Die P3 Clinic ist eine private Akutklinik für Psychiatrie, Psychosomatik und Psychotherapie mit Sitz in Deutschland. Aktuell verfügt sie über 26 Betten und plant mittelfristig eine Erweiterung auf rund 100 Betten bis zum Jahr 2026. Mit etwa 55 Mitarbeitenden ist die P3 Clinic ein junges, wachsendes Unternehmen – erst seit vier Jahren am Markt. Prozesse befinden sich daher zum Teil noch im Aufbau oder in der Weiterentwicklung.
Als Yvonne Baumann vor zwei Jahren als Projektmanagerin in die P3 Clinic eintrat, existierte Inhubber bereits – wurde aber kaum genutzt. Nur ein einzelner Vertrag war angelegt worden, und es gab weder eine Einführung noch eine gelebte Nutzung im Alltag. Die Herausforderung: Verträge lagen dezentral auf Laufwerken, ohne Fristenkontrolle oder einheitliche Struktur.
Yvonne Baumann entschloss sich, das bestehende System direkt aktiv zu nutzen. Sie beschreibt ihre Erfahrung so:
„Ich habe es mir dann angeschaut und ziemlich schnell damit gearbeitet – ganz intuitiv.“
Ohne Schulung konnte sie direkt loslegen und empfand die Bedienung als selbsterklärend:
„Das meiste ist selbsterklärend. Selten musste ich etwas nachlesen.“
Die Benutzeroberfläche von Inhubber erwies sich als übersichtlich, flexibel und praxistauglich – gerade für kleinere Organisationen mit begrenzten Ressourcen.
Heute nutzt die P3 Clinic Inhubber aktiv zur Verwaltung von rund 60–70 Verträgen. Externe Verträge sind vollständig digital hinterlegt und mit Erinnerungen versehen. Damit ist sichergestellt, dass keine Fristen verpasst oder kritische Vertragsverlängerungen übersehen werden.
„Wenn ich es korrekt einpflege und die Erinnerungen einstelle, kann ich mich darauf verlassen – das Thema ist vom Tisch. Inhubber erinnert mich rechtzeitig.“
Besonders geeignet ist Inhubber laut Yvonne Baumann für kleine und mittelgroße Organisationen – wie Arztpraxen oder Steuerkanzleien:
„Inhubber ist keine riesige Investition und schnell implementierbar. Viele KMU haben ihre Verträge noch im Aktenschrank – für die wäre das eine echte Arbeitserleichterung.“
Die P3 Clinic plant, Vertragsmanagement künftig durch ein Dokumentenmanagementsystem zu erweitern. Auch hier sieht Yvonne Baumann großes Potenzial:
„Unsere Dokumente sind aktuell auf Laufwerken gespeichert, jeder kann sie verändern. Ein zentrales Dokumentenmanagement wäre für uns eine super Sache.“
Auch KI-gestützte Funktionen zur Risikoerkennung hält sie langfristig für denkbar:
„Man lässt sich ja auch gerne überraschen. Vielleicht würden Risiken sichtbar, an die wir noch gar nicht gedacht haben.“
„Wir sind sehr zufrieden. Ich arbeite sehr gerne mit dem Tool. Es ist eine Bereicherung.“
Die Fallstudie der P3 Clinic zeigt: Inhubber lässt sich schnell und ohne großen Schulungsaufwand implementieren – und bietet gerade für kleinere Unternehmen sofort einen spürbaren Mehrwert im digitalen Vertragsmanagement.
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