Das SAENTIS Family Office betreut ein großes, vielfältiges Vertragsportfolio – darunter zahlreiche Mietverträge mit unterschiedlichen Mietern.
Gerade Mietverträge verlangen besondere Sorgfalt. Endtermine, Mieterhöhungen, Indexanpassungen, Staffelmieten: All das muss über Jahre hinweg zuverlässig im Blick bleiben.
Um sich von zeitaufwendigen Papierprozessen zu lösen und alle Verträge an einem Ort zu bündeln, entschied sich SAENTIS für Inhubber. Seit rund eineinhalb Jahren speichert, signiert und verwaltet das Team seine Verträge über die Plattform – zentral und durchgängig digital.
Vor Inhubber lief das Vertragsmanagement bei SAENTIS weitgehend von Hand.
Jeder Vertrag wurde zweifach ausgedruckt, per Post an den Mieter geschickt, unterschrieben zurückgesendet und schließlich im passenden Ordner abgelegt.
Das Papier war dabei nur die halbe Herausforderung. Auch Endtermine, Staffelmieten und Indexanpassungen mussten manuell nachgehalten werden. Je mehr Verträge und Mieter hinzukamen, desto größer wurden der Aufwand – und das Risiko, eine wichtige Frist oder Anpassung zu übersehen.
SAENTIS suchte deshalb eine Lösung, die Verträge und alle dazugehörigen Informationen an einem Ort zusammenführt und das Vertragsmanagement spürbar transparenter macht.
Heute liegen alle Verträge von SAENTIS in einer zentralen digitalen Umgebung.
„Inhubber war die ideale Lösung für unser Family Office. Wir haben endlich einen vollständigen Überblick über alle Verträge – sauber strukturiert nach Geschäftsbereichen und Vertragsarten. Die Dokumente, die wir brauchen, sind schnell gefunden, Fristen werden automatisch überwacht, und es geht nichts mehr verloren.“
Dabei geht es SAENTIS um mehr als eine aufgeräumte Ablage. Genauso wichtig ist, was in den Verträgen steht – und wo sich Handlungsbedarf abzeichnet. Inhubber hilft dem Team, mögliche Vertragsrisiken früher zu erkennen und wichtige Verpflichtungen rechtzeitig im Blick zu behalten.
Auch das Unterschreiben von Mietverträgen läuft heute anders.
Sind die Vertragsinhalte mit dem Mieter abgestimmt, geht das Dokument direkt über Inhubber zur elektronischen Signatur an ihn.
Mehrere Exemplare drucken, Unterlagen per Post hin- und herschicken, unterschriebene Verträge von Hand archivieren – all das entfällt.
Nach der Unterzeichnung bleibt der Vertrag für beide Seiten digital verfügbar. So entsteht ein durchgängiger Prozess: von der finalen Abstimmung über die Signatur bis zur laufenden Vertragsverwaltung.
Den größten Unterschied macht für SAENTIS die automatische Fristenüberwachung.
Denn Mietverträge bestehen aus weit mehr als Endterminen und Verlängerungsoptionen. Staffelmieten, Indexanpassungen und andere zeitkritische Regelungen geraten leicht aus dem Blick, wenn viele Verträge manuell nachverfolgt werden.
Mit Inhubber liegen alle relevanten Termine und Vertragsdaten zentral im System und werden automatisch überwacht. Das entlastet das Team im Alltag – und senkt das finanzielle Risiko, das entsteht, wenn eine Anpassung oder Frist verpasst wird.
Nach rund 18 Monaten mit Inhubber fällt die Bilanz eindeutig aus.
Nach eigenen Angaben spart das Team heute rund 80 % der Zeit, die das Vertragsmanagement früher in Anspruch nahm.
„Am meisten überzeugt haben uns die hundertprozentige Transparenz, die einfache Bedienung und das automatische Erkennen von Vertragsrisiken. Der manuelle Aufwand ist deutlich gesunken – im Vergleich zu früher sparen wir rund 80 % der Zeit.“
Die gewonnene Zeit ist dabei nur ein Teil des Nutzens. Die zentrale Struktur verschafft SAENTIS den Überblick über viele Verträge und Mieter, Dokumente sind schneller zur Hand, und vertragliche Verpflichtungen lassen sich verlässlicher steuern.
Im Alltag ist es genau dieses Zusammenspiel aus Transparenz und Automatisierung, das den Unterschied macht.
Nach eineinhalb Jahren gehört Inhubber beim SAENTIS Family Office fest zum Arbeitsalltag.
Was früher viele einzelne Handgriffe und getrennte Ablagen erforderte, läuft heute in einem einzigen digitalen Prozess zusammen.
„Wir sind seit eineinhalb Jahren sehr zufrieden mit dem Produkt. Es erleichtert unsere Arbeit und hilft uns vor allem, den Überblick über viele verschiedene Verträge und Mieter zu behalten. Man kann sagen: Aus einem Kunden ist mit der Zeit ein echter Fan geworden.“
Mit Inhubber hat das SAENTIS Family Office sein Vertragsmanagement von Papierstapeln und Handarbeit auf eine zentrale digitale Umgebung umgestellt.
Verträge werden an einem Ort gespeichert, strukturiert und signiert; wichtige Fristen und Konditionen überwacht das System automatisch. Bei vielen Mietverträgen und unterschiedlichen Mietern zählt genau das.
Das Ergebnis: rund 80 % Zeitersparnis, deutlich weniger manuelle Arbeit und volle Transparenz über das gesamte Vertragsportfolio.
Für SAENTIS ist Inhubber damit weit mehr als ein digitales Archiv – es ist ein Werkzeug für den Alltag, das die Vertragsverwaltung vereinfacht und dafür sorgt, dass keine Frist, keine Anpassung und kein Risiko mehr übersehen wird.
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