Für moderne Logistikdienstleister ist professionelles Vertragsmanagement weit mehr als die digitale Ablage von Dokumenten. Grenzüberschreitende Transporte, wachsende Lkw-Flotten, Leasingvereinbarungen, Fracht- und Speditionsverträge sowie komplexe Wartungs- und Dienstleistungsverträge bringen eine enorme Fülle an Laufzeiten, Kündigungsfristen und Compliance-Anforderungen mit sich.
Gerade im Transport- und Logistiksektor kommt eine weitere Dimension hinzu: Verträge müssen im dynamischen Tagesgeschäft sofort auffindbar sein, lange und verschachtelte Kontrakte müssen schnell analysiert werden, und die Anforderungen an die Informationssicherheit steigen kontinuierlich. Manuelle Listen und starre digitale Archive stoßen hier schnell an ihre operativen Grenzen.
Die Ansorge Logistik hat sich deshalb entschieden, ihr Vertragsmanagement mit Inhubber komplett zu modernisieren und zu zentralisieren. Markus Sauter, verantwortlich für das Rechnungswesen und Vertragsmanagement bei Ansorge, berichtet über die Ablösung einer internen Altlösung, die Herausforderungen im Logistikalltag und darüber, welchen konkreten Nutzen automatisierte Fristenkontrolle, KI-Vertragsanalyse und die flexible Suche nach Metadaten heute im operativen Geschäft bieten.
Vor Inhubber erfolgte die Vertragsverwaltung bei Ansorge Logistik größtenteils manuell. Die Verträge wurden in verschiedenen Ordnern gespeichert, und Fristen mussten einzeln geprüft werden. Eine automatische Erinnerung an Kündigungen oder Verlängerungen gab es nicht.
Markus Sauter, bei Ansorge verantwortlich für Buchhaltung und Contract Management, erinnert sich: „Vorher war es eher eine Vertragsablage. Die Fristen waren zwar hinterlegt, aber es wurde nie mitgeteilt. Auch das schnelle Suchen von Verträgen war recht kompliziert.“
„Das Vorgängersystem wurde vor Jahren als eigene Entwicklung eingeführt und erfüllte lange Zeit zuverlässig seinen Zweck. Mit der zunehmenden Komplexität der Prozesse stieß es jedoch an seine Grenzen. „Zusätzlich nahm der Anspruch an ‘Informationssicherheit’ stetig zu“, erklärt Sauter.
Neben der Sicherheit waren auch Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit zentrale Ziele. Gesucht wurde eine Lösung, die sich flexibel anpassen lässt und den Mitarbeitenden klare Informationen liefert – ohne komplizierte IT-Prozesse.
Bei der Auswahl eines neuen Systems legte Ansorge besonderen Wert auf Flexibilität und Bedienbarkeit. Nach dem Vergleich mehrerer Lösungen entschied sich das Unternehmen für Inhubber. Ausschlaggebend war, dass sich Metadatenfelder und Vertragsansichten selbstständig anlegen und anpassen lassen – ohne zusätzliche Programmierung oder Supportaufwand.
„Uns war wichtig, dass wir das System selbst verwalten können. Bei anderen Anbietern musste man für jede kleine Änderung ein Support-Ticket schreiben. Inhubber erlaubt es uns, Felder oder Filter eigenständig hinzuzufügen – das spart enorm viel Zeit.“
Ein weiterer Vorteil war die E-Mail-basierte Erinnerungslogik. Kündigungen, Verlängerungen oder Aufgaben werden automatisch gemeldet und sind direkt mit den zuständigen Personen verknüpft. So bleiben Fristen und Verträge stets im Blick.
Das Onboarding verlief reibungslos. Das Inhubber-Team unterstützte Ansorge mit Schulungen und individueller Beratung, damit die Umstellung nahtlos funktioniert.
„Am Anfang ist es etwas viel, weil das System so viele Möglichkeiten bietet. Aber nach kurzer Einarbeitung merkt man, wie übersichtlich es ist. Mit den Farben, Zwischenordnern und individuellen Ansichten ist das für alle Mitarbeitenden leicht zu verstehen.“
Nach der Entscheidung wurde das gesamte Vertragsarchiv schrittweise in Inhubber migriert. Dabei nutzte Ansorge die Gelegenheit, sämtliche Verträge zu überprüfen, zu aktualisieren und Dubletten zu entfernen. Alte und inaktive Verträge wurden gekündigt oder neu kategorisiert.
Heute verwaltet das Unternehmen sieben Hauptbereiche über Inhubber: Datenschutz, Leasing, Logistik, Mieten, Serviceverträge, Speditionsverträge sowie Wartungen und Abos. Nur der Personalbereich ist aktuell ausgenommen.
Dank automatisierter Erinnerungen und dem zentralen Dashboard sehen Mitarbeitende auf einen Blick alle bevorstehenden Fristen, Signaturanfragen und Aufgaben. Das sorgt für Struktur im Alltag.
„Wenn ich mich morgens einlogge, sehe ich sofort die bevorstehenden Termine, Aufgaben und Signaturanfragen. So weiß ich direkt, womit ich mich beschäftigen muss. Früher war das viel unübersichtlicher.“
Auch die integrierte KI-Unterstützung ist bei Ansorge im täglichen Einsatz. Lange Verträge können mit wenigen Klicks analysiert werden. Die KI erstellt automatisch Zusammenfassungen, die alle wichtigen Inhalte verständlich aufbereiten.
„Gerade im Logistikbereich sind viele Verträge lang und komplex. Mit der KI-Zusammenfassung kann ich einen 40-Seiten-Vertrag in ein paar Sätzen überblicken. Das spart unglaublich viel Zeit.“
Die Einführung von Inhubber brachte für Ansorge Logistik klare, messbare Vorteile. Besonders drei Mehrwerte stehen im Vordergrund: Transparenz, Sicherheit und Effizienz.
