Für Energieversorger und Stadtwerke ist eine professionelle Vertragsverwaltung für Energie- und Versorgungsunternehmen weit mehr als die digitale Ablage von Dokumenten. Energiebeschaffung, Energiedienstleistungen, Beteiligungen, PV-Parks, Wartungs- und Pachtverträge sowie zahlreiche interne Vereinbarungen bringen unterschiedliche Laufzeiten, Kündigungsfristen, Preisvereinbarungen, Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten mit sich.
Gerade bei Stadtwerken und kommunalen Energieversorgern kommt eine weitere Dimension hinzu: Verträge müssen nicht nur auffindbar sein. Verantwortlichkeiten müssen eindeutig geregelt, relevante Fristen frühzeitig erkannt und Informationen für Prüfungen zuverlässig und strukturiert bereitgestellt werden können.
Die 17er Oberlandenergie hat sich deshalb entschieden, ihr Vertragsmanagement mit Inhubber zu zentralisieren. Im Gespräch mit Dr. Elena Mechik, CEO von Inhubber, berichtet Geschäftsführer Ralph Müller über die Ausgangssituation, die Anforderungen eines kommunalen Energieversorgers und darüber, welchen konkreten Nutzen zentrale Vertragsverwaltung, automatische Fristenkontrolle, KI-Vertragsanalyse und strukturierte Vertragssuche heute bringen.
Die 17er Oberlandenergie GmbH mit Sitz in Murnau am Staffelsee ist ein kommunal getragenes Energieversorgungsunternehmen und versorgt nach Angaben von Geschäftsführer Ralph Müller rund 20.000 Strom- und Gaskunden mit Ökostrom und Ökogas. Für diese Customer Story sprach Dr. Elena Mechik, CEO von Inhubber, mit Ralph Müller, Geschäftsführer der 17er Oberlandenergie, über die Digitalisierung des Vertragsmanagements und die Erfahrungen des Unternehmens mit Inhubber.
Ralph Müller: “Bei einem Energieversorger geht es nicht nur um Strom- und Gaslieferverträge mit Endkunden. Für unser unternehmensweites Vertragsmanagement sind vor allem Energiebeschaffung, Energiedienstleistungen, Rahmenverträge, Arbeitsverträge, Beteiligungen sowie Miet- und weitere betriebliche Verträge relevant.
Mit Inhubber haben wir zunächst genau diese unternehmensweiten Verträge zentralisiert.
Unsere rund 20.000 Strom- und Gasverträge mit Endkunden bleiben dagegen im ERP-System. Das ist ein standardisiertes Massenkundengeschäft und dort aktuell besser aufgehoben.
Der entscheidende Punkt: Inhubber ersetzt nicht zwangsläufig bestehende Systeme. Wir nutzen es dort, wo individuelle Fristen, Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen aktiv gesteuert werden müssen”.
Vor Inhubber wurden Verträge bei 17er Oberlandenergie dezentral von den jeweils verantwortlichen Mitarbeitenden verwaltet. Dadurch fehlte ein vollständiger Überblick über Vertragsbestand, Fristen und Zuständigkeiten.
Wie wurden Verträge vor Inhubber verwaltet?
Ralph Müller: “Unsere Verträge lagen sehr dezentral bei den jeweils zuständigen Mitarbeitenden.
Das führte vor allem bei Fristen und Verantwortlichkeiten zu Problemen. Fristen wurden nicht durchgängig überwacht, Aufgaben waren teilweise nicht eindeutig zugeordnet und bei Personalwechseln war nicht immer klar, wo ein Vertrag liegt oder ob noch Handlungsbedarf besteht.
Wir wollten deshalb weg von einzelnen Ablagestrukturen und hin zu einem zentralen System”.
Ralph Müller: “Für 17er Oberlandenergie war nicht die größtmögliche Zahl an Funktionen entscheidend. Das neue System sollte die wesentlichen Prozesse zuverlässig abbilden und gleichzeitig so einfach sein, dass es im Alltag tatsächlich genutzt wird”.
Was war Ihnen bei der Auswahl einer Vertragsmanagement-Software besonders wichtig?
Ralph Müller: “Für uns waren drei Faktoren besonders wichtig: eine zuverlässige Fristenkontrolle, eine klare Aufgabenverteilung und eine intuitive Bedienung.
Gleichzeitig wollten wir das System flexibel an unsere eigenen Strukturen anpassen können.
Unser Ziel war nicht, zusätzliche Bürokratie aufzubauen. Wir wollten ein einfaches, stimmiges System, das die wirklich wichtigen Themen auf den Punkt bringt”.
Welche Eigenschaften von Inhubber waren ausschlaggebend?
Ralph Müller: “Besonders überzeugt hat uns das einfache Handling. Nach einer kurzen Einführung kommt man schnell mit dem System zurecht.
Gleichzeitig können wir Strukturen flexibel anpassen und auch später verändern, wenn sich organisatorisch etwas verschiebt.
