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Digitales Vertragsmanagement für ZST Security GmbH

ZST Security Service Consulting and Technology GmbH

Wir sind ein breit aufgestelltes Sicherheitsunternehmen, welches sich seit 2004 immer weiterentwickelt und stets auf der Suche nach zukunftsweisenden Entwicklungen ist. Unsere Arbeitsbereiche sind breit gestreut – von der vollständigen Bewachung von Events, über Objektschutz bis hin zum Personenschutz. Ebenfalls bilden wir seit 2013 Sicherheits- und Militärkräfte aus.

Das Problem:

Als wir 2004 ZST Security gründeten, waren wir ganz klassisch mit Papier und Stift unterwegs. Alle Verträge wurden mit der Hand signiert und  in Ordnern abgelegt. Es war nach ein, zwei Jahren bereits auffällig, dass wir digitalisieren müssen. So fingen wir an Excel-Tabellen zu führen, sowie PDF-Dateien zu faxen und einzuscannen. Um die Sicherheit haben wir uns damals nicht so große Gedanken gemacht, da es noch nicht so häufige Hackerangriffe bzw. Sicherheitsvorfälle gab. Heute ist es uns besonders wichtig, dass auch unsere Daten und Verträge hochsicher abgelegt sind. 

Zu der lückenbehafteten Sicherheit kommt auch noch die Unübersichtlichkeit dazu. Mit den Jahren und wechselnden Mitarbeitern haben wir es verpasst eine ordentliche Dokumentenstruktur zu organisieren. Es hat sich eine eigene Dynamik entwickelt, dass jeder Mitarbeiter seine eigene Struktur und Ordnung hergestellt hat. or knapp zwei Jahren standen wir vor der Herausforderung, dass sich unsere Geschäftsfelder Verwaltungstechnisch zu weit voneinander entfernt hatten. Wir standen vor der Aufgabe alle unsere Dokumenten-Management-Systeme zusammenzuführen und Ordnerstrukturen zu gestalten, welche für jeden Bereich einfach zugänglich sind. Wir hatten uns von einigen CRM Systemen verabschiedet und allen Mitarbeitern gesicherte Zugänge zu den Servern gegeben. Als uns Elena Mechik, die Mitgründerin von INHUBBER im Juni 2020 über LinkedIn kontaktierte waren wir direkt hellhörig. Nach zwei Wochen Nutzung haben wir uns entschieden allen Mitarbeitern aus der Verwaltung einen Account zu erstellen. Mittlerweile haben wir 16 Nutzer-Accounts bei INHUBBER.

Die Lösung:

Für die Entscheidung, INHUBBER einzukaufen hat vor allem die einfache Handhabung und die Sicherheitsstufe für die Vertragsablage für uns eine Rolle gespielt. Als Sicherheitsunternehmen, spielt dieser Aspekt natürlich auch bei der Arbeit mit Dokumenten eine entscheidende Rolle. Vor allem wenn es um Cloud Anbieter geht, wird der Aspekt der Sicherheit oft vernachlässigt. Aufgrund der Ende zu Ende Verschlüsselung braucht man sich bei INHUBBER diesbezüglich keine Sorgen zu machen. 

Seit Juni 2020 laden wir bei INHUBBER nach und nach unsere Verträge hoch. So schaffen wir eine Übersicht über alle aktiven Verträge im Unternehmen und setzen uns entsprechende Fristen, so dass keine wichtigen Kündigungsfristen oder Meilensteine verpasst werden. Wir finden sofort den benötigten Vertrag, was besonders während der Home-Office Zeit eine große Rolle gespielt hat. So konnten unsere Mitarbeiter direkt über die INHUBBER Plattform auf die Verträge zugreifen. Eine Installation oder Schulung der Mitarbeiter war nicht notwendig, weil die Plattform sehr benutzerfreundlich aufgebaut ist. Nach der einfachen Registrierung über den Browser kann weltweit auf INHUBBER zugegriffen werden.

Nun fangen wir ebenfalls an unsere Aufträge, NDA’s, Ausbildungs-, Kauf-, Beraterverträge usw. über INHUBBER zu unterzeichnen. Die digitale Signatur macht vieles einfacher und so sind wir nicht mehr auf Papier angewiesen. 

Unser Fazit:

Der Workflow unseres gesamten Unternehmens ist deutlich besser geworden. Wir haben die komplette Übersicht über unsere Verträge, finden schnell den benötigten Vertrag und werden rechtzeitig über Kündigungsfristen informiert. Ebenfalls betreut INHUBBER’s Support uns jederzeit, falls Fragen oder Wünsche aufkommen.

Vielen Dank an INHUBBER für die Zeit und Kraft, die sie in die Zusammenarbeit mit uns, sowie in die weitere Entwicklung ihrer Software hineinstecken.

Metriken:

-100 % digitale Verträge

-100% Fristenverwaltung

-80% mehr Zeit für strategische Aufgaben

-90% weniger Platzverbrauch (keine analogen Ordner usw.)

-70% schnellere Abschlüsse

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