Vertragsmanagement im Einzelhandel wird mit wachsender Unternehmensgröße schnell komplex: Einkaufs- und Lieferantenverträge, Mietverträge, Personalverträge, Vertriebsvereinbarungen sowie Verträge mit internationalen Partnern müssen zentral verfügbar sein, Fristen zuverlässig überwacht und Verantwortlichkeiten klar geregelt werden.
Bereits im vergangenen Jahr haben wir in unserer Customer Story mit rebuy gezeigt, wie digitales Vertragsmanagement diese Prozesse im Handel vereinfachen kann. Mit CECEBA gibt nun ein weiteres etabliertes Handels- und Produktionsunternehmen Einblick, wie es Inhubber für zentrale Vertragsverwaltung, Vertragsmanagement Workflows und die sichere Steuerung sensibler Vertragsinformationen einsetzt.
CECEBA ist ein mittelständisches Familienunternehmen mit rund 130 Jahren Unternehmensgeschichte und wird heute in fünfter Generation geführt. Die Unternehmensgruppe ist unter anderem in den Bereichen Herren-Tag- und Nachtwäsche, Bademode, Damennachtwäsche und Workwear aktiv und verbindet Produktion mit einem breit aufgestellten B2B- und B2C-Vertrieb.
Für diese Customer Story sprach Dr. Elena Mechik, CEO von Inhubber, mit Nick Schäfer, Geschäftsführer und Gesellschafter der CECEBA Group. Nick Schäfer verantwortet insbesondere die externen Bereiche rund um Vertrieb und Produktion und führte Inhubber vor rund zweieinhalb Jahren als eines seiner ersten Digitalisierungsprojekte im Unternehmen ein.
Wie wurden Verträge vor Inhubber bei CECEBA verwaltet?
Nick Schäfer: „Wir sind ein rund 130 Jahre altes Familienunternehmen. Entsprechend sind über viele Jahre Strukturen entstanden, die historisch gewachsen waren – und beim Thema Verträge vor allem sehr dezentral.
Verträge lagen in unterschiedlichen Ordnern und Abteilungen. Teilweise hatten nur einzelne Bereiche Zugriff darauf, gleichzeitig waren Verantwortlichkeiten nicht immer eindeutig geregelt.
Zusätzlich wurden Fristen in Excel-Dateien gepflegt. Ein konkreter Auslöser für das Projekt war dann tatsächlich eine verpasste Kündigungsfrist.
Da war für mich klar: Es kann nicht sein, dass wir für ein so wichtiges Thema kein sauberes, zentrales Tool haben. So begann für uns die Suche nach einer Software für Vertragsmanagement.“
Was war Ihnen bei der Auswahl einer Vertragsmanagement-Software besonders wichtig?
Nick Schäfer: „Ein wichtiger Punkt war zunächst eine zentrale Ablage. Dazu kamen Fristenmanagement und klar geregelte Zugriffsrechte.
Gerade bei sensiblen Verträgen im HR-Bereich muss eindeutig definiert sein, wer diese Verträge überhaupt sehen darf. Gleichzeitig muss beispielsweise ein Mitarbeiter aus dem Vertrieb nicht automatisch Zugriff auf Produktionsverträge haben.
Uns ging es also um klare Verantwortlichkeiten und eine klare Struktur.
Ein weiterer sehr wichtiger Punkt war die Usability. Ein Tool kostet Geld und muss deshalb auch eine Verbesserung bringen und tatsächlich genutzt werden. Wenn die Bedienung zu komplex ist, beschäftigen sich die Mitarbeitenden am Ende nicht damit.
Diese Punkte waren für uns die wesentlichen Kriterien bei der Auswahl.“
Warum haben Sie sich für Inhubber entschieden?
Nick Schäfer: „Inhubber hat eine sehr einfache Bedienung und lässt sich gleichzeitig agil und individuell an unsere Anforderungen anpassen.
Für uns war wichtig, dass wir auch kurzfristig Strukturen verändern und das System an unsere Prozesse anpassen können.
Dazu kamen die zentralen Punkte, die wir bereits definiert hatten: Fristen, Zugriffsrechte, zentrale Ablage und eine einfache Nutzung.
Gerade bei unserem sehr diversifizierten Vertragsportfolio brauchen wir ein Tool, mit dem sich unterschiedliche Verträge trotzdem klar strukturieren lassen.“
Welche Vertragsarten verwaltet CECEBA mit Inhubber?
Nick Schäfer: „Unser Vertragsportfolio ist sehr vielfältig.
Wir haben Verträge auf der Produktionsseite und im Einkauf. Dazu kommen HR- und Mitarbeiterverträge.
Auf der Vertriebsseite haben wir verschiedene Kundenverträge, unter anderem für Flächenkonzepte und Konsignationsmodelle.