Die Berechtigungsvergabe ist einfach gelöst. Vor allem die Fristen- und Aufgabenverwaltung ist für die Nutzer sehr verständlich aufgebaut.
Das war für uns entscheidend: Das System muss nicht nur leistungsfähig sein, sondern von den Mitarbeitenden auch wirklich genutzt werden”.
Mit der Einführung von Inhubber wurde sichtbar, wie viele unterschiedliche Verträge im Unternehmen tatsächlich existieren – und wer für sie verantwortlich ist.
Welche Fachbereiche arbeiten heute mit Inhubber?
Ralph Müller: “Aktuell nutzen vor allem Beschaffung und Vertragsverwaltung Inhubber für unsere bereichsübergreifenden Verträge. Weitere Bereiche stellen wir sukzessive um.
Ein großer Effekt war, dass wir plötzlich Verträge entdeckt haben, die vorher gar nicht zentral auf dem Schirm waren.
Jetzt haben wir erstmals an einer Stelle einen Überblick darüber, welche Verträge überhaupt existieren.
Auch die Zusammenarbeit hat sich verbessert, weil klarer geregelt ist, wer für welchen Vertrag verantwortlich ist.
Das hat uns bereits einige böse Überraschungen erspart”.
Bei Energieversorgern sind Vertragsfristen nicht nur eine administrative Frage. Dienstleistungs-, Wartungs- und Pachtverträge können beispielsweise die Wirtschaftlichkeit von PV-Projekten beeinflussen. Andere Verträge können für die Versorgungssicherheit relevant sein.
Welche Bedeutung haben Vertragsfristen und Laufzeiten für 17er Oberlandenergie?
Ralph Müller: “Fristen, Vertragslaufzeiten, Preisvereinbarungen und Wartungsverträge sind für uns besonders wichtig.
Wir betreiben unter anderem PV-Parks. Dort beeinflussen Dienstleistungs-, Wartungs- und Pachtverträge direkt die Wirtschaftlichkeit eines Beteiligungsprojekts.
Deshalb müssen wir frühzeitig erkennen, wann Handlungsbedarf besteht.
Auch im regulatorischen Umfeld der Energieversorgung müssen wir kritische Verträge jederzeit im Blick behalten. Wenn hier etwas unbemerkt ausläuft oder gekündigt wird, kann das im schlimmsten Fall Auswirkungen auf die Versorgung unserer Kunden haben.
Genau deshalb brauchen wir ein strukturiertes Vertragsmanagement”.
Umfangreiche Energieverträge enthalten häufig zahlreiche Klauseln, Fristen und Verpflichtungen. Nicht immer ist auf den ersten Blick klar, welches Dokument relevant ist oder welche Passagen besondere Aufmerksamkeit benötigen.
Wie unterstützt die KI von Inhubber bei umfangreichen Verträgen?
Ralph Müller: “Die KI hilft uns dabei, teilweise sehr umfangreiche Verträge schnell und pointiert auszuwerten.
Besonders hilfreich finde ich die Übersichtsfunktion. Ich kann sehr schnell erkennen: Ist das überhaupt der Vertrag, den ich suche? Und wo liegen die Punkte, die ich mir genauer ansehen sollte?
Das ist zum Beispiel bei Vertragsverhandlungen, Verlängerungen oder Fristen sehr hilfreich.
Dadurch muss man nicht jedes umfangreiche Dokument von Anfang bis Ende durchsuchen, sondern kommt schneller zu den relevanten Stellen”.
17er Oberlandenergie verfolgt bei der Digitalisierung bewusst einen schrittweisen Ansatz. Zunächst werden Verträge zentralisiert und Verantwortlichkeiten geklärt. Darauf sollen weitere Prozesse und Vertragsworkflows aufgebaut werden.
Welche Workflows haben Sie bereits automatisiert?
Ralph Müller: “Bei den Workflows stehen wir noch relativ am Anfang.
Im ersten Schritt tragen wir alle relevanten Verträge zusammen und klären, wer jeweils Vertragsverantwortlicher ist.
Danach wollen wir eine klare Richtlinie definieren, wie Verträge künftig im Unternehmen gesteuert werden sollen. Auf dieser Grundlage können wir dann weitere Prozesse und Workflows aufbauen.
Aktuell schöpfen wir das Potenzial von Inhubber in diesem Bereich also noch nicht vollständig aus”.
Historisch gewachsene Laufwerkstrukturen machen die Suche nach Verträgen häufig unnötig kompliziert. Inhubber ermöglicht 17er Oberlandenergie, Verträge über Suchbegriffe und individuell definierte Labels zu finden.
Wie finden Sie heute Verträge schneller wieder?
Ralph Müller: “Die Suche funktioniert sehr gut über Schlagwörter. Zusätzlich arbeiten wir viel mit eigenen Labels.
