstehende Kündigungsfristen informiert werden. Das hat uns bereits vor unnötigen Kosten bewahrt.“
Auch die Benutzerfreundlichkeit von Inhubber wird von den Mitarbeitern bei rebuy hoch geschätzt. Obwohl einige Kollegen wenig Erfahrung im Umgang mit Vertragsmanagementsystemen hatten, konnten sie dank der intuitiven Oberfläche schnell und problemlos mit der Plattform arbeiten. Ein effizientes Vertragsmanagement ließ sich mit Inhubber bei rebuy reibungslos realisieren.
Rebuy plant, die Nutzung von Inhubber in Zukunft weiter auszubauen. Ein spannendes neues Feature, das bereits geplant ist, ist die Integration eines Dokumentenmanagementsystems. Dies wird es rebuy ermöglichen, nicht nur Verträge, sondern auch andere geschäftsrelevante Dokumente zentral zu verwalten. Frank Kurzer sieht hierin großes Potenzial:
„Wir haben einen steigenden Bedarf an einer zentralen Ablage für alle Arten von Dokumenten, nicht nur für Verträge. Wenn Inhubber diese Funktionalität bieten kann, wäre das für uns ein weiterer Schritt hin zu mehr Effizienz.“
Zusätzlich erwägt rebuy den Einsatz der KI-gestützten Risikoanalysefunktionen von Inhubber, um potenzielle Risiken in Verträgen automatisch zu erkennen. Obwohl die Rechtsabteilung bisher alle Verträge manuell prüft, sieht Frank Kurzer die Vorteile einer solchen Technologie:
„Die Idee, dass eine KI uns bei der Identifizierung von Risiken unterstützen kann, klingt interessant. Ich könnte mir gut vorstellen, dass dies in bestimmten Fällen unsere Arbeit erleichtert, insbesondere wenn es darum geht, große Mengen an Verträgen schnell zu analysieren.“
Die Implementierung von Inhubber bei rebuy zeigt eindrucksvoll, wie mittelständische Unternehmen von einer zentralen, cloudbasierten Lösung für das Vertragsmanagement profitieren können. Inhubber bietet nicht nur eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche, sondern auch maßgeschneiderte Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind, die über keine großen Rechtsabteilungen verfügen.
Für rebuy hat sich Inhubber als unverzichtbares Werkzeug erwiesen, das nicht nur die Transparenz und Effizienz im Vertragsmanagement erhöht hat, sondern auch Kosten eingespart und Risiken deutlich reduziert hat.
Effizientes Vertragsmanagement bei rebuy – eine Erfolgsgeschichte mit Inhubber: Frank Kurzer fasst die Erfahrung so zusammen:
„Ich würde Inhubber jederzeit anderen Unternehmen empfehlen. Besonders für mittelständische Unternehmen ist das Preis-Leistungs-Verhältnis unschlagbar. Die Software ist leicht zu bedienen, die Implementierung war einfach, und wir haben bereits deutliche Verbesserungen in unserem Arbeitsablauf festgestellt.“
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