Weitere Bereiche sind Mietverträge und Handelsvertreterverträge im In- und Ausland.
Das macht unser Vertragsportfolio relativ komplex. Genau deshalb ist eine zentrale Struktur für uns so wichtig.“
Welche Abteilungen arbeiten heute mit Inhubber?
Nick Schäfer: „Inhubber wird bei uns über viele unterschiedliche Bereiche hinweg eingesetzt.
Der Einkauf verantwortet beispielsweise Verträge rund um Produktion und Logistik. Im Vertriebsinnendienst werden Kundenverträge verwaltet, HR kümmert sich um Personalverträge und in der Buchhaltung laufen unter anderem Mietthemen zusammen.
Auch das Marketing arbeitet mit Inhubber, beispielsweise für Sponsoringverträge.
Wir haben in den einzelnen Abteilungen klare Ansprechpartner und Verantwortlichkeiten definiert. Jeder Bereich weiß damit, für welche Verträge er zuständig ist.“
Wie unterstützt Inhubber bei Digitalisierung, KI-Analyse und Vertragssuche?
Nick Schäfer: „Bei einem Unternehmen mit über 130 Jahren Geschichte haben sich natürlich viele Verträge angesammelt. Teilweise lagen diese Verträge sogar noch ausschließlich in Papierform vor.
Die erste Digitalisierung und das Hochladen aller Verträge ist deshalb zunächst ein gewisser Aufwand.
Inhubber unterstützt dabei, indem Informationen automatisch ausgelesen und Felder bereits vorbefüllt werden. Das beschleunigt den Prozess deutlich.
Ein weiterer großer Vorteil ist die Suche. Ich muss nicht immer genau wissen, wie ein Dokument heißt. Ich kann nach einem Begriff suchen und finde den entsprechenden Vertrag.
Das spart Zeit und macht die tägliche Arbeit deutlich einfacher.“
Welche Vertragsprozesse haben Sie mit Inhubber digitalisiert oder automatisiert?
Nick Schäfer: „Ein gutes Beispiel sind unsere Handelsvertreterverträge im Ausland.
Dort ist es nicht immer einfach, einen Vertrag physisch von A nach B zu schicken. Eine rechtsgültige Unterschrift brauchen wir natürlich trotzdem.
Diesen Prozess wickeln wir mittlerweile über Inhubber ab. Der Vertragspartner bekommt eine E-Mail, öffnet den Vorgang, verifiziert sich und kann den Vertrag digital unterschreiben.
Wir erhalten anschließend die Information, dass der Vertrag unterschrieben wurde. Dann wissen wir beispielsweise beim Handelsvertreter: Rechtlich ist alles geregelt und wir können die Kollektion versenden.
Dieser Prozess ist dadurch schneller, effizienter und strukturierter geworden.“
Wie funktioniert die Fristenüberwachung heute?
Nick Schäfer: „Auch die Fristenüberwachung ist heute deutlich strukturierter.
Wir bekommen automatische Benachrichtigungen, wenn bei einem Vertrag eine relevante Frist ansteht. Dadurch fällt nichts mehr hinten runter und die Verantwortlichkeiten sind klar geregelt.
Ich muss nicht ständig selbst in das Tool oder in einzelne Verträge schauen, um herauszufinden, ob irgendwo Handlungsbedarf besteht.
Inhubber weist uns proaktiv darauf hin. Das macht die Arbeit wesentlich einfacher.“
Wie steuert CECEBA Zugriffsrechte und Berechtigungen?
Nick Schäfer: „Wir arbeiten sehr stark mit Strukturen nach Abteilungen.
Der Einkauf hat beispielsweise seinen eigenen Bereich. Auch andere Abteilungen arbeiten innerhalb ihrer jeweiligen Strukturen.
Bei sensiblen Verträgen ist uns wichtig, klar festzulegen, wer Zugriff haben darf. Ein Mitarbeiter aus dem Vertrieb muss keine HR-Verträge oder Produktionsverträge sehen, wenn diese für seine Arbeit nicht relevant sind.
So schaffen wir gleichzeitig klare Verantwortlichkeiten und vermeiden, dass Mitarbeitende mit Verträgen konfrontiert werden, die für ihren Bereich keine Rolle spielen.“
Welche Verbesserungen sehen Sie seit der Einführung von Inhubber?
Nick Schäfer: „Seitdem hatten wir kein Thema mehr damit, dass irgendwo eine Kündigungsfrist übersehen wurde.
Inhubber geht bei relevanten Fristen proaktiv auf uns zu.
Gleichzeitig sind die Fristenkontrolle und die Verantwortlichkeiten klar strukturiert. Es fällt nichts mehr hinten runter.
Ein weiterer großer Punkt ist die Suche. Der Suchaufwand ist deutlich geringer. Ich kann auch während eines Gesprächs schnell einen Vertrag oder eine Information nachschauen.