Damit finden wir relevante Verträge deutlich schneller als früher in unseren Laufwerkstrukturen.
Bei alten Ordnerstrukturen weiß irgendwann niemand mehr, warum ein Dokument an einer bestimmten Stelle abgelegt wurde. Mit Suche und Labels ist der Zugriff wesentlich einfacher”.
Kommunale Unternehmen müssen Vertragsinformationen regelmäßig auch für interne und externe Prüfungen bereitstellen. Eine dezentrale Ablage macht es schwierig zu beurteilen, ob eine Vertragsübersicht tatsächlich vollständig ist.
Welche Bedeutung hat die zentrale Vertragsverwaltung für Prüfungen?
Ralph Müller: “Durch unsere kommunale Prägung unterliegen wir verschiedenen Prüfungen, die teilweise sehr ins Detail gehen.
Die Aufstellung relevanter Verträge ist dabei immer wieder ein wichtiger Punkt.
Mit Inhubber können wir heute deutlich einfacher einen aktuellen und belastbaren Stand erstellen. Wir müssen nicht mehr darauf hoffen, tatsächlich alle relevanten Verträge gefunden zu haben.
Stattdessen haben wir eine zentrale Software, aus der wir die Informationen strukturiert abrufen können”.
Gerade lange Kündigungs- und Änderungsfristen lassen sich im Tagesgeschäft leicht übersehen. Bei Vorlaufzeiten von sechs Monaten oder mehr reicht es nicht, erst kurz vor Vertragsende aktiv zu werden.
Welche Verbesserungen sehen Sie seit der Einführung von Inhubber?
Ralph Müller: “Vor allem die Fristen haben wir heute deutlich besser im Griff.
Das hilft uns besonders bei langfristigen Fristen von beispielsweise sechs Monaten, bei denen Änderungen frühzeitig vorbereitet werden müssen.
Der zweite große Vorteil ist Transparenz: Verträge liegen zentral, werden nach einem einheitlichen System verwaltet und lassen sich einfach durchsuchen.
Dadurch haben wir insgesamt deutlich mehr Transparenz in unser Vertragswesen bekommen”.
Eine Vertragsmanagement-Software bringt wenig, wenn ihre Einführung monatelange Schulungen und hohe interne Ressourcen erfordert.
Wie verlief die Einführung von Inhubber?
Ralph Müller: “Für den Start hat bei uns ein Inhouse-Workshop ausgereicht.
Danach konnten die Mitarbeitenden bereits mit den grundlegenden Funktionen arbeiten und ihre ersten Schritte in Inhubber machen.
Durch die intuitive Bedienung ist die Akzeptanz gut. Gleichzeitig können wir unser Wissen jetzt sukzessive ausbauen und das System eigenständig weiterentwickeln”.
Würden Sie Inhubber anderen Energieversorgern empfehlen?
Ralph Müller: “Ich kann Inhubber grundsätzlich anderen Stadtwerken empfehlen.
Das Problem dezentraler Vertragsverwaltung gibt es sicherlich nicht nur bei uns. Gleichzeitig habe ich erlebt, dass Unternehmen zwar ein Dokumentenmanagementsystem besitzen, dieses aufgrund seiner Komplexität aber nicht konsequent nutzen.
Dann existiert zwar technisch ein System, in der Praxis wird es aber eher zur Dateileiche.
Inhubber schafft einen sehr niederschwelligen Zugang zu einem strukturierten Vertragsmanagement. Genau das ist aus meiner Sicht ein großer Vorteil”.
Die Erfahrung von 17er Oberlandenergie zeigt, warum Vertragsmanagement für Energieversorger nicht bei einem digitalen Vertragsarchiv endet.
Entscheidend ist zunächst, einen vollständigen Überblick über Verträge zu schaffen und Verantwortlichkeiten eindeutig zuzuordnen. Darauf aufbauend können Fristen, Aufgaben und weitere Prozesse systematisch gesteuert werden.
Mit Inhubber hat 17er Oberlandenergie dafür eine zentrale Grundlage geschaffen:
- Verträge werden nach einem einheitlichen System verwaltet.
- Verantwortlichkeiten sind transparenter.
- Langfristige Fristen werden frühzeitig sichtbar.
- Verträge lassen sich über Suche und Labels schneller finden.
- Umfangreiche Dokumente können mithilfe der KI schneller auf relevante Inhalte geprüft werden.
- Informationen für Prüfungen stehen zentral und strukturiert zur Verfügung.
Dabei muss nicht jeder Vertragsprozess sofort automatisiert werden. 17er Oberlandenergie zeigt einen pragmatischen Weg: zunächst Vertragsbestände zentralisieren, dann Verantwortlichkeiten strukturieren und anschließend weitere Workflows und Automatisierungen etablieren.
So wird digitales Vertragsmanagement zur operativen Grundlage für mehr Transparenz, bessere Fristenkontrolle und weniger Risiken im täglichen Geschäft eines Energieversorgers.
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