„Für uns sind die Übersichtlichkeit, der gute Informationsfluss und die Datensicherheit die größten Vorteile. Besonders die Blockchain-Verschlüsselung ist ein wichtiges Thema für unseren Anspruch an Informationssicherheit.“
Die Transparenz im Vertragswesen hat sich deutlich verbessert. Mitarbeitende erhalten automatische E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Verträge auslaufen oder verlängert werden können. Durch die einheitliche Struktur finden sie Dokumente schnell und zuverlässig.
Die Suche funktioniert dabei nicht nur über Vertragsnamen, sondern über jedes gespeicherte Metadatum.
„Ich kann zum Beispiel ein Kennzeichen eingeben und werde sofort zum passenden Leasingvertrag geführt. Früher musste man sich durch zig Ordner klicken – das dauert jetzt nur noch Sekunden.“
Auch finanziell macht sich die neue Übersicht bemerkbar. Im Zuge der Datenbereinigung wurden fünf bis zehn alte Verträge entdeckt, die weiterliefen, obwohl sie nicht mehr benötigt wurden. Deren Kündigung führte zu einer jährlichen Einsparung der Kosten.
Darüber hinaus setzt Ansorge Inhubber zunehmend auch für elektronische Signaturen ein – insbesondere für NDAs und Datenschutzvereinbarungen. Damit werden alte manuelle Prozesse abgelöst und gleichzeitig ISO-Anforderungen effizient erfüllt.
Für Markus Sauter sind drei Funktionen im täglichen Betrieb besonders wertvoll: „Am meisten nutzen wir die Terminfunktion, die KI-Zusammenfassung und die Möglichkeit, eigene Felder hinzuzufügen. Diese Kombination macht das System flexibel und effizient. Ich kann jederzeit neue Informationen einpflegen, ohne dass jemand aus der IT eingreifen muss.“
Diese Flexibilität sorgt dafür, dass das System kontinuierlich mit den Bedürfnissen des Unternehmens mitwächst – egal ob neue Vertragsarten hinzukommen oder sich Anforderungen im ISO-Bereich ändern.
Das interne Feedback zu Inhubber fällt durchweg positiv aus. Besonders die klaren Strukturen und die Möglichkeit, persönliche Ansichten zu erstellen, werden geschätzt.
„Die Übersicht ist für alle sehr angenehm. Jeder kann sich seine Spalten und Filter so anpassen, wie er sie braucht. Damit arbeiten die Teams viel effizienter als früher.“
Für neue Mitarbeitende ist der Einstieg einfach, da alle Verträge zentral und strukturiert abgelegt sind. Auch komplexe Abläufe wie Vertragsprüfungen oder Freigaben können heute direkt im System abgebildet werden.
In den kommenden Monaten will Ansorge Logistik die Nutzung von Inhubber weiter ausbauen. Geplant ist, alle NDAs und Datenschutzklauseln ausschließlich digital zu unterzeichnen. Außerdem sollen die KI-Funktionen künftig auch für Wartungs- und Serviceverträge eingesetzt werden, um wiederkehrende Termine automatisch zu erkennen.
„Wir sehen in Inhubber noch viel Potenzial. Besonders bei neuen Verträgen und Aufgaben wollen wir die Funktionen weiter ausreizen und die Abläufe noch stärker digitalisieren.“
Langfristig soll Inhubber als zentrale Plattform für alle vertraglichen Prozesse dienen – vom Vertragsentwurf über die Signatur bis hin zur revisionssicheren Archivierung.
Das Beispiel von Ansorge Logistik zeigt deutlich, warum zeitgemäßes Vertragsmanagement in der Transportbranche nicht bei einem passiven digitalen Archiv aufhören darf.
Für mittelständische Logistikunternehmen geht es darum, unterschiedlichste Vertragsarten – von Leasing- und Wartungsverträgen für die Flotte bis hin zu Fracht-, Miet- und Datenschutzvereinbarungen – auf einer einzigen Plattform transparent zusammenzuführen. Verantwortlichkeiten müssen klar geregelt und kritische Kündigungsfristen proaktiv gemeldet werden, um unnötige Kosten durch automatisch verlängerte Verträge zu vermeiden.
Mit Inhubber hat Ansorge Logistik eine hochflexible Grundlage geschaffen. Mitarbeitende können Verträge dank maßgeschneiderter Metadatenfelder in Sekundenschnelle durchsuchen – beispielsweise über die direkte Verknüpfung von Kennzeichen mit den passenden Leasingdokumenten. Die integrierte KI-Unterstützung sorgt dafür, dass selbst 40-seitige, komplexe Logistikkontrakte mit wenigen Klicks erfasst werden können, während die Blockchain-Verschlüsselung ein Höchstmaß an Revisions- und Informationssicherheit garantiert.
Besonders entscheidend für die Praxis ist, dass die Software keine starre IT-Bürokratie erzeugt. Das System muss intuitiv genug sein, um von den Teams sofort akzeptiert zu werden, und gleichzeitig so anpassbar bleiben, dass neue Felder, Filter oder Erinnerungslogiken ohne teuren externen Support eigenständig eingerichtet werden können.
Der schrittweise Rollout und die Bereinigung der Altbestände bei Ansorge Logistik beweisen, dass der Wechsel zu einer intelligenten Lösung direkt zu messbaren Zeit- und Kosteneinsparungen führt. Damit wird digitales Vertragsmanagement zu einem echten Effizienztreiber im Unternehmen: für lückenlose Transparenz, rechtssichere digitale Signaturen und reibungslose, papierlose Workflows über verschiedene Standorte hinweg.
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