Dadurch sind wir schneller und haben weniger administrativen Aufwand.
Den Effekt kann ich nicht seriös in einer konkreten Zahl oder beispielsweise einem halben FTE ausdrücken. Aber die Verbesserung ist im Arbeitsalltag klar spürbar.“
Wie verlief die Einführung von Inhubber?
Nick Schäfer: „Wenn wir ein neues Tool einführen, gibt es bei uns immer eine Person, die das Projekt federführend verantwortet. Diese Person übernimmt anschließend auch die Schulung weiterer Mitarbeitender.
Inhubber ist vom Interface her sehr straightforward. Die Bedienung ist keine Rocket Science.
Wir haben das System schrittweise eingeführt. Zunächst haben wir unsere Ordnerstrukturen aufgebaut und dann nach und nach einzelne Abteilungen integriert.
Wir haben bewusst nicht alles auf einen Schlag umgestellt, sondern Verträge Stück für Stück digitalisiert. Das war auch deshalb sinnvoll, weil einige Verträge vorher tatsächlich nur in Papierform vorhanden waren.
So sind wir relativ zügig von Abteilung zu Abteilung vorgegangen.
Am Ende waren die Mitarbeitenden vor allem froh, dass es endlich eine klare Struktur gab.“
Für welche Unternehmen im Einzelhandel würden Sie Inhubber empfehlen?
Nick Schäfer: „Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist ein Vertragsmanagement-Tool aus meiner Sicht essenziell.
Wenn ein kleines Unternehmen nur drei Verträge hat, braucht es dafür wahrscheinlich noch keine eigene Vertragsmanagement-Software.
Sobald man aber mit vielen unterschiedlichen Vertragspartnern arbeitet und Themen wie Kündigungsfristen dazukommen, verändert sich das.
Je diversifizierter das Unternehmen ist – beispielsweise mit Produktion, Vertrieb, HR und weiteren Bereichen – desto sinnvoller wird ein zentrales Tool.
Ganz einfach gesagt: Je mehr Verträge im Unternehmen vorhanden sind, desto unübersichtlicher wird es. Dann braucht man eine Software, die Struktur hineinbringt.“
Würden Sie Inhubber weiterempfehlen?
Nick Schäfer: „Wir sind mit Inhubber rundum zufrieden.
Wir haben heute klare Strukturen und für die verschiedenen Themen eindeutige Verantwortlichkeiten.
Gleichzeitig hat sich das Tool über die Zeit weiterentwickelt. Das ist wichtig, denn wie jedes andere Tool darf auch eine Vertragsmanagement-Lösung nicht stehen bleiben.
Wir sind mit der Entwicklung sehr zufrieden und würden Inhubber weiterempfehlen.“
Der CECEBA Case zeigt, warum eine Software für Vertragsmanagement im Einzelhandel besonders dann relevant wird, wenn ein Unternehmen über mehrere Abteilungen, Vertriebskanäle und Vertragstypen hinweg arbeitet.
Bei CECEBA reicht das Vertragsportfolio von Produktions-, Einkaufs- und Kundenverträgen über HR- und Mietverträge bis zu internationalen Handelsvertreter- und Sponsoringverträgen.
Mit Inhubber hat CECEBA dafür eine zentrale Struktur geschaffen:
- Verträge werden zentral und nach klaren Verantwortlichkeiten verwaltet.
- Kündigungsfristen werden automatisch überwacht.
- Mitarbeitende werden proaktiv über Handlungsbedarf informiert.
- Zugriffsrechte lassen sich nach Abteilungen und Verantwortlichkeiten strukturieren.
- Sensible Vertragsinformationen können gezielt für berechtigte Personen zugänglich gemacht werden.
- Bestehende und gescannte Verträge lassen sich schneller digitalisieren und durchsuchen.
- Internationale Handelsvertreterverträge können digital unterschrieben werden.
- Vertragsmanagement Workflows ersetzen manuelle Abläufe und reduzieren administrativen Aufwand.
- Neue Abteilungen können schrittweise in die zentrale Vertragsverwaltung integriert werden.
Besonders für Handelsunternehmen mit komplexen Strukturen zeigt sich der Nutzen eines zentralen Vertragsmanagements dort, wo früher Excel-Listen, einzelne Ordner und manuelle Erinnerungen notwendig waren.
Statt selbst regelmäßig nach Fristen oder Dokumenten suchen zu müssen, erhalten die Verantwortlichen die benötigten Informationen strukturiert und rechtzeitig.
So wird Vertragsmanagement im Einzelhandel vom administrativen Ablagesystem zu einem digitalen Prozess für mehr Transparenz, klare Verantwortlichkeiten und zuverlässige Vertragsworkflows.
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