Wie Inhubber die digitale Transformation vorantreibt – Effizientes Vertragsmanagement bei Rebuy mit Inhubber
Über Rebuy
Rebuy ist ein führendes Unternehmen in der Kreislaufwirtschaft und spezialisiert sich auf den Verkauf von Secondhand-Elektronik und Medien. Seit der Gründung im Jahr 2009 in Berlin hat das Unternehmen mit mittlerweile über 650 Mitarbeitern seine Marktposition kontinuierlich gestärkt. Rebuy bietet seinen Kunden nachhaltige und erschwingliche Alternativen zu neuen Elektronikprodukten, indem es gebrauchte Waren ankauft, überprüft und wieder verkauft.
Trotz des Erfolgs sah sich Rebuy in den letzten Jahren mit Herausforderungen bei der Verwaltung seiner Verträge konfrontiert. Mit einem ständig wachsenden Geschäftsvolumen nahm auch die Anzahl und Komplexität der Verträge zu, was das Unternehmen dazu veranlasste, nach einer digitalen Lösung für sein Vertragsmanagement zu suchen.
Herausforderung: Dezentrale Ablage und mangelnde Transparenz
Vor der Einführung von Inhubber verwaltete Rebuy seine Verträge dezentral, was zu erheblichen Ineffizienzen führte. Die Verträge lagen in verschiedenen Abteilungen, und jede Abteilung hatte ihre eigene Methode, Verträge zu organisieren und Fristen zu überwachen. Insbesondere die Rechtsabteilung, die zentralen Zugriff auf alle Verträge haben sollte, hatte oftmals keinen vollständigen Überblick. Dies führte zu Problemen wie übersehenen Kündigungsfristen, die dem Unternehmen unnötige Kosten verursachten. Frank Kurzer, Leiter der Rechtsabteilung bei Rebuy, erklärt:
„Wir hatten häufiger Fälle, in denen Kündigungsfristen verpasst wurden, weil die Verantwortlichen in den Abteilungen nicht daran gedacht haben. Das hat uns finanziell geschadet, weil wir in einigen Fällen Verträge fortführen mussten, die wir eigentlich beenden wollten. Diese Probleme wollten wir durch ein zentrales Vertragsmanagementsystem beheben.“
Ein weiteres Problem war die Fragmentierung der Ablage. Verträge wurden nicht nur in der Rechtsabteilung, sondern auch in den jeweiligen Abteilungen gespeichert, die für deren Abschluss verantwortlich waren. Diese unübersichtliche Ablagestruktur erschwerte die Arbeit erheblich und führte zu wiederholten Suchaktionen nach Verträgen, die oft zeitaufwändig und ineffizient waren.
Die Lösung: Einführung von Inhubber
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, begann Rebuy mit der Suche nach einem geeigneten Vertragsmanagement-Tool. Nach einer intensiven Evaluierung verschiedener Optionen entschied sich das Unternehmen für Inhubber. Die Gründe für diese Entscheidung waren vielfältig, aber insbesondere die Benutzerfreundlichkeit, die Cloud-basierte Struktur und die EU-konforme Datenspeicherung spielten eine zentrale Rolle. Effizientes Vertragsmanagement bei Rebuy mit Inhubber –
Frank Kurzer beschreibt den Auswahlprozess wie folgt:
„Wir haben uns mehrere Vertragsmanagement-Lösungen angesehen, darunter auch größere Anbieter wie Adobe. Letztlich haben wir uns für Inhubber entschieden, weil es eine einfache, intuitive Benutzeroberfläche bietet und genau die Funktionen bereitstellt, die wir als mittelständisches Unternehmen benötigen. Zudem ist es eine Cloud-Lösung, was uns den Aufwand erspart, eigene Server für die Vertragsablage zu nutzen.“
Ein weiterer entscheidender Vorteil von Inhubber war die Möglichkeit, alle Verträge zentral an einem Ort zu speichern und zu managen. Damit war sichergestellt, dass die Rechtsabteilung jederzeit Zugriff auf alle Verträge hatte, und gleichzeitig wurden die Ablagestrukturen der einzelnen Abteilungen vereinheitlicht.
Die Implementierung: Reibungsloser Übergang zur digitalen Vertragsverwaltung
Die Implementierung von Inhubber bei Rebuy verlief problemlos. Dank der Cloud-basierten SaaS-Lösung musste keine komplexe IT-Infrastruktur eingerichtet werden. Frank Kurzer hebt hervor, dass Inhubber sofort einsatzbereit war und das Team lediglich eine kürzere Schulung benötigte, um die Grundfunktionen der Plattform zu verstehen.
