Vertragsmanagement in Industrieunternehmen umfasst weit mehr als die reine Ablage von Dokumenten. Einkaufs- und Lieferantenverträge, Leasingverträge, IT-Lizenzen, NDAs, Beratungs- und Dienstleistungsverträge, Versicherungen sowie Wartungs- und Serviceverträge bringen unterschiedliche Laufzeiten, Vertragsfristen und Verantwortlichkeiten mit sich.
Bei EppsteinFOILS wurden Verträge früher mithilfe einer zentralen Excel-Tabelle sowie physischer und digitaler Ordner verwaltet. Die Überwachung von Vertragsfristen war entsprechend mit erheblichem manuellem Aufwand verbunden.
Heute nutzt das Unternehmen Inhubber als zentrale Vertragsmanagement-Software, um Verträge unternehmensweit zu verwalten, Zugriffsrechte nach Abteilungen zu organisieren und Verantwortliche automatisch an wichtige Fristen zu erinnern.
Für diese Fallstudie sprach Dr. Elena Mechik, CEO von Inhubber, mit Robert Richard Simonsen, Chief of Staff der Geschäftsführung bei EppsteinFOILS, über die Ausgangssituation, die Auswahl einer Vertragsmanagement-Software und die Veränderungen im Arbeitsalltag.
Vor der Einführung von Inhubber wurden die wichtigsten Vertragsinformationen in einer Excel-Tabelle gepflegt. Dazu gehörten unter anderem Vertragspartner, zuständige Abteilung, Kosten, Kündigungsfristen und Vertragslaufzeiten.
Wie wurden Verträge und Vertragsfristen vor Inhubber verwaltet?
Robert Richard Simonsen:
„Vor meiner Zeit gab es ein großes Excel-Sheet, das in der Geschäftsführung gepflegt wurde. Alle Verträge, die im Unternehmen abgeschlossen wurden, kamen dort hinein. Die wichtigsten Informationen – mit wem besteht der Vertrag, welche Abteilung ist zuständig, worum geht es, was sind die Kosten, wie sind die Kündigungsfristen – wurden händisch eingepflegt.
Einmal im Quartal wurde dieses Excel-Sheet dann wirklich Zeile für Zeile durchgegangen: Gibt es ein Vertragsende, das näher rückt? Können wir kündigen? Brauchen wir den Vertrag überhaupt noch?
Das hatte natürlich einen enormen Arbeitsaufwand zur Folge. Ich kann mich in meiner heutigen Position nicht einmal im Quartal zwei Tage hinsetzen und dieses Sheet durchgehen.
Dazu kommt der Faktor menschlicher Fehler. Man übersieht schnell einmal eine Zeile und vergisst dadurch vielleicht einen Vertrag, den man eigentlich hätte kündigen können. Es gab kein Warnsystem, das automatisch darauf hingewiesen hat.“
Neben der Excel-Liste waren die Verträge teilweise physisch in Ordnern und teilweise digital auf Servern abgelegt. Damit entstand eine weitere Herausforderung: Mitarbeiter sollten auf die für sie relevanten Verträge zugreifen können, ohne jedes Mal eine zentrale Person nach dem Dokument fragen zu müssen.
EppsteinFOILS wollte vor allem zwei zentrale Herausforderungen lösen: Verträge sollten digital und strukturiert verfügbar sein und wichtige Vertragsfristen nicht mehr manuell kontrolliert werden müssen.
Was sollte eine neue Vertragsmanagement-Lösung verbessern?
Robert Richard Simonsen:
„Wir wollten eine einfache digitale Struktur schaffen, in der jeder von überall auf seine Verträge zugreifen kann.
Gleichzeitig wollten wir ein Warnsystem implementieren. Wenn ein Vertrag ausläuft, möchte ich eine Meldung bekommen: Achtung, prüfe diesen Vertrag – möchtest du ihn weiterlaufen lassen oder nicht?
Damit müssen wir uns nicht mehr jedes Quartal hinsetzen und alles händisch durchgehen.“
Bei der Auswahl wurden mehrere Anbieter miteinander verglichen. Zu den wesentlichen Kriterien gehörten Sicherheit, Transparenz, Fristenmanagement, Kosten und die Zusammenarbeit mit dem Anbieter.
Was war bei der Auswahl der Vertragsmanagement-Software besonders wichtig?
Robert Richard Simonsen:
„Ein Punkt, der heutzutage sehr wichtig ist, ist das Thema Sicherheit. Alles muss ordentlich und sicher aufbewahrt sein.
Wir haben uns mehrere Anbieter angeschaut und dabei vor allem geprüft: Wie hoch ist die Sicherheit? Wie gut können wir unser Bedürfnis nach einer einfachen und transparenten Lösung für alle beteiligten Mitarbeiter abbilden? Und wie lösen wir das Fristenthema, ohne Verträge ständig manuell kontrollieren zu müssen?
Am Ende haben wir natürlich auch die Kosten betrachtet. Für mich war außerdem wichtig, wie die Zusammenarbeit funktioniert.
Bei Inhubber hatten wir das Gefühl, dass sehr viel Substanz dahintersteckt. Der Preis war im Vergleich zu den anderen Anbietern ebenfalls in Ordnung und die Zusammenarbeit war unkompliziert.
Was uns versprochen wurde, hat auch funktioniert. Außerdem blieb der Kontakt konsistent. Bei großen Unternehmen spricht man teilweise zuerst mit dem Vertrieb, dann mit der nächsten und übernächsten Person, und dabei gehen Informationen verloren. Das war hier nicht der Fall.
Für uns war es genau das richtige Level: bodenständig, pragmatisch, einfach gelöst und intuitiv.“
Inzwischen wird eine breite Palette unterschiedlicher Vertragsarten zentral in Inhubber verwaltet – darunter insbesondere Einkaufs- und Lieferantenverträge sowie Wartungs- und Serviceverträge.
Welche Vertragsarten sind heute in Inhubber hinterlegt?
Robert Richard Simonsen:
„Es ist wirklich bunt gemischt. Wir haben Einkaufs- und Lieferantenverträge, Leasingverträge und aus der IT verschiedene Lizenzverträge.
Dazu kommen NDAs, Auftragsverarbeitungsverträge, Beratungsverträge, Dienstleistungsverträge, Garantien von Muttergesellschaften, Konsignationslager-Vereinbarungen und Kundenverträge.
Außerdem verwalten wir Mietverträge, Mitgliedschaften, Serviceverträge, Spenden- und Sponsoringverträge, Telekommunikationsverträge, Versicherungen, Versorgungsverträge und Wartungsverträge aus verschiedenen Abteilungen.“
Gerade bei Verträgen, die sich automatisch verlängern oder deren Fristen erst nach längerer Zeit relevant werden, hilft die zentrale Verwaltung dabei, notwendige Maßnahmen frühzeitig sichtbar zu machen.
Die Vertragsstruktur in Inhubber orientiert sich an den Abteilungen des Unternehmens. Für jede Abteilung wurde ein eigener Bereich eingerichtet. Die jeweils verantwortlichen Personen erhalten Zugriff auf ihre Verträge und werden in Fristen und Erinnerungen einbezogen.
Mit Inhubber lassen sich mehrere Verträge schnell und einfach digital verwalten. Dokumente bleiben zentral verfügbar, während individuelle Zugriffsrechte sicherstellen, dass Mitarbeiter nur die für sie relevanten Verträge einsehen können.
Wie behalten Sie unternehmensweit den Überblick?
Robert Richard Simonsen:
„Wir haben für jede Abteilung einen Ordner erstellt, in den die entsprechenden Verträge kommen. Auf diese Ordner haben der Abteilungsleiter und eine weitere festgelegte Person Zugriff. Beide sind auch bei Fristen und Erinnerungen eingebunden.
Als Eskalationsstufe bin zusätzlich ich hinterlegt, sodass ich den Gesamtüberblick über das Unternehmen habe.
Diese Struktur lässt sich in Inhubber sehr einfach abbilden. Ich kann Personen hinzufügen oder entfernen und steuern, wer Zugriff auf welche Ordner hat. Wenn beispielsweise Personen aus der Finanzbuchhaltung über mehrere Abteilungen hinweg Zugriff benötigen, lässt sich das ebenfalls einfach einrichten.
Damit sind unsere beiden Hauptanforderungen – Fristenmanagement und Zugriffssteuerung – sehr einfach gelöst.“
Die zentrale Ablage verändert auch die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Mitarbeiter können die für sie freigegebenen Verträge selbstständig aufrufen. Gleichzeitig werden relevante Verantwortliche automatisch auf anstehende Vertragsfristen aufmerksam gemacht.
Was hat sich in der Zusammenarbeit verändert?
Robert Richard Simonsen:
„Der Vorteil ist, dass jeder seine Verträge unkompliziert prüfen kann. Ich werde kaum noch gefragt: Was steht in diesem Vertrag? Kannst du mir den einmal schicken?
Diese Anfragen sind sehr selten geworden, seitdem wir Inhubber nutzen – abgesehen von historischen Verträgen, die wir noch aus alten Ordnern nachpflegen müssen.“
Wie wichtig ein gemeinsamer Informationsstand ist, zeigte sich bereits kurz nach der Einführung.
Robert Richard Simonsen:
„Ich hatte einen Vertrag eingepflegt und die entsprechenden Erinnerungen eingerichtet. Eine Woche später kam bereits die Meldung, dass dieser Vertrag innerhalb einer bestimmten Frist kündbar ist.
Die beteiligten Personen hatten die Erinnerung ebenfalls erhalten. Daraufhin rief mich jemand an und sagte: Der Vertrag ist doch schon lange gekündigt.
Da konnte ich direkt sagen: Genau deshalb brauchen wir dieses System. Der Vertrag war gekündigt worden, aber diese Information hatte mich nie erreicht.
Das war ein gutes Beispiel dafür, warum wir das System eingeführt haben.“
Eine exakte prozentuale Zeitersparnis hat EppsteinFOILS nicht gemessen. Im Arbeitsalltag ist die Veränderung dennoch deutlich spürbar: Verträge sind schneller verfügbar, Vertragsfristen werden automatisch überwacht und Rückfragen aus den Fachabteilungen haben abgenommen.
Welche Verbesserungen sind seit der Einführung von Inhubber spürbar?
Robert Richard Simonsen:
„Das Thema Vertragsverwaltung war vorher wie eine dunkle Wolke über meinem Büro. Man wusste immer: Da musst du auch noch ran.
Das ist heute nicht mehr so. Ein Teil der Historie muss noch eingearbeitet werden, aber die Vertragsverwaltung an sich ist für mich kein Nervthema mehr.
Ich kann viel schneller auf Verträge zugreifen und bekomme automatische Erinnerungen. Sobald ein Vertrag im System ist, kann ich ihn im Grunde erst einmal vergessen, weil ich rechtzeitig erinnert werde.
Auch die anderen Abteilungen können selbst suchen. Ich bekomme kaum noch Anrufe mit der Frage: Kannst du mir den Vertrag schicken? Ich finde ihn nicht.
Ich kann das nicht in konkreten Zahlen ausdrücken, weil ich vorher nicht gemessen habe, wie viel Zeit diese Aufgaben beansprucht haben. Aber ich merke sehr deutlich, dass das Thema für mich kein Reizthema mehr ist.“
EppsteinFOILS nutzt bewusst noch nicht sämtliche Funktionen von Inhubber. Der aktuelle Schwerpunkt liegt auf der zentralen Vertragsverwaltung, den Zugriffsrechten und dem Fristenmanagement.
Weitere Funktionen sollen schrittweise hinzukommen.
Welche nächsten Schritte sind geplant?
Robert Richard Simonsen:
„Als kleiner Mittelständler müssen wir bei Neuerungen und beim Change Management immer darauf achten, dass wir die Organisation nicht überfordern.
Aktuell arbeite ich noch daran, historische Verträge vollständig einzupflegen. Alles, was digital vorhanden war, ist bereits im System. Jetzt gibt es noch einige physische Ordner, die aufgearbeitet werden müssen.
Ein Thema, das ich künftig gerne angehen möchte, ist die digitale Unterschrift. Wenn das Vertragsthema weitgehend abgeschlossen ist, wäre der nächste Schritt für mich, einen digitalen Unterschriftenworkflow zu implementieren.“
Mit digitalen Vertragsworkflows unterstützt Inhubber Unternehmen dabei, Freigabe- und Unterschriftenprozesse effizient zu gestalten und weitere Schritte der Vertragsdigitalisierung umzusetzen.
Für Robert Simonsen hängt der Bedarf weniger von einer festen Anzahl an Verträgen ab. Entscheidend sind vielmehr die Menge und Komplexität der Verträge sowie die Frage, ob Vertragsfristen und Verantwortlichkeiten mit manuellen Methoden noch zuverlässig kontrolliert werden können.
Wann lohnt sich eine zentrale Vertragsmanagement-Software?
Robert Richard Simonsen:
„Ich glaube, das lässt sich schwer an einer festen Zahl festmachen. Man kann nicht einfach sagen: Ab 20 Verträgen braucht man ein solches Tool. Es kommt immer darauf an, um welche Verträge es sich handelt.
Eine digitale Vertragsverwaltung ist grundsätzlich hilfreich, weil sie viel physische Arbeit mit Dokumenten und Ordnern erleichtert und Zugriffe einfacher macht.
Sobald eine gewisse Komplexität verschiedener Vertragsarten erreicht ist, wird es sinnvoll, sich mit einer solchen Lösung auseinanderzusetzen. Die Menge spielt eine Rolle, aber auch die Komplexität.
Das ist aus meiner Sicht auch keine Frage der Branche. Jeder, der in seinem Unternehmen mit mehreren Verträgen arbeitet, muss sich Gedanken darüber machen, wie er diese zuverlässig verwaltet, keine Fristen verpasst und nicht unnötig lange an Verträge gebunden bleibt.
Sobald das mit einer manuellen Verwaltung nicht mehr zuverlässig gewährleistet werden kann, ist es Zeit für ein digitales Tool.“
Die Erfahrung von EppsteinFOILS zeigt, wie Industrieunternehmen ihre Vertragsverwaltung von einer manuellen Excel- und Ordnerstruktur zu einem zentralen digitalen Vertragsmanagement weiterentwickeln können.
Mit Inhubber hat EppsteinFOILS eine gemeinsame Grundlage geschaffen, um Lieferantenverträge, Wartungs- und Serviceverträge und zahlreiche weitere Vertragsarten zentral zu verwalten, Vertragsfristen automatisch zu überwachen und Zugriffsrechte nach Verantwortlichkeiten zu organisieren.
Fachabteilungen können selbstständig auf ihre Verträge zugreifen, während relevante Mitarbeiter rechtzeitig an Fristen erinnert werden. Damit reduziert sich sowohl der manuelle Kontrollaufwand als auch die Abhängigkeit von einzelnen Personen bei der Suche nach Vertragsinformationen.
Ein Gespräch mit:
FAQ
Für Industrieunternehmen eignet sich eine Vertragsmanagement-Software, die unterschiedliche Vertragsarten zentral verwaltet und gleichzeitig Fristen, Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte abbildet. EppsteinFOILS nutzt Inhubber beispielsweise für Einkaufs- und Lieferantenverträge, IT-Lizenzen, NDAs, Dienstleistungs-, Versicherungs-, Wartungs- und weitere Verträge.Inhubber ermöglicht dabei eine zentrale digitale Vertragsablage und automatische Erinnerungen an relevante Fristen.
Industrieunternehmen können Verträge in einer zentralen Vertragsmanagement-Software zusammenführen, statt sie auf Excel-Listen, Serverordner und physische Akten zu verteilen. Bei EppsteinFOILS werden Verträge mit Inhubber zentral organisiert und den jeweiligen Abteilungen zugeordnet. Verantwortliche Mitarbeiter erhalten Zugriff auf die für sie relevanten Verträge, während übergeordnete Verantwortliche den Gesamtüberblick behalten.
Vertragsfristen sollten direkt mit dem jeweiligen Vertrag und den zuständigen Personen verknüpft werden. Inhubber erinnert Verantwortliche automatisch an anstehende Fristen, sodass Verträge nicht mehr regelmäßig manuell Zeile für Zeile kontrolliert werden müssen. Bei EppsteinFOILS ersetzte dieser Ansatz die frühere quartalsweise Prüfung einer Excel-Tabelle.
Lieferantenverträge können gemeinsam mit Einkaufsverträgen und weiteren Vereinbarungen zentral digital verwaltet werden. Wichtig sind dabei insbesondere ein schneller Zugriff, klare Verantwortlichkeiten sowie die Überwachung von Laufzeiten und Kündigungsfristen. EppsteinFOILS verwaltet Einkaufs- und Lieferantenverträge neben zahlreichen weiteren Vertragsarten zentral mit Inhubber.
Rahmenverträge sollten zentral abgelegt und mit den relevanten Laufzeiten, Fristen, Verantwortlichen und zugehörigen Dokumenten strukturiert werden. Dadurch können Einkauf und andere Fachbereiche schneller erkennen, welche Vereinbarungen aktuell gelten und wann Handlungsbedarf entsteht. EppsteinFOILS nennt Rahmenverträge im Interview allerdings nicht ausdrücklich, daher sollte dieser FAQ allgemein zu Inhubber formuliert und nicht als konkrete EppsteinFOILS-Erfahrung dargestellt werden.
Wartungs- und Serviceverträge haben häufig Laufzeiten und Kündigungsfristen, die erst nach längerer Zeit relevant werden. Eine zentrale Vertragsverwaltung sorgt dafür, dass diese Verträge auffindbar bleiben und zuständige Personen rechtzeitig an wichtige Termine erinnert werden. EppsteinFOILS verwaltet sowohl Service- als auch Wartungsverträge verschiedener Abteilungen mit Inhubber.
Vertragsmanagement-Software kann Verantwortliche automatisch auf anstehende Fristen und notwendige Entscheidungen aufmerksam machen. Bei EppsteinFOILS werden zuständige Personen in Fristen und Erinnerungen eingebunden; zusätzlich gibt es eine Eskalationsstruktur für den unternehmensweiten Überblick. Dadurch entfällt ein wesentlicher Teil der früheren manuellen Kontrolle.
Eine Vertragsmanagement-Software lohnt sich insbesondere dann, wenn Anzahl und Komplexität der Verträge mit manuellen Methoden nicht mehr zuverlässig beherrschbar sind. Entscheidend ist laut EppsteinFOILS nicht eine bestimmte Mindestzahl an Verträgen, sondern ob Fristen, Verantwortlichkeiten und unterschiedliche Vertragsarten noch sicher kontrolliert werden können. Sobald Excel, Ordner oder manuelle Kontrollen dafür nicht mehr ausreichen, wird eine zentrale digitale Lösung sinnvoll.