Sicherheit und Effizienz in der Vertragsverwaltung
In der heutigen digitalen Wirtschaft ist die Sicherstellung einer GoBD-konformen Ablage nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern ein zentraler Bestandteil moderner Corporate Governance und des Risikomanagements in jedem Unternehmen.
Die Einhaltung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ist gesetzlich verpflichtend und schützt Unternehmen vor Bußgeldern, steuerlichen Risiken und Reputationsschäden.
Inhubber, eine führende Plattform für Vertragsmanagement und digitale Signaturen, bietet eine innovative, sichere und vollständig GoBD-konforme Lösung, um Dokumente, Verträge und Unternehmensunterlagen digital zu archivieren und gleichzeitig Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit zu fördern.
Mehr über die Plattform finden Sie auf Inhubber.com/de.
Was bedeutet GoBD-konforme Ablage?wordpress „advanced custom fields“ FAQ
Die GoBD-Richtlinien sind Vorgaben des Bundesfinanzministeriums (BMF), die die elektronische Buchführung und Archivierung in Deutschland regeln. Sie legen fest, dass elektronische Dokumente – wie Verträge, Rechnungen, Lieferscheine oder Buchhaltungsbelege –
- jederzeit verfügbar,
- unveränderbar,
- vollständig nachvollziehbar,
- maschinenlesbar
und revisionssicher archiviert werden müssen.
Das bedeutet: Unternehmen müssen sicherstellen, dass keine nachträglichen Änderungen an Dokumenten möglich sind, ohne dass diese dokumentiert werden. Jede Aktion – vom Hochladen über die Bearbeitung bis zur Freigabe – muss protokolliert werden.
Die GoBD-Richtlinie wurde mehrfach aktualisiert, zuletzt 2020, um den Anforderungen der digitalen Transformation gerecht zu werden. Besonders wichtig ist dabei die Nachvollziehbarkeit aller elektronischen Prozesse, was in der Praxis nur mit spezialisierter Software wie Inhubber umgesetzt werden kann.
Sicherheit und Compliance mit Inhubber
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für maximale Datensicherheit
Inhubber verwendet eine hochmoderne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (AES-256), um sicherzustellen, dass sensible Vertragsdaten nur von autorisierten Personen eingesehen werden können.
Alle Daten werden auf deutschen ISO 27001-zertifizierten Servern gehostet und erfüllen somit höchste Datenschutzanforderungen gemäß DSGVO und GoBD.
Durch den Einsatz von Zero-Knowledge-Verschlüsselung bleibt selbst für Inhubber kein Zugriff auf die Inhalte Ihrer Dokumente möglich. Diese Sicherheitsarchitektur garantiert, dass jedes Dokument unveränderbar und manipulationssicher bleibt.
Ein zusätzlicher Blockchain-basierter Audit Trail sorgt für Transparenz: Jede Aktion – von der Vertragserstellung bis zur Signatur – wird mit Zeitstempel und Benutzerkennung revisionssicher dokumentiert.
- Automatisierte Dokumentenverwaltung und revisionssichere Archivierung
Mit Inhubber können Unternehmen ihre gesamte Vertragsverwaltung digitalisieren. Alle Dokumente werden zentral gespeichert, automatisch kategorisiert und sind über intelligente Suchfunktionen auffindbar.
Wichtige Funktionen:
Automatische Versionierung von Verträgen
Nachvollziehbare Änderungsprotokolle
Langzeitarchivierung gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
Automatische Backups in deutschen Rechenzentren
So können Sie sicherstellen, dass kein Vertrag verloren geht, keine Frist übersehen wird und alle Dokumente jederzeit GoBD-konform abrufbar sind.
Ein Beispiel aus der Praxis:
Das Unternehmen MAAG Recycling, ein führender Anbieter im Bereich Kunststoffverarbeitung, nutzt Inhubber, um Vertragsversionen, Lieferantenvereinbarungen und Compliance-Dokumente zentral zu archivieren. Durch die automatisierte Ablage und Suchfunktion spart das Unternehmen jährlich über 200 Arbeitsstunden in der Dokumentenverwaltung.
- Zugriffskontrollen und Rechteverwaltung
GoBD-konforme Archivierung erfordert klare Zugriffskontrollen. Mit Inhubber können Rollen und Berechtigungen individuell festgelegt werden – von Administrator:innen über Jurist:innen bis hin zu externen Prüfer:innen. Nur autorisierte Personen erhalten Zugriff auf sensible Vertragsdaten.
Das System dokumentiert jeden Zugriff und jede Änderung automatisch. Damit erfüllen Unternehmen die Nachvollziehbarkeitspflicht nach §146 AO sowie die Anforderungen der GoBD-Tz. 103–117 zu internen Kontrollsystemen.
- Automatische Erinnerungen und Fristenmanagement
Eine der größten Herausforderungen in der Vertragsverwaltung ist das Einhalten von Fristen und Verlängerungsterminen. Mit Inhubber wird diese Aufgabe automatisiert: Das System sendet rechtzeitig Erinnerungen zu Vertragsabläufen, Kündigungsfristen oder Preisänderungen. Diese automatisierten Benachrichtigungen reduzieren Risiken, vermeiden Vertragsverluste und sichern finanzielle Stabilität.
Ein praktisches Beispiel:
Das Unternehmen EDEKA Foodservice nutzt Inhubber, um Einkaufsverträge und Lieferantenvereinbarungen digital zu steuern. Automatische Fristbenachrichtigungen stellen sicher, dass Vertragsverlängerungen rechtzeitig bearbeitet werden – ein entscheidender Faktor bei Preisverhandlungen und Compliance-Prüfungen.
Mehr dazu finden Sie auf unserer Branchen-Seite: Vertragsmanagement im Handel.
Erweiterte Funktionen für Compliance und Effizienz
Digitale Signatur mit rechtlicher Sicherheit
Inhubber unterstützt alle gängigen Signaturstufen – von der einfachen bis zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES) gemäß eIDAS-Verordnung.
Damit können Unternehmen Verträge rechtssicher digital unterzeichnen, ohne Ausdrucke oder Scans.
So werden nicht nur Prozesse beschleunigt, sondern auch die GoBD-Vorgabe der Nachvollziehbarkeit erfüllt, da jede Signatur eindeutig einem Nutzer zugeordnet ist.
Beispiel aus der Praxis:
Beim rebuy Case konnte das Berliner ReCommerce-Unternehmen seine Vertragslaufzeiten und Dokumentfreigaben vollständig digitalisieren. Durch die Einführung der digitalen Signatur über Inhubber wurde der gesamte Beschaffungsprozess um 60 % beschleunigt.
Künstliche Intelligenz für automatische Erkennung von Risiken
Inhubber integriert AI-gestützte Analysefunktionen, die Vertragsinhalte automatisch prüfen und potenzielle Risiken identifizieren – etwa fehlende Unterschriften, ungültige Klauseln oder Fristüberschreitungen.
Diese intelligente Überwachung unterstützt interne Audits und entlastet Compliance-Abteilungen.
Die AI-Komponente erkennt zudem steuerlich relevante Dokumente automatisch und sorgt dafür, dass sie revisionssicher archiviert bleiben – ein entscheidender Vorteil für die GoBD-Prüfung durch Finanzbehörden.
Nachhaltigkeit und ESG-Konformität
Digitale Archivierung mit Inhubber ist nicht nur effizient, sondern auch umweltfreundlich.
Durch den Verzicht auf Papier, Druck und Versand werden jährlich Tonnen von CO₂ eingespart.
Laut dem Kundenbeispiel Haus & Grund Hamburg konnte durch die Digitalisierung des Vertragsmanagements der Papierverbrauch um mehr als 70 % reduziert werden – ein direkter Beitrag zu den ESG-Zielen (Environmental, Social, Governance).
So wird die GoBD-konforme Ablage zugleich Teil einer nachhaltigen Unternehmensstrategie.
Internationale Anforderungen und GoBD im globalen Kontext
Viele international tätige Unternehmen stehen vor der Herausforderung, GoBD mit internationalen Compliance-Standards wie ISO 9001, SOC 2 oder GDPR zu kombinieren.
Inhubber löst dieses Problem mit einer mehrmandantenfähigen Architektur, die getrennte Datenräume für unterschiedliche Geschäftseinheiten oder Länder ermöglicht.
Jede Einheit kann ihre Dokumente GoBD-konform speichern – unabhängig von Sprache, Währung oder Standort.
Ein Beispiel:
Die OECD verwendet Inhubber, um internationale Vertragsprozesse zu harmonisieren. Dank der Mandantenfähigkeit und automatisierten Audit Trails konnte die OECD sämtliche Abläufe zentral dokumentieren und den Compliance-Aufwand erheblich reduzieren.
Integration in bestehende Systeme
Inhubber lässt sich mühelos in bestehende IT-Systeme integrieren – etwa SAP, Microsoft SharePoint, DATEV, Salesforce oder DocuWare.
Über API-Schnittstellen werden Daten in Echtzeit synchronisiert, sodass keine doppelte Dateneingabe erforderlich ist.
Diese nahtlose Integration sorgt dafür, dass die digitale Archivierung nicht isoliert geschieht, sondern ein Bestandteil des gesamten ERP-Workflows bleibt.
So wird die GoBD-konforme Ablage zu einem integralen Bestandteil der digitalen Wertschöpfungskette.
Zukunftssichere Aufbewahrung und digitale Transformation
Die GoBD fordert eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante Unterlagen.
Inhubber erfüllt diese Anforderung durch langzeitstabile Archivierung mit redundanten Backups, automatischen Prüfsummen und Integritätskontrollen.
Damit sind alle Dokumente auch nach Jahren noch lesbar, unverändert und nachvollziehbar.
Darüber hinaus unterstützt Inhubber Unternehmen bei der Digitalisierung ganzer Beschaffungsprozesse – von der Vertragserstellung bis zur Zahlungsfreigabe.
Diese End-to-End-Digitalisierung ist die Basis für ein zukunftsfähiges, revisionssicheres und ESG-konformes Unternehmensmanagement.
Fazit: GoBD-Konformität als Wettbewerbsvorteil
Die Einhaltung der GoBD ist längst nicht mehr nur eine gesetzliche Pflicht – sie ist ein strategischer Wettbewerbsvorteil.
Unternehmen, die ihre Vertragsverwaltung mit Inhubber digitalisieren, profitieren von:
- Revisionssicherer Archivierung und rechtlicher Compliance
- Automatisierten Prozessen und höherer Effizienz
- Transparenter Nachvollziehbarkeit aller Dokumentaktionen
- Nachhaltigem, papierlosem Arbeiten
- Schnellerem Vertragsabschluss durch digitale Signaturen
- Integration in bestehende Systeme und AI-basierte Analysen
Inhubber ist damit die ideale Lösung für Unternehmen, die ihre Vertragsprozesse modernisieren, rechtliche Anforderungen erfüllen und gleichzeitig Kosten, Zeit und Ressourcen sparen möchten.
Besuchen Sie unsere Website, um mehr über die Möglichkeiten von Inhubber zu erfahren und wie wir Ihre Vertragsverwaltung revolutionieren können.
Erfahren Sie, warum führende Unternehmen wie EDEKA, OECD, rebuy, Haus & Grund und MAAG Recycling auf unsere Lösung vertrauen.
