Sichere Cloud-Technologie für Unternehmen jeder Größe und die öffentliche Verwaltung: Im Interview erklären die Inhubber-Gründer Dr. Elena Mechik und Andre Sokolov, warum Blockchain-basierte Integritätsnachweise auch für mittelständische Unternehmen und öffentliche Einrichtungen sinnvoll sein können – und weshalb moderne Cybersicherheit keine komplizierte IT-Infrastruktur voraussetzen muss.
Verträge gehören zu den wichtigsten und sensibelsten Dokumenten einer Organisation. Sie enthalten vertrauliche Preise, Geschäftsbedingungen, personenbezogene Daten und langfristige Verpflichtungen. Trotzdem werden sie in vielen Unternehmen noch immer per E-Mail verschickt, in unterschiedlichen Ordnern abgelegt oder über mehrere Systeme verteilt verwaltet.
Digitale Vertragsmanagement-Lösungen schaffen hier Abhilfe. Doch neben zentraler Ablage, automatisierten Fristen und elektronischen Signaturen stellt sich eine weitere Frage: Wie lässt sich langfristig sicherstellen, dass vertrauliche Dokumente geschützt bleiben und ihre Integrität überprüfbar ist?
Inhubber verbindet digitales Vertragsmanagement mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Blockchain-basierten Integritätsnachweisen und einer ISO-27001-zertifizierten Sicherheitsorganisation.
Im Interview sprechen die Gründer über typische Sicherheitsrisiken im Unternehmensalltag, den praktischen Nutzen der Technologie und die Frage, warum hohe Sicherheitsstandards nicht nur für Großkonzerne, sondern gerade auch für mittelständische Unternehmen und öffentliche Verwaltungen sinnvoll sind.
„Cybersicherheit ist keine Frage der Unternehmensgröße.“
Elena, vor Kurzem hat dich ein Unternehmen gefragt, warum es für die Digitalisierung seiner Verträge überhaupt moderne Sicherheitstechnologien braucht. Was war deine Antwort?
Dr. Elena Mechik: Ja, das Gespräch ist mir tatsächlich im Kopf geblieben.
Ein Unternehmen sagte sinngemäß: „Wir möchten unsere Verträge einfach digitalisieren. Warum brauchen wir dafür Blockchain und all diese Cybersicherheit?“
Und ehrlich gesagt: Ich kann die Frage gut verstehen.
Wenn ein Unternehmen nach Vertragsmanagement-Software sucht, stehen zunächst ganz andere Probleme im Vordergrund. Verträge liegen an verschiedenen Orten. Niemand weiß genau, welche Version aktuell ist. Kündigungsfristen werden in Excel gepflegt. Dokumente müssen mühsam gesucht werden, und Freigaben dauern zu lange.
Natürlich möchte man diese Probleme erst einmal lösen. Möglichst schnell und unkompliziert.
Aber ich habe zurückgefragt: Was steht eigentlich in Ihren Verträgen?
Da geht es um vertrauliche Einkaufspreise, Konditionen mit Lieferanten, finanzielle Verpflichtungen, Mitarbeiterdaten oder strategische Geschäftsbeziehungen.
Manchmal sind das Informationen, die für ein Unternehmen einen erheblichen wirtschaftlichen Wert haben.
Und dafür muss ein Unternehmen keine Millionen Dokumente verwalten. Ein einziger vertraulicher Vertrag, der unberechtigt eingesehen oder manipuliert wird, kann bereits großen Schaden verursachen.
Deshalb sehe ich Cybersicherheit nicht als zusätzliche Funktion, die nur große Unternehmen brauchen. Für mich gehört sie zu den grundlegenden Anforderungen an digitales Vertragsmanagement.
Ist das Sicherheitsbewusstsein in kleineren Unternehmen heute noch zu gering?
Dr. Elena Mechik: Nein, so würde ich das nicht sagen. Ich glaube nicht, dass kleinere Unternehmen Sicherheit für unwichtig halten.
Oft fehlt ihnen einfach die Zeit, sich mit allen technischen Details auseinanderzusetzen.
Ein Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens muss sich um Kunden, Mitarbeiter, Finanzen, Lieferanten und das operative Geschäft kümmern. Er kann nicht gleichzeitig Experte für Verschlüsselung, Blockchain und IT-Sicherheit sein.
Und das sollte er auch nicht müssen.
Schauen wir uns Onlinebanking an. Niemand erwartet, dass wir selbst Verschlüsselungsverfahren konfigurieren, bevor wir eine Überweisung tätigen. Wir erwarten einfach, dass sensible Transaktionen sicher verarbeitet werden.