„Die Einführung von Inhubber war wirklich unkompliziert. Inhubber Team hat uns umfassend unterstützt und Schulungen für unsere Mitarbeiter angeboten. Innerhalb kurzer Zeit konnten wir unsere Arbeitsbereiche erstellen, Rechte vergeben und die Software in den täglichen Arbeitsablauf integrieren. Was uns besonders gut gefallen hat, war die Möglichkeit, die Rechtevergabe flexibel zu gestalten, sodass nicht jeder Mitarbeiter vollen Zugriff auf alle Verträge hat, aber dennoch die relevanten Dokumente einsehen kann.“
Diese Flexibilität war für Rebuy von besonderer Bedeutung, da es verschiedene Abteilungen gibt, die auf unterschiedliche Vertragsarten zugreifen müssen. Gleichzeitig mussten jedoch Zugriffsrechte so vergeben werden, dass nur autorisierte Personen Änderungen an Verträgen vornehmen können.
Vorteile: Mehr Effizienz, weniger Risiken und optimierte Zusammenarbeit
Seit der Einführung von Inhubber konnte Rebuy deutliche Verbesserungen im Vertragsmanagement verzeichnen. Insbesondere die Rechtsabteilung profitiert von der neuen Transparenz und Übersichtlichkeit. Die Suche nach Verträgen, die zuvor viel Zeit in Anspruch nahm, wurde erheblich vereinfacht. Dank der zentralen Speicherung und der leistungsstarken Suchfunktion von Inhubber kann die Rechtsabteilung nun in Sekundenschnelle auf alle relevanten Verträge zugreifen.
Ein weiteres Highlight ist die automatische Fristenüberwachung, die verhindert, dass wichtige Kündigungsfristen übersehen werden. Dies hat Rebuy bereits dabei geholfen, unnötige Vertragsverlängerungen zu vermeiden und somit Tausende von Euro einzusparen.
Frank Kurzer erläutert: „Die automatische Fristenüberwachung ist ein echter Gamechanger für uns. Früher haben wir Fristen manuell in Excel-Tabellen verwaltet, was natürlich fehleranfällig war. Jetzt sorgt Inhubber dafür, dass wir rechtzeitig über bevorstehende Kündigungsfristen informiert werden. Das hat uns bereits vor unnötigen Kosten bewahrt.“
Auch die Benutzerfreundlichkeit von Inhubber wird von den Mitarbeitern bei Rebuy hoch geschätzt. Obwohl einige Kollegen wenig Erfahrung im Umgang mit Vertragsmanagementsystemen hatten, konnten sie dank der intuitiven Oberfläche schnell und problemlos mit der Plattform arbeiten. Effizientes Vertragsmanagement bei Rebuy konnte mit Inhubber reibungslos umgesetzt werden.
Zukunftspläne: Ausbau der Nutzung von Inhubber und Einführung neuer Funktionen
Rebuy plant, die Nutzung von Inhubber in Zukunft weiter auszubauen. Ein spannendes neues Feature, das bereits in der Pipeline ist, ist die Integration eines Dokumentenmanagementsystems. Dies wird es Rebuy ermöglichen, nicht nur Verträge, sondern auch andere geschäftliche Dokumente zentral zu verwalten. Frank Kurzer sieht hierin großes Potenzial:
„Wir haben einen steigenden Bedarf an einer zentralen Ablage für alle Arten von Dokumenten, nicht nur für Verträge. Wenn Inhubber diese Funktionalität bieten kann, wäre das für uns ein weiterer Schritt in Richtung Effizienzsteigerung.“
Zusätzlich erwägt Rebuy den Einsatz der KI-gestützten Risikoanalyse von Inhubber, um potenzielle Risiken in Verträgen automatisch zu erkennen. Obwohl die Rechtsabteilung bisher manuell Verträge prüft, sieht Frank Kurzer die Vorteile einer solchen Technologie:
„Die Idee, dass eine KI uns bei der Identifizierung von Risiken unterstützen kann, klingt interessant. Ich könnte mir gut vorstellen, dass dies in bestimmten Fällen unsere Arbeit erleichtert, insbesondere wenn es darum geht, große Mengen an Verträgen schnell zu analysieren.“
Fazit: Warum Inhubber die ideale Lösung für mittelständische Unternehmen ist
Die Implementierung von Inhubber bei Rebuy zeigt eindrucksvoll, wie mittelständische Unternehmen von einer zentralen, cloudbasierten Vertragsmanagementlösung profitieren können. Inhubber bietet nicht nur eine benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche, sondern auch maßgeschneiderte Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind, die keine großen Rechtsabteilungen haben.
Für Rebuy hat sich Inhubber als unverzichtbares Werkzeug erwiesen, das nicht nur die Transparenz und Effizienz im Vertragsmanagement erhöht hat, sondern auch Kosten eingespart und Risiken minimiert hat. Effizientes Vertragsmanagement bei Rebuy mit Inhubber: Frank Kurzer fasst die Erfahrung so zusammen:
„Ich würde Inhubber jederzeit anderen Unternehmen empfehlen. Besonders für mittelständische Unternehmen ist das Preis-Leistungs-Verhältnis unschlagbar. Die Software ist leicht zu bedienen, die Implementierung war einfach, und wir haben bereits deutliche Verbesserungen in unserem Arbeitsablauf festgestellt.“
