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Die Papierkosten wurden um 50 % reduziert und die Zeit bis zum Vertragsabschluss immens verkürzt

Im Zeitalter der Digitalisierung haben wir uns bereits seit über zwei Jahren mit dem Thema Digitalisierung im Unternehmen beschäftigt. Als INHUBBER mit ihrer smart Contract Lösung, ihrer digitalen Signatur und der Auswertung von Verträgen mittels KI auf uns zu kam, wurde die cloudbasierte Anwendung bei uns mit einem kleinen Team getestet.

Zunächst erfolgte ein erstes Koordinierungs- und Kennlerngespräch. Als wir Frau Dr. Elena Mechik, COO von INHUBBER, kennenlernten, hatten wir nach dem ersten, detaillierten Gespräch ein gutes Gefühl und wussten, dass uns diese Anwendung den Arbeitsalltag und die Arbeitsorganisation erleichtern können. Frau Mechik hat uns verständlich und nachvollziehbar den Aufbau der Plattform erklärt. Besonders hervorzuheben ist, dass die Anwendung sehr plausibel und dank der Blockchain-Technologie dennoch sicher ist und damit die Anforderungen der DSGVO vollumfassend erfüllt.

Mithilfe der Software können unsere Mitarbeiter:innen Verträge und alle zugehörigen Informationen jederzeit einsehen. Die Funktion zur automatischen Fristerinnerung unterstützt uns dabei, dass wir keine wichtigen Stichtage oder Fristen versäumen. Die Anwender:innen haben die Option sich Termine und Notizen individuell zu hinterlegen. Die ganze Bedienung ist sehr schematisch aufgeteilt und leicht zu erschließen. Dies ist ebenso einer der Hauptgründe, weshalb sich immer mehr Mitarbeiter:innen und Abteilungen nach und nach dafür begeistert haben. Das überschaubare Handling der Anwendung ermöglicht unserer gesamten Belegschaft das zügige einarbeiten. Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes wird damit in den Fokus gerückt und unterstützt unsere Mitarbeiter:innen dabei, weitgehend ohne Papier und übersichtlich arbeiten zu können.

Wir setzen INHUBBER erfolgreich in unserer Unternehmensgruppe ein und konnten so unsere Produktivität spürbar steigern und sparen gleichzeitig Papier.

— Jan Taschlizki, Geschäftsführer, TTI Group

Lösung

Die INHUBBER Vertragsmanagement Lösung unterstützt uns beim Unterzeichnen und Verwalten von Unternehmensverträgen sowie beim Teilen von Verträgen mit unseren Mitarbeiter:innen. Sicherheit wird gewährleistet, in dem jeder Vorgang in der Blockchain dokumentiert ist. Die Blockchain garantiert uns eine sichere Vertragsorganisation bei gleichzeitig einfacher Handhabung. Die smart Contract Lösung schützt unsere Verträge vor unberechtigten Zugriffen und hilft uns, alle Schritte der Vertragsverarbeitung zurückzuverfolgen, sofern nötig.

Individuell definierte Berechtigungen ermöglichen separierte Zugriffsrechte für einzelne Mitarbeiter:innen. Falls jedoch ausnahmsweise doch mal ein Dokument an eine andere Abteilung versendet werden soll, ist es durch den Versand dieses Dokuments direkt aus der eigenen Ablage möglich.

Vor der Implementierung von INHUBBER stützten wir uns innerhalb der TTI einerseits auf kostenintensive und andererseits papierlastige Prozesse. Dank INHUBBER sind die Kosten für Druck und Papier bereits in der Einführungsphase mit dem kleinen Team um 35 % gesunken und die Zeit bis zum Vertragsabschluss wurde um 55 % verkürzt. Kunden:innen, Agenten:innen und Mitarbeiter:innen sind begeistert.

Eine entscheidende Funktion hatte uns zu Beginn gefehlt: Eine Verbindung zum Microsoft Sharepoint, damit wir aus allen Bereichen auf die – mithilfe der INHUBBER Plattform unterzeichneten – Verträge zugreifen können. Das Thema der Integration eines Sharepoint und weiteren Systemen stand bei INHUBBER in der Pipeline, sodass die Umsetzung und der Bau einer Sharepoint-Integration für uns priorisiert wurde. Kaum zwei Monate später war das Ganze umgesetzt und ein großflächiger Roll-out im Unternehmen wurde geplant.

Normalerweise wird keine große Einführung oder Schulung benötigt, jedoch wurden auf unseren Wunsch für manche Nutzer unseres Unternehmens kurze Schulungen als auch kurze Videos als Einschulungsmaterial angeboten.

Vielen Dank INHUBBER für das tolle Produkt!

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