Warum sollte das bei Unternehmenssoftware anders sein?
Genau das war eine unserer Ideen bei Inhubber: Unternehmen sollen ihre Verträge einfach digital verwalten können, während die komplexe Sicherheitstechnologie im Hintergrund arbeitet.
Gute Sicherheit ist für mich die Sicherheit, über die Mitarbeiter im Alltag nicht ständig nachdenken müssen.
Von der Forschung zur sicheren SaaS-Plattform
Wie ist aus dieser Überzeugung die Idee zu Inhubber entstanden? Ihr beide kommt ja ursprünglich aus der Wissenschaft und der Technologieentwicklung.
Dr. Elena Mechik: Unsere beruflichen Wege waren unterschiedlich, aber in einem Punkt haben sie sich getroffen: Uns hat beide interessiert, wie digitale Technologien konkrete Probleme lösen können.
Bei mir begann vieles mit meiner Forschung zu nachhaltiger Entwicklung und wirtschaftlichen Zusammenhängen.
Ich habe mich unter anderem mit Lieferketten beschäftigt und war für meine wissenschaftliche Arbeit auch im brasilianischen Regenwald. Dabei wurde mir immer wieder bewusst, wie schwierig es sein kann, Informationen über Vereinbarungen, Transaktionen und Verantwortlichkeiten zuverlässig nachzuvollziehen.
Irgendwann habe ich begonnen, mich intensiver mit Blockchain-Technologie zu beschäftigen. Mich hat besonders interessiert, wie man damit digitale Nachweise so absichern kann, dass nachträgliche Veränderungen überprüfbar werden.
An der Humboldt-Universität zu Berlin haben wir dann daran gearbeitet, diesen Forschungsansatz in Richtung einer praktischen Lösung weiterzuentwickeln.
Und irgendwann wurde klar: Viele dieser Probleme gibt es nicht nur in Lieferketten.
Unternehmen tauschen täglich vertrauliche Dokumente aus, schließen Vereinbarungen und müssen manchmal Jahre später noch nachvollziehen, was genau vereinbart wurde.
Verträge sind dafür ein sehr gutes Beispiel.
Andre, du hast zu dieser Zeit bereits an intelligenten Informationssystemen gearbeitet. Was hat dich an der Idee interessiert?
Andre Sokolov: Mein Hintergrund liegt in der Wirtschaftsinformatik und Softwareentwicklung.
Ich habe an der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg studiert und später am Fraunhofer IPK in Berlin an Themen rund um intelligente Informationssysteme und die Automatisierung digitaler Prozesse gearbeitet.
Mich hat dabei immer interessiert, wie man komplexe Abläufe so organisiert, dass Menschen und Systeme besser zusammenarbeiten können.
Als Elena und ich über digitales Vertragsmanagement gesprochen haben, war für mich relativ schnell klar, dass es um viel mehr geht als um einen digitalen Ordner.
Ein Vertrag hat einen gesamten Lebenszyklus. Er wird erstellt, geprüft, freigegeben, verhandelt, unterschrieben, geändert und irgendwann verlängert oder gekündigt.
Und an diesen Schritten sind häufig unterschiedliche Personen beteiligt, manchmal sogar mehrere Organisationen.
Das klingt zunächst nach einem klassischen Softwareproblem. Aber sobald sensible Informationen ausgetauscht werden, kommen Fragen zu Sicherheit, Zugriffsrechten und Datenintegrität hinzu.
Man muss diese Dinge von Anfang an in der Architektur berücksichtigen. Es funktioniert nicht besonders gut, wenn man Sicherheit erst ganz am Ende als zusätzliche Funktion einbaut.
Was war dann der entscheidende Schritt von der Forschung zum Unternehmen?
Dr. Elena Mechik: Wir wollten ein konkretes Problem lösen: Unternehmen sollten ihre Verträge mit einer zentralen, sicheren und benutzerfreundlichen Vertragsmanagement-Software verwalten können.
2019 haben wir Inhubber gemeinsam mit Leonid gegründet. Die Entwicklung wurde unter anderem durch Humboldt Innovation und das EXIST-Programm unterstützt.
Uns ging es nie darum, einfach eine neue Technologie zu demonstrieren.
Wir wollten ein konkretes Problem lösen: Unternehmen sollten ihre Verträge zentral, sicher und möglichst unkompliziert verwalten können.
Andre Sokolov: Und dafür braucht man beides: ein gutes Verständnis der Geschäftsprozesse und eine zuverlässige technische Architektur.
Eine Technologie kann noch so interessant sein. Wenn sie den Arbeitsalltag nicht einfacher macht, wird sie am Ende niemand gerne benutzen.
Warum sichere Cloud-Lösungen heute zur digitalen Grundausstattung gehören
Viele Unternehmen nutzen bereits Cloud-Software für Buchhaltung, Personalmanagement oder Zusammenarbeit. Warum sollte Vertragsmanagement besonders sicher sein?
Andre Sokolov: Zunächst einmal sollte jede Unternehmenssoftware angemessen geschützt sein.
Bei Verträgen kommt aber eine besondere Kombination zusammen.
Ein Vertrag kann rechtliche, finanzielle, personenbezogene und strategische Informationen enthalten. Und diese Informationen bleiben oft über viele Jahre relevant.
Ein Lieferantenvertrag enthält möglicherweise vertrauliche Preise oder Mindestabnahmemengen. Ein Arbeitsvertrag enthält personenbezogene Daten. Ein Immobilienvertrag kann langfristige finanzielle Verpflichtungen begründen.
Dazu kommt, dass Verträge häufig zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Parteien ausgetauscht werden.
Damit haben wir gleich mehrere Anforderungen.
Die Informationen müssen für berechtigte Personen verfügbar sein. Unberechtigte dürfen keinen Zugriff erhalten. Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben.
Und bei wichtigen Dokumenten muss man manchmal auch Jahre später überprüfen können, welche Fassung vorgelegen hat.
In der Informationssicherheit sprechen wir von Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit. Dazu kommt eine saubere Steuerung der Zugriffsrechte.
Eine gute Vertragsmanagement-Lösung muss all diese Aspekte berücksichtigen.
Was spricht dafür, Verträge in einer professionellen Cloud-Lösung statt auf einem eigenen Server zu verwalten?
Andre Sokolov: Beide Modelle können sicher sein. Entscheidend ist die konkrete Umsetzung.
Manchmal hört man das Argument, dass ein eigener Server automatisch sicherer sei, weil die Daten im eigenen Unternehmen liegen.
Aber ein Server wird nicht allein dadurch sicher, dass er im eigenen Gebäude steht.
Jemand muss ihn konfigurieren, aktualisieren, überwachen und regelmäßig warten. Sicherheitslücken müssen geschlossen, Zugriffe kontrolliert und Systeme zuverlässig betrieben werden.
Gerade kleinere Organisationen haben dafür häufig nicht die notwendigen IT-Ressourcen.
Bei einer professionell betriebenen SaaS-Plattform übernimmt der Anbieter einen wesentlichen Teil dieser Aufgaben.
Natürlich entfallen dadurch nicht alle Verantwortlichkeiten auf Kundenseite. Benutzerrechte müssen weiterhin sinnvoll vergeben und Konten geschützt werden.
Aber das Unternehmen muss nicht selbst eine komplette Vertragsmanagement-Infrastruktur entwickeln und betreiben.
Dr. Elena Mechik: Und genau das ist für mich ein wichtiger Punkt.
Wir sprechen oft darüber, dass Digitalisierung Unternehmen effizienter machen soll.
Wenn ein mittelständisches Unternehmen aber erst einen zusätzlichen IT-Spezialisten einstellen müsste, um seine Vertragsmanagement-Software sicher zu betreiben, hätten wir dieses Ziel verfehlt.
Unsere Kunden sollen eine professionelle, in Deutschland entwickelte und gehostete Cloud-Lösung nutzen können, ohne dafür ein großes eigenes IT-Projekt aufsetzen zu müssen.
Verschlüsselung schützt Vertraulichkeit. Blockchain unterstützt Nachvollziehbarkeit.
Andre, Inhubber kombiniert Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Blockchain-Technologie. Warum habt ihr euch für diese Architektur entschieden?
Andre Sokolov: Weil die beiden Technologien unterschiedliche Aufgaben erfüllen.
Bei der Verschlüsselung geht es vor allem um die Vertraulichkeit von Informationen.
Wenn ein Unternehmen sensible Vertragsdokumente in einer Cloud verwaltet, müssen diese vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.
Blockchain-Technologie adressiert dagegen einen anderen Aspekt: die Überprüfbarkeit der Integrität von Dokumenten und bestimmten Vorgängen.
Dafür nutzen wir unter anderem kryptografische Hashwerte.
Kannst du das einfach erklären?
Andre Sokolov: Stellen wir uns vor, wir haben einen unterschriebenen Vertrag als PDF-Datei.
Von dieser Datei kann man mit einem kryptografischen Verfahren einen sogenannten Hashwert berechnen. Das ist eine Art digitaler Fingerabdruck.
Wenn jemand auch nur eine kleine Änderung am Inhalt der Datei vornimmt, entsteht bei einer geeigneten Hashfunktion mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit ein anderer Fingerabdruck.
Vergleicht man die Datei später mit einem zuvor gesicherten Nachweis, lässt sich feststellen, ob sie noch dem dokumentierten Zustand entspricht.
Und hier kann Blockchain eine zusätzliche Rolle spielen.
Sie ermöglicht es, solche Nachweise gegen nachträgliche Manipulation abzusichern und unabhängig überprüfbar zu machen.
Das heißt nicht, dass Blockchain automatisch jede Manipulation verhindert. Und sie beweist auch nicht, dass der Inhalt eines Vertrags rechtlich korrekt ist.
Aber sie kann dabei helfen, festzustellen, ob ein Dokument noch mit einem früher dokumentierten Zustand übereinstimmt.
Dr. Elena Mechik: Ich finde, das wird viel verständlicher, wenn man sich eine konkrete Situation anschaut.
Nehmen wir einen wichtigen Lieferantenvertrag.
Mehrere Personen prüfen unterschiedliche Fassungen. Dann wird die finale Version freigegeben und unterschrieben.
Zwei Jahre später gibt es eine Diskussion über eine bestimmte Klausel.
War diese Klausel tatsächlich in der unterschriebenen Version enthalten? Oder stammt sie aus einem früheren Entwurf? Entspricht die vorliegende Datei noch dem damals dokumentierten Stand?
Das sind keine rein theoretischen Fragen. Solche Situationen können im Geschäftsalltag entstehen.
Und dann ist es hilfreich, wenn man nicht nur eine Versionshistorie hat, sondern zusätzlich überprüfen kann, ob ein Dokument unverändert geblieben ist.
Dafür muss ein Einkaufsleiter aber nicht wissen, wie Hashalgorithmen funktionieren.
Er möchte einfach den richtigen Vertrag finden und sich darauf verlassen können, dass die Informationen überprüfbar sind.
Braucht denn jeder Vertrag eine Blockchain?
Andre Sokolov: Nein, natürlich nicht.
Nicht jeder digitale Vertragsprozess benötigt zwingend Blockchain-Technologie.
Es gibt auch andere technische Möglichkeiten, Integrität und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Digitale Signaturen, geschützte Audit-Trails und kryptografische Prüfverfahren können ebenfalls wichtige Aufgaben erfüllen.
Blockchain ist also nicht automatisch die beste Lösung für jedes Problem.
Wir haben uns bei Inhubber bewusst für eine Architektur entschieden, in der Blockchain-basierte Nachweise einen zusätzlichen Mechanismus zur Überprüfung der Integrität bieten.
Der entscheidende Punkt ist aber: Diese Technologie ist bereits in unsere Plattform integriert.
Unsere Kunden müssen keine eigene Blockchain-Infrastruktur aufbauen. Sie müssen keine Blockchain administrieren oder Smart Contracts programmieren.
Sie nutzen eine Vertragsmanagement-Software.
Und die technischen Sicherheitsmechanismen arbeiten im Hintergrund.
„Enterprise-Sicherheit sollte nicht nur Enterprises vorbehalten sein.“
Elena, häufig wird hohe IT-Sicherheit mit großen Unternehmen und komplexen Enterprise-Systemen verbunden. Ist das aus deiner Sicht noch zeitgemäß?
Dr. Elena Mechik: Nein, jedenfalls nicht, wenn wir über den Schutz vertraulicher Informationen sprechen.
Natürlich haben große Konzerne häufig komplexere Organisationsstrukturen. Sie benötigen vielleicht zahlreiche Integrationen, umfangreiche Freigabeprozesse oder die Verwaltung von Verträgen über mehrere Gesellschaften hinweg.
Ein kleines Unternehmen hat möglicherweise viel einfachere Abläufe.
Aber bedeutet das, dass seine Informationen weniger geschützt werden sollten?
Ein Familienunternehmen mit 30 Mitarbeitern hat Geschäftsgeheimnisse. Ein mittelständischer Zulieferer verfügt über vertrauliche Preisvereinbarungen. Eine kleine Kommune verwaltet Verträge mit Dienstleistern und verarbeitet personenbezogene Daten.
All diese Organisationen brauchen einen angemessenen Schutz ihrer Informationen.
Deshalb gefällt mir der Begriff Enterprise-Sicherheit nur bedingt.
Er vermittelt manchmal den Eindruck, dass ein hohes Sicherheitsniveau ausschließlich für große Konzerne sinnvoll ist.
Ich sehe das anders. Sicherheit sollte sich nach der Bedeutung der Informationen und den tatsächlichen Risiken richten, nicht nach der Mitarbeiterzahl.
Aber ist Blockchain für ein kleines Unternehmen nicht trotzdem zu aufwendig?
Dr. Elena Mechik: Wenn das Unternehmen selbst eine Blockchain-Lösung entwickeln und betreiben müsste, dann wahrscheinlich schon.
Aber genau darum geht es bei Inhubber nicht.
Ein kleiner Betrieb möchte vielleicht zunächst einfach seine Verträge zentral verwalten, Fristen automatisch überwachen und Dokumente digital unterschreiben.
Er möchte nicht noch ein zweites Projekt starten, nur um Blockchain-Technologie einzuführen.
Und das muss er auch nicht.
Die Sicherheitsmechanismen sind bereits Bestandteil der Plattform.
Für mich ist das der entscheidende Unterschied: Die Technologie kann anspruchsvoll sein, ohne dass die Anwendung kompliziert wird.
Andre Sokolov: Genau. Man muss zwischen der Komplexität einer Technologie und der Komplexität ihrer Nutzung unterscheiden.
Wir benutzen täglich Software, die intern sehr anspruchsvoll ist. Trotzdem erwarten wir, dass sie einfach funktioniert.
Bei Inhubber ist das nicht anders.
Im Hintergrund müssen Verschlüsselung, Benutzerverwaltung, Versionskontrolle und andere technische Prozesse zusammenspielen.
Aber daraus darf nicht folgen, dass jemand zehn Schritte durchlaufen muss, nur um einen Vertrag zu finden oder freizugeben.
Unsere Aufgabe als Entwickler ist es, diese Komplexität sinnvoll zu abstrahieren.
Und noch etwas ist mir wichtig: Blockchain sollte nicht eingesetzt werden, nur weil es Blockchain gibt.
Man muss immer fragen, welches konkrete Problem dadurch gelöst wird.
Wenn es darum geht, die Integrität eines wichtigen Dokuments langfristig überprüfbar zu machen, kann ein Blockchain-basierter Nachweis sinnvoll sein.
Ob das Unternehmen 30 oder 30.000 Mitarbeiter hat, ist dafür zunächst nicht entscheidend.
Warum Cybersicherheit auch für die öffentliche Verwaltung wichtig ist
Inhubber arbeitet auch mit öffentlichen Einrichtungen. Was unterscheidet ihre Anforderungen von denen privatwirtschaftlicher Unternehmen?
Dr. Elena Mechik: Öffentliche Einrichtungen stehen vor vielen ähnlichen Herausforderungen wie Unternehmen.
Sie möchten Verwaltungsprozesse digitalisieren, Dokumente schneller finden und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Fachbereichen verbessern.
Gleichzeitig haben sie besondere Anforderungen an Datenschutz, Dokumentation und Nachvollziehbarkeit.
Denken wir an eine Kommune.
Dort gibt es Verträge mit IT-Dienstleistern, Bauunternehmen, Immobilienverwaltungen oder Anbietern von Wartungsleistungen.
Manche dieser Verträge laufen über viele Jahre. Und nicht selten geht es um erhebliche finanzielle Verpflichtungen.
Dann ist es wichtig, dass Informationen auch langfristig zuverlässig verfügbar und überprüfbar bleiben.
Kann Blockchain dabei einen konkreten Vorteil bieten?
Dr. Elena Mechik: Ja, in bestimmten Situationen schon.
Stellen wir uns vor, eine Kommune lässt ein öffentliches Gebäude sanieren.
Während des Projekts entstehen möglicherweise Ergänzungen zum ursprünglichen Vertrag, neue Leistungsbeschreibungen oder weitere unterschriebene Dokumente.
Einige Jahre später gibt es eine Prüfung. Und plötzlich steht die Frage im Raum, welche Vertragsfassung damals maßgeblich war.
Natürlich braucht man zunächst eine vollständige und gut strukturierte Vertragsdokumentation.
Blockchain-basierte Integritätsnachweise können zusätzlich helfen, zu überprüfen, ob ein bestimmtes Dokument noch mit dem früher dokumentierten Zustand übereinstimmt.
Für mich zeigt dieses Beispiel sehr gut, warum solche Technologien nicht ausschließlich für Großunternehmen interessant sind.
Auch eine kleine Kommune muss ihre Vereinbarungen zuverlässig dokumentieren können.
Aber gerade kleinere Kommunen haben häufig wenig Personal und begrenzte Budgets für Digitalisierung. Wie lässt sich das vereinbaren?
Dr. Elena Mechik: Genau deshalb darf Sicherheit nicht automatisch mit hohen technischen Einstiegshürden verbunden sein.
Eine Kommune möchte ihre Verträge verwalten, Fristen im Blick behalten und nachvollziehen können, welche Abteilung für welchen Vorgang verantwortlich ist.
Sie möchte keine eigene Blockchain-Umgebung aufbauen.
Wenn entsprechende Sicherheitsmechanismen bereits in einer Cloud-Plattform integriert sind, wird der technische Einstieg deutlich einfacher.
Natürlich müssen öffentliche Einrichtungen trotzdem ihre rechtlichen, organisatorischen und wirtschaftlichen Anforderungen prüfen.
Aber sie sollten nicht gezwungen sein, für jede Sicherheitsfunktion eine separate technische Infrastruktur zu betreiben.
Andre Sokolov: Und man darf nicht vergessen, dass Blockchain nur ein Teil des gesamten Sicherheitskonzepts ist.
In einer Verwaltung muss beispielsweise klar geregelt sein, wer welche Verträge einsehen darf.
Nicht jeder Mitarbeiter braucht Zugriff auf Dokumente aus der Personalverwaltung, der Kämmerei oder dem Gebäudemanagement.
Dazu kommen sichere Authentifizierung, geeignete Berechtigungen und nachvollziehbare Prozesse.
Eine Blockchain kann diese Anforderungen nicht ersetzen.
Sie kann einen zusätzlichen Beitrag zur Überprüfbarkeit der Integrität leisten. Aber Informationssicherheit entsteht immer durch das Zusammenspiel verschiedener Maßnahmen.
Warum Benutzerfreundlichkeit selbst ein Sicherheitsfaktor ist
Kann eine Software trotz guter Verschlüsselung und moderner Sicherheitstechnologie im Alltag unsicher sein?
Andre Sokolov: Ja, natürlich.
Man kann sehr gute kryptografische Verfahren einsetzen. Aber wenn die Software im Alltag unnötig kompliziert ist, entstehen an anderer Stelle neue Risiken.
Mitarbeiter versuchen dann möglicherweise, umständliche Prozesse zu umgehen.
Sie laden Dokumente herunter, verschicken Dateien per E-Mail oder speichern Informationen an Orten, die eigentlich nicht dafür vorgesehen sind.
Das ist ein klassisches Problem der sogenannten Schatten-IT.
Deshalb gehören Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit für mich zusammen.
Wenn ein Mitarbeiter einen Vertrag einfach und sicher teilen kann, braucht er im Idealfall keinen unsicheren Umweg.
Wenn Berechtigungen verständlich verwaltet werden können, sinkt das Risiko, versehentlich zu viele Zugriffsrechte zu vergeben.
Und wenn klar erkennbar ist, welche Vertragsversion aktuell ist, entstehen weniger unnötige Kopien.
Das klingt vielleicht nach kleinen Dingen. Aber gerade solche alltäglichen Prozesse haben einen großen Einfluss auf die praktische Sicherheit.
Dr. Elena Mechik: Das sehen wir auch in unseren Gesprächen mit Unternehmen.
Viele Kunden fragen zunächst gar nicht nach der zugrunde liegenden Technologie.
Sie möchten wissen: Wie schnell können wir starten? Müssen unsere Mitarbeiter lange geschult werden? Können wir unsere bestehenden Verträge übernehmen?
Und vor allem: Wird unser Arbeitsalltag dadurch wirklich einfacher?
Das sind absolut berechtigte Fragen.
Denn was bringt die beste Sicherheitstechnologie, wenn Mitarbeiter die Software anschließend nicht benutzen möchten?
Deshalb legen wir bei Inhubber großen Wert darauf, dass die Anwendung intuitiv bleibt.
Die anspruchsvolle Technologie soll die Grundlage sein, aber nicht das, womit sich der Nutzer jeden Tag beschäftigen muss.
Sicherheit endet nicht bei der Verschlüsselung: ISO 27001, DSGVO und Datenkontrolle
Welche Rolle spielen Sicherheitsstandards und Datenschutz bei Inhubber?
Andre Sokolov: Eine zentrale Rolle.
Informationssicherheit ist keine einzelne Funktion, die man einschaltet und dann ist alles sicher.
Man braucht mehrere Ebenen, die sinnvoll zusammenspielen.
Bei Inhubber setzen wir auf ein mehrstufiges Sicherheitskonzept. Dazu gehören unter anderem Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Blockchain-basierte Integritätsnachweise, differenzierte Zugriffsrechte und Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Hinzu kommen organisatorische und betriebliche Sicherheitsmaßnahmen.
ISO 27001 ist in diesem Zusammenhang wichtig, weil die Norm einen systematischen Rahmen für das Management von Informationssicherheit schafft.
Inhubber ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Das bedeutet, dass innerhalb des jeweiligen Zertifizierungsumfangs definierte Sicherheitsprozesse und Kontrollen etabliert und überprüft werden.
Für Kunden ist wichtig, dass sich der Schutz ihrer Informationen nicht nur auf einzelne technische Funktionen stützt.
Dr. Elena Mechik: Ein weiteres Thema, das in Gesprächen immer wieder aufkommt, ist der Standort der Datenverarbeitung.
Viele Unternehmen und öffentliche Einrichtungen möchten genau wissen, wo ihre Dokumente gespeichert werden und welche Regeln für die Verarbeitung gelten.
Inhubber wird in Deutschland entwickelt und gehostet.
Gerade bei vertraulichen Vertragsdaten ist es wichtig, dass Unternehmen nachvollziehen können, wie ihre Informationen geschützt werden und wer darauf zugreifen darf.
Natürlich reicht es nicht, einfach zu behaupten, eine Software sei DSGVO-konform.
Es kommt auch darauf an, wie eine Organisation die Lösung einsetzt, welche Daten verarbeitet werden und wie interne Prozesse gestaltet sind.
Aber ein Anbieter kann dafür die notwendigen technischen und organisatorischen Grundlagen schaffen.
Und ich glaube, genau das erwarten Unternehmen heute zu Recht.
Was Unternehmen bei der Auswahl einer sicheren Vertragsmanagement-Software beachten sollten
Welche Fragen sollten Geschäftsführer, Einkaufsleiter oder IT-Verantwortliche stellen, wenn sie eine Vertragsmanagement-Lösung auswählen?
Andre Sokolov: Ich würde nicht nur auf eine lange Funktionsliste achten.
Natürlich muss die Software die gewünschten Arbeitsabläufe unterstützen. Aber man sollte auch verstehen, wie sie mit vertraulichen Informationen umgeht.
Wie werden Dokumente verschlüsselt? Wer kann auf welche Informationen zugreifen? Wie werden Änderungen protokolliert? Lassen sich frühere Dokumentzustände überprüfen?
Und auch: Welche Sicherheitsstandards gelten für den Betrieb der Plattform?
Wenn ein Anbieter Blockchain-Technologie einsetzt, sollte er erklären können, welchen konkreten Nutzen sie bietet.
Es reicht nicht zu sagen: Wir verwenden Blockchain, also ist alles sicher.
So funktioniert Informationssicherheit nicht.
Man muss verstehen, welche Risiken durch die jeweilige Technologie adressiert werden und wo ihre Grenzen liegen.
Dr. Elena Mechik: Ich würde noch zwei Fragen ergänzen.
Die erste lautet: Können unsere Mitarbeiter die Software im Alltag wirklich einfach nutzen?
Und die zweite: Welchen konkreten Nutzen bringt sie unserem Unternehmen?
Denn Sicherheit allein reicht nicht aus, wenn die Software am Ende niemand verwendet.
Eine gute Lösung sollte gleichzeitig helfen, Zeit zu sparen, Risiken zu reduzieren und die Zusammenarbeit zu verbessern.
Zum Beispiel durch automatische Fristenüberwachung, klar strukturierte Vertragsversionen oder nachvollziehbare Freigaben.
Für mich gehört das alles zusammen.
Sichere Unternehmenssoftware muss nicht nur Daten schützen. Sie muss auch im Arbeitsalltag einen echten Unterschied machen.
„Unser Ziel war nie, Technologie komplizierter zu machen.“
Eine letzte Frage an euch beide: Was würdet ihr Unternehmen antworten, die Blockchain im Vertragsmanagement für übertrieben halten?
Andre Sokolov: Ich würde zunächst fragen, was sie unter übertrieben verstehen.
Wenn ein Unternehmen für zehn Verträge eine eigene Blockchain-Infrastruktur entwickeln, betreiben und warten sollte, wäre das in vielen Fällen tatsächlich unverhältnismäßig.
Aber das ist nicht unser Ansatz.
Bei Inhubber ist Blockchain-Technologie bereits Teil der Plattform.
Unternehmen müssen sich nicht mit der technischen Infrastruktur beschäftigen. Sie nutzen die Software für ihre Vertragsprozesse und können von den integrierten Sicherheitsmechanismen profitieren.
Natürlich benötigt nicht jeder Vertrag zwingend einen Blockchain-Nachweis.
Aber bei wichtigen Vereinbarungen kann es sinnvoll sein, ihre Integrität langfristig überprüfbar zu machen.
Die entscheidende Frage ist also nicht, ob Blockchain grundsätzlich zu aufwendig ist.
Sondern ob die Technologie ein konkretes Problem löst, ohne unverhältnismäßigen zusätzlichen Aufwand zu verursachen.
Dr. Elena Mechik: Ich würde es noch einfacher sagen.
Warum sollte ein kleines Unternehmen weniger Wert auf den Schutz seiner Verträge legen als ein Großkonzern?
Ein mittelständischer Zulieferer kann von einem einzigen wichtigen Kundenvertrag wirtschaftlich stark abhängig sein.
Eine Kommune muss ihre Vereinbarungen zuverlässig dokumentieren können.
Und auch ein Familienunternehmen hat Informationen, die nicht in falsche Hände geraten oder unbemerkt verändert werden sollten.
Für mich ist die Größe der Organisation deshalb nicht das entscheidende Kriterium.
Wichtig ist, wie schützenswert die Informationen sind und welchen Nutzen eine Technologie tatsächlich bringt.
Als wir mit Inhubber begonnen haben, wollten wir genau diese Verbindung schaffen: moderne Sicherheitstechnologie, hohe Sicherheitsstandards und eine einfache Anwendung.
Unsere Kunden möchten ihre Verträge sicher verwalten, schnell wiederfinden, Fristen einhalten und mit ihren Teams gut zusammenarbeiten.
Dafür brauchen sie eine zuverlässige Lösung.
Sie sollten sich aber nicht erst zu Blockchain-Experten entwickeln müssen.
Das ist unsere Aufgabe als Anbieter, nicht die unserer Kunden.
Fazit: Blockchain-Sicherheit ist keine Frage der Unternehmensgröße
Die Digitalisierung des Vertragsmanagements ist weit mehr als der Wechsel von Papierakten zu elektronischen Dokumenten. Unternehmen und öffentliche Einrichtungen benötigen Lösungen, mit denen sie vertrauliche Informationen schützen und wichtige Vertragszustände langfristig nachvollziehen können.
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung unterstützt die Vertraulichkeit von Dokumenten. Blockchain-basierte Integritätsnachweise können zusätzliche Möglichkeiten schaffen, dokumentierte Zustände auf ihre Unverändertheit zu überprüfen. Zugriffsrechte, Sicherheitsstandards und organisatorische Maßnahmen ergänzen diese technischen Grundlagen.
Nicht jeder Vertrag benötigt zwingend Blockchain-Technologie. Wo die langfristige Überprüfbarkeit der Integrität jedoch wichtig ist, kann sie einen konkreten Mehrwert bieten.
Entscheidend ist, dass der technische Aufwand für die Organisation angemessen bleibt.
Mit Inhubber sind entsprechende Sicherheitsmechanismen bereits in eine benutzerfreundliche, cloudbasierte Vertragsmanagement-Plattform integriert. Unternehmen und öffentliche Einrichtungen müssen dafür keine eigene Blockchain-Infrastruktur entwickeln oder betreiben.
Moderne Sicherheit ist kein Privileg großer Konzerne. Sie sollte überall dort zugänglich sein, wo vertrauliche Informationen zuverlässig geschützt und überprüfbar bleiben müssen.
Über die Gründer
Dr. Elena Mechik – Mitgründerin und CEO von Inhubber
Dr. Elena Mechik beschäftigt sich seit vielen Jahren mit nachhaltiger Entwicklung, wirtschaftlichen Zusammenhängen und der Frage, wie digitale Technologien Transparenz und Vertrauen schaffen können. Ihre wissenschaftliche Arbeit führte sie unter anderem in den brasilianischen Regenwald. Aus ihrer Beschäftigung mit vertrauenswürdigen Informationen, Lieferketten und Blockchain-Technologie entwickelte sich später der Ansatz für Inhubber.
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Andre Sokolov – Mitgründer und CTO von Inhubber
Andre Sokolov studierte Wirtschaftsinformatik an der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg und arbeitete am Fraunhofer IPK in Berlin an intelligenten Informationssystemen und der Automatisierung digitaler Prozesse. Bei Inhubber verbindet er Cybersicherheit, skalierbare Softwarearchitektur und intelligente Automatisierung mit dem Anspruch, komplexe Technologie einfach nutzbar zu machen.
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Sichere Verträge. Überprüfbare Integrität. Einfache Prozesse.
Mit Inhubber verwalten Unternehmen und öffentliche Einrichtungen ihre Verträge zentral, überwachen Fristen automatisch, analysieren Dokumente mit KI und unterzeichnen Vereinbarungen digital – auf einer in Deutschland entwickelten und gehosteten Cloud-Plattform mit integrierten Sicherheitsmechanismen.
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