Vertragsmanagement für Recyclingunternehmen: Wie Maag Recycling mit Inhubber Verträge digital verwaltet

Maag Recycling ist ein Schweizer Metallrecyclingunternehmen mit rund 70 Mitarbeitenden in Winterthur. Mit zunehmenden Vertragsbeständen suchte das Unternehmen nach einer digitalen Alternative zu Excel-Listen und Papierordnern. Inhubber ermöglicht die zentrale Verwaltung von Lieferanten-, Dienstleistungs– und weiteren Unternehmensverträgen mit automatischer Fristenüberwachung und digitaler Signatur.

Vor der Einführung von Inhubber verwaltete Maag Recycling Verträge in Excel-Tabellen und Papierordnern. Dezentrale Dokumentenablage, manuelle Fristenkontrolle und aufwendige Vertragssuchen erschwerten die Arbeit. Eine verpasste Kündigungsfrist verursachte zusätzliche Kosten.  Das führte zu mehreren Problemen:

• Verteilte Ablage: Verträge lagen verstreut in verschiedenen Abteilungen – unübersichtlich und schwer zugänglich.
• Fehleranfällige Fristenkontrolle: Verpasste Kündigungstermine verursachten teure automatische Verlängerungen.
• Aufwendige Recherchen: Vertragsdokumente mussten bei internen Prüfungen oft mühsam zusammengesucht werden.

„Es war eine konstante Herausforderung, Fristen manuell zu überwachen und Verträge schnell zu finden. Besonders ärgerlich war ein Fall, in dem eine verpasste Kündigungsfrist zu hohen zusätzlichen Kosten führte. Das wollten wir unbedingt vermeiden.“ – Amanda Knecht.

Maag Recycling entschied sich für Inhubber als zentrale Vertragsmanagement-Software. Die Plattform verbindet verschlüsselte Vertragsablage, automatische Kündigungsfristenüberwachung, schnelle Vertragssuche und elektronische Signaturen. So kann die Verwaltung Verträge strukturiert organisieren und unnötige Verlängerungen vermeiden:

• Zentrale Ablage: Alle Verträge werden zentral gespeichert, individuell strukturiert und gefiltert – für mehr Übersicht und Effizienz.
• Automatische Fristenüberwachung: Inhubber informiert rechtzeitig über Fristen, minimiert Verlängerungsrisiken und sorgt für optimierte Prozesse im Industrieunternehmen.
  „Mit Inhubber können wir sicherstellen, dass keine Frist mehr unbemerkt verstreicht. Das System benachrichtigt uns rechtzeitig, sodass wir die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können. Das ist ein großer Vorteil für uns und hat bereits unnötige Verlängerungen verhindert.“ – Amanda Knecht.
• Benutzerfreundlichkeit: Die intuitive Oberfläche erleichtert den Einstieg – auch ohne IT-Vorkenntnisse.
  „Die Struktur von Inhubber ist sehr übersichtlich und einfach zu bedienen. Man findet alles schnell und kann problemlos auf die verschiedenen Funktionen zugreifen. Für uns war das ein entscheidendes Kriterium, da wir keine zusätzliche Schulung benötigen wollten.“ – Amanda Knecht.
• Digitale Signatur: Verträge lassen sich rechtssicher digital unterschreiben – schneller, effizienter, papierlos.
• Datenschutz und Sicherheit: Inhubber speichert alle Daten verschlüsselt und DSGVO-konform in der EU.

Die Implementierung von Inhubber verlief reibungslos. Maag Recycling setzte eine Praktikantin ein, die die Struktur der Vertragsverwaltung aufsetzte und alle Verträge in das neue System übertrug. Dieser Prozess dauerte insgesamt etwa zehn Arbeitstage und wurde in drei Schritten durchgeführt:

1. Übertragung der Verträge: Zunächst wurden alle bestehenden Verträge in das Inhubber-System hochgeladen und digitalisiert. Die Praktikantin richtete die Vertragsstruktur entsprechend den Anforderungen von Maag Recycling ein und legte die verschiedenen Vertragstypen in passenden Kategorien an.
2. Strukturierung und Optimierung: Nach der initialen Übertragung optimierte das Team die Struktur, um die Such- und Filterfunktionen von Inhubber optimal nutzen zu können. Dabei wurden neue Unterordner erstellt und wichtige Eckdaten für jeden Vertrag erfasst, sodass alle relevanten Informationen in der Beschreibung enthalten waren.
3. Überprüfung und Feinschliff: Abschließend überprüfte Amanda Knecht alle Verträge, um sicherzustellen, dass sämtliche Informationen korrekt und vollständig waren. Durch die Implementierung konnten alle Verträge zentral abgelegt und einheitlich strukturiert werden.

Die Nutzung von Inhubber brachte messbare Vorteile:

• Transparenz und Zugriff: Verträge sind nun zentral gespeichert, jederzeit auffindbar und filterbar.
  „Früher haben wir oft Zeit damit verbracht, bestimmte Verträge in verschiedenen Ordnern zu suchen. Heute können wir alles über die Suchfunktion von Inhubber finden und sofort darauf zugreifen. Das spart uns nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Frustration.“ – Amanda Knecht.
• Reduziertes Risiko: Automatisierte Fristenkontrolle verhindert kostenintensive Vertragsverlängerungen.
• Digitale Signatur: Der gesamte Prozess von der Vertragserstellung bis zur Unterzeichnung ist beschleunigt.
• Revisionssicherheit: Jahresrevisionen lassen sich nun schnell und effizient vorbereiten.
• Hohe Nutzerfreundlichkeit: Das System ist selbsterklärend und ohne Schulungsaufwand einsetzbar.
  „Die Handhabung von Inhubber ist selbsterklärend. Unsere Mitarbeiter finden sich schnell zurecht und wir hatten bisher keine Probleme mit der Nutzung.“ – Amanda Knecht.

Maag Recycling zeigt, wie Recycling- und Entsorgungsunternehmen ihre Vertragsverwaltung von Excel und Papier auf eine zentrale digitale Plattform umstellen können. Inhubber erleichtert die Vertragssuche, überwacht Kündigungsfristen und ermöglicht digitale Unterschriften.

„Inhubber ist für uns die ideale Lösung. Wir haben jetzt alles an einem Ort, können Fristen überwachen und Verträge digital unterzeichnen. Das spart uns viel Zeit und bietet eine enorme Arbeitserleichterung. Ich kann Inhubber jedem Unternehmen empfehlen, das eine zentrale, intuitive und zukunftssichere Lösung für sein Vertragsmanagement sucht. Inhubber hat unser Vertragsmanagement vollständig transformiert. Alle Verträge sind jetzt zentral und übersichtlich an einem Ort gespeichert, und die automatische Fristenüberwachung sorgt dafür, dass wir keine wichtigen Termine mehr verpassen – das spart uns nicht nur Zeit, sondern auch erhebliche Kosten. Das System ist intuitiv und einfach zu bedienen, und die flexible Struktur ermöglicht es uns, die Ablage perfekt an unsere Bedürfnisse anzupassen. Inhubber ist die ideale Lösung für Unternehmen, die Effizienz und Übersichtlichkeit im Vertragswesen suchen.“ – Amanda